10 Otomatisasi Alur Kerja Agensi untuk Menangani Tugas Sehari-hari Anda

Menjalankan agensi bisa sangat melelahkan.

Anda harus mengelola banyak tim dan proyek. Anda bekerja dengan banyak klien yang berbeda. Anda harus mengatur semuanya – dan tetap membawa bisnis baru melalui pintu.

Tugas sehari-hari bisa memakan banyak waktu. Tetapi bagaimana jika saya mengatakan kepada Anda bahwa mereka tidak perlu melakukannya?

Posting ini memiliki 10 otomatisasi alur kerja agensi yang dapat digunakan secara instan yang dirancang untuk memberi Anda kembali sebagian dari waktu itu. Dengan otomatisasi ini, Anda dapat:

• Penugasan pekerjaan di dalam dan di luar kapal (dikurangi kerumitan)
• Tetap di atas manajemen proyek dan tindak lanjut untuk memastikan kepuasan
• Bawa kontak ke corong Anda dan pelihara mereka sesuai dengan itu

Berikut adalah 10 otomatisasi alur kerja agensi:

1. Pengiriman magnet timah dan pembuatan kesepakatan
2. Alur pra-tugas
3. Tinjauan akhir tugas – Kontak
4. Peninjauan akhir tugas – Perusahaan
5. Otomatiskan ketersediaan kontak
6. Aliran pengingat pembaruan proyek
7. Check-in penyelesaian proyek
8. Tetapkan pemilik kesepakatan secara merata
9. Pengaturan panggilan konsultasi – integrasi
10. Alur Audiens Facebook berbasis skor

1. Pengiriman magnet utama dan pembuatan kesepakatan

Anda menawarkan sesuatu yang berharga kepada pihak yang berkepentingan, seperti eBook atau buku putih, dan Anda ingin segera mulai melacak prospek yang berminat.
Berikut adalah langkah-langkah otomatisasi ini:

1. Saat kontak mengirimkan formulir Anda, mereka adalah magnet utama yang Anda janjikan
2. Di bagian belakang, Anda membuat kesepakatan untuk menyimpannya di CRM Anda
3. Pemilik kesepakatan baru mendapat pemberitahuan dan tugas sentuhan pertama mereka dibuat.

Ketika orang-orang mengirimkan magnet utama di situs Anda, mereka memberi tahu Anda sedikit tentang apa yang mereka minati. Ketika anggota tim Anda menindaklanjuti, mereka sudah memiliki beberapa informasi untuk dikerjakan – dan ketika Anda tidak perlu pergi dalam dingin, Anda dapat menutup lebih banyak transaksi.

2. Alur pra-tugas

Bagaimana Anda bisa memastikan pekerjaan selesai tepat waktu? Dengan mempersiapkan sebagaimana mestinya.

Alur kerja otomatisasi ini dirancang untuk mengirim serangkaian email ke kontraktor independen – memberi mereka semua detail yang mereka butuhkan untuk menyelesaikan tugas yang akan datang.

(Catatan: Anda dapat dengan mudah mengubah otomatisasi yang akan digunakan untuk anggota tim internal juga)

Berikut cara kerja otomatisasi ini:

1. Anda telah membuat bidang khusus untuk "Ketersediaan Tugas", yang menunjukkan apakah anggota tim Anda bebas menerima tugas baru
2. Bidang itu dapat diubah menjadi "Pada Tugas", yang menunjukkan bahwa anggota tim Anda sedang mengerjakan sesuatu (dan memicu otomatisasi ini)
3. Bidang khusus kedua memiliki tanggal mulai tugas
   Otomatisasi mengirimkan email pengingat dua minggu sebelum tugas, satu minggu sebelumnya, dan sehari sebelumnya
4. Pada hari penugasan dimulai, otomatisasi mengirimkan email berisi panduan kerja perusahaan dan informasi penugasan

Menggunakan template dasar dan tag personalisasi bisa menjadi cara yang bagus untuk membuat email yang terlihat profesional sambil menarik informasi spesifik ke kontak.

3. Peninjauan Akhir Tugas – Kontak

Otomatisasi ini dirancang untuk menyelesaikan proyek dan mengumpulkan umpan balik dari anggota tim dan kontraktor.

