Manajemen Manfaat untuk Proyek: Cara Membuat Rencana Manajemen Manfaat

Proyek adalah kendaraan untuk memberikan manfaat bagi para pemangku kepentingannya. Manfaat ini termasuk peningkatan kualitas, pengurangan biaya produksi, layanan pelanggan yang lebih baik, peningkatan retensi pelanggan dan sebagainya.

Mengidentifikasi, menggambarkan dan mengukur manfaat ini disebut manajemen manfaat. Memiliki rencana manajemen manfaat memungkinkan manajer proyek memaksimalkan hasil ini untuk organisasi dan pemangku kepentingan, dan itu adalah bagian dari rencana manajemen proyek yang sukses.

Apa itu Manajemen Manfaat?

Manajemen manfaat adalah metode menginvestasikan waktu dan sumber daya untuk mendorong perubahan positif dalam suatu proyek. Hal ini dilakukan dengan mengidentifikasi, merencanakan, mengukur dan melacak manfaat dari awal proyek hingga akhir, ketika semua manfaat telah tercapai.

Manajemen manfaat melibatkan manfaat yang spesifik, terukur, disepakati, realistis dan terikat waktu. Manfaat ini dapat berlaku untuk perubahan organisasi, proses, manfaat proyek atau perencanaan strategi. Semua definisi ini menanggapi kebutuhan akan penyelarasan hasil proyek dan strategi bisnis.

Sementara manajemen manfaat dapat berbicara dengan hasil yang lebih besar daripada proyek individu, itu selalu bertujuan untuk meningkatkan keberhasilan proyek apa pun. Menurut Project Management Institute (PMI), banyak organisasi tidak mengukur (dan karenanya tidak mengelola) manfaat, yang berarti hanya sejumlah kecil organisasi yang mencapai manfaat yang ditargetkan. Memenuhi harapan pada sebuah proyek harus minimal dan lebih banyak perhatian perlu difokuskan pada manajemen manfaat.

Apa Tujuan Manajemen Manfaat?

Pikirkan manajemen manfaat sebagai penghubung yang menghubungkan pengiriman proyek yang sukses dengan manajemen perubahan. Artinya, tujuan dari manajemen manfaat adalah untuk memastikan bahwa manajemen perubahan didorong oleh manfaat. Ini adalah cara mendapatkan nilai maksimal dari investasi Anda dalam proyek.

Ingatlah Manfaatnya

Manajemen manfaat digunakan untuk mengelola investasi organisasi, memastikan setiap orang berfokus pada manfaat saat proses bisnis dijalankan. Manajemen manfaat mengidentifikasi apakah proyek dapat menghasilkan hasil bisnis yang dirancang untuk diberikan. Ini kemudian berjalan tentang meminimalkan risiko yang terlibat dalam mencapai manfaat tersebut dan memaksimalkan kesempatan untuk mencapai lebih banyak manfaat. Dengan kata lain, manajemen manfaat memastikan proyek terus menciptakan nilai.

Berfokus pada manfaat mengarah pada pengambilan keputusan yang lebih baik saat mengelola proyek dan alokasi sumber daya yang terkait dengan proyek tersebut. Manajemen manfaat bergerak lebih dari sekadar mengukur proyek dengan seberapa efisien proyek tersebut untuk memasukkan laba atas investasi mereka dari waktu ke waktu.

Kapan Program Harus Fokus pada Manfaat?

Manfaat harus diperhitungkan pada awal proyek dan diikuti sampai akhir. Seperti rencana lainnya, rencana manajemen manfaat menetapkan arah lebih awal dan terus menyesuaikan arah tersebut saat perubahan terjadi di seluruh proyek.

Manfaat, meskipun, biasanya direalisasikan selama fase pengiriman proyek. Sebelum itu, manajemen manfaat dapat menambah biaya proyek. Saat proyek bergerak menuju penutupan, biaya tersebut akan berkurang dan manfaat akan meningkat, yang berlanjut setelah proyek selesai. Namun, pada saat itu, mereka biasanya dikelola oleh organisasi lain.

Apa itu Rencana Manajemen Manfaat?

Rencana pengelolaan manfaat menjelaskan apa manfaat dari area proyek dan bagaimana serta kapan manfaat tersebut akan diberikan. Rencananya melakukan ini dengan memasukkan yang berikut ini.

• Menjelaskan apa manfaatnya
• Membuat jadwal kapan manfaat akan diberikan
• Mengidentifikasi siapa yang memiliki manfaat
• Menentukan metrik yang digunakan untuk mengukur manfaat dan apa yang akan menjadi dasar
• Membuat daftar asumsi dan risiko yang terkait dengan pencapaian manfaat

Berbagai Jenis Manfaat

Rencana pengelolaan manfaat akan menangani dua jenis manfaat: berwujud dan tidak berwujud. Manfaat nyata dapat diukur, seperti pengurangan biaya, sedangkan manfaat tidak berwujud tidak dapat diukur dengan akurat, seperti kesadaran merek.

