Bagaimana menulis email permintaan maaf dan mengubah kegagalan menjadi peluang

Simak 10 tips dan beberapa permintaan maaf yang praktis dan efektif kepada pembaca. Ubah slip menjadi peluang: perkuat hubungan dengan pengguna Anda dan tingkatkan kepercayaan mereka.

Mungkin Anda telah mengirim kode promosi yang salah, memberikan informasi yang salah, menyapa pengguna dengan kampanye yang tidak tepat, atau, paling buruk, menggunakan konten dan nada yang menyinggung.

Bagaimanapun, meminta maaf kepada penerima selalu merupakan cara yang bagus untuk memperbaiki kesalahan dan menjaga reputasi Anda.

Ikuti 10 tips kami, dan ambil contoh dari contoh nyata ini untuk membuat email permintaan maaf yang efektif. Pada saat yang sama, ubah ketidaknyamanan menjadi peluang untuk meningkatkan loyalitas, keterlibatan, dan konversi.

Menulis email permintaan maaf yang efektif: 10 tips

1. Letakkan permintaan maaf Anda tepat di baris subjek

Baris subjek adalah elemen email pertama yang dilihat pengguna. Mulailah permintaan maaf Anda dari sana sehingga Anda dapat segera mengklarifikasi tujuan pesan Anda dan meminimalkan risiko pengguna tidak membacanya. Dengan cara ini, mengakui kesalahan Anda akan lebih langsung, eksplisit, dan efektif .

Berikut adalah beberapa ide:

• “Ups! Ada yang salah."
• “Apakah email terakhir kami membingungkan Anda? Mari berikan beberapa penjelasan.”
• “Mohon maaf atas kesalahannya. Kami sangat menyesal.”
• “Kami membuat langkah yang salah! Inilah yang terjadi.”
• “Maaf atas kecelakaan itu.”
• "Tolong terima permintaan maaf kami yang paling hangat dan tulus."
• “Ups! Berikut email yang tepat. Maaf untuk ketidaknyamanannya."
• “Inilah yang salah. Maaf untuk masalah ini.”

Jangan mengambil risiko mengulangi kesalahan! Ikuti 7 aturan emas dari baris subjek email.

2. Pengirim harus dapat dikenali. Perkenalkan diri Anda secara pribadi.

Pastikan bahwa pengguna mengenali alamat email Anda . Perkenalkan diri Anda secara pribadi dan langsung . Katakan siapa Anda dan apa yang Anda lakukan. Jenis pendekatan ini mengomunikasikan transparansi dan keaslian yang lebih besar, memberikan gagasan bahwa Anda bersedia bertanggung jawab atas kesalahan Anda dan "menempatkan diri Anda di luar sana" untuk itu.

Menampilkan nama dan peran perusahaan Anda juga menawarkan perasaan yang lebih “manusiawi” kepada pengguna . Bahkan, memungkinkan pengguna untuk memahami bahwa ada daging dan tulang di balik kesalahan atau email yang salah. Sama seperti orang lain, mereka bisa membuat kesalahan.

Sumber: Emma

3. Minta maaf secara eksplisit dan segera.

Jangan menunggu sampai akhir email untuk mengakui kesalahan Anda. Ungkapkan penyesalan sejak awal. Lakukan dengan segera dan eksplisit. Permintaan maaf Anda harus singkat, padat, dan lugas . Tempatkan itu sebagai elemen email pertama di atas garis lipatan sehingga pengguna tidak perlu menggulir ke bawah untuk memahami maksud Anda.

4. Jelaskan alasan di balik kesalahan tersebut.

Lakukan yang terbaik untuk merinci mengapa itu terjadi . Biarkan audiens Anda memahami dinamika yang menyebabkan masalah.

Tetap samar atau, lebih buruk lagi, menyembunyikan penyebab kesalahan dapat membahayakan transparansi Anda dan, oleh karena itu, kepercayaan audiens Anda. Ini akan membuat usaha Anda sia-sia.

Awas: menjelaskan kesalahan langkah harus selalu datang setelah permintaan maaf yang membuka pesan. Jangan biarkan detail menutupi niat Anda untuk meminta maaf. Spesifik dalam motif Anda, tetapi jangan melebih-lebihkan.

5. Pesan Anda harus bersifat pribadi dan empati sehingga Anda dapat langsung menyapa pengguna.

Terima kasih atas kesabaran para penerima. Jelaskan bahwa Anda berada di pihak mereka dengan menggunakan nada empati—tetapi jangan berlebihan. Pesan tersebut harus mengomunikasikan akuntabilitas yang jujur, spontan, dan, di atas segalanya, otentik.

Tingkatkan email permintaan maaf Anda dengan menggunakan bidang dinamis, misalnya nama pengguna untuk menyesuaikan pesan Anda .

6. Bersikap proaktif dan jelaskan tindakan korektifnya.

Buat daftar tindakan yang Anda ambil atau mungkin ambil untuk mencegah situasi serupa terjadi lagi di masa mendatang. Ini adalah cara yang bagus untuk mendapatkan kembali kepercayaan pengguna dan menyoroti betapa Anda peduli untuk memenuhi harapan dan segera bereaksi dengan tindakan nyata.

Email permintaan maaf United Airlines berikut adalah contoh sempurna. Setelah menyatakan penyesalannya, CEO perusahaan memberikan perincian yang tepat dari setiap tindakan korektif untuk mengatasi masalah tersebut:

7. Meredakan masalah. Buat pengguna tersenyum sehingga Anda dapat memadamkan api.

Tentu, sedikit humor tidak cocok untuk setiap situasi dan jenis bisnis. Namun, menunjukkan ironi diri dan menyemangati database Anda melalui senyuman terkadang bisa menjadi kartu kemenangan.

Tetapi dengarkan audiens Anda dan analisis sentimen mereka sebelum menggunakan pendekatan ini. Sebenarnya, Anda perlu melihat apakah strategi seperti itu cocok untuk situasi tersebut.

Meremehkannya dan menarik senyum dari audiens Anda dapat membantu menenangkan energi. Ini dapat mengubah kegagalan menjadi peluang untuk meningkatkan keterlibatan, serta menjaga kualitas hubungan Anda.

8. Tersedia untuk perincian dan dukungan lebih lanjut.

Setelah meminta maaf dan menjelaskan penyebab kesalahan dan tindakan korektif yang diambil untuk mengelola situasi, inilah saatnya untuk menawarkan dukungan Anda dan ketersediaan penuh untuk penjelasan lebih lanjut. Berikan alamat atau metode kontak alternatif . Izinkan penerima untuk melanjutkan percakapan melalui saluran lain.

9. Mengkompensasi kegagalan dan mengubah kesalahan menjadi keuntungan.

Dapatkan kembali kepercayaan publik dan perbaiki kesalahan dengan kode diskon atau promosi yang dirancang khusus untuk situasi tersebut. Strategi ini memungkinkan Anda untuk mengubah waktu sulit untuk bisnis Anda menjadi peluang yang menguntungkan . Ini tidak hanya memfasilitasi kepercayaan basis data Anda, tetapi juga konversi Anda.

Pendekatan semacam itu juga berfungsi dalam kasus pengabaian praktik terbaik segmentasi dan penargetan kampanye yang salah. Sekali lagi, mohon maaf kepada mereka yang salah menerima email Anda dengan menawarkan promosi. Ambil kesempatan untuk memfasilitasi konversi dan menghindari risiko laporan spam .

Berikut contoh konkret yang mungkin bisa menginspirasi Anda:

10. Mintalah umpan balik dari kontak Anda.

Beri tahu penerima betapa pentingnya pendapat mereka untuk bisnis Anda. Undang mereka untuk menawarkan umpan balik tentang manajemen insiden Anda. Dengan cara ini, Anda akan dapat mengetahui apakah permintaan maaf Anda efektif dan, jika memungkinkan, meningkatkan strategi manajemen krisis Anda. Pengguna akan benar-benar merasa dilihat, dan ini akan memperkuat rasa komunitas dan loyalitas terhadap merek Anda.

Apakah Anda dapat memperbaiki kesalahan? Analisis dampak email Anda untuk memverifikasinya.

Pastikan permintaan maaf Anda berhasil dan audiens Anda benar-benar memaafkan kesalahan tersebut. Untuk ini, seperti halnya kampanye email, Anda perlu meninjau kinerja pesan dan menganalisis metrik utama .

Berbagai fungsi area Statistik MailUp akan memberi Anda sistem pelaporan yang akurat dan gambaran lengkap tentang efektivitas permintaan maaf Anda.

Analisis rasio klik-tayang dan konversi yang terkait dengan promosi perbaikan akan menggambarkan jangkauan strategi permintaan maaf Anda dalam mengubah kegagalan menjadi peluang dan keuntungan.

Cari tahu apa yang dapat Anda lakukan dengan area Statistik platform!

Singkatnya

Saat menulis email permintaan maaf, mengakui kesalahan Anda dengan cara yang transparan, autentik, dan spontan adalah kunci untuk menjaga hubungan Anda dengan audiens sambil menjaga reputasi Anda tetap utuh.

Apa pun kecelakaannya, fokuslah pada elemen yang tak terpisahkan dari rencana permintaan maaf ini sebelum mengirim pesan Anda:

• Bersikaplah tulus, jelas, dan langsung;
• Bertanggung jawab penuh atas kecelakaan itu;
• Hubungi penerima secara langsung;
• Mohon maaf dan simpati;
• Jelaskan alasan ketidaknyamanan tersebut;
• Jelaskan rencana tindakan korektif Anda;
• Hadiahi dan menyenangkan penonton, dan
• Mintalah umpan balik.