Penyempurnaan Backlog: Panduan Singkat Dengan Contoh

Saat bekerja di lingkungan yang gesit, tim melakukan sprint, periode waktu singkat di mana Anda menyelesaikan tugas. Tim scrum memilih pekerjaan ini dengan melihat backlog mereka.

Backlog adalah daftar prioritas kiriman yang harus diselesaikan selama proyek. Kerangka kerja scrum memungkinkan tim untuk mengeksekusi dalam manajemen proyek yang gesit, backlog sangat penting dan penyempurnaan backlog membuat pekerjaan terus mengalir.

Apa itu Penyempurnaan Backlog?

Penyempurnaan backlog produk adalah proses dimana tim scrum menjaga backlognya dengan baik. Menjelang akhir sprint, tim scrum akan bertemu dan memeriksa backlog mereka untuk memastikan siap untuk sprint yang akan datang.

Selama pertemuan perbaikan backlog, tim scrum dan pemilik produk berbicara tentang item teratas pada backlog produk. Tim scrum akan memiliki waktu untuk mengajukan pertanyaan yang normal untuk setiap perencanaan sprint.

Penyempurnaan backlog produk jelas bukan upaya satu kali, tetapi proses berkelanjutan antara pemilik produk dan tim pengembangan. Ini adalah tempat di mana mereka dapat berkolaborasi untuk memastikan backlog produk bersih dan teratur.

Itu bisa berarti menghapus cerita dan tugas pengguna yang sudah ketinggalan zaman, menambahkan cerita pengguna baru yang berasal dari wawasan yang baru ditemukan, atau memecah cerita pengguna yang lebih besar menjadi lebih kecil. Anda dapat menyusun ulang cerita pengguna di backlog Anda, atau menjelaskannya dengan lebih baik untuk menghindari masalah di kemudian hari. Tugas dan perkiraan mungkin berubah dan Anda dapat mengidentifikasi dan menghapus penghalang jalan jika memungkinkan.

Anda dapat melihat penyempurnaan backlog sebagai sarana untuk saling pengertian antara pemilik produk dan tim scrum. Pemahaman ini terfokus pada produk, tentu saja, dan apa yang akan atau tidak akan dilakukan. Kemudian, Anda memutuskan jumlah upaya yang diperlukan untuk menerapkan, serta urutan untuk melakukannya.

Perangkat lunak manajemen proyek mampu menangkap pertemuan penyempurnaan backlog produk ini dan mewakili alur kerja secara visual di papan kanban. ProjectManager adalah perangkat lunak manajemen kerja berbasis cloud yang memiliki papan kanban dinamis yang memiliki alur kerja khusus dan persetujuan tugas untuk menetapkan siapa yang memiliki wewenang untuk menyetujui dan meneruskan tugas. Dan semua ini dilakukan secara real time yang kolaboratif ke inti. Mulailah dengan ProjectManager hari ini secara gratis!

Apa Tujuan Penyempurnaan Backlog?'

Tujuan penyempurnaan backlog adalah untuk menyiapkan product backlog untuk sprint berikutnya. Hal ini dilakukan oleh tim scrum yang memiliki kesempatan untuk mengajukan pertanyaan kepada pemilik produk.

Beberapa dari pertanyaan ini kemungkinan akan mencakup:

• Apa yang harus kami lakukan jika pengguna memasukkan data yang tidak valid di sini?
• Apakah semua pengguna diizinkan untuk mengakses bagian sistem ini?
• Bagaimana jika A, B atau C terjadi?

Pertanyaan-pertanyaan ini penting untuk ditanyakan sebelum sprint berikutnya, karena memberikan kesempatan kepada pemilik produk untuk menjawabnya. Ini sangat membantu untuk pertanyaan yang memerlukan penelitian dan pemilik produk akan kembali untuk menjawabnya nanti.

Jaga Backlog Anda Rapi

Salah satu alasan terbesar untuk memiliki penyempurnaan jaminan simpanan produk adalah karena jaminan simpanan Anda tetap bersih. Backlog bisa mendapatkan masukan dari sejumlah sumber. Semakin besar organisasi Anda, semakin banyak masukan yang mungkin diterimanya. Itu dapat menyebabkan kekacauan item backlog tanpa sajak atau alasan. Menjaga backlog Anda rapi membuatnya lebih efisien.

