Apa Itu Jejak Audit & Bagaimana Melakukannya

Melacak apa yang Anda lakukan sangat penting untuk eksekusi yang tepat. Tanpa gambaran yang jelas tentang di mana Anda berada, Anda tidak akan pernah memiliki jalan yang jelas ke arah yang Anda inginkan. Mengenai manajemen proyek, jejak audit adalah cara untuk memberikan proyek tepat waktu dan sesuai anggaran.

Jejak audit tidak hanya digunakan dalam manajemen proyek dan melayani banyak industri. Bisnis apa pun dengan transaksi, proses kerja, akuntansi, dan perdagangan dapat memperoleh manfaat dari mengetahui apa itu jejak audit, berbagai jenis jejak audit, dan bagaimana melakukannya.

Apa itu Jejak Audit?

Jejak audit menangkap detail transaksi keuangan, peristiwa kerja, fase pengembangan produk, atau entri buku besar keuangan. Informasi ini dicap dengan tanggal dan waktu pengumpulannya untuk menilai lebih baik dalam konteksnya.

Meskipun digunakan di industri yang berbeda, semua log audit memiliki tujuan yang sama: untuk melacak urutan peristiwa atau tindakan dalam urutan kronologis. Itu bisa berupa transaksi perantara di bidang keuangan, rekam medis di bidang kesehatan dan dokumentasi proses dalam manajemen proyek.

Menggunakan jejak audit dalam manajemen proyek memberikan catatan sejarah proyek yang dapat diakses sebagai penelitian saat merencanakan proyek serupa. Sementara jejak audit dapat dikumpulkan secara manual, sudah menjadi lebih umum bahwa prosesnya dilakukan secara otomatis dengan catatan elektronik.

Lebih dari sekadar catatan sejarah, jejak audit dapat menunjukkan bukti kepatuhan dan integritas operasional. Sebenarnya, mereka melayani banyak tujuan, seperti memberikan informasi untuk audit, tetapi juga menyimpan catatan keuangan, transaksi komunikasi dan banyak lagi. Seperti namanya, jejak audit menyediakan jejak data yang mencakup tanggal, waktu, dan informasi pengguna yang terkait dengan informasi tersebut.

Perangkat lunak manajemen proyek dapat membantu Anda menghasilkan, melacak, dan mengarsipkan jejak audit. ProjectManager adalah perangkat lunak manajemen kerja dan proyek yang menangkap jejak audit secara real time dan memiliki penyimpanan file tak terbatas untuk mengarsipkannya di hub yang mudah diakses. Gunakan fitur pelaporan sekali klik kami untuk menghasilkan audit tepat waktu, tugas, beban kerja, dan banyak lagi. Semua laporan dapat difilter untuk fokus pada data tertentu, mudah dibagikan, dan disimpan untuk referensi di masa mendatang. Mulailah dengan ProjectManager hari ini secara gratis.

Manfaat Jejak Audit

Kemampuan untuk melacak dan mengelola catatan dan menggunakan jejak audit untuk melacak catatan ini ke asalnya sangat membantu karena beberapa alasan. Satu, ini menciptakan lebih banyak akuntabilitas pengguna. Tindakan pengguna secara otomatis direkam dan dapat ditelusuri kembali ke tindakan tersebut, yang mendorong penggunaan yang tepat dan dapat menghindari infeksi oleh virus.

Jika pernah ada investigasi terhadap sesuatu, jejak audit menyediakan cara untuk melihat kapan, siapa, dan apa peristiwa itu. Jejak audit memberi Anda visibilitas ke dalam proses dan dapat digunakan untuk menghindari peretasan di masa mendatang, kegagalan sistem, dan kerusakan data lainnya.

Pada saat yang sama, Anda dapat dengan cepat menangkap perilaku mencurigakan atau akses tidak sah. Ini melindungi kekayaan intelektual Anda, informasi personalia, catatan keuangan, dan banyak lagi. Selain itu, pemantauan secara real time dapat membantu menangkap masalah lain dan mengatasi masalah dengan cepat sebelum menyebabkan kegagalan sistem, kesalahan operasional, atau memungkinkan aktivitas mencurigakan terjadi tanpa bantuan.

