Mendefinisikan & Menerapkan Alur Kerja Persetujuan

Jangan pernah mengabaikan kualitas. Jika Anda mendapatkan kiriman Anda selesai tepat waktu tetapi tidak sesuai dengan harapan pemangku kepentingan Anda, Anda berada dalam masalah. Alur kerja persetujuan dapat membantu memastikan kualitas dan bahkan dapat merampingkan proses saat menjadi bagian dari alur kerja otomatis yang lebih besar.

Ada berbagai jenis alur kerja persetujuan, dan tidak semuanya otomatis. Setelah mempelajari definisi, Anda dapat memilih salah satu yang terbaik untuk proses Anda. Mari kita lihat apa itu alur kerja persetujuan dan bagaimana otomatisasi alur kerja persetujuan dapat membantu Anda bekerja lebih baik dan lebih efisien.

Apa itu Alur Kerja Persetujuan?

Alur kerja persetujuan adalah cara untuk mengarahkan sesuatu ke individu yang memiliki wewenang untuk memindahkan item tersebut ke tahap produksi berikutnya. Ini adalah bagian dari alur kerja yang dapat dilakukan secara manual atau otomatis. Ini membantu memastikan kualitas melalui jalur pipa tetapi juga menghindari simpanan pada persetujuan yang diperlukan.

Urutan logis tugas terganggu oleh alur kerja persetujuan di mana pekerjaan berhenti sampai tugas itu telah disetujui oleh orang yang ditunjuk. Mengotomatiskan alur kerja mengurangi kemacetan dan meningkatkan efisiensi, yang meningkatkan produktivitas tempat kerja.

Orang yang memiliki wewenang untuk menyetujui pekerjaan biasanya adalah manajer langsung dari tim apa pun yang melakukan pekerjaan itu, tetapi bisa juga orang penjaminan mutu atau manajer lintas departemen tergantung pada prosesnya. Ada banyak atau sedikit persetujuan dalam alur kerja tergantung pada cakupan produk dan organisasi.

Dengan mengotomatiskan tugas dan menambahkan alur kerja persetujuan, bisnis dapat membantu tim bekerja lebih produktif sambil memastikan bahwa kualitas pekerjaan tetap pada standar yang tinggi. ProjectManager adalah perangkat lunak online yang mengotomatiskan alur kerja dan memiliki pengaturan persetujuan tugas untuk merampingkan pekerjaan. Tambahkan persetujuan tugas ke alur kerja kustom Anda atau di samping otomatisasi untuk menyiapkan pemberi persetujuan sebelum status dapat diperbarui. Mulailah dengan ProjectManager hari ini secara gratis.

Jenis Alur Kerja Persetujuan

Ada banyak jenis struktur alur kerja yang berbeda, tetapi kita akan mulai dengan portal pengiriman tugas. Di sinilah dokumen, pesanan pembelian, atau semacam tugas dikirimkan sehingga pemangku kepentingan, manajer, atau pemberi persetujuan dapat menandatanganinya.

Itu mengarah pada penentuan siapa pemberi persetujuan tersebut dalam alur kerja. Misalnya, banyak perangkat lunak dengan otomatisasi memiliki cara untuk memberikan hak kepada orang tertentu untuk mengedit atau melihat atau mengelola kiriman.

Alur kerja persetujuan biasanya memiliki tenggat waktu untuk menghindari backlog, kemacetan, dan penundaan. Seringkali ketika diajukan untuk persetujuan, tugas akan memicu pemberitahuan untuk memberi tahu pemberi persetujuan bahwa pekerjaan tersebut siap untuk ditinjau.

Ada berbagai jenis alur kerja persetujuan, masing-masing digunakan untuk memberikan efisiensi yang lebih besar untuk proses organisasi. Mereka memungkinkan pekerjaan untuk terus bergerak maju tanpa penundaan tanpa mengabaikan kualitas pekerjaan yang melewati alur kerja persetujuan. Ada tiga jenis utama alur kerja persetujuan.

1. Alur Kerja Persetujuan Proses

Proses persetujuan ini digunakan saat bekerja dengan tugas yang dapat diprediksi dan berulang. Alur kerja ini paling baik digunakan dalam proses di mana anggota tim mengetahui hasil yang ingin mereka capai dan memiliki jalur yang jelas untuk mencapai tujuan tersebut. Misalnya, dalam persetujuan dokumen, alur kerja persetujuan proses biasanya digunakan.

