Mempekerjakan asisten virtual adalah salah satu keputusan terbaik yang dapat Anda buat untuk bisnis Anda.
Tidak hanya memberi Anda lebih banyak waktu untuk fokus pada apa yang penting, tetapi juga memberi Anda akses ke profesional berpengalaman yang tahu cara menangani semua jenis tugas.
Tetapi dengan begitu banyak pilihan di luar sana, bagaimana Anda tahu perusahaan mana yang tepat untuk kebutuhan Anda? Posting blog ini memiliki tips dan trik yang akan membantu Anda menemukan VA yang sempurna!
Apa itu Asisten Virtual?
Asisten virtual adalah seseorang yang melakukan tugas untuk Anda dari jarak jauh — biasanya menggunakan email, Zoom, dan alat online lainnya.
Dengan mempekerjakan asisten virtual, Anda akan dapat membebaskan waktu yang sebelumnya dihabiskan untuk tugas-tugas bisnis sehingga Anda dapat fokus pada aspek terpenting dari bisnis Anda.
Jika Anda ingin mencari asisten virtual, Anda dapat memasang iklan di Upwork, Fiverr, Freelancer.com, dan papan pekerjaan lainnya.
Apa yang Dapat Anda Outsource?
Penting untuk memikirkan tugas apa yang saat ini Anda alihkan saat mempekerjakan asisten virtual.
Jika Anda bekerja dengan beberapa perusahaan VA, semakin spesifik deskripsi pekerjaan Anda, semakin baik — memungkinkan Anda menemukan kandidat yang ideal.
Berikut adalah beberapa tugas umum yang banyak mempekerjakan asisten virtual:
Selain itu, VA dapat membantu Anda dengan media sosial, seperti berbagi posting di berbagai platform dan melakukan penelitian untuk kampanye baru.
VA dapat membantu layanan pelanggan Anda; ini mungkin termasuk menanggapi email atau pesan obrolan langsung sehingga Anda tidak perlu melakukannya.
VA juga dapat membantu melakukan riset pasar dengan menelusuri data dalam spreadsheet atau menulis laporan mereka tentang suatu topik.
Apa yang Harus Diperhatikan di Asisten Virtual yang Tepat?
Saat merekrut perusahaan atau individu, ada beberapa hal yang harus Anda perhatikan untuk memastikan Anda mendapatkan VA terbaik:
Perusahaan vs. Individu
Ada banyak manfaat menggunakan individu daripada perusahaan. Misalnya, seorang individu biasanya akan memiliki lebih banyak ketersediaan untuk mengakomodasi kebutuhan Anda, dan mereka dapat memberikan tingkat kualitas yang lebih tinggi karena Anda hanya mempekerjakan mereka untuk proyek tertentu.
Namun, ini mungkin bukan rute terbaik jika Anda membutuhkan seseorang yang secara teratur akan mendedikasikan sejumlah waktu tertentu.
Saat mempekerjakan seseorang, penting untuk mempertimbangkan bagaimana mereka akan berkomunikasi dengan Anda. Misalnya, Anda ingin memastikan bahwa orang tersebut mengerti bahasa Inggris karena itu adalah bahasa bisnis internasional — dan bahwa mereka memiliki lapisan keamanan tambahan di akun mereka (seperti autentikasi 2 faktor) jika terjadi peretasan atau pencurian.
Penjadwalan Fleksibel
Sangat penting untuk dapat berkomunikasi dengan asisten virtual Anda. Ini biasanya dilakukan melalui kantor virtual seperti Zoom atau Skype, dan ini akan memungkinkan Anda untuk berbagi file dan berinteraksi satu sama lain sesuai kebutuhan.
Saat menyewa sebuah perusahaan, salah satu keuntungannya adalah mereka akan menawarkan fleksibilitas penjadwalan yang lebih banyak daripada yang bisa dilakukan individu.
