Cara Mengaudit, Mengkategorikan, dan Memilih Alat Agensi Terbaik

Apakah Anda pernah merasa kewalahan dengan jumlah alat yang digunakan agensi Anda?

Pemasar digital rata-rata menggunakan 12.4 alat untuk mendukung penyampaian kampanye pemasaran berbasis data.

Dan itu hanya rata-rata… Beberapa menggunakan lebih dari 30 alat untuk mencapai hasil yang sama!

Untuk agensi, ini bisa dengan cepat lepas kendali. Anda tidak hanya memiliki perangkat pilihan Anda sendiri, tetapi Anda juga perlu bekerja dengan aplikasi dan perangkat lunak yang dipilih klien Anda dan menyatukan semuanya dalam satu strategi yang kohesif.

Tentu saja, Anda tidak bisa membuang bayi dengan air mandi. Alat agensi adalah kejahatan yang diperlukan – mereka membawa peningkatan efisiensi, hasil klien yang lebih baik, dan proses yang dapat diskalakan.

Bagaimana Anda menemukan media yang bahagia? Bagaimana Anda menyusun perangkat agensi yang memanfaatkan manfaat ini tanpa memberi Anda perangkat lunak yang berlebihan?

Mulailah dengan mengatur

Langkah pertama untuk mengungkap kompleksitas adalah mengumpulkan semua masukan Anda dan mengaturnya ke dalam kerangka kerja yang mudah dicerna.

Ketika berbicara tentang alat perangkat lunak agensi Anda, luangkan waktu untuk membuat daftar setiap aplikasi yang Anda, tim Anda, dan klien Anda andalkan untuk menyelesaikan sesuatu.

Proses menangkap daftar semua alat Anda mungkin merupakan pengalaman yang membuka mata tersendiri. Anda akan terkejut betapa banyak aplikasi yang Anda miliki dalam campuran.

Setelah Anda mendapatkan daftar induk Anda, kategorikan mereka ke dalam area bisnis dan fungsi klien. Berikut adalah beberapa kategori catch-all yang dapat Anda gunakan:

• Penjualan dan Pemasaran – Aplikasi dan alat internal yang Anda gunakan untuk mengembangkan biro iklan dan mendapatkan kesepakatan.
• Manajemen Proyek dan Komunikasi – Perangkat lunak yang Anda andalkan untuk menyelesaikan sesuatu dan berkolaborasi dengan kolega dan klien.
• Kampanye – Alat yang membantu Anda menjalankan dan mengelola kampanye untuk klien.
• Pelaporan – Apa yang Anda gunakan untuk membuat dan menyampaikan pembaruan kemajuan kepada klien.
• Khusus - Setiap peralatan khusus kebutuhan lembaga Anda, berdasarkan bidang keahlian Anda.

Dengan mengkategorikan alat yang Anda gunakan saat ini, Anda mungkin menemukan ketidakefisienan atau kesenjangan dalam perangkat Anda. Misalnya, beberapa alat dapat melakukan hal yang sama, memungkinkan Anda untuk menghilangkan yang tidak Anda butuhkan. Atau, Anda mungkin menemukan bahwa Anda kehilangan sesuatu.

Untuk membantu Anda lebih jauh dengan proses ini, mari kita uraikan masing-masing kategori di atas dan lihat beberapa alat agensi praktik terbaik untuk masing-masing kategori.

Penjualan dan pemasaran

Seperti yang Anda ketahui, menjalankan agensi lebih dari sekadar memberikan hasil kepada klien. Prospeksi dan generasi memimpin sangat penting untuk keberhasilan jangka panjang dari sebuah perusahaan jasa.

Mungkin ada beberapa tumpang tindih dalam alat yang Anda gunakan secara internal untuk penjualan dan pemasaran dengan yang Anda pilih untuk pengiriman klien, tetapi ada beberapa kehalusan.

Berikut adalah beberapa contoh alat yang Anda perlukan untuk memasarkan biro iklan Anda dan menutup transaksi secara teratur.

• CRM dan Perangkat Lunak Manajemen Prospek – Ada banyak sekali aplikasi pelacak penjualan di luar sana yang dapat bermanfaat bagi proses penjualan biro iklan Anda. Dari CRM lengkap yang mengotomatiskan tindak lanjut email dan melacak panggilan penjualan, seperti HubSpot atau Salesforce, hingga alat yang berfokus pada komponen sempit ekosistem penjualan, seperti io.

• Perangkat Lunak Proposal – Sebagian besar agensi mem-bootstrap proses proposal dengan dek PowerPoint, rantai email yang tidak terlacak, dan metode tindak lanjut yang tidak konsisten. Pendekatan ini baik-baik saja di hari-hari awal, tetapi jika Anda ingin menskalakan, Anda memerlukan perangkat lunak pembuatan proposal dan pelacakan yang kuat seperti Proposify.

• Marketing Toolset – Alat Anda akan berbeda tergantung pada strategi pemasaran Anda. Anda kemungkinan besar akan memiliki beberapa bentuk otomatisasi email, manajemen situs web, pembuatan dokumen, desain, dan alat manajemen media sosial. Saya akan membahas ini secara lebih rinci di bagian pengiriman klien di bawah ini.

Sangat mudah untuk terjebak dalam pengiriman klien dan memiliki selimut tambal sulam alat penjualan dan pemasaran, tetapi tidak terukur.

Manajemen Proyek dan Komunikasi

Kehidupan agensi memiliki sejumlah besar bagian yang bergerak. Mungkin lebih dari bisnis lain karena Anda menyulap kebutuhan dan kepribadian banyak klien, staf, pekerja lepas, dan pemasok sekaligus.

Hal ini membuat manajemen proyek dan alat komunikasi penting untuk memastikan tugas-tugas penting tidak lolos dari celah.

Berikut adalah beberapa contoh alat yang mungkin Anda butuhkan di gudang senjata Anda:

• Manajemen Dokumen – Anda akan membuat dan berbagi semua jenis dokumen dengan tim dan klien Anda yang memerlukan penyimpanan cloud, berbagai tingkat akses, dan integrasi cerdas. Sulit untuk melewati Google Workspace untuk ini.

• Manajemen Tugas – Menyiapkan proyek, membuat garis waktu, dan menetapkan tugas adalah kejadian sehari-hari dalam hubungan agensi-klien. Alat manajemen proyek seperti Asana memberi Anda visibilitas di seluruh akun dan ketenangan pikiran bahwