Dasar-dasar Manajemen Biaya

Apa itu Manajemen Biaya?

Manajemen biaya adalah proses perencanaan dan pengelolaan anggaran bisnis atau proyek. Dalam kasus proyek, ini membantu manajer proyek memperkirakan berapa biaya proyek dan mengatur kontrol untuk mengurangi kemungkinan proyek melebihi anggaran.

Manajemen biaya adalah salah satu tanggung jawab paling penting dari seorang manajer proyek; proyek selalu membutuhkan sumber daya seperti bahan, tenaga kerja dan peralatan, yang menghasilkan biaya. Biaya tersebut harus diperkirakan dan dikendalikan sepanjang siklus hidup proyek untuk menyelesaikan proyek.

Manajemen biaya yang efektif membutuhkan perangkat lunak yang tepat. ProjectManager adalah alat yang sempurna untuk melacak biaya proyek, sumber daya, dan beban kerja. Bagan Gantt, kalender proyek, dan lembar waktu kami memungkinkan Anda mengelola biaya, waktu, dan tugas di satu tempat. Mulai gratis.

Bagaimana Mengelola Biaya Proyek dalam 4 Langkah

Empat langkah di bawah ini menguraikan bagaimana proses manajemen biaya bekerja dalam manajemen proyek.

1. Perencanaan Sumber Daya

Perencanaan sumber daya adalah proses peramalan kebutuhan sumber daya masa depan untuk bisnis, proyek atau ruang lingkup pekerjaan. Untuk membuat rencana sumber daya, Anda harus mulai dengan mendefinisikan ruang lingkup proyek, dokumen yang merinci aktivitas proyek yang akan dilakukan.

Setelah aktivitas proyek ditentukan, manajer proyek biasanya mengandalkan data historis, pendapat ahli, dan alat perencanaan sumber daya seperti struktur perincian sumber daya (RBS) untuk memperkirakan sumber daya yang akan dibutuhkan.

2. Perkiraan Biaya

Perkiraan biaya terdiri dari menetapkan biaya ke sumber daya yang Anda butuhkan untuk melaksanakan proyek Anda, seperti tenaga kerja, bahan dan peralatan. Estimasi biaya adalah salah satu langkah paling penting dalam proses manajemen biaya karena menetapkan dasar untuk anggaran proyek Anda. Ada beberapa teknik estimasi biaya yang dapat Anda gunakan tergantung pada karakteristik proyek Anda.

3. Penganggaran Biaya

Berdasarkan perkiraan biaya Anda, Anda sekarang dapat membuat anggaran proyek, yang merupakan jumlah dari semua biaya proyek Anda. Pastikan untuk memasukkan semua jenis biaya proyek, termasuk biaya langsung, tidak langsung, tetap dan variabel. Anggaran proyek juga harus mencakup cadangan kontinjensi jika ada pekerjaan yang perlu dilakukan ulang, atau ada risiko yang menimpa proyek dan strategi mitigasi risiko perlu diambil.

Setelah proyek dimulai, anggaran proyek adalah dasar yang digunakan untuk membandingkan biaya aktual vs. perkiraan biaya. Oleh karena itu, anggaran proyek memungkinkan manajer proyek untuk dengan cepat memahami jika biaya mereka terlalu tinggi dan jika ada risiko pembengkakan biaya.

4. Pengendalian Biaya

Pengendalian biaya mengacu pada semua kegiatan, pedoman dan prosedur yang diambil untuk meminimalkan dan melacak biaya proyek. Kontrol biaya yang buruk dapat memengaruhi profitabilitas proyek, tetapi untungnya perangkat lunak manajemen proyek dapat membantu Anda melacak biaya dengan mudah menggunakan alat seperti lembar waktu, perencana beban kerja, dan dasbor proyek.

Keluaran dari 4 langkah ini dapat didokumentasikan dalam rencana manajemen biaya, komponen penting dari rencana proyek.

Apa itu Rencana Manajemen Biaya?

Rencana manajemen biaya terdengar sederhana. Ini adalah garis besar perkiraan biaya untuk proyek—tetapi itu mencakup semua alokasi dan bagaimana manajer proyek akan mengendalikan biaya tersebut untuk membawa proyek sesuai anggaran.

Rencana manajemen biaya harus memperhitungkan sumber daya yang berdampak pada anggaran proyek, baik material maupun orang. Ada juga biaya tetap, variabel dan overhead. Semua ini harus diperhitungkan untuk mengetahui seperti apa komitmen finansial Anda terhadap proyek tersebut nantinya.

Last but not least adalah pemangku kepentingan, yang memiliki kepentingan dalam menekan biaya. Pembengkakan biaya adalah masalah yang dialami banyak proyek, tetapi bukan masalah yang dapat ditoleransi dengan baik oleh para pemangku kepentingan. Ingatlah pemangku kepentingan saat merumuskan rencana manajemen biaya Anda. Mereka harus tetap mengikuti perkembangan dan mendapatkan laporan selama proyek berlangsung.

Garis Besar Rencana Manajemen Biaya

Berikut adalah beberapa elemen kunci yang harus disertakan dalam rencana manajemen biaya:

• Metode Estimasi: Jelaskan metode estimasi biaya yang digunakan, seperti parametrik, bottom-up, three-point, dll.
• Satuan Ukuran: Untuk mengukur biaya secara akurat, penting untuk menetapkan satuan ukuran untuk tenaga kerja, bahan, dan peralatan Anda. Beberapa contoh unit pengukuran dapat berupa jam staf, kaki persegi, ton, kilogram, dll.
• Cost Baseline: Berdasarkan perkiraan biaya Anda, Anda harus menentukan baseline biaya yang menandai batas pengeluaran untuk proyek Anda.
• Ambang Pengendalian Biaya: Menetapkan ambang batas untuk memantau kinerja biaya adalah penting. Ini berarti bahwa ketika variasi biaya mencapai persentase tertentu, tim proyek akan mengambil tindakan manajemen biaya.
• Metode Pengukuran Kinerja: Tetapkan bagaimana kinerja biaya akan diukur untuk melihat apakah Anda memenuhi tujuan dan harapan proyek. Untuk melakukannya, Anda memerlukan sistem pelacakan biaya dan teknik pengelolaan nilai yang diperoleh (EVM).
• Pedoman Pelaporan: Anda perlu memiliki format dan saluran komunikasi untuk melaporkan temuan Anda saat Anda memantau kemajuan proyek dan menyajikan data ini kepada pemangku kepentingan Anda.

Mengapa Manajemen Biaya Penting?

Alasan utama mengapa manajemen biaya sangat penting dalam manajemen proyek adalah bahwa rencana manajemen biaya Anda mencakup pedoman dan prosedur yang diperlukan agar tetap sesuai anggaran. Ini sangat penting karena jika tidak, organisasi bisa kehilangan uang karena biaya melebihi keuntungan.

Proses manajemen biaya dimulai pada tahap perencanaan proyek, di mana biaya diperkirakan dan kemudian anggaran proyek ditentukan. Kemudian, ketika proyek dijalankan, pengeluaran dipantau dan dicatat dengan cermat untuk memastikan bahwa pengeluaran tersebut selaras dengan anggaran.

Ketika Anda memiliki anggaran proyek, itu menetapkan dasar untuk biaya proyek. Itu berarti ini mengatur keputusan dan arahan yang Anda ambil saat mengelola biaya pada proyek Anda. Ini membantu Anda menjaga proyek tetap pada jalurnya tanpa mengeluarkan uang terlalu banyak.

Kiat Manajemen Biaya

Berikut ini adalah beberapa tip yang perlu diingat saat Anda bekerja untuk mengelola biaya proyek Anda.