Jenis Jejak Audit

Meskipun benar bahwa jejak audit dapat ditemukan di berbagai industri yang berbeda, jenis jejak audit kurang bervariasi. Ada tiga jenis utama dari jejak audit yang masing-masing digunakan untuk industri yang berbeda dan melayani tujuan yang berbeda. Namun, untuk memahami ruang lingkup jejak audit, penting untuk memahami perbedaan antara audit eksternal, internal, dan Internal Revenue Service (IRS).

Audit Eksternal

Audit eksternal dilaksanakan oleh lembaga independen, biasanya akuntan publik bersertifikat (CPA), yang disewa oleh organisasi untuk mendapatkan gambaran yang jelas dan tidak memihak tentang keuangan perusahaan. Ini menawarkan pandangan orang luar tentang posisi keuangan bisnis Anda dan akan membantu Anda mengkonfirmasi temuan internal Anda sendiri.

Audit internal

Audit internal dilakukan dalam bisnis. Ada beberapa jenis audit internal yang berbeda termasuk audit kepatuhan, operasional, keuangan dan teknologi informasi. Pelatihan diperlukan karyawan untuk mengaudit departemen yang berbeda dan memastikan bahwa proses, protokol, dan tugas manajerial dilakukan dengan benar.

Audit IRS

Ini adalah audit yang mungkin akrab (dan ditakuti) oleh kebanyakan orang karena dapat dilakukan baik untuk institusi maupun individu. IRS biasanya akan menargetkan bisnis atau individu dengan audit jika mereka curiga mereka tidak membayar bagian pajak yang adil. IRS sedang mengaudit untuk melihat apakah sebenarnya ada perbedaan antara dokumen keuangan dan jumlah yang tercatat dalam dokumen pajak atau tidak.

Cara Melakukan Jejak Audit: Apa yang Harus Disertakan

Dalam manajemen proyek, penting untuk mencatat semua perubahan pada proyek, rencana kerja, dan tugas. Apa pun jenis audit dan bisnis apa pun yang melakukan audit, ada item tertentu yang perlu disertakan.

Terkait: Ubah Template Log Gratis untuk Excel

Penting untuk menyertakan apa pun yang diperlukan untuk menunjukkan peristiwa apa yang terjadi, siapa orangnya, atau sistem apa yang menyebabkannya. Catatan tersebut menunjukkan apa yang terjadi dengan ID pengguna yang terkait dengannya, program atau perintah yang membuat acara dan apa hasilnya.

Masing-masing item ini harus dicap dengan tanggal dan waktu terjadinya. Pada dasarnya, jejak audit terdiri dari tindakan yang diambil dan perintah yang dilakukan oleh setiap pengguna, file dan sumber daya yang diakses dengan tanggal dan waktu tindakan ini.

Contoh Jejak Audit

Jejak audit bisa sangat sederhana atau kompleks. Jejak audit bisa sesederhana tanda terima untuk pembelian suatu barang. Tanda terima akan memiliki tanggal transaksi, harga, tempat pembelian dan siapa yang terlibat dalam transaksi.

Contoh lain adalah ketika sebuah perusahaan membeli peralatan kantor. Mereka pertama-tama perlu membuat pesanan pembelian untuk mengotorisasi pembelian itu. Dimanapun peralatan yang dijual akan memberikan tagihan dengan rincian tanggal penjualan, jumlah dan deskripsi barang yang dibeli. Ini jejak auditnya.

Bagaimana Anda Memelihara Jejak Audit?

Untuk mempertahankan jejak audit, Anda harus mengumpulkan data, termasuk input berkelanjutan dan pekerjaan manajemen data. Ini sama apakah Anda membuat kebijakan baru, alur kerja, atau mengadaptasi alur kerja yang ada.