2. Alur Kerja Persetujuan Proyek

Jika Anda memerlukan alur kerja yang lebih fleksibel, Anda mungkin akan menggunakan alur kerja persetujuan proyek. Alur kerja ini juga cocok untuk tugas dengan tujuan yang ditentukan, namun, tidak seperti alur kerja persetujuan proses, jalur untuk mencapai tujuan ini tidak jelas. Alur kerja persetujuan ini sering digunakan dalam proyek-proyek kreatif karena akhirnya diketahui tetapi bagaimana menuju ke sana lebih banyak improvisasi kolektif. Ambil, misalnya, kampanye pemasaran, yang memiliki tujuan spesifik dan harus mencapai indikator kinerja utama (KPI), tetapi bagaimana KPI tersebut dicapai tidak jelas dan mungkin memerlukan beberapa upaya.

3. Alur Kerja Persetujuan Kasus

Beberapa alur kerja tidak memiliki jalur yang jelas. Dalam alur kerja seperti itu, Anda akan menerapkan alur kerja persetujuan kasus. Ini adalah alur kerja yang ideal ketika tujuan tidak ditentukan saat tim memulai pekerjaannya tetapi menjadi fokus yang jelas saat mereka bekerja melalui informasi tambahan dalam proses kerja. Untuk lebih memahami alur kerja persetujuan kasus, pikirkan klaim asuransi. Hasil dari klaim asuransi tidak jelas sampai lebih banyak informasi dikumpulkan saat bergerak melalui prosesnya.

Mengotomatiskan Alur Kerja Persetujuan

Seperti disebutkan, alur kerja persetujuan dapat dilakukan secara manual atau prosesnya dapat diotomatisasi. Dalam kasus terakhir, otomatisasi alur kerja persetujuan memindahkan item melalui alur kerja dengan memicu respons setelah tindakan tertentu diselesaikan.

Proses persetujuan manual bermasalah. Hal ini dapat menyebabkan umpan balik yang bertentangan, kurangnya kejelasan dalam hal siapa yang memiliki otoritas ketika ada banyak pengulas, miskomunikasi tujuan, terlalu banyak revisi, tenggat waktu yang terlewat dan banyak lagi. Alur kerja persetujuan otomatis dapat menghindari hambatan kecepatan tersebut dan membuat alur kerja terus berjalan dengan lancar.

Mengotomatiskan alur kerja persetujuan memastikan proses memiliki akuntabilitas dan tetap produktif. Ini adalah sesuatu yang dapat dimanfaatkan oleh organisasi dari berbagai ukuran. Tapi pertama-tama, langkah-langkah alur kerja harus didefinisikan dengan jelas. Pertimbangkan bagaimana pengajuan diminta, kriteria yang harus dipenuhi agar tugas mendapatkan persetujuan, siapa pemberi persetujuan sepanjang alur kerja, rute pengiriman setelah persetujuan atau penolakan, dll.

Manfaat Alur Kerja Persetujuan

Manfaat utama menggunakan alur kerja persetujuan adalah menyederhanakan proses Anda. Ini meningkatkan efisiensi dengan memindahkan item lebih cepat melalui saluran dan menghasilkan lebih sedikit kesalahan dengan menentukan langkah-langkah alur kerja itu, persetujuan, dan memastikan semua orang di tim fokus pada pekerjaan mereka.

Itu juga memastikan bahwa item tersebut telah disetujui dengan benar dan bahwa persetujuan telah segera dikirimkan. Ini membantu tim memenuhi tenggat waktu mereka apakah tugas memiliki satu atau beberapa pemberi persetujuan.

Ada juga lebih sedikit kesalahan saat bekerja dengan alur kerja persetujuan. Otomatisasi memastikan bahwa persetujuan hanya terjadi ketika kriteria persetujuan telah dipenuhi. Itu berarti lebih sedikit kesalahan yang lolos yang harus diperbaiki kemudian menyebabkan penundaan. Ini menghemat waktu dan menghindari koreksi yang mahal dan membuat frustrasi.

Otomatisasi juga merupakan cara untuk meningkatkan komunikasi dalam hal melacak status tugas dan memastikan tim mengetahui pembaruan atau persetujuan yang tertunda. Jenis transparansi dalam proses ini membantu menghindari kesalahpahaman yang semakin menunda proses.

Terkait: Template Rencana Komunikasi Gratis untuk Word

Kemacetan adalah masalah umum dalam alur kerja dan menyebabkan penundaan dan frustrasi. Alur kerja persetujuan mengurangi blok mahal ini melalui otomatisasi. Misalnya, jika ada banyak pemberi persetujuan pada suatu tugas, alur kerja persetujuan otomatis dapat diatur untuk mengirim permintaan kepada semua pemberi persetujuan untuk memajukan tugas lebih cepat.