• Rencana Inflasi: Penetapan harga tidak ditentukan, dan anggaran yang baik akan mempertimbangkan hal ini dengan memungkinkan berbagai biaya.
• Perhitungkan Bencana Alam atau Peristiwa Potensial: Mengharapkan hal yang tidak terduga mungkin terdengar konyol, tetapi Anda harus memiliki ruang dalam anggaran Anda untuk peristiwa cuaca, masalah pribadi, atau hal lain yang tidak diketahui yang akan menunda proyek.
• Biaya Tak Terduga Lainnya: Tidak semua biaya tak terduga bersifat acak. Mungkin ada masalah hukum, penalti yang terkait dengan proyek atau biaya tenaga kerja yang tidak terduga, yang semuanya tidak dapat Anda anggarkan, tetapi dapat menginformasikan anggaran Anda.
• Lacak secara Real-Time: Memiliki perangkat lunak untuk memantau anggaran saat Anda menjalankan proyek adalah kunci untuk mengelola biaya. Namun, jika Anda melihat data yang tidak terkini, Anda tidak akan dapat bertindak cukup cepat untuk menyelesaikan masalah. Oleh karena itu, Anda ingin memiliki perangkat lunak dengan pelacakan data waktu nyata.
• Tanggapi Segera: Terlepas dari bagaimana Anda menemukan perbedaan dalam biaya proyek Anda, Anda harus segera bertindak. Semakin lama Anda menunggu, semakin banyak uang yang terbuang.
• Ukuran Sesuai: Beberapa orang berpikir proyek yang lebih kecil tidak memerlukan manajemen biaya proyek. Tapi kecil atau besar, Anda pasti ingin mengelola biaya.

Untuk mengelola biaya proyek dengan baik, Anda harus mengetahui proyek Anda di dalam dan di luar. Cara terbaik untuk melakukannya adalah di awal proyek dengan membuat piagam proyek yang menyeluruh.

ProjectManager Adalah Perangkat Lunak Manajemen Biaya Anda

ProjectManager adalah perangkat lunak online dengan alat yang Anda butuhkan untuk perencanaan manajemen biaya di semua fase proyek Anda. Karena perangkat lunak kami berbasis cloud, data proyek dikirimkan secara real time sehingga Anda dapat segera mengukur keakuratan perkiraan biaya Anda terhadap pengeluaran yang sebenarnya.

Fitur manajemen sumber daya kami membantu Anda menjaga keseimbangan beban kerja, yang mengatur biaya. Kami juga memiliki lembar waktu yang mudah digunakan, di mana anggota tim dapat mengirimkan dengan satu klik dan manajer proyek dapat menyetujui dengan satu klik. Namun, fitur kami yang paling kuat untuk manajemen biaya adalah dasbor proyek kami, yang melacak biaya proyek secara real time sehingga Anda dapat mengawasi anggaran Anda.

Template Manajemen Biaya Gratis

Kami menawarkan lusinan template manajemen proyek untuk membantu Anda mengelola proyek Anda. Berikut adalah beberapa template untuk membantu Anda saat Anda menjalani proses manajemen biaya.

Templat Anggaran Proyek

Template anggaran proyek kami sangat ideal untuk mendokumentasikan semua biaya Anda dan menetapkan dasar untuk proyek Anda. Itu dapat dengan mudah disesuaikan untuk memenuhi kebutuhan organisasi Anda.

Template Rencana Sumber Daya

Anda tidak dapat mengelola biaya tanpa perencanaan sumber daya yang solid. Template rencana sumber daya kami adalah alat yang sempurna untuk melacak semua sumber daya berbeda yang Anda perlukan untuk menjalankan proyek Anda.

Template Analisis Biaya Manfaat

Proyek harus menguntungkan, jika tidak, menjalankannya bukanlah ide yang baik. Sebelum Anda memulai sebuah proyek, pastikan Anda melakukan analisis biaya-manfaat terlebih dahulu. Template analisis biaya-manfaat kami adalah tempat yang tepat untuk memulai.

Konten Terkait

• Analisis Biaya Manfaat
• Cara Melacak Pengeluaran Proyek
• Cara Menghitung Varians Biaya
• Kiat untuk Kontrol Biaya yang Lebih Baik

Pelajari Lebih Lanjut Tentang Mengelola Biaya Proyek

Saat Anda mengerjakan manajemen biaya, Anda menetapkan kebijakan dan prosedur untuk mengelola dan mengendalikan biaya proyek Anda. Jennifer Bridges, PMP, berbicara tentang pengetahuan inti yang perlu Anda ketahui untuk memahami manajemen biaya pada proyek apa pun dalam video tutorial singkat ini.

Ini thumbnail untuk referensi Anda.