Panduan Singkat Kartu Kanban

Kartu Kanban adalah alat manajemen proyek yang serbaguna. Mereka adalah bagian dari metode kanban, sistem sederhana namun kuat yang terdiri dari papan kanban, kartu kanban, dan prinsip manajemen.

Metode kanban dapat digunakan antara lain untuk mengelola proyek, proses bisnis, dan inventaris. Ini pertama kali diperkenalkan oleh Taiichi Ohno di lantai pabrik Toyota sebagai metode manufaktur just-in-time yang hanya mengirimkan bahan yang dibutuhkan pada saat dibutuhkan.

Sejak itu, sistem kanban telah diadopsi oleh banyak industri. Tim telah menanggapi gaya visual perangkat lunak kanban sebagai cara mudah untuk membatasi pekerjaan yang sedang berlangsung dan fokus pada tugas yang ada. Manajer proyek menyukai transparansi dalam alur kerja proyek yang ditawarkan kanban.

Namun sebelum kita mendalami kartu kanban dan perangkat lunak kanban, mari kita definisikan dengan cepat apa itu papan kanban dan bagaimana cara kerjanya.

Apa itu Papan Kanban?

Papan kanban adalah alat visual yang digunakan untuk mengelola pekerjaan yang sedang berlangsung. Papan kanban terbuat dari kartu kanban, kolom dan swimlanes. Kartu kanban mewakili tugas, juga disebut item pekerjaan. Kolom Kanban menunjukkan tahap penyelesaian tugas tersebut, dan umumnya, mengukur kemajuan dari kiri ke kanan. Swimlanes adalah garis horizontal yang membatasi berbagai jenis pekerjaan atau tugas.

Apa Itu Kartu Kanban?

Kartu kanban adalah elemen visual yang mewakili tugas atau item pekerjaan pada kolom papan kanban. Saat anggota tim mengerjakan tugas mereka, mereka memindahkan kartu kanban mereka di sepanjang kolom kanban. Tim dapat membuat kartu kanban fisik mereka sendiri dengan catatan tempel, tetapi sebagian besar manajer proyek menggunakan kartu kanban digital.

Kartu kanban digital ProjectManager memungkinkan Anda menetapkan tugas kepada anggota tim, melacak kemajuan mereka, dan mengelola beban kerja mereka secara real time. Tampilan papan kanban kami mudah digunakan baik untuk manajer maupun anggota tim dan dapat dengan mudah disesuaikan agar sesuai dengan kebutuhan organisasi Anda. Mulai gratis.

Tujuan Kartu Kanban

Dalam pengertian yang paling dasar, kartu kanban memungkinkan anggota tim untuk melihat pekerjaan yang diberikan kepada mereka di kolom yang harus dilakukan dan kemudian mengelola pekerjaan mereka saat mereka menyelesaikan tugas. Tapi itu hanya permulaan. Saat Anda memutuskan perangkat lunak kanban mana yang terbaik untuk tim Anda, Anda perlu memastikan perangkat lunak tersebut memungkinkan Anda melakukan hal berikut.

Lacak Lead Time & Tanggal Jatuh Tempo

Salah satu tujuan utama kartu kanban adalah untuk mengukur waktu tunggu. Yaitu waktu yang dibutuhkan suatu item pekerjaan untuk diselesaikan dari awal sampai akhir. Kolom di papan kanban Anda harus mencakup waktu tunggu semua item pekerjaan, dan kartu kanban membantu manajer mendapatkan lebih banyak wawasan tentang setiap tahap penyelesaian dan tanggal jatuh tempo untuk kiriman dan subtugas.

Tingkatkan Kolaborasi Tim

Kartu Kanban mencakup informasi penting yang membantu anggota tim memahami apa yang sedang dikerjakan semua orang. Selain itu, kartu kanban digital memungkinkan manajer untuk menetapkan tugas, meninggalkan komentar, dan berbagi file. Ini dan fitur lainnya membantu membangun suasana kolaboratif dengan tim.

Batasi Pekerjaan Yang Sedang Berlangsung

Batas pekerjaan dalam proses, atau batas WIP, adalah bagian penting dari sistem kanban. Meskipun istilah "batas WIP" mungkin terdengar rumit, itu hanya berarti bahwa Anda dapat membatasi pekerjaan yang sedang berlangsung di tim Anda dengan menentukan jumlah maksimum kartu kanban yang dapat berada di kolom secara bersamaan.

Misalnya, menetapkan batas WIP dua kartu kanban dalam kolom tertentu akan menjamin bahwa tim hanya fokus pada dua tugas tersebut sebelum pindah ke item pekerjaan berikutnya. Ini meningkatkan efisiensi tim Anda dan membantu menghindari kemacetan.

Ini hanya beberapa hal yang dapat Anda lakukan dengan ProjectManager. Papan kanban kami memiliki fitur manajemen proyek tingkat lanjut yang dapat digunakan dengan tampilan proyek lain seperti bagan Gantt, daftar tugas, dan kalender proyek. Tampilan kanban kami memungkinkan Anda untuk menyesuaikan papan, kolom, dan kartu agar sesuai dengan kebutuhan tim Anda.

Templat Kartu Kanban

Kami menawarkan lusinan templat manajemen proyek untuk berbagai industri seperti konstruksi, pemasaran, manufaktur, dan pengembangan produk. Berikut adalah tiga contoh yang menunjukkan bagaimana kartu kanban dapat membantu Anda merampingkan proses Anda.

• Template Kampanye Pemasaran
• Template Sprint Agile
• Templat Peluncuran Produk

5 Tips Kartu Kanban

Kartu kanban adalah tugas, tetapi merupakan sarana untuk melacak kemajuan saat kartu berpindah dari satu kolom ke kolom berikutnya dalam alur kerja. Ini memberikan produksi tugas itu transparansi yang lebih besar. Untuk menguasai proses ini, berikut adalah lima tip untuk memaksimalkan kartu kanban Anda.

1. Data Penting

Kartu kanban harus diisi dengan data penting yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas. Ini termasuk siapa dalam tim yang bertanggung jawab atas pekerjaan itu, apa pekerjaan itu dalam deskripsi singkat, kapan waktunya dan apakah ada ketergantungan yang terkait dengan tugas tersebut. Dokumen dan gambar pendukung dilampirkan ke kartu untuk arah dan kejelasan yang lebih baik.

2. Tetap Sederhana

Maksud dari kartu kanban adalah untuk tetap fokus pada apa yang harus dilakukan sekarang. Saat Anda mulai menggunakan kartu kanban, mulailah dari yang sederhana. Anda selalu dapat meningkatkannya nanti. Kartu kanban akan melalui tiga iterasi: to do, do, dan done. Tentu saja, ini dapat melakukan lebih dari itu, tetapi pada awalnya, yang terbaik adalah tetap berpegang pada dasar-dasarnya. Saat Anda merasa nyaman, perluas apa yang dilakukan kanban Anda.

3. Mengatur Kebijakan

Sebelum mulai menggunakan kartu kanban, siapkan kebijakan metodologi yang jelas. Jika semua orang di tim memahami apa yang dilakukan kartu kanban, prosesnya akan lebih berhasil. Misalnya, kapan kartu dapat dikerjakan, apa yang dapat dipindahkan dari satu kolom ke kolom berikutnya, dll.? Ini adalah batasan penting yang harus disiapkan untuk memastikan alur kerja tangkas Anda lancar.

4. Putaran Umpan Balik

Kartu kanban tidak ditulis dengan batu. Saat proyek berubah, begitu juga kartu dan papan kanban. Selalu ada ruang untuk perbaikan dalam alur kerja Anda dan kanban ada untuk menanggapinya. Luangkan waktu sejenak secara teratur untuk melihat kanban Anda dan lihat apakah itu dapat ditingkatkan.

5. Jangan Merusak Kolom Kerja Anda

Anda tidak ingin ada hambatan yang menyumbat proses pekerjaan Anda. Gagasan untuk membatasi kolom pekerjaan yang sedang berjalan (WIP) membuat antrian itu tidak mendapatkan terlalu banyak kartu kanban dan berpotensi meninggalkan banyak kartu itu dibatalkan. Anda tidak ingin kartu dalam keadaan belum selesai atau memulai multitasking dalam upaya untuk menyelesaikan sesuatu terlalu cepat. Kerjakan saja kartu prioritas.

ProjectManager dan Kartu Kanban

Itulah dasar-dasarnya, tetapi papan kanban telah berkembang secara eksponensial karena telah dilipat menjadi alat perangkat lunak manajemen proyek yang lebih besar. ProjectManager adalah perangkat lunak online intuitif yang mengatur proyek dengan beberapa fitur kanban paling dinamis yang tersedia.

Pengalaman yang Dapat Disesuaikan

Beberapa papan kanban mungkin juga ditulis dengan batu: papan tersebut tidak terbuka untuk cara Anda bekerja. ProjectManager memiliki kolom kanban yang dapat disesuaikan, sehingga Anda dapat memberi nama apa pun yang sesuai untuk proyek Anda. Buat sebanyak yang diperlukan untuk proyek.

Tim menginginkan kanban yang mudah digunakan dan fleksibel. Kartu dapat diseret dan dijatuhkan dari satu kolom ke kolom berikutnya untuk memperbarui kemajuan dengan mudah. Tetapi kartu-kartu ini lebih dari sekadar tugas.

Kartu kanban ProjectManager sangat dinamis. Misalnya, Anda dapat menambahkan daftar tugas ke kartu yang ditetapkan untuk Anda dan mengelola alur kerja Anda sendiri. Setiap kartu dapat ditandai dan diprioritaskan untuk memudahkan penyortiran. Plus, manajer proyek dapat melampirkan dokumen dan gambar yang relevan sebanyak yang diperlukan ke kartu.

Fitur Kolaborasi

Setelah kartu diformat dan ditetapkan, Anda tidak ingin kartu itu hanya duduk di sana. ProjectManager memiliki kartu yang memudahkan tim untuk bekerja sama.

Tim dapat berkomentar, menandai anggota proyek lain, dan melampirkan file. Semua ini dilampirkan ke tugas sehingga Anda tidak perlu berpindah-pindah melalui banyak email untuk menemukan apa yang Anda butuhkan.

Manajer memiliki prioritas yang berbeda saat menugaskan dan melacak proyek. Dengan ProjectManager, Anda dapat menetapkan tugas dari kartu kanban. Anggota tim diberi tahu saat mereka ditugaskan sehingga semua orang berada di halaman yang sama.

Beberapa Tampilan Proyek untuk Lebih Banyak Kontrol

Namun, tidak semua yang Anda lakukan dalam sebuah proyek dapat diletakkan di papan kanban. Itu sebabnya ProjectManager memiliki beberapa tampilan proyek. Tim mungkin lebih menyukai alur kerja visual dari tampilan kanban, sementara manajer mungkin ingin melihat tugas yang diletakkan pada garis waktu pada bagan Gantt, sehingga mereka dapat menautkan dependensi. Ada juga tampilan daftar tugas dan kalender.

Pelaporan yang Dapat Ditindaklanjuti

Sangat penting untuk memiliki data untuk melacak proyek. Anda tidak ingin harus beralih ke perangkat lunak lain untuk melihat bagaimana proyek berjalan. ProjectManager memiliki semuanya di bawah satu atap. Laporan sekali klik memberi tahu Anda bagaimana kemajuan tugas, karena pembaruan status langsung tercermin dalam perangkat lunak. Ini memberi Anda data yang Anda butuhkan untuk membuat pilihan yang tepat.

Pemangku kepentingan juga ingin tahu bagaimana proyek bergerak maju, tetapi mereka tidak ingin Anda ikut campur dengan mereka. ProjectManager memiliki dasbor waktu-nyata untuk tampilan tingkat tinggi, termasuk kemajuan tugas, untuk menjaga pemangku kepentingan dalam lingkaran.

Kanban bukan hanya untuk produsen. Ini juga merupakan alat favorit untuk tim scrum yang bekerja di lingkungan yang tangkas, tim pemasaran, tim SDM, dan siapa pun yang terlibat dalam mengelola proyek. Dengan kartu Kanban, proyek Anda pasti akan menang.

ProjectManager memiliki alat kanban tangguh yang memberikan visibilitas ke dalam proyek dan memungkinkan tim memiliki otonomi untuk bekerja bersama secara lebih produktif. Perangkat lunak online-nya memberi manajer proyek dan tim data yang paling mutakhir, yang berarti keputusan yang lebih tepat. Kanban hanyalah salah satu dari empat tampilan proyek, yang semuanya terintegrasi penuh ke dalam perangkat lunak, menjaga semua orang pada halaman yang sama. Coba alat kanban dari ProjectManager hari ini dengan mengikuti uji coba gratis selama 30 hari ini.