Penyempurnaan backlog juga membuat hal-hal tetap relevan. Anda ingin jaminan simpanan produk Anda ditumpuk dengan cerita pengguna yang relevan yang didokumentasikan dengan baik dan diprioritaskan dengan benar sehingga bernilai bagi pelanggan dan perusahaan Anda. Ingat, hanya item-item di backlog yang akan dibangun tetapi hanya karena ada di backlog tidak berarti harus dieksekusi.

Memfasilitasi Kolaborasi yang Lebih Baik

Menjaga tim produk diperbarui adalah tujuan lain dari perbaikan simpanan. Tanpa kejelasan backlog, bisa terjadi miskomunikasi atau keputusan produk yang buruk, yang keduanya akan merugikan proyek. Memiliki backlog yang disempurnakan akan mendukung komunikasi yang efektif di antara tim dan membuat semua orang tetap pada halaman yang sama dalam hal fitur baru, bug apa pun yang telah ditemukan, wawasan pengguna, dll.

Terakhir, backlog grooming membantu tim scrum bekerja lebih cepat. Organisasi dan komunikasi yang lebih baik yang disertai dengan penyempurnaan backlog mengurangi waktu yang dihabiskan manajer produk dan pemilik produk untuk merencanakan sprint. Hal ini memungkinkan tim scrum untuk bekerja lebih produktif.

Proses Penyempurnaan Backlog Produk

Dengan memiliki proses penyempurnaan backlog produk, Anda menciptakan hasil yang DEEP, yang merupakan akronim yang dibuat oleh Roman Pichler, pakar manajemen produk yang berspesialisasi dalam produk digital dan praktik tangkas.

DEEP singkatan rinci, muncul, diperkirakan dan diprioritaskan. Anda ingin lebih detail untuk cerita pengguna di backlog Anda. Menambahkan, mengubah, atau menghapus item akan menghasilkan wawasan baru. Setiap item pada backlog diperkirakan dan diprioritaskan.

Itulah hasil dari proses penyempurnaan. Berikut adalah langkah-langkah yang diperlukan untuk sampai ke sana.

Penemuan Produk

Proses dimana tim produk menyaring ide-ide mereka pada peta jalan produk dengan pemahaman yang lebih dalam tentang apa masalah pengguna yang sebenarnya dan kemudian mencari cara terbaik untuk menyelesaikannya.

Identifikasi Item yang Akan Dihapus

Lihat backlog produk dan lihat poin cerita pengguna mana yang memiliki nilai sekali tetapi tidak lagi relevan dan anggota tim dapat menghapusnya dari daftar.

Tingkatkan Kejelasan

Tingkatkan komunikasi dengan menambahkan detail pada persiapan dan implementasi item yang masih ada di backlog produk Anda, seperti kendala, kasus tepi (masalah yang hanya terjadi pada parameter operasi ekstrem) dan kriteria penerimaan.

Perincian Item Besar

Sederhanakan backlog Anda dengan mengambil cerita pengguna besar yang dapat dipecah menjadi yang lebih kecil dan melakukannya untuk menambah fokus dan pengelolaan item Anda.

Ukuran Item

Tinjau kembali produk dan pastikan tidak ada item kerja yang disimpan di sana lebih lama dari yang diperlukan sehingga setiap item bernilai.

Prioritaskan Item

Tentukan urutan item jaminan Anda harus dieksekusi dan tinjau kembali prioritasnya saat Anda mendapatkan detail dan wawasan lebih lanjut.

Identifikasi Risiko

Cari tahu risiko atau hambatan apa yang melekat dalam cerita pengguna yang hampir Anda implementasikan dan rencanakan cara menghindari masalah tersebut.

Rapat Penyempurnaan Backlog

Sebelum sprint, tim scrum bertemu dan mendiskusikan penyempurnaan backlog, itulah sebabnya sering disebut sebagai pertemuan penyempurnaan backlog. Biasanya dimulai dengan pemilik produk yang menunjukkan kepada tim scrum item backlog produk apa yang perlu diperbaiki. Ini membuka diskusi antara pemilik produk dan tim scrum. Mereka kemudian memutuskan cerita pengguna mana yang membutuhkan perawatan produk.