Jadi, jika Anda membutuhkan seseorang yang dapat mengerjakan proyek tertentu secara teratur, ini mungkin rute terbaik untuk ditempuh.
Proyek Per Jam vs. Harga Tetap
Beberapa perusahaan akan menawarkan proyek tertentu dengan biaya per jam, sementara yang lain akan melakukannya dengan harga tetap.
Misalnya, jika Anda membutuhkan seseorang yang dapat secara teratur menyelesaikan tugas entri data di Excel, kemungkinan besar Anda akan membayar biaya per jam.
Namun, jika Anda membutuhkan seseorang yang dapat melakukan riset pasar untuk proyek tertentu, mungkin yang terbaik adalah membayar biaya tetap karena ini akan dilakukan sekaligus.
Kualitas Pekerjaan vs. Harga
Tentu saja, saat mempekerjakan individu atau perusahaan, Anda pasti ingin mempertimbangkan harga mereka.
Namun, meskipun biaya mungkin tampak seperti faktor utama dalam mempekerjakan asisten virtual, Anda juga harus mempertimbangkan kualitas pekerjaan mereka.
Penting untuk diingat bahwa pekerjaan berkualitas buruk dapat menyebabkan lebih banyak biaya – karena akan memerlukan tindak lanjut atau perbaikan tambahan yang dapat melebihi apa yang Anda bayar.
Kiat untuk Bekerja dengan Asisten Virtual
Setelah Anda menetapkan bahwa Anda perlu menyewa asisten virtual, berikut adalah beberapa tip tentang cara terbaik untuk bekerja dengan mereka:
Buat Daftar Tugas dan Jadwalkan Tugas dengan Tepat
Saat bekerja dengan seseorang yang berada di negara lain, mungkin ada perbedaan waktu beberapa jam. Jadi, yang terbaik adalah mengatur daftar tugas yang Anda kirimkan kepada mereka selama waktu-waktu tertentu dalam sehari.
Selain itu, mungkin juga membantu untuk menawarkan tujuan harian atau mingguan mengenai berapa jam yang harus mereka dedikasikan untuk menyelesaikan tugas untuk Anda.
Ini akan memastikan bahwa setiap orang mengetahui beban kerja untuk setiap hari dan apa yang diharapkan selama minggu-minggu tertentu.
Sering berkomunikasi
Penting untuk memastikan bahwa Anda berkomunikasi secara teratur dengan asisten virtual Anda tentang apa yang perlu Anda lakukan dan bagaimana menyelesaikannya. Ini juga akan membantu VA memberikan tingkat kualitas yang lebih tinggi karena mereka akan tahu persis apa yang Anda harapkan dari mereka.
Gunakan Sistem Manajemen Tugas
Karena Anda akan mengirimkan daftar tugas yang harus diselesaikan, sebaiknya gunakan sistem manajemen tugas sehingga Anda dapat melacak apa yang perlu dilakukan dan kapan selesai.
Misalnya, asisten virtual kemungkinan akan menggunakan alat seperti Trello untuk mengelola tugas — dan ini akan memberi Anda gambaran umum tentang semua yang sedang dilakukan.
Buat Akuntabilitas Dengan Milestones
Selain menyiapkan sistem manajemen tugas, penting juga untuk menggunakan pencapaian saat bekerja dengan asisten virtual. Tonggak pencapaian adalah tujuan yang ditetapkan yang harus dipenuhi selama minggu atau bulan tertentu saat bekerja dengan VA.
Ini tidak hanya memberikan akuntabilitas untuk Anda, tetapi juga menawarkan asisten virtual kesempatan untuk melihat kemajuan mereka — dan ini dapat memotivasi mereka untuk terus bergerak maju.
Pertahankan Semua Orang di Loop pada Perubahan
Yang terbaik adalah selalu memberi tahu asisten virtual Anda tentang setiap perubahan tenggat waktu atau tugas yang perlu dilakukan. Hal ini penting untuk memastikan bahwa tidak ada kesalahpahaman mengenai beban kerja atau jadwal.
Bergantung pada situasinya, Anda bahkan mungkin ingin menjaga asisten virtual Anda tetap terhubung jika Anda bepergian atau mengambil cuti. Ini akan membantu mereka merencanakan dengan tepat karena mereka akan tahu persis apa yang terjadi dengan proyek mereka.
Menjaga Hubungan Dengan Asisten Virtual
Terakhir, penting untuk diingat bahwa hubungan dalam bisnis dibangun di atas komunikasi dan kepercayaan. Jadi untuk membantu memastikan hubungan jangka panjang dengan asisten virtual Anda, Anda harus memastikan bahwa:
- Anda Memenuhi Tenggat Waktu
- Anda Memberikan Pembaruan Reguler
- Anda Bersikap Jujur Tentang Apa yang Perlu Dilakukan
Dengan mempertahankan hubungan ini, Anda tidak hanya akan memiliki akses ke talenta luar biasa yang dapat melakukan pekerjaan terbaik untuk Anda, tetapi Anda juga dapat lebih mengandalkan mereka — menjadikan asisten virtual sebagai solusi hebat bagi pengusaha dan pemilik usaha kecil yang harus menyelesaikan berbagai tugas pada satu waktu.
Asisten Virtual vs. Freelancer
Selanjutnya, mari kita lihat perbedaan antara freelancer dan asisten virtual:
Seorang freelancer dapat menawarkan lebih banyak fleksibilitas dan keterampilan yang lebih khusus daripada asisten virtual. Misalnya, seorang pekerja lepas mungkin menawarkan komunikasi yang lebih baik atau memiliki pekerjaan berkualitas lebih tinggi daripada asisten virtual.
Ini karena mereka memiliki pengalaman bekerja secara mandiri dengan klien atau ahli di bidangnya karena pendidikan dan praktik selama bertahun-tahun. Hasilnya, Anda dapat membangun hubungan jangka panjang dengan seorang pekerja lepas daripada yang Anda lakukan dengan seorang VA.
Seorang freelancer lebih mahal daripada asisten virtual dan mungkin memerlukan lebih banyak waktu untuk membangun pekerjaan untuk Anda. Dalam kebanyakan kasus, yang terbaik adalah menyewa asisten virtual jika Anda memerlukan bantuan untuk melakukan tugas-tugas administratif — dan mempekerjakan seorang pekerja lepas jika Anda membutuhkan seorang ahli di bidang Anda atau seorang seniman.
Pekerja lepas sering kali bekerja sendiri — dan ini tidak selalu terjadi pada asisten virtual. Selain itu, banyak pekerja lepas bekerja dari rumah atau kedai kopi mereka, dan mereka mungkin tidak dapat menawarkan profesionalisme atau ketersediaan tingkat tinggi dalam hal komunikasi.
Asisten virtual biasanya tersedia setiap saat untuk pertanyaan, dan mereka bekerja dari kantor atau rumah mereka. Banyak asisten virtual telah menetapkan jam kapan mereka tersedia untuk berbicara dengan klien dan karyawan lain — itulah sebabnya banyak yang memulai di pagi hari.
Asisten Virtual Menawarkan Fleksibilitas
Dalam kebanyakan kasus, menangani tugas jauh lebih mudah jika Anda memiliki asisten virtual yang Anda inginkan. Ini karena mereka dapat memberi Anda ketersediaan 24/7, yang berarti Anda dapat menghubungi mereka kapan saja dan menanyakan tentang tugas atau tugas.
Misalkan asisten virtual Anda pernah bekerja untuk Anda di masa lalu. Dalam hal ini, Anda juga dapat menjalin lebih banyak hubungan — yang dapat membuat komunikasi menjadi lebih mudah jika VA Anda mengetahui kebutuhan Anda dan memiliki lebih banyak informasi tentang apa yang Anda cari.