Kasus bisnis akan menginformasikan rencana manajemen manfaat Anda, yang merinci manfaat proyek. Rencana tersebut akan mencakup garis dasar sehingga manfaat dapat diukur saat proyek dijalankan.

Setelah rencana pengelolaan manfaat dibuat, rencana tersebut akan ditinjau sepanjang siklus hidup proyek. Ini membantu memastikan mereka sesuai dengan rencana. Beberapa manfaat tidak akan diberikan sampai proyek selesai. Dalam hal ini, pemilik manfaat bertanggung jawab untuk melacaknya.

Cara Membuat Rencana Manajemen Manfaat

Rencana pengelolaan manfaat akan mengidentifikasi, memantau dan melacak manfaat selama siklus hidup proyek dan seringkali setelah proyek selesai. Ini digunakan untuk memastikan organisasi dan pemilik manfaat (mereka yang merupakan penerima manfaat utama) tetap fokus pada manfaat selama proses ini.

Langkah-langkah berikut ini umum untuk membuat sebagian besar rencana pengelolaan manfaat:

• Identifikasi manfaatnya. Apa hasil yang bermanfaat bagi pemangku kepentingan proyek dan organisasi yang lebih besar? Ini perlu dilakukan sebelum memulai proyek.
• Buat rencana yang akan mewujudkan manfaat; mencakup asumsi, risiko, dan tugas yang diperlukan untuk mencapai manfaat potensial tersebut.
• Setiap manfaat perlu memiliki metrik untuk mengukur hasil untuk melacaknya dan memastikan saat proyek dijalankan, itu selaras dengan rencana.
• Tentukan peran dan tanggung jawab mereka yang akan mengelola manfaat.
• Tambahkan rencana untuk menjaga manfaat yang akan berlanjut setelah penutupan proyek.
• Mengembangkan rencana pelaporan untuk mengkomunikasikan status proyek kepada pemangku kepentingan, baik melalui laporan rutin, pertemuan atau konferensi tatap muka.
• Melaksanakan rencana.
• Mengevaluasi kinerja proyek setelah ditutup untuk mempertahankan manfaat setelah pelaksanaan proyek.

Buat Peta Ketergantungan Manfaat

Akan sangat membantu untuk membuat peta ketergantungan manfaat, yang akan menghubungkan manfaat dengan tujuan bisnis strategis organisasi. Ini dibagi menjadi lima bagian:

1. Tujuan terukur yang selaras dengan visi organisasi
2. Manfaat akhir yang memotivasi para pemangku kepentingan untuk berinvestasi dalam proyek
3. Manfaat antara menambah manfaat akhir
4. Perubahan yang diperlukan untuk mencapai tujuan bisnis
5. Setiap proses atau sistem yang mendukung perubahan di atas

Ada juga jaringan ketergantungan manfaat yang mendefinisikan tujuan investasi, manfaat, perubahan bisnis, perubahan yang memungkinkan, dan teknologi apa yang akan dibutuhkan.

Bagaimana ProjectManager Membantu Rencana Manfaat Anda

Rencana manajemen manfaat memerlukan penjadwalan, penetapan, dan pelaporan yang sama seperti rencana proyek apa pun, itulah sebabnya Anda memerlukan ProjectManager untuk mengelola rencana dengan lebih efisien. Perangkat lunak berbasis cloud kami memberi Anda data waktu nyata untuk membuat keputusan yang lebih baik pada proyek Anda.

Setelah Anda memiliki daftar tugas, masukkan ke alat kami dan buka tampilan proyek bagan Gantt. Untuk mengisi tugas-tugas ini pada garis waktu, tambahkan tanggal mulai dan berakhir untuk setiap tugas. Sekarang Anda memiliki gambaran umum dari keseluruhan proyek. Anda dapat memecah tampilan yang lebih besar ini dengan menetapkan tonggak, yang merupakan tanggal penting, seperti awal dari satu fase proyek dan akhir dari yang lain.

Ada lebih banyak cara untuk memantau proyek dan memberi tahu semua orang tentang kemajuannya. Untuk tampilan tingkat tinggi, ada dasbor waktu nyata yang melacak waktu, biaya, dan lainnya dengan secara otomatis mengambil data langsung dan menghitungnya menjadi grafik dan bagan yang mudah dibaca.

Saat Anda bertemu dengan pemangku kepentingan, Anda memerlukan laporan sekali klik di ujung jari Anda yang dapat dengan mudah dibagikan sebagai PDF atau dicetak. Informasi terkini adalah gambaran paling akurat tentang kinerja dan kemajuan proyek, dari waktu yang tersisa pada tugas hingga laporan status portofolio jika Anda mengelola lebih dari satu proyek.

ProjectManager adalah perangkat lunak pemenang penghargaan yang mengelola proyek, tim, dan tugas. Rencanakan, jadwalkan, pantau, dan laporkan proyek Anda agar tetap pada jalurnya. Digunakan oleh berbagai organisasi seperti US Postal Service, NASA, dan Ralph Lauren untuk mengelola manfaat mereka. Bergabunglah dengan puluhan ribu tim yang bekerja lebih efisien dengan mengikuti uji coba gratis 30 hari ini hari ini.