Cara Memastikan Email Anda Terkirim — dan Dibaca

Catatan editor: ini adalah posting tamu dari GlockApps, alat yang kami gunakan secara pribadi dan merekomendasikan kepada semua pelanggan Mailshake untuk memeriksa dan meningkatkan kemampuan pengiriman email dingin mereka.

Bahkan sebelum Anda khawatir tentang memastikan email Anda dibaca, Anda perlu memastikan bahwa mereka benar-benar masuk ke kotak masuk pembaca Anda. Banyak faktor yang dapat memengaruhi apakah email sampai ke tujuan yang diinginkan atau tidak, termasuk domain pengirim, alamat IP, alamat email, dan template email.

Karena penyedia kotak surat sering kali tidak bersedia membantu pengirim dengan masalah keterkiriman email, tidak ada cara mudah untuk mengetahui dengan pasti mengapa email tertentu difilter sebagai spam. Anda dapat menjalankan tes keterkiriman untuk pesan dan mendapatkan skor tinggi untuk IP, domain, dan konten, tetapi masih memiliki tingkat kotak masuk yang rendah.

Untuk membantu memecahkan misteri ini dan membantu pemasar email menentukan hal-hal yang memengaruhi kemampuan pengiriman mereka, saya memutuskan untuk menjalankan studi kasus dengan pengujian email yang sebenarnya. Saya menyelidiki folder spam Gmail dan menemukan pesan yang saya terima dari MarketingProfs, yang sepertinya cocok untuk studi kasus saya. Berikut emailnya:

Saya menjalankan beberapa tes untuk pesan ini menggunakan GlockApps, dan saya berhasil meningkatkan tingkat kotak masuk dari 54% menjadi 90%.

Mari kita lihat lebih dekat apa yang terjadi.

Tes pertama saya adalah mengirim pesan asli melalui server SMTP perusahaan kami dan dari alamat email perusahaan kami. Daftar tes terdiri dari 78 alamat email yang diatur dengan ISP yang berbeda, termasuk 5 besar: AOL, Gmail, Hotmail, Outlook, dan Yahoo.

Hasilnya tidak buruk, tetapi tidak seperti yang ingin kami lihat untuk kampanye email kami:

• Inbox – 54,8% (Inbox rate adalah persentase pesan yang masuk ke inbox)
• Tab – 23,3% (Tingkat tab adalah persentase pesan yang dikirim ke tab kotak masuk yang berbeda seperti Promosi di Gmail atau Newsletter di Netcourrier.com)
• Spam – 17,8% (Spam rate adalah persentase pesan yang dikirim ke folder Spam)
• Tidak ada – 4,1% (Tingkat tidak ada adalah persentase pesan yang tidak terkirim ke kotak surat percobaan)

Berikut adalah rincian dari penyedia utama:

• AOL – Kotak Masuk 100%
• Gmail dan G Suite – Promosi 100%
• Hotmail – 100% Kotak Masuk
• Outlook: 8,33% Kotak Masuk – 91,67% Spam
• Yahoo!Mail – Kotak Masuk 100%

Outlook dan Gmail jelas menonjol sebagai area utama untuk peningkatan.

Saya berpikir tentang bagaimana saya dapat mengoptimalkan email untuk mencapai kotak masuk Outlook dan kotak masuk "Utama" Gmail, dan saya mulai menghapus elemen konten tertentu untuk menguji kemampuan pengiriman setelah setiap perubahan.

Saya menghapus gambar dan mengujinya. Tidak ada perbedaan. Kotak masuk umum, tab, dan tingkat spam hampir sama dengan pengujian pertama, dan pesan masuk ke tab "Promosi" Gmail dan "Spam" di Outlook.

Selanjutnya, saya menghapus teks kecil dengan tautan di atas—itu juga tidak membantu. Saya menghapus dua tautan di konten dan memperpendek footer. Tidak beruntung. Gmail masih menampilkan "Promosi" dan Outlook menunjukkan "Spam."

Kemudian, saya menghapus tombol "Daftar" dan menambahkan satu tautan sebagai gantinya.

Kemampuan pengiriman meningkat!

Lebih banyak email masuk ke kotak masuk daripada tab: Kotak Masuk – 72,6%, Tab – 5,5% dan Spam – 17,8%.

Gmail mengirimkan versi pesan ini ke tab "Utama" untuk hampir semua alamat email percobaan. Namun, Outlook masih mengirimkannya ke spam. Pengujian belum berakhir.

Saya pikir masuk akal untuk mencoba server SMTP lain berikutnya karena reputasi alamat IP pengirim membuat perbedaan. Saya mengirim pesan asli ke daftar pengujian menggunakan akun email perusahaan kami dengan Amazon SES tanpa membuat perubahan apa pun pada konten. Alamat email pengirim sama seperti pada pengujian sebelumnya.

Tingkat Spam untuk pengujian ini menurun secara signifikan: hanya 1,4% vs 17,8% ketika pesan yang sama dikirim melalui server SMTP perusahaan kami.

Di bawah ini adalah hasil dari kedua tes tersebut sehingga Anda dapat melihat sendiri.

Pesan asli yang dikirim melalui SMTP perusahaan:

Pesan asli yang dikirim melalui Amazon SES:

Pengujian ini juga sangat meningkatkan hasil Outlook: pesan dikirim ke kotak masuk untuk semua alamat email pengujian. Namun, Gmail masih mengirim pesan ke "Promosi".

Saya memutuskan untuk menjalankan satu pengujian lagi untuk melihat apakah saya bisa mendapatkan hasil yang lebih baik lagi: Saya menguji pesan yang dioptimalkan dengan mengirimkannya ke daftar benih menggunakan Amazon SES. Hasilnya sangat mengesankan! Tingkat Kotak Masuk melonjak menjadi 90,4%, dan tingkat Tab turun menjadi 4,1%. Saya mendapatkan tingkat Kotak Masuk 100% dengan alamat email Outlook, dan dengan Gmail, hanya 2 dari 14 alamat email uji yang menerima pesan di tab "Promosi".

Pesan yang dioptimalkan dikirim melalui SMTP perusahaan:

Pesan yang dioptimalkan dikirim melalui Amazon SES:

Jadi, apa takeawaynya? Anda tidak akan pernah tahu mengapa pesan Anda berakhir sebagai spam jika Anda tidak mengujinya—pengujian pengiriman email harus menjadi langkah wajib untuk setiap program email. Sebaiknya uji email dengan membuat perubahan sederhana terlebih dahulu, seperti menghapus gambar, tautan, dan tombol, serta menguji setelah setiap perubahan. Ini juga merupakan ide yang baik untuk menguji versi teks biasa dari pesan dan melihat bagaimana kinerjanya. Terkadang, Anda mungkin perlu mengubah template email.

Jika tidak ada yang membantu, Anda mungkin perlu mengubah penyedia layanan email, server SMTP, akun pengirim, atau domain pengirim. Semuanya penting dan dapat membuat perbedaan apakah pesan Anda akan masuk ke kotak masuk penerima atau tidak.

Karena itu, reputasi pengirim Anda adalah kunci utama kesuksesan. Reputasi pengirim dihitung oleh setiap ISP berdasarkan metrik seperti:

• Volume email yang dikirim dari domain/IP
• Frekuensi pengiriman (lalu lintas yang konsisten atau pengiriman besar dengan interval diam yang lama)
• Persentase email bouncing (persentase tinggi menandakan praktik pengelolaan daftar yang buruk)
• Persentase email yang dilaporkan sebagai spam oleh pengguna (persentase tinggi menandakan email yang tidak diminta
• Persentase hit perangkap spam (persentase tinggi menandakan metode akuisisi email yang buruk)

Jika Anda melihat penurunan signifikan yang tidak dapat dijelaskan dalam rasio buka email Anda yang tidak membaik dari waktu ke waktu atau semakin buruk, kemungkinan itu adalah masalah reputasi pengirim.

Mulailah dengan menguji kemampuan pengiriman Anda dengan alat pengujian email seperti GlockApps. Jika tingkat Spam tinggi, berikut adalah langkah-langkah yang dapat Anda ambil untuk memulihkan reputasi pengirim Anda:

1. Verifikasi konfigurasi domain Anda

Jika domain Anda memiliki masalah dengan autentikasi (SPF, DKIM, atau DMARC), banyak penyedia kotak surat akan memfilter email Anda ke folder spam.

2. Analisis data DMARC

Laporan DMARC memungkinkan Anda mendapatkan lebih banyak visibilitas di semua sumber email yang mengirim email atas nama domain Anda. Anda akan dapat mengetahui apakah domain Anda digunakan oleh penipu email atau spammer, dan Anda dapat menghentikan pemalsuan email dengan menerapkan kebijakan p=reject DMARC.

Selain memblokir upaya spoofing, penegakan DMARC akan memungkinkan Anda menggunakan BIMI, atau Indikator Merek untuk Identifikasi Pesan, standar untuk pengenalan merek. BIMI adalah standar baru yang dapat digunakan pengirim untuk membuat klien email menampilkan logo mereka di sebelah alamat email Dari di kotak masuk penerima. BIMI membantu memastikan visibilitas email, pengenalan merek, dan pengiriman karena penyedia kotak surat lebih percaya pada pengirim dengan otentikasi email yang kuat.

3. Periksa IP Anda

Periksa alamat IP pengiriman Anda terhadap daftar hitam populer, terutama jika Anda mengirim dari IP khusus. Jika masuk daftar hitam, lakukan proses delisting.

4. Kelola daftar email Anda

Verifikasi daftar Anda dan hapus email hard bounce. Tangani email bouncing, email FBL, dan pengguna yang berhenti berlangganan secara tepat waktu.

5. Panaskan kembali domain/IP Anda

Segmentasikan daftar email Anda berdasarkan email yang dibuka dan pindahkan penerima paling aktif yang membuka pesan Anda selama 3-6 bulan terakhir ke daftar baru. Kalau sering kirim pakai jangka waktu 3 bulan, kalau jarang kirim pakai jangka waktu 6 bulan. Kirim email ke daftar yang paling aktif saja. Jika daftarnya besar, mulailah dengan 1.000 email per pengiriman dan gandakan volume setiap kali.

6. Periksa konten Anda

Jalankan pesan Anda melalui filter spam untuk melihat apakah pesan tersebut berisi tautan berisiko, HTML, lampiran, dan bagaimana skornya. Pastikan untuk mengirim konten yang relevan. Jika Anda memiliki jenis langganan yang berbeda, hormati pilihan penerima.

Bagaimana GlockApps Membantu

Alat GlockApps dapat membantu Anda memahami dan menerapkan SPF, DKIM, dan DMARC untuk membantu organisasi Anda dengan pengiriman email.

GlockApps menyediakan monitor DMARC untuk membuat data DMARC Anda dan menerima data tentang sumber email Anda yang mengirim pesan yang sesuai dan tidak sesuai dengan SPF, DKIM, dan DMARC.

GlockApps memiliki alat SPF gratis tempat Anda dapat memasukkan domain dan memeriksa data SPF-nya. Anda juga dapat menggunakan BIMI Inspector gratis di GlockApps untuk memeriksa domain yang disediakan untuk data BIMI.

Alat ini akan menjalankan sejumlah pemeriksaan diagnostik terhadap catatan untuk memastikan kepatuhannya terhadap standar dan ketersediaan logo untuk penyedia kotak masuk. Inspektur BIMI juga memungkinkan Anda untuk membuat catatan BIMI dengan sertifikat VMC (opsional saat ini tetapi akan diperlukan ketika sertifikat VMC menjadi wajib).

Terakhir, alat pengujian email GlockApps memberikan analisis mendalam tentang infrastruktur pengiriman, HTML, dan header email Anda serta memberikan visibilitas tentang penempatan email dengan penyedia kotak masuk populer. Anda akan menerima langkah-langkah yang dapat ditindaklanjuti untuk diikuti guna mengoptimalkan dan meningkatkan kemampuan pengiriman email Anda.

Pikiran Akhir

Mengikuti praktik email terbaik, memantau kesehatan sistem pengiriman Anda, menguji, dan mengoptimalkan pesan email Anda adalah kunci jika Anda ingin berhasil. Diperlukan waktu berbulan-bulan untuk melihat peningkatan dalam pengiriman kotak masuk Anda, tetapi semuanya akan sia-sia karena jika Anda tidak menekan kotak masuk, maka tidak ada hal lain yang penting!

Julie Gulevich

Julia Gulevich adalah pakar pemasaran dan pengiriman email serta konsultan layanan layanan pelanggan di G-Lock Software dengan pengalaman lebih dari 15 tahun. Dia adalah penulis banyak artikel, surat kabar, dan ebook tentang pemasaran email, pembuatan daftar, dan pengiriman email.