Semua masukan dan tindakan dikelola dan direkam sehingga mudah diakses untuk referensi di masa mendatang. Pembuatan jejak audit untuk alur kerja ini melibatkan pemeliharaan hub dokumentasi untuk melacak formulir. Berkas audit harus dipelihara selama umur arsip.

Industri yang Membutuhkan Jalur Audit

Seperti disebutkan sebelumnya, jejak audit diperlukan di banyak industri. Tentu saja, setiap organisasi yang harus tetap patuh dan aman akan membutuhkan jejak audit. Catatan elektronik terutama membutuhkan jejak audit untuk mempertahankan diri dari pelanggaran keamanan dan mempertahankan pelaporan kepatuhan. Ini untuk audit eksternal dan internal.

Organisasi seperti lembaga pemerintah dan universitas menangani data rahasia dan industri lain yang menangani informasi semacam itu akan memerlukan jejak audit. Ini diperlukan untuk melacak catatan atau transaksi di departemen keuangan, akuntansi dan penagihan serta kontrol desain manufaktur dan perawatan kesehatan.

Anda juga akan menemukan kebutuhan akan jejak audit dalam data penelitian klinis, manajemen konten, catatan siswa, e-niaga, investigasi hukum dan penelitian, catatan medis, dan bahkan catatan pemungutan suara dan pemungutan suara. Jejak audit dapat ditemukan di setiap sektor mulai dari pemerintah hingga pendidikan atau organisasi mana pun yang mengelola catatan yang aman.

ProjectManager Membantu dengan Jejak Audit

ProjectManager adalah perangkat lunak manajemen kerja dan proyek yang dapat menghasilkan laporan waktu nyata dan melacak pekerjaan Anda saat itu terjadi untuk membantu Anda menangkap masalah dan menyelesaikannya sebelum menjadi masalah. Gunakan perangkat lunak kami untuk mengelola proyek tetapi juga sebagai hub pusat untuk semua dokumentasi dan catatan Anda. Mereka selalu tersedia di mana pun Anda atau saat Anda bekerja.

Lihat Performa dan Kemajuan Dengan Dasbor Waktu Nyata

Dasbor langsung kami menangkap data waktu nyata dan menghitung informasi secara otomatis. Kemudian menampilkan hasil untuk enam metrik proyek dalam grafik dan bagan yang mudah dibaca. Anda dapat melihat kinerja proyek Anda dalam hal waktu, biaya, dan lainnya. Tidak seperti alat inferior lainnya, tidak diperlukan pengaturan. Audit pekerjaan Anda saat itu terjadi.

Kontrol Proses Dengan Alur Kerja Otomatis

Siapkan alur kerja otomatis untuk memberikan waktu bagi tim Anda untuk mengerjakan hal-hal yang lebih penting sambil memastikan kualitas dan mencatat setiap langkah proses Anda. Anda menentukan berapa banyak pemicu yang ingin Anda buat untuk menghasilkan tindakan, seperti mengubah tag atau penerima tugas. Pengaturan persetujuan tugas memastikan tidak ada status yang berubah hingga anggota tim yang berwenang menyetujuinya. Dengan ProjectManager, Anda memiliki kekuatan untuk menyiapkan jejak audit dengan otomatisasi.

Alat kami memiliki penyimpanan file tanpa batas sehingga Anda dapat menyimpan semua dokumentasi dan catatan penting Anda di satu tempat yang dapat diakses kapan saja dan di mana saja. Gunakan pencarian global kami untuk mempermudah menemukan apa yang Anda cari dengan cepat. Tidak perlu lagi menyisir email atau file lama yang tersembunyi di komputer Anda, semuanya ada di ujung jari Anda.

ProjectManager adalah perangkat lunak manajemen proyek dan pekerjaan pemenang penghargaan yang membantu Anda membuat, mengatur, dan melacak catatan. Platform kolaboratif kami menghubungkan tim di mana saja dan kapan saja sambil membantu mereka bekerja lebih kolaboratif. Dapatkan lebih produktif seperti tim di NASA, Siemens dan Nestle yang menggunakan perangkat lunak kami. Mulailah dengan ProjectManager hari ini secara gratis.