Perawatan Backlog Produk

Baik Anda menyebutnya penyempurnaan backlog atau perawatan backlog, itu adalah tugas penting bagi manajer produk dan tim mereka. Akan selalu ada product backlog, tetapi tidak semua item pada backlog itu sama.

Apa itu Backlog Grooming?

Perawatan backlog memungkinkan manajer produk atau pemilik produk untuk memastikan bahwa ada jumlah item yang sesuai pada daftar backlog produk mereka, dan bahwa mereka terdaftar dalam urutan prioritas.

Backlog grooming bukanlah aktivitas satu kali, tetapi aktivitas yang secara teratur ditinjau kembali dan dapat dijadwalkan sebagai proyek yang sedang berlangsung, biasanya oleh pemilik produk, manajer produk, dan pemangku kepentingan terkait.

Apa Itu Backlog Grooming Meeting?

Pertemuan perawatan backlog adalah salah satu dari 5 pertemuan tangkas atau upacara scrum. Dikenal dengan banyak nama seperti backlog grooming, backlog refinement atau backlog management.

Apa pun nama yang ingin Anda gunakan, tujuan sesinya sama: membersihkan backlog untuk membantu membuat transisi yang mulus dari satu sprint tangkas ke sprint berikutnya. Ini adalah aktivitas yang telah diadopsi secara luas dalam manajemen proyek scrum dan tangkas.

Saat pra-perencanaan, tim akan menghapus cerita dan tugas pengguna yang sudah usang. Mereka juga akan menambahkan cerita pengguna baru yang diperlukan karena wawasan yang baru ditemukan dari pengguna. Jika ada cerita pengguna besar, yang disebut epos, ini dipecah menjadi yang lebih kecil. Tim juga akan mengevaluasi kembali prioritas dan menyusun ulang cerita pengguna sesuai kebutuhan.

Itu banyak backlog grooming dan perangkat lunak manajemen proyek dapat membantu mengatur perubahan dan mengomunikasikannya. ProjectManager adalah perangkat lunak manajemen proyek dan pekerjaan berbasis cloud yang memiliki fleksibilitas yang dibutuhkan tim scrum untuk penyempurnaan backlog. Papan kanban kami memungkinkan tim mengelola backlog mereka dan kemudian berkolaborasi secara real time untuk merencanakan sprint. Manajer mendapatkan transparansi dalam proses tim mereka dan dapat mengalokasikan kembali sumber daya untuk menghindari kemacetan.

Siapa yang Harus Menghadiri Pertemuan Backlog Grooming?

Proses backlog grooming biasanya diarahkan oleh pemilik produk atau manajer produk. Mereka cenderung memimpin rapat dan memastikan semuanya berjalan dengan baik. Siapapun yang memfasilitasi backlog grooming jelas hadir. Adapun yang lain, itu dapat bergantung pada organisasi Anda dan seberapa terikat dengan scrum dan manajemen proyek yang gesit itu.

Seringkali kesuksesan pelanggan, dukungan dan tim QA memiliki perwakilan di sana. Mereka dapat menawarkan wawasan tentang prosesnya. Namun, tidak disarankan untuk melibatkan terlalu banyak orang dalam proses kolaboratif ini. Ini dapat dengan mudah menjadi berlebihan dan tidak produktif. Itu sebabnya tim scrum menggunakan perangkat lunak manajemen proyek untuk memfasilitasi kolaborasi tim.

Terkait: Perbandingan Perangkat Lunak Manajemen Proyek Terbaik untuk 2022

Aktivitas Backlog Grooming

Proses backlog grooming mencakup banyak tugas. Manajer produk harus menyeimbangkan kebutuhan pemangku kepentingan, tim, dan tujuan proyek mereka. Tentu saja, mereka perlu memperhitungkan sumber daya mereka dan kekuatan alat manajemen proyek mereka. Beberapa kegiatan yang diperlukan untuk backlog yang sehat diuraikan di bawah ini.

Hilangkan dan Tambahkan Cerita Pengguna

Salah satu manuver perawatan backlog yang lebih mendasar adalah menyingkirkan cerita pengguna yang tidak lagi relevan. Ini hanya akan menghalangi kemajuan Anda. Namun, karena beberapa cerita pengguna meninggalkan backlog, yang lain akan menjadi penting untuk disertakan. Selama proyek, kebutuhan baru akan muncul, dan sebagai tanggapan, cerita pengguna baru tersebut harus ditambahkan ke backlog.

Perbarui Prioritas dan Perkiraan

Pada saat yang sama, prioritas akan berubah. Ini harus tercermin dalam backlog produk dan daftar cerita pengguna. Oleh karena itu, backlog grooming adalah penilaian ulang rutin terhadap prioritas cerita pengguna ini. Perkiraan juga akan berubah. Perubahan ini harus tercermin dalam backlog. Waktu dapat menyusut atau meluas saat informasi baru ditemukan, dan perubahan itu harus diperbarui secara berkala.

Memisahkan Cerita Pengguna

Juga, Anda ingin memecah cerita pengguna yang menjadi lebih besar dari yang seharusnya, yang disebut pemisahan. Ini dilakukan untuk cerita pengguna yang memiliki prioritas tinggi tetapi terlalu besar untuk muat dengan nyaman di iterasi yang akan datang.

