Apa Itu Perusahaan Jasa Penjawab Dan Bagaimana Mereka Dapat Membantu Bisnis Anda Tumbuh?

Namun, banyak merek gagal memberikan dukungan yang sangat baik kepada klien mereka.

Jadi, tidak mengherankan setengah dari konsumen akan beralih ke pesaing setelah satu pengalaman buruk.

Menjawab perusahaan jasa dapat membuat semua perbedaan.

Dalam artikel ini, kami akan memberikan ikhtisar tentang apa yang dilakukan agensi ini dan menunjukkan beberapa alasan mengapa Anda harus mempertimbangkan untuk mempekerjakannya.

Apa Itu Layanan Penjawab?

Layanan penjawab adalah sekelompok profesional layanan pelanggan terlatih di industri yang mengelola panggilan masuk dan keluar atas nama organisasi.

Para ahli ini menggantikan atau terkadang mendukung resepsionis tradisional serta pusat panggilan.

Tugas mereka adalah membantu bisnis:

• Tangani tugas rutin untuk mengurangi beban kerja
• Memberikan dukungan pemasaran dan penjualan
• Tingkatkan layanan pelanggan

10 Perusahaan Jasa Penjawab Teratas Tahun 2021

Ini adalah perusahaan layanan penjawab terbaik yang dapat Anda sewa untuk mengembangkan bisnis Anda:

#1: Layanan Penjawab Khusus (SAS)

Specialty Answering Service (SAS) adalah layanan penjawab telepon yang berbasis di Pennsylvania dengan pengalaman 30 tahun di industri call center.

Agensi memiliki agen yang sangat terlatih yang tugasnya adalah memastikan bahwa setiap penelepon menerima perawatan yang unggul.

Mereka melayani klien di berbagai industri seperti real estat, medis, dan manajemen properti.

Layanan utama mereka meliputi:

• Menjawab langsung
• Pengambilan pesan
• Pengambilan pesanan
• Tangkapan timah
• Penjadwalan janji temu

SAS memiliki dukungan dwibahasa dan menawarkan cakupan 24/7.

Harga :

Perusahaan menawarkan delapan paket harga:

• Ekonomi ($34/bulan + $1,29 per menit)
• 100 menit ($ 128 per bulan + $ 1,19 per menit)
• 220 menit ($219 per bulan + $1,19 setiap menit tambahan)
• 500 menit ($539 per bulan + $1,09 setiap menit tambahan)
• 1.000 menit ($999 per bulan + $1,05 setiap menit tambahan)
• 2.500 menit ($2.400 per bulan + $0,99 setiap menit tambahan)
• 5.000 menit ($4.599 per bulan + $0.99 setiap menit tambahan)
• 10.000 menit ($8.599 per bulan + $0.89 setiap menit tambahan)

#2: Unikom

Berkantor pusat di Illinois, Unicorn adalah pusat panggilan masuk dan keluar yang membantu bisnis di berbagai industri, termasuk hukum, medis, dan konstruksi.

Agen perusahaan menerima pelatihan industri khusus, sehingga mereka menangani setiap panggilan dengan profesional.

Unicom dapat membantu Anda dengan:

• Menjawab telepon
• Pemfilteran panggilan
• Pengambilan pesanan
• Meja bantuan
• Penjadwalan dan janji temu
• Asupan pesan
• entri data
• Tangkapan timah

Harga :

Harga Unicom mulai dari $39,95 per bulan. Namun, Anda perlu menghubungi agensi untuk penawaran khusus.

#3: PATLive

Terletak di Florida, PATLive menyediakan cakupan 24/7/365 kepada kliennya. Agensi berkomitmen untuk memberikan pengalaman yang menarik dan bermanfaat pada setiap panggilan yang diterima klien mereka.

Dari halo hingga selamat tinggal, panggilan mereka sangat dapat disesuaikan.

