Cara Menulis Email Konfirmasi Janji Temu Terbaik (+ Contoh)

Konfirmasi — mereka memastikan kenyataan memenuhi harapan Anda. Pikirkan tentang betapa pentingnya konfirmasi dalam kehidupan sehari-hari Anda.

Anda pergi ke McDonald's dan memesan kopi dan biskuit bacon n' egg—tanpa keju—tetapi karyawan itu bergegas tanpa mengonfirmasi pesanan Anda. Kemudian, Anda berkendara di jalan dengan sarapan Anda hanya untuk menemukan minuman Anda adalah cokelat panas dan biskuit mentega Anda meneteskan keju. Tidak ada bueno.

Atau, dalam skala yang lebih dramatis, mungkin Anda memesan tempat resepsi impian Anda untuk Sabtu malam setelah pernikahan Anda. Beberapa bulan kemudian, Anda mengetahui bahwa mereka menjadwalkan hari Minggu—dan mereka telah memesan ruang Sabtu malam untuk orang lain. Menyedihkan, kan?

Email konfirmasi janji temu menjaga agar malapetaka atau bahkan ketidaknyamanan kecil tidak menyelinap ke dalam kehidupan. Mereka mudah dikirim, sangat sederhana, dan sangat kuat.

Jika Anda menjalankan bisnis yang menyediakan layanan janji temu (apakah itu konsultasi, rapat, wawancara, atau bahkan perawatan pestisida lanjutan), email konfirmasi janji temu adalah cara sederhana untuk mencegah whoopsi dan meningkatkan pengalaman pelanggan Anda. Meskipun tidak ada gunanya menangisi susu yang tumpah, ada alasan bagus bagi seorang vegan untuk menangisi biskuit keju—Anda tidak ingin membuat pelanggan Anda meneteskan air mata!

Siap untuk memasukkan email ini ke dalam komunikasi Anda? Untungnya bagi Anda, kami telah melakukan semua kerja keras. Di bawah ini, Anda akan menemukan contoh terbaik dari email konfirmasi janji temu, contoh skrip, dan tip untuk menulis email Anda sendiri dari awal. Mari kita mulai!

Apa itu email konfirmasi janji temu?

Apa itu email konfirmasi janji temu? Semuanya ada dalam nama—ini adalah email yang mengonfirmasi janji temu. Cukup sederhana.

Tapi ada sedikit lebih dari itu. Siapa pun dapat mengirim email konfirmasi apa pun, tetapi dibutuhkan sedikit kebijaksanaan dan strategi untuk membuat pesan yang berkualitas. Berikut adalah beberapa praktik terbaik sederhana yang dapat Anda ikuti untuk menulis email konfirmasi janji temu yang efektif.

Cara menulis email konfirmasi janji temu

Efektivitas email Anda terletak pada desain, konten, dan pengiriman.

Desain

Email konfirmasi janji temu harus sangat sederhana. Tetap pada merek, tetapi jangan terlalu terjebak dalam kreativitas sehingga pesan kehilangan maksudnya. Ingat, ini bukan email pemasaran (lebih lanjut tentang mengapa itu penting segera). Anda hanya mencoba mengonfirmasi janji temu dengan penerima.

Lihat contoh ini dari Airbnb. Mereka menjaga hal-hal seminimal mungkin. Mereka mengkonfirmasi perjalanan, memberikan gambar penginapan (yang membantu saya mengingat mana yang saya pilih), memberi saya tanggal, dan memberikan beberapa detail tambahan di bawah tautan rencana perjalanan lengkap. Sederhana namun efisien.

Isi

Anda tidak memerlukan GIF mewah, salinan pintar, atau CTA yang menarik. Berikan persis apa yang diharapkan penerima: detail konfirmasi untuk janji temu mereka. Tidak lebih, tidak kurang.

Tergantung pada layanan Anda, Anda dapat menyertakan gambar dasar atau tautan ke "Konfirmasi Janji Temu". Itu semua bagus dan keren, hanya saja jangan mengabaikan tujuan email Anda—untuk mengonfirmasi janji temu.

Pengiriman

Di Twilio SendGrid, kami hidup dengan moto: “Kirim pesan yang tepat, kepada orang yang tepat, pada waktu yang tepat, dengan frekuensi yang tepat, pada saluran yang tepat.” Ya, itu seteguk, tapi ini adalah pedoman yang sangat baik untuk berkomunikasi dengan penerima.

• Pesan: email konfirmasi janji temu
• Orang: mereka yang membuat janji
• Waktu: sesegera mungkin
• Frekuensi: email awal dan mungkin tindak lanjut kedua jika janji temu lebih jauh
• Saluran: penerima Anda mungkin lebih suka email dan/atau teks

Deliverability juga merupakan faktor penting untuk dipertimbangkan. “Hindari mencoba menambahkan pesan pemasaran ke dalam pesan transaksional Anda,” kata Will Boyd , pakar pengiriman email di Twilio SendGrid. “Itu dapat menyebabkan masalah bagi Anda karena penyedia kotak surat memindai konten Anda. Jika mereka merasa pesannya lebih ke sisi pemasaran… mereka lebih cenderung memasukkan pesan itu ke dalam spam dibandingkan jika mereka merasa itu email transaksional murni.”

Praktik terbaik

Berikut adalah beberapa tip singkat dan manis tambahan untuk membantu Anda membuat email konfirmasi janji temu yang luar biasa:

1. Buat baris subjek yang jelas. Sekarang bukan waktunya untuk menjadi imut. Jadikan subjek Anda super transparan. Misalnya, coba "Konfirmasi Janji Temu Rambut" atau "Konfirmasi untuk Janji Temu Dokter Gigi Anda yang Akan Datang". Penerima Anda tidak akan kesulitan menebak tentang apa email ini, dan mereka juga dapat dengan mudah mencari email jika mereka kesulitan menemukannya nanti.
2. Jelaskan dari siapa email itu berasal. Menurut laporan keterlibatan email terbaru kami , pengirim adalah elemen terpenting dari email yang memengaruhi apakah penerima akan membuka email atau tidak. “Untuk beberapa penerima, pengirim sajalah yang menjadi informasi yang mereka butuhkan untuk membuka email.” Oh, dan hindari alamat email tanpa balasan (seperti “[email protected]”). Inilah alasannya .
3. Sertakan tombol tambahkan-ke-kalender. Kenyamanan tambahan ini meningkatkan peluang penerima Anda akan muncul untuk janji temu mereka—win-win solution bagi Anda dan pelanggan Anda.
4. Berikan informasi kontak. Permudah penerima untuk menghubungi Anda jika ada masalah dengan janji temu mereka atau jika mereka perlu menjadwal ulang.

Contoh skrip email konfirmasi janji temu

Suara dan nada email Anda akan bervariasi tergantung pada merek Anda. Di bawah ini, saya telah menyertakan template email sederhana untuk konfirmasi yang terdengar lebih formal. Jangan ragu untuk menggunakannya apa adanya atau sesuaikan dengan kebutuhan Anda.

Perihal: Penunjukan Anda Dikonfirmasi

Hai [nama],

Janji [jenis janji] Anda dikonfirmasi untuk [hari dalam seminggu], [bulan] [tanggal]], [tahun].

Perlu mengubah janji temu?

Untuk mengubah janji temu Anda, klik di sini , hubungi 000-0000-000, atau balas email ini.

Sederhana, bukan? Hanya itu yang perlu disertakan dalam email konfirmasi janji temu Anda.

Contoh email konfirmasi janji temu

Mencari inspirasi untuk email konfirmasi janji temu Anda? Berikut adalah beberapa contoh sederhana (namun efektif).

Pijat Mekar

Percayalah—saya tidak akan pernah melewatkan pijat tahunan saya. Namun, senang menerima email konfirmasi janji temu sebagai pengingat yang ramah. Blooming Massage melakukannya di sini dengan desain dasar dan semua hal penting: siapa, apa, kapan, di mana, bagaimana—semua yang perlu saya ketahui.

Kesetiaan

Fidelity mendapatkannya di sini dengan semua yang penting. Saya tahu kapan pertemuan itu, di mana saya harus berada, apa yang akan kita diskusikan, dan dengan siapa saya akan bertemu. Semua info dicetak tebal, mudah dibaca, dan cepat ditemukan. Dan jika waktunya tidak bekerja lagi, ada tombol oranye besar yang bisa saya klik untuk menjadwal ulang janji temu saya.

SpotHero

Email konfirmasi janji temu dari SpotHero ini memiliki semua detail yang dapat saya minta. Saya tahu plat nomor mana yang saya pesan tempat, di mana tempatnya, kapan saya bisa masuk, kapan saya harus pergi, dan berapa biayanya. Plus, mereka menyertakan tautan ke kartu parkir saya di dalam email — satu hal lagi yang harus saya lacak.

Untuk menemukan template email konfirmasi janji temu dan desain email bawaan lainnya, lihat galeri template email gratis kami!

Menggunakan SMS dengan email

Email selalu menjadi metode yang terbukti benar untuk menjangkau audiens global, tetapi sekarang SMS menjadi cara yang bagus bagi bisnis untuk terhubung dengan pelanggan mereka juga. Semakin banyak bisnis menggunakan pesan SMS untuk berkomunikasi dengan pelanggan mereka tentang segala hal mulai dari promosi hingga diskon hingga pengingat janji temu.

Email sangat bagus untuk pesan yang lebih panjang yang mungkin menyertakan gambar dan lampiran atau informasi yang mungkin ingin disimpan oleh penerima Anda untuk nanti. SMS sangat cocok untuk informasi singkat dan tepat waktu (seperti pengingat tentang janji yang akan datang).

Jika Anda kesulitan memutuskan apakah akan menggunakan email atau pesan teks untuk konfirmasi janji temu Anda, lihat Email vs. SMS: Saluran Mana yang Harus Anda Pilih? Terlepas dari apakah pelanggan Anda lebih suka teks atau email, pesan konfirmasi janji temu akan meningkatkan komunikasi pelanggan Anda—mulai lebih cepat daripada nanti!