Manfaat Backlog Grooming

Mungkin Anda berpikir semua perawatan ini lebih merepotkan daripada nilainya. Mungkin Anda seorang penunda yang suka menunggu sampai menit terakhir untuk mendapatkan semua tugas berbaris untuk sprint berikutnya. Nah, tentu saja ada manfaat dari backlog grooming secara teratur, dan beberapa manfaat tersebut disinggung di bawah ini.

1. Meningkatkan Efisiensi Tim

Motivasi terbesar untuk terlibat dalam backlog grooming adalah untuk membantu tim terus maju dan meningkatkan produktivitas secara keseluruhan. Karena cerita pengguna sudah terdefinisi dengan baik, ini tidak perlu diskusi lebih lanjut.

Namun, perencanaan sprint itu penting, dan backlog yang lebih baik akan membantu merencanakannya dengan lebih efisien. Itu tidak berarti backlog terbebani oleh detail, itu hanya perlu siap untuk bekerja.

2. Mengelola Backlog Chaos

Backlog terus ditambahkan, baik oleh manajer produk atau, tergantung pada organisasi Anda, penguji QA, pengembang, atau anggota tim lainnya. Hal ini dapat menyebabkan backlog longgar dan berantakan.

Oleh karena itu, backlog grooming adalah cara untuk mengambil daftar yang tampaknya kacau dan membersihkannya sehingga menjadi daftar tugas yang mudah dikelola dan lebih mudah digunakan oleh tim.

3. Membuat Semua Orang Diperbarui

Manfaat lain dari backlog grooming adalah cara bagi semua orang untuk melihat posisi tim produk dalam hal fitur, proyek, perbaikan bug, dan peningkatan yang berbeda. Ini adalah cara untuk menjaga transparansi di antara semua anggota tim, memastikan bahwa tidak satu pun dari mereka yang mengetahui keadaan saat ini.

Dengan backlog yang rapi, tidak ada yang perlu bertanya kepada orang lain apa yang terjadi. Semakin sedikit interupsi, semakin produktif pekerjaannya.

4. Memberikan Info Baru

Backlog grooming juga merupakan alat komunikasi. Banyak orang yang menggunakan backlog, dan ketika diperbarui, informasi tersebut disebarkan ke seluruh tim. Itu berarti bahwa setiap orang berada di halaman yang sama, tetapi juga jalan dua arah. Tim informasi menerima umpan balik dan backlog juga menangkap umpan balik dari pelanggan selama demo langsung.

Praktik Terbaik Backlog Grooming

Sebagaimana dicatat, backlog grooming sedang berlangsung. Biasanya, pemutakhiran ini dilakukan saat pertemuan dengan pemangku kepentingan terkait. Pemilik produk akan memimpin rapat dan meminta semua orang memeriksa cerita pengguna yang ada untuk memutuskan mana dari mereka yang dapat dikeluarkan dari daftar simpanan. Cerita pengguna dapat ditambahkan saat ini juga, atau cerita pengguna dibagi untuk membuatnya lebih mudah dikelola. Berikut adalah beberapa tips untuk membuat kemajuan lebih efektif.

Buatlah dalam

Advokat tangkas Roman Pichler datang dengan akronim DEEP, yang berarti rinci tepat, diperkirakan, muncul dan diprioritaskan. Ini menggambarkan backlog yang dikelola dengan baik.

“Rinci dengan tepat” berarti bahwa item dengan prioritas lebih tinggi harus memiliki lebih banyak detail daripada item dengan prioritas lebih rendah. Item backlog harus "diperkirakan" untuk memahami biaya implementasi. “Emergent” menyatakan bahwa backlog bersifat dinamis dan selalu berpindah dari ide ke pekerjaan yang sudah selesai. "Prioritaskan" berbicara tentang item mana yang paling penting dan harus ditangani sebelum yang lain. Ini berada di bagian atas daftar, yang bergerak turun ke prioritas terendah terakhir.

Memiliki Rapat yang Lebih Baik

Pekerjaan backlog grooming biasanya dilakukan dalam sebuah rapat, sehingga melakukan rapat tersebut lebih efisien membuat backlog menjadi lebih efisien. Karena itu, Anda tidak harus selalu mengundang semua orang. Satu-satunya orang yang penting adalah pemilik produk. Setelah itu, undang hanya mereka yang relevan pada saat itu. Jika diperlukan masukan dari orang lain yang tidak diperlukan pada rapat, maka dapatkan informasi tersebut sebelum rapat.

Seperti halnya pertemuan apa pun, bersiaplah. Miliki agenda dengan tujuan yang dinyatakan dengan jelas dan pastikan semua yang berkumpul menyadari apa tujuan itu dan bagaimana mereka diharapkan berkontribusi untuk mencapainya. Terakhir, buat rapat tetap singkat. Meskipun rapat cenderung berlangsung lama, sebaiknya tetap singkat. Tahu apa yang harus dilakukan, dan hanya bertemu mungkin setiap dua minggu selama satu atau dua jam.