Berikut cara kerja otomatisasi ini:

1. Bidang khusus menyimpan tanggal akhir tugas
2. Seminggu sebelum tugas berakhir, otomatisasi mengirim email dengan semua informasi untuk keluar dari tugas
3. Sehari setelah tugas berakhir, kontak mendapat email dengan tautan ke formulir umpan balik

Anda dapat merancang formulir umpan balik untuk mengumpulkan umpan balik apa pun yang menurut Anda paling berharga tentang waktu kontak yang dihabiskan untuk tugas tersebut.

Mengumpulkan informasi ini memungkinkan Anda mengetahui masalah atau masalah apa pun yang dialami kontak selama proyek berlangsung.

Setelah formulir dikirim, tindakan IF/ELSE memeriksa untuk melihat apakah kontak telah mengirimkan formulir. Jika belum, mereka mendapatkan pengingat setiap beberapa hari hingga formulir dikirimkan. Setelah mereka mengirimkan formulir, mereka keluar dari otomatisasi.

4. Peninjauan Akhir Tugas – Perusahaan

Pastikan Anda menindaklanjuti dengan klien dan kontraktor Anda. Otomatisasi ini mirip dengan yang di atas, tetapi menggunakan langkah-langkah pemberitahuan untuk mengirim email ke perusahaan alih-alih kontak.

1. Bidang khusus menyimpan tanggal akhir tugas
2. Bidang khusus lainnya menyimpan email perusahaan tempat kontak tersebut bekerja
3. Seminggu sebelum tugas berakhir, otomatisasi mengirim email dengan semua informasi untuk keluar dari kontak yang bekerja untuk perusahaan
4. Sehari setelah tugas berakhir, perusahaan mendapat email dengan tautan ke formulir umpan balik

Anda akan ingin merancang formulir untuk mengumpulkan umpan balik apa pun yang menurut Anda paling berharga tentang waktu kontak yang bekerja untuk perusahaan dari perspektif perusahaan. Ini memungkinkan Anda mengatasi masalah apa pun yang mungkin dimiliki perusahaan.

Tindakan IF/ELSE memeriksa untuk melihat apakah perusahaan telah mengirimkan formulir setelah beberapa hari. Jika belum, mereka memasuki siklus di mana pengingat dikirim setiap beberapa hari hingga formulir dikirimkan. Setelah mereka mengirimkan formulir, mereka keluar dari otomatisasi.

Menyimpan alamat email orang yang ditunjuk perusahaan di bidang khusus akan memungkinkan Anda mengisinya secara otomatis dengan tag personalisasi di langkah pemberitahuan.

5. Otomatisasi Ketersediaan Kontak

Setelah kontraktor atau karyawan selesai dengan tugas, atur mereka kembali agar siap untuk pekerjaan baru (tanpa harus mengangkat jari).

1. Gunakan bidang khusus untuk "Ketersediaan Tugas" (dari otomatisasi sebelumnya)
2. Bidang itu dapat diubah menjadi "Pada Tugas", yang menunjukkan bahwa anggota tim Anda sedang mengerjakan sesuatu (dan memicu otomatisasi ini)
3. Kontak kemudian akan ditangkap dalam langkah Tunggu sampai hari itu sama dengan Tanggal Akhir Penugasan mereka, tanggal yang akan Anda simpan di bidang khusus
4. Kontak kemudian pindah ke langkah Perbarui Kontak dan bidang "Ketersediaan Tugas" diatur kembali ke Tersedia

Ini memastikan Anda selalu tahu siapa yang tersedia untuk suatu proyek (dan siapa yang sudah berada di tengah-tengah proyek).

6. Alur Pengingat Pembaruan Proyek

Ketika sebuah tim fokus pada sebuah proyek, mudah bagi mereka untuk lupa berkomunikasi dengan perusahaan atau klien Anda. Otomatisasi ini mengirimkan pengingat otomatis bagi mereka untuk membagikan status proyek (sambil juga mengingatkan mereka untuk saling melapor).

1. Sebuah proyek ditugaskan dan kesepakatan untuk memindahkannya melalui saluran Anda dibuat
2. Pemilik kesepakatan dikirimi pesan yang memberi tahu mereka bahwa pengingat reguler akan dikirim untuk pembaruan dan apa yang diharapkan dalam tanggapan
3. Setelah dua minggu, pemilik kesepakatan mendapatkan email pengingat – dan akan terus menerima pengingat setiap dua minggu hingga kesepakatan ditandai sebagai selesai (menang atau kalah)

7. Check-in Penyelesaian Proyek

Setelah proyek ditandai sebagai selesai, tindak lanjuti dengan klien untuk memastikan mereka memiliki pengalaman yang baik.

1. Ketika kesepakatan yang ditandai menang, klien mendapat email 3 hari kemudian (untuk memeriksa apakah mereka puas)
2. Dua tautan perlu dibuat dalam kampanye (satu untuk "puas" dan satu untuk "tidak puas").
3. Jika mereka mengklik tautan "puas", klien meninggalkan otomatisasi.
4. Jika mereka mengklik tautan "tidak puas", klien mendapatkan email untuk mengumpulkan lebih banyak umpan balik tentang ketidakpuasan mereka. Kesepakatan dibuka kembali dan pemilik kesepakatan mendapat email untuk memberi tahu mereka bahwa proyek masih perlu dikerjakan.
5. Jika klien tidak mengklik tautan selama seminggu, mereka keluar dari otomatisasi

8. Tetapkan Pemilik Kesepakatan secara Merata

Pastikan prospek Anda tersebar merata di seluruh tim Anda. Otomatisasi ini menyebarkan prospek secara merata, bahkan jika pemilik transaksi keluar atau ditambahkan.

1. Saat kesepakatan memasuki saluran, prospek turun ke serangkaian tindakan terpisah yang secara merata mengirim mereka ke 8 jalur
2. Di akhir lima jalur adalah langkah Perbarui Pemilik Transaksi yang mengubah pemilik transaksi
3. Di akhir tiga jalur adalah tindakan Go-To yang mengirim mereka kembali ke atas jalur terpisah – sehingga mereka dapat diturunkan dan ditetapkan ke pemilik transaksi

Ini memungkinkan Anda mendistribusikan prospek secara merata ke pemilik transaksi Anda, tidak peduli berapa banyak pemilik transaksi yang dimiliki perusahaan.

Anda dapat menambahkan atau menghapus “perbarui pemilik transaksi” atau langkah-langkah tindakan berdasarkan berapa banyak pemilik transaksi yang Anda miliki. Anda bahkan dapat menambahkan lebih banyak tindakan terpisah jika Anda memiliki lebih dari delapan pemilik transaksi!

9. Pengaturan Panggilan Konsultasi – Integrasi

Jika Anda menggunakan layanan seperti Calendly atau Acuity, otomatisasi ini dibuat untuk Anda.

1. Kontak mengirimkan formulir yang meminta informasi lebih lanjut atau konsultasi
2. Kontak mendapatkan kampanye dengan tautan ke integrasi penjadwalan Anda sehingga mereka dapat menjadwalkan panggilan mereka.
3. Tindakan IF/ELSE memeriksa untuk melihat apakah mereka telah menyiapkan panggilan
4. Jika kontak belum menyiapkan integrasi, mereka akan mendapatkan email pengingat dengan tautan lagi ke penyedia perangkat lunak penjadwalan Anda.

Menggunakan layanan seperti Zapier memungkinkan komunikasi dua arah antara ActiveCampaign dan perangkat lunak penjadwalan Anda.

10. Alur Audiens Facebook Berbasis Skor

Biarkan tindakan kontak Anda menentukan di mana mereka berada dalam pemasaran Facebook Anda. Gunakan skor yang mengukur keterlibatan atau tindakan yang diinginkan untuk membantu Anda melakukannya.

1. Kesepakatan dibuat dan kontak ditambahkan ke Pemirsa Kustom Facebook awal Anda
2. Saat skor kontak meningkat, tambahkan mereka ke Pemirsa Khusus Anda yang lebih fokus dan hapus dari yang sebelumnya

Jangan ragu untuk menyesuaikan skor dan menambahkan lebih banyak audiens sesuai kebutuhan.

“Sebagai opsi label putih, ActiveCampaign juga memberi Anda lebih banyak kebebasan. Selain domain dan logo khusus, Anda juga dapat memodifikasi gaya antarmuka itu sendiri agar sesuai dengan merek Anda.”

Aaron Brooks (Venture Harbor) tentang mengapa ActiveCampaign adalah pilihan mereka untuk alat pemasaran email label putih terbaik untuk agensi.