Kelebihan lainnya adalah otomatisasi mengarah pada konsistensi yang lebih besar, yang merupakan cara untuk merampingkan proses. Ini memastikan bahwa apa pun yang disetujui secara otomatis telah memenuhi kriteria dan kebijakan organisasi. Mengotomatiskan proses ini mempercepat alur kerja karena tinjauan manual tidak lagi diperlukan.

Praktik Terbaik untuk Alur Kerja Persetujuan

Aspek pertama dan mungkin yang paling penting dari setiap alur kerja persetujuan adalah memastikan Anda telah memilih siapa yang memiliki wewenang untuk membuat persetujuan. Seluruh proses bertumpu pada keputusan ini. Bahkan dalam alur kerja persetujuan otomatis, pemberi persetujuan adalah perlindungan terhadap apa pun yang tidak memenuhi kriteria persetujuan Anda.

Otomatisasi disarankan, terutama ketika berhadapan dengan banyak pemberi persetujuan. Seperti disebutkan, itu dapat mengirim pemberitahuan persetujuan ke semua pemberi persetujuan sekaligus. Ini juga akan membantu Anda mengidentifikasi redundansi dalam alur kerja Anda, yang dapat dihapus untuk lebih merampingkan proses.

Menetapkan tanggal jatuh tempo membantu menghindari penundaan, tidak hanya untuk menyelesaikan tugas, tetapi juga untuk persetujuan dan umpan balik. Untuk memastikan tanggal jatuh tempo ini tidak hilang dalam shuffle, cari alat yang memiliki notifikasi otomatis yang mengirim email atau peringatan di aplikasi.

ProjectManager dan Alur Kerja Persetujuan

ProjectManager adalah perangkat lunak manajemen proyek online dengan otomatisasi alur kerja dan persetujuan tugas. Buat alur kerja kustom dan tetapkan persetujuan untuk manajemen tugas yang lebih baik. Persetujuan dapat diatur untuk mengotomatiskan tindakan tertentu dan merampingkan alur kerja untuk produktivitas yang lebih besar.

Merampingkan Tugas Berulang Dengan Otomatisasi Alur Kerja

Langkah pertama untuk menyetujui alur kerja adalah dengan jelas mendefinisikan fase pekerjaan Anda. Alur kerja kustom membantu Anda menetapkan aturan yang mengarahkan tugas jalur yang harus diambil. Mereka juga akan menentukan pengguna yang dapat mengubah status atau meneruskan tugas. Alur kerja kustom dan persetujuan tugas dapat diotomatisasi dengan menentukan pemicu yang menetapkan tindakan tertentu. Tetapkan pemicu untuk status, prioritas, kemajuan, dan lainnya yang dapat menetapkan pengguna, menghapus pengguna, menetapkan prioritas, persentase proses, dan lainnya.

Dapatkan Pemberitahuan Real-Time untuk Tetap di Atas Persetujuan

Untuk merampingkan alur kerja, pemberi persetujuan harus tahu kapan tugas telah dikirim kepada mereka untuk disetujui. Notifikasi kami memungkinkan pengguna untuk melihat peringatan ini secara real time. Mereka langsung dikirim ke kotak masuk Anda, tetapi juga membuat peringatan di perangkat lunak sehingga Anda tidak perlu meninggalkan alat dan mengganggu alur kerja Anda. Anda dapat menyesuaikan notifikasi untuk melakukan lebih dari sekadar mengingatkan Anda saat persetujuan diperlukan, tetapi juga saat ditugaskan ke tugas, pembaruan kemajuan, perubahan tanggal jatuh tempo, dan banyak lagi.

Fitur lain yang membantu Anda dengan alur kerja adalah data waktu nyata, yang menginformasikan pengambilan keputusan yang lebih baik. Dapatkan tampilan proyek tingkat tinggi dengan dasbor langsung kami. Tidak diperlukan konfigurasi, cukup alihkan untuk melihat kemajuan Anda dalam hal biaya, waktu, beban kerja, dan lainnya. Untuk informasi selengkapnya, laporan yang dapat disesuaikan berfokus pada apa yang ingin Anda lihat. Mereka dapat dengan mudah dibagikan dengan pemangku kepentingan agar tetap diperbarui.

ProjectManager adalah perangkat lunak pemenang penghargaan yang mengotomatiskan alur kerja dan menetapkan pengaturan persetujuan untuk menjaga tim tetap produktif dengan membebaskan mereka dari tugas manual dan berulang. Fitur lain mengelola risiko dan sumber daya untuk lebih membuat Anda tetap di jalur. Bergabunglah dengan tim di NASA, Siemens, dan Nestle yang menggunakan perangkat lunak kami untuk mencapai kesuksesan. Mulailah dengan ProjectManager hari ini secara gratis.