Ingat Pelanggan

Backlog grooming harus memiliki pedoman untuk diikuti dan pemandu selalu pelanggan. Pikirkan tentang mereka sebagai prioritas backlog. Pelanggan dapat menjadi seperti aturan yang dengannya semua hal lain diukur. Produk diproduksi untuk pelanggan dan oleh karena itu pelanggan adalah tujuan untuk selalu terlihat.

Identifikasi Dependensi

Terkadang ada cerita atau tugas pengguna yang tidak dapat dimulai hingga yang lain selesai. Ketergantungan ini, jika tidak diidentifikasi, dapat memblokir anggota tim dan menunda kemajuan. Jadi, pastikan untuk mengidentifikasi dependensi apa pun saat backlog grooming.

Miliki Dua Sprint Senilai Cerita untuk Dikerjakan

Ketika selesai dengan sesi perawatan backlog harus ada dua sprint senilai cerita pengguna yang siap dikerjakan oleh tim. Dengan cara ini mereka memiliki cukup pekerjaan untuk membuat mereka tetap terlibat sampai perawatan simpanan berikutnya dan juga pekerjaan yang harus dilakukan jika prioritas bergeser.

Dengarkan Selama Proses Penyempurnaan

Nasihat ini baik untuk berbagai situasi, baik pribadi maupun profesional, dan betapapun diulanginya nasihat itu selalu mendapat perhatian lebih lanjut. Sementara agenda dengan tujuan yang dinyatakan sangat penting untuk perawatan backlog cerdas, itu tidak berarti itu ditulis di batu. Pemilik produk harus tetap berpikiran terbuka dan mendengarkan apa yang dikatakan tim, mungkin menyesuaikan seperlunya.

Jadilah Profesional

Dalam pertemuan backlog grooming, akan ada pendapat yang berbeda, tetapi semua orang di tim bekerja untuk menciptakan produk terbaik. Mereka mungkin berselisih tentang bagaimana melakukan itu, tetapi motivasi mereka adalah semangat dan pengalaman. Pemilik atau manajer produk harus mengingat hal ini dan bertindak baik terhadap semua orang. Biarkan semua orang didengar dan dihormati, tetapi tetap fokus pada tim.

Bagaimana ProjectManager Membantu dengan Backlogs

ProjectManager adalah perangkat lunak manajemen proyek dan pekerjaan pemenang penghargaan yang menghubungkan tim scrum dan memfasilitasi proses perawatan produk. Tetapi menghubungkan tim jauh lebih banyak di mana pun mereka berada, bagaimana mereka bekerja, atau di departemen apa mereka berada. Perangkat lunak hibrida kami berarti bahwa tim yang gesit dan tradisional dapat bekerja bersama secara lebih produktif.

Mengotomatiskan Proses untuk Kontrol Kualitas dan Produktivitas

Buat tim Anda tetap fokus pada sprint mereka dengan otomatisasi alur kerja dan persetujuan tugas. Manajer dapat mengatur sebanyak mungkin pemicu yang mereka inginkan yang melepaskan tindakan spesifik, membebaskan tim mereka dari kesibukan. Untuk memastikan bahwa tidak ada cerita pengguna yang diselesaikan dengan tidak benar, ada persetujuan tugas sehingga hanya mereka yang berwenang untuk mengubah status tugas yang dapat memindahkannya ke kolom selesai di kanban Anda.

Beberapa Tampilan untuk Kolaborasi yang Lebih Baik

Kanban adalah favorit tim scrum tetapi terkadang Anda bekerja dengan departemen yang memiliki metodologi yang lebih tradisional. Alat hibrid kami memiliki beberapa tampilan proyek yang memungkinkan semua orang bekerja sesuai keinginan mereka. Bagan Gantt untuk perencanaan, daftar tugas untuk pekerjaan Anda sendiri, lembar kerja dan tampilan kalender—bekerja sesuai keinginan Anda. Semua data diperbarui secara real time di semua tampilan sehingga ada satu sumber kebenaran yang membuat semua orang berada di halaman yang sama.

Perangkat lunak kami memungkinkan Anda untuk terus memperbarui semua orang di tim saat Anda mengubah item di backlog Anda. Anggota tim lainnya langsung diberitahu tentang perubahan dengan peringatan email. Semua orang tetap dalam lingkaran. Anggota tim juga diperingatkan saat mereka diberi tugas. Jika ada perubahan tanggal jatuh tempo, Anda akan mengetahuinya dan dapat menyesuaikan sprint Anda. Komunikasi selalu jelas dengan ProjectManager.

Perawatan backlog adalah cara untuk memotong inefisiensi dan bekerja lebih produktif. ProjectManager adalah perangkat lunak manajemen proyek berbasis cloud dengan fitur yang membantu manajer produk dengan perawatan simpanan dan banyak lagi. Papan Kanban mengumpulkan cerita pengguna dan membagikannya di antara tim, yang kemudian dapat memperbarui kemajuan mereka di mana saja dan kapan saja untuk membuat semua orang bekerja secara kolaboratif. Cobalah sendiri dengan uji coba 30 hari gratis ini.