Beberapa layanan yang ditawarkan oleh agensi adalah:

• Transfer panggilan
• Pengambilan pesan
• Penjadwalan janji temu
• Koleksi timah
• Proses pemesanan
• Pendaftaran acara
• Integrasi

Harga :

PATLive memiliki beberapa paket harga yang tidak memerlukan kontrak atau komitmen:

• Dasar ($39/bulan)
• Pemula ($ 149/bulan)
• Standar ($269/bulan)
• Pro ($629/bulan)
• Pro+ ($999/bulan)

#4:Jawab Pahlawan

AnswerHero adalah penyedia layanan penjawab berbasis di Florida yang melayani bisnis dari berbagai sektor, termasuk hukum, medis, real estat, dan keuangan.

Agensi ini menawarkan cakupan 24/7/365 dan agen dwibahasa lengkap yang tugasnya memastikan penelepon Anda menerima kualitas dukungan tertinggi.

• Menjawab panggilan mendesak
• Pengambilan pesan
• Pemulihan bencana
• Pengaturan janji temu
• Tangkapan timah
• Perutean panggilan
• Survei

Harga :

AnswerHero memiliki lima paket harga:

• Pemula ($79/bulan selama 50 menit)
• Populer ($129/bulan selama 100 menit)
• Pro ($249/bulan selama 250 menit)
• Bisnis ($449/bulan selama 500 menit)
• Eksekutif ($749/bulan selama 1.000 menit)

#5: VoiceNation

VoiceNation adalah penyedia layanan penjawab langsung berbasis di Georgia yang membantu klien di berbagai industri, termasuk hukum, real estat medis, dan pemasaran digital.

Berkat cakupan 24/7/365 mereka, mereka membantu organisasi menghilangkan hang-up dan tidak pernah mengirim bisnis mereka ke kotak pesan suara.

Layanan utama mereka meliputi:

• Menambal panggilan
• Pemulihan bencana
• Proses pemesanan
• Pesan suara
• Obrolan langsung

Harga :

• Basic ($49/bulan selama 20 menit)
• Bisnis ($99/bulan selama 50 menit)
• Pro ($249/bulan selama 150 menit)
• Eksekutif ($449/bulan selama 300 menit)
• Perusahaan ($799/bulan selama 600 menit)

#6: Davinci

Terletak di Utah, Davinci telah melayani lebih dari 40.000 klien virtual di seluruh AS, Kanada, dan Eropa.

Klien mereka berasal dari berbagai sektor seperti perawatan kesehatan, hukum, teknologi, dan real estat.

Layanan inti agensi meliputi:

• Perutean panggilan
• Konferensi audio
• Faks online
• Panggilan keluar
• Generasi pemimpin
• Panggilan tindak lanjut
• Survei
• Dukungan pesan suara

Harga :

Hubungi Davinci untuk penawaran khusus.

#7: Jawab Jawab

Go Answer adalah perusahaan yang berbasis di New York yang menyediakan layanan penjawab untuk perusahaan kecil dan menengah.

Agensi ini menawarkan dukungan dwibahasa 24/7/365 dan melayani klien di sektor pendidikan, perhotelan dan keuangan, antara lain.

Selain layanan penjawab telepon, agen pusat kontak terlatih mereka dapat menangani berbagai tugas lain, termasuk:

• Pusat kontak multi-saluran
• Outsourcing layanan pelanggan
• Layanan resepsionis virtual
• Pengalihdayaan meja bantuan
• Respon langsung
• Pemasaran masuk

Harga :

Hubungi Go Answer untuk penawaran khusus.

#8: PCMSI

PCMSI berbasis di Pennsylvania. Agensi ini mempekerjakan operator layanan penjawab telepon yang sangat terlatih dan kompeten yang tersedia 24/7/365.

Mereka bermitra dengan klien di berbagai industri seperti real estat, perawatan kesehatan, transportasi, pemerintah, dan teknologi informasi.

Beberapa layanan mereka adalah:

• Menjawab langsung
• Transfer panggilan
• Penjadwalan janji temu
• Pengambilan pesanan
• Tangkapan timah
• Meja bantuan

Harga :

PCMSI menawarkan 15 paket harga, mulai dari $67/bulan selama 60 menit dan hingga $2.200/bulan selama 4.000 menit.

#9: Pusat Panggilan AMBS

AMBS adalah perusahaan call center 24/7 yang berkantor pusat di Michigan. Mereka melayani klien di berbagai sektor, termasuk layanan bisnis, perawatan kesehatan, dan utilitas.

Agen perusahaan mematuhi HIPAA dan layanan mereka dioptimalkan untuk dukungan pelanggan yang luar biasa.

Ambs dapat membantu Anda dengan:

• Mengambil pesan
• Menerima pesanan
• Menjawab kekhawatiran pelanggan
• Menjawab pertanyaan pertanyaan produk atau layanan
• Dukungan pesan suara
• Penjadwalan janji temu
• Tangkapan prospek penjualan
• Pendaftaran acara
• Cakupan saluran darurat

Harga :

AMBS menawarkan lima paket harga:

• 250 menit ($249/bulan)
• 500 menit ($479/bulan)
• 1.000 menit ($949/bulan)
• 2.500 menit ($ 2.250/bulan)
• 2.500+ menit (tanyakan)

#10: Komunikasi MAP

MAP Communications adalah perusahaan berbasis di Virginia yang berspesialisasi dalam layanan penjawab.

Agensi ini bermitra dengan bisnis kecil dan perusahaan Fortune 500 di berbagai sektor, termasuk transportasi, perhotelan, utilitas, dan pemerintah.

Layanan utama mereka meliputi:

• Penjadwalan janji temu
• Perutean panggilan
• Layanan penjawab RSVP
• Layanan penjawab virtual
• Skrip telepon yang disesuaikan
• Alat dan laporan online gratis

MAP Communications menawarkan pakar dwibahasa dan cakupan 24/7/365.

Harga :

Perusahaan memiliki tiga rencana penetapan harga:

• Standar ($39/bulan selama 0 menit)
• Bisnis (149/bulan selama 125 menit)
• Eksekutif ($249/bulan selama 225 menit)

Apa yang Dilakukan Perusahaan Layanan Penjawab Telepon?

Perusahaan layanan penjawab telepon memakai banyak topi, tetapi tujuan utama mereka adalah untuk menampilkan bisnis dalam cahaya terbaik, meningkatkan citra merek mereka dan meningkatkan kepuasan pelanggan.

Mereka membantu merek menciptakan hubungan pribadi yang bermakna dengan pelanggan melalui pelaksanaan tugas-tugas seperti:

• Panggilan penyaringan
• Merekam panggilan
• Menyampaikan pesan
• Mengatur janji
• Mengelola panggilan darurat
• Memproses kampanye pemasaran keluar
• Menerima pesanan
• Menyediakan layanan pelanggan dan dukungan teknis
• Berkomunikasi dengan klien melalui teks dan email

Perusahaan layanan penjawab telepon dapat menangani panggilan dalam jumlah besar setelah jam kerja, selama akhir pekan atau hari libur, memastikan setiap pelanggan dibantu dengan perhatian khusus dan komunikasi yang dipersonalisasi.

Bagaimana Cara Kerja Perusahaan Jasa Penjawab?

Biasanya, perusahaan layanan penjawab beroperasi dengan menggunakan penerusan panggilan.

Ketika organisasi mengaktifkan opsi ini di telepon kantor mereka, lalu lintas telepon ditransfer secara otomatis ke kantor penyedia layanan penjawab.

Panggilan dijawab oleh perwakilan industri yang sangat terlatih yang memahami kebutuhan penelepon dan menjawab pertanyaan mereka yang sering diajukan secara profesional.

Mereka bekerja berdasarkan pedoman atau skrip khusus yang mereka gunakan saat berbicara dengan klien.

Jadi, penelepon tidak akan menyadari bahwa mereka terhubung ke agen pelanggan luar atau bahwa mereka belum langsung mencapai kantor yang mereka hubungi.

Sebagian besar penyedia layanan penjawab telepon akan membantu Anda dengan layanan tambahan, termasuk membantu klien melalui obrolan langsung, email, dan media sosial.

Selain itu, para ahli ini biasanya membuat laporan waktu nyata yang tidak hanya memungkinkan Anda untuk memantau penagihan dan kinerja agen tetapi juga berguna dalam memahami kebutuhan dan kekhawatiran pelanggan Anda.

Berapa Biaya Penyedia Layanan Penjawab Telepon?

Layanan penjawab adalah layanan berbasis langganan. Jadi, penyedia biasanya mengenakan biaya:

• Per menit : Struktur ini didasarkan pada menit yang dihabiskan agen untuk berbicara dengan klien
• Per panggilan : Dalam hal ini, bisnis membayar tarif tetap untuk setiap panggilan yang diterima
• Per bulan : Biaya ini termasuk jumlah menit panggilan yang ditetapkan per siklus penagihan

Harga biasanya mulai dari $30+ dan mencapai beberapa ribu dolar per bulan.

Biaya berkisar dari perusahaan ke perusahaan, dan beberapa faktor yang dapat mempengaruhinya adalah:

• Jumlah layanan yang digunakan
• Waktu liputan
• Reputasi agensi

Apa Perbedaan Antara Layanan Penjawab, Pusat Panggilan, dan Resepsionis Virtual?

Dalam setiap kasus, ini seperti memiliki resepsionis di rumah. Namun, ketiga jenis layanan ini sedikit berbeda berdasarkan cara mereka menangani tugas.

Pusat panggilan biasanya mengelola panggilan dalam jumlah besar yang sebagian besar terhubung ke pengambilan pesanan dan pemasaran jarak jauh.

Mereka juga dapat menjawab pertanyaan melalui telepon atau mengirim email dan pesan teks untuk menangani sendiri berbagai permintaan pelanggan.

Perusahaan jasa penjawab biasanya menerima panggilan singkat, yang kemudian mereka arahkan ke departemen yang berbeda.

Tugas mereka adalah mengumpulkan informasi penting dari penelepon seperti nama, nomor telepon, atau masalah yang mereka hadapi. Kemudian, mereka dengan cepat mentransfer info ini jika diperlukan sehingga karyawan klien mereka dapat menanggapinya dengan tepat.

Resepsionis virtual melakukan tugas yang sama atau serupa dengan layanan penjawab dan pusat panggilan. Selain itu, mereka juga dapat membantu bisnis dengan pengambilan prospek dan penjadwalan janji temu.

Namun, tidak seperti layanan penjawab telepon dan pusat panggilan, mereka lebih peduli dengan kesuksesan bisnis Anda dan terlibat dalam lebih banyak interaksi dengan tim Anda.

Tugas para ahli ini adalah meningkatkan kepuasan dan penjualan pelanggan Anda, sehingga mereka menawarkan berbagai layanan terkait layanan pelanggan dan menangani komunikasi dengan profesional.

Mengingat jenis layanan ini semakin diminati, ketiga jenis perusahaan tersebut mungkin menawarkan layanan dukungan pelanggan yang biasanya ditawarkan secara terpisah.

Bagaimana Perusahaan Jasa Penjawab Dapat Menguntungkan Bisnis Anda?

Dari mengurangi biaya hingga meningkatkan penjualan, berikut adalah manfaat utama yang dapat diperoleh dari bermitra dengan perusahaan layanan penjawab:

#1: Pengurangan Biaya

Dibandingkan dengan menyewa resepsionis internal, penyedia layanan penjawab telepon dapat menghemat uang Anda dalam jangka panjang.

Mempekerjakan resepsionis internal mungkin dikenakan biaya antara $2.800 dan $3.500 per bulan, sedangkan mempekerjakan dan melatih karyawan baru dapat menghabiskan biaya sekitar $4.000.

Faktor pengeluaran tambahan seperti hari sakit, hari libur, pajak gaji dan mempekerjakan beberapa orang untuk menangani setiap poros. Tambahkan juga biaya peralatan kantor.