Perencanaan sprint berbeda dengan penyempurnaan backlog. Saat sprint planning, tim scrum mengerjakan item prioritas dari backlog dan fokus pada klarifikasi lebih detail, pemodelan ringan, re-estimasi, membuat sprint goal dan sprint backlog.

Setiap orang dalam pertemuan memiliki peran untuk dimainkan. Pemilik produk bertanggung jawab untuk membangun produk yang tepat. Anggota tim pengembangan bertanggung jawab untuk mengeksekusi item dengan benar. Scrum master, yang memandu proses, ada di sana untuk mendengarkan umpan balik dan menawarkan panduan selama sesi penyempurnaan backlog.

Pertemuan penyempurnaan backlog sangat penting untuk setiap proses penyempurnaan backlog produk yang sukses. Pemilik produklah yang memimpin rapat dan meskipun diskusi sering kali panjang, hal itu tidak boleh lebih dari sekadar memperoleh lebih banyak pengetahuan tentang topik tersebut. Diskusi ini harus didokumentasikan untuk digunakan di masa mendatang dalam sesi perawatan simpanan lainnya.

Bagaimana ProjectManager Membantu Penyempurnaan Product Backlog

ProjectManager adalah manajemen kerja berbasis cloud untuk tim hibrid yang kolaboratif hingga ke inti dan menyediakan satu sumber kebenaran yang membuat semua orang di tim produk pada halaman yang sama. Data waktu nyata membantu Anda membuat keputusan yang lebih berwawasan saat dalam rapat penyempurnaan backlog, yang menghasilkan sprint yang lebih sukses.

Beberapa Tampilan Proyek

Papan Kanban adalah alat yang disukai saat mengelola simpanan, tetapi itu juga dapat dilakukan pada daftar tugas. Orang bekerja secara berbeda dan alat kami dirancang untuk mengakomodasi berbagai gaya kerja dengan beberapa tampilan proyek. Departemen lain mungkin menggunakan bagan Gantt, lembar atau kalender untuk melacak proyek. Apa pun tampilan yang mereka gunakan, data yang mereka lihat adalah yang terkini dan dalam waktu nyata untuk membuat semua orang tetap pada halaman yang sama.

Dapatkan Data Real-Time dengan Dasbor

Setiap tampilan proyek dimasukkan secara otomatis ke dasbor langsung, yang tidak memerlukan penyiapan yang memakan waktu seperti yang akan Anda temukan di perangkat lunak lain. Dasbor waktu nyata menangkap data dan secara otomatis menghitung informasi untuk ditampilkan dalam grafik dan bagan yang mudah dibaca. Pemilik produk dapat melihat enam metrik proyek kapan pun mereka ingin memantau sprint dan menghapus penghalang apa pun yang mereka temukan.

Hasilkan Laporan Tepat Waktu

Pelaporan sekali klik masuk lebih dalam ke data dan membantu pemilik produk membuat keputusan yang berwawasan luas. Laporan tepat waktu, tugas, dan lainnya semuanya dapat difilter untuk hanya menampilkan apa yang ingin Anda lihat. Kemudian mereka dapat disimpan sebagai PDF atau dicetak dan dibagikan dengan para pemangku kepentingan agar mereka terus diperbarui dalam perkembangannya.

Pemberitahuan email secara otomatis dipicu setiap kali anggota tim membuat komentar atau item di backlog diperbarui. Tetapi Anda juga memiliki peringatan dalam aplikasi sehingga Anda tidak perlu meninggalkan alat Anda untuk tetap diperbarui. Ini membuat Anda terus bekerja pada sprint Anda dan menyesuaikannya sesuai dengan data terkini, yang meningkatkan produktivitas.

ProjectManager adalah perangkat lunak manajemen kerja hibrida pemenang penghargaan yang menghubungkan tim scrum serta semua orang dalam organisasi. Ini adalah salah satu alat yang bekerja di lingkungan yang gesit, tradisional, dan hibrid untuk membuat semua orang tetap bekerja bersama di mana pun mereka berada atau bagaimana mereka bekerja. Bergabunglah dengan lebih dari 35.000 pengguna di NASA, Siemens, dan Nestles yang telah memberikan kesuksesan dengan alat kami. Mulai hari ini gratis!