Pada akhirnya, asisten virtual adalah cara yang bagus untuk menghemat waktu karena mereka dapat menangani tugas-tugas rutin yang seharusnya diselesaikan oleh seorang karyawan.
Ini berarti Anda memiliki lebih banyak waktu untuk fokus mengembangkan bisnis Anda sementara asisten virtual Anda menangani tanggung jawab sehari-hari yang diperlukan untuk menjaga bisnis Anda tetap berjalan.
Pertanyaan yang Sering Diajukan
Berapa biaya asisten virtual per bulan?
Berapa banyak Anda membayar untuk VA tergantung pada tugas yang perlu dilakukan. Karena mereka menyediakan layanan berdasarkan kebutuhan, tarif mereka biasanya ditentukan oleh jumlah jam yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas atau proyek.
Anda juga dapat memilih untuk menyewa asisten berdasarkan tarif per jam atau penawaran paket tertentu — yang bisa sangat berguna jika Anda memerlukan bantuan dengan banyak tugas secara teratur.
Apakah ada permintaan yang tinggi untuk asisten virtual?
VA menjadi lebih populer karena usaha kecil dan pengusaha menyadari manfaat dari mempekerjakan bantuan. Ini bisa jadi karena mereka sering bekerja dengan klien kapan saja — yang berarti asisten virtual dapat menangani tugas-tugas saat Anda sibuk atau membutuhkan tugas yang diselesaikan di luar jam kerja.
Pengusaha dan pemilik perusahaan juga dimungkinkan untuk menyewa VA yang memiliki pengalaman di industri yang sama dengan mereka — yang berarti bahwa asisten virtual Anda akan memahami dengan baik apa yang Anda perlukan bantuan.
Jenis karier apa yang dapat dialihdayakan ke asisten virtual?
Asisten virtual biasanya disewa untuk menangani tugas-tugas administratif seperti manajemen media sosial, manajemen email, pengaturan perjalanan, dan manajemen proyek.
Namun, pemilik perusahaan sering mempekerjakan asisten virtual yang memiliki pengalaman di industri yang sama. Jadi, Anda dapat menemukan seseorang dengan pengetahuan khusus tentang niche Anda yang dapat membantu meningkatkan bisnis Anda atau mencapai tujuan Anda.
Apakah asisten virtual adalah kontraktor?
Asisten virtual tidak selalu kontraktor. Beberapa adalah pekerja lepas — tetapi banyak VA telah menetapkan jam kerja dan dibayar setiap bulan untuk layanan mereka.
Dimungkinkan juga untuk mempekerjakan VA sebagai karyawan. Ini sangat berguna jika Anda memerlukan bantuan dengan banyak tugas secara teratur karena Anda dapat menyusun pengaturan untuk bantuan penuh waktu atau gaji berdasarkan jumlah jam yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas.
Pikiran Terakhir
Bisnis Anda mungkin berkembang, dan Anda membutuhkan lebih banyak bantuan untuk mengikuti segalanya.
Anda sedang mempertimbangkan untuk mempekerjakan asisten virtual untuk pertama kalinya, tetapi dari mana Anda mulai? Kami telah menyusun panduan ini yang menguraikan apa itu VA dan bagaimana menemukan VA yang paling sesuai dengan kebutuhan Anda.
Ketika harus memilih antara individu atau perusahaan, pertimbangkan jenis pekerjaan apa yang Anda ingin mereka lakukan.
Jika Anda memiliki tugas administratif seperti entri data atau penjadwalan rapat, maka pekerjakan seseorang untuk dirinya sendiri; jika mereka membutuhkan akses ke informasi sensitif atau keterampilan tingkat tinggi (seperti desain grafis), maka pergilah ke perusahaan.
Pastikan juga untuk memperhitungkan biaya sebelum membuat keputusan apa pun!