Bermitra dengan penyedia layanan penjawab dapat mengurangi biaya ini secara dramatis karena agen pelanggan adalah ahli yang sepenuhnya terlatih yang memiliki semua peralatan yang diperlukan untuk menangani komunikasi klien.

Plus, mereka akan menagih Anda berdasarkan menit yang dihabiskan untuk berbicara dengan klien Anda, sehingga Anda akan menghindari membayar gaji penuh waktu.

#2: Peningkatan Produktivitas

Setiap panggilan yang Anda dapatkan adalah kesempatan untuk memberikan layanan pelanggan yang luar biasa kepada penelepon Anda sambil meningkatkan citra merek Anda dan meningkatkan kepuasan klien.

Namun, menanggapi setiap panggilan atau email bisa merepotkan, terutama jika Anda dan tim Anda memiliki terlalu banyak pekerjaan di pundak Anda.

Mengizinkan layanan penjawab eksternal untuk mengelola komunikasi klien Anda dapat membebaskan Anda banyak waktu sehingga Anda dapat fokus pada kompetensi inti perusahaan Anda dan pendorong penjualan yang lebih besar.

Ini akan mengurangi beban kerja Anda sekaligus meningkatkan produktivitas dan efisiensi Anda.

#3: Layanan Pelanggan yang Ditingkatkan

Perusahaan jasa penjawab dapat membantu bisnis Anda memperkuat hubungan pelanggan yang kuat dan mempertahankan citra profesional.

Perwakilan mereka yang sangat terlatih menawarkan layanan profesional yang dapat memastikan klien Anda menerima dukungan berkualitas tinggi, menampilkan perusahaan Anda dengan sebaik mungkin.

Mereka akan menyesuaikan pengalaman klien Anda, menawarkan salam dan jawaban yang dipersonalisasi untuk setiap penelepon individu.

Mereka juga dapat memberikan bantuan 24/7, bahkan di luar jam kerja Anda, selama akhir pekan dan hari libur.

Selain itu, agensi profesional ini mempekerjakan talenta yang berbicara beberapa bahasa untuk melayani pelanggan bilingual Anda.

Semua faktor ini akan berkontribusi pada peningkatan layanan pelanggan, meningkatkan kepuasan dan loyalitas pelanggan.

#4: Pelacakan Mudah

Bermitra dengan penyedia layanan penjawab telepon akan memberi Anda akses ke alat pelaporan mutakhir untuk melacak panggilan masuk dan keluar Anda.

Alat ini dapat menghasilkan laporan bulanan secara otomatis dan memberi Anda wawasan tentang siapa yang menelepon bisnis Anda dan untuk tujuan apa.

Mereka juga dapat melacak info penting tentang penelepon dan nomor yang nantinya dapat Anda manfaatkan untuk kampanye penjualan dan pemasaran Anda.

Selain itu, alat ini akan mengukur berapa banyak waktu yang dihabiskan agen Anda untuk membantu klien Anda, yang membantu memantau penagihan.

#5: Meningkatkan Penjualan

92% konsumen mengatakan bahwa pengalaman layanan pelanggan yang positif membuat mereka cenderung membeli dari suatu merek lagi. (Tenaga penjualan)

Layanan pelanggan yang sangat baik merupakan faktor utama yang mempengaruhi kepuasan dan retensi klien. Ini adalah kunci untuk membangun loyalitas dan mendorong pembelian berulang.

Menjawab perusahaan jasa dengan agen mereka dapat membuat semua perbedaan dengan menawarkan dukungan profesional dan penyelesaian masalah yang efisien.

Ini akan berkontribusi pada lebih banyak klien yang kembali dan meningkatkan penjualan.

Cara Memilih Penyedia Layanan Penjawab Telepon Terbaik Untuk Bisnis Anda

Untuk memilih penyedia layanan penjawab telepon terbaik untuk kebutuhan bisnis Anda, pertimbangkan faktor-faktor berikut:

• Pengalaman industri : Tanyakan apakah calon agen memiliki pengalaman dalam melayani perusahaan di sektor yang sama. Jika ya, berarti mereka sudah mengetahui seluk beluk bisnis Anda, kebutuhan, dan perhatian utama klien Anda. Agen dengan pengalaman industri sebelumnya dapat melayani penelepon Anda dengan lebih efektif dan efisien.
• Cakupan waktu : Pikirkan tentang waktu yang Anda butuhkan untuk membantu para ahli ini. Apakah Anda membutuhkannya selama jam kerja, setelah jam kerja atau hanya untuk akhir pekan dan hari libur? Beberapa penyedia layanan penjawab telepon bekerja 24/7/365; namun, yang lain hanya dapat menawarkan dukungan mereka pada waktu tertentu dalam sehari. Jadi, tanyakan kepada perusahaan-perusahaan ini untuk cakupan waktu sebelum Anda membuat pilihan.
• Umpan balik klien : Cari tahu apa yang dikatakan klien lain tentang setiap agen potensial dengan membaca ulasan mereka. Bentuk umpan balik ini akan menunjukkan kemampuan dan kekuatan mereka tetapi juga menyoroti kelemahan mereka. Anda akan menemukan betapa andal dan fleksibelnya mereka, proses apa yang mereka miliki dan apakah mereka dapat memberikan layanan pelanggan yang luar biasa.
• Pelaporan : Lihat alat pelaporan apa yang dapat diakses oleh lembaga-lembaga ini dan tanyakan seberapa sering mereka akan memberikan laporan dan apa yang akan mereka sertakan. Perusahaan layanan penjawab telepon yang hebat akan memastikan laporan bulanan mereka mencakup data penting seperti jumlah dan jenis panggilan yang diterima, jumlah masalah yang diselesaikan atau tidak diselesaikan, waktu yang dihabiskan untuk setiap panggilan dan banyak lagi.
• Agen bilingual : Pelajari apakah penyedia layanan penjawab telepon mempekerjakan perwakilan bilingual. Ini sangat penting jika Anda tinggal di daerah di mana bahasa Inggris bukan satu-satunya bahasa lisan. Pertimbangkan bahwa bahasa Spanyol adalah bahasa asing yang paling banyak digunakan di AS, jadi Anda mungkin ingin bermitra dengan agen yang juga memiliki agen berbahasa Spanyol. Itu semua tergantung pada lokasi dan basis pelanggan Anda.

10 Pertanyaan Untuk Ditanyakan kepada Perusahaan Jasa Penjawab Sebelum Mempekerjakan Satu

1. Dalam industri apa tim Anda memiliki pengalaman?
2. Jenis sistem dan teknologi apa yang dapat Anda akses?
3. Apakah Anda menawarkan layanan tambahan untuk menjawab panggilan?
4. Apakah Anda menggunakan nomor lokal?
5. Cakupan waktu apa yang Anda tawarkan?
6. Bagaimana Anda dapat memastikan kualitas layanan Anda?
7. Apakah Anda memiliki rencana cadangan darurat?
8. Maukah Anda memberi saya laporan analitik bulanan? Metrik apa yang akan Anda lacak?
9. Di mana agen Anda berada? Apakah mereka fasih berbahasa Inggris? Apakah mereka dwibahasa?
10. Berapa biaya layanan Anda dan apa yang termasuk dalam kontrak?

Takeaways Pada Layanan Menjawab

Perusahaan jasa penjawab dapat membantu Anda mengelola komunikasi klien dengan lebih efektif dan efisien.

Mempekerjakan mereka mungkin dikenakan biaya antara $30 dan beberapa ribu dolar per bulan.

Keuntungan bermitra dengan penyedia layanan penjawab telepon adalah:

• Biaya yang dikurangi
• Peningkatan produktivitas
• Layanan pelanggan yang ditingkatkan
• Pelacakan mudah
• Meningkatkan penjualan

Untuk memilih mitra agensi terbaik untuk kebutuhan bisnis Anda, pertimbangkan faktor-faktor berikut:

• Pengalaman industri
• Cakupan waktu
• Umpan balik klien
• Pelaporan
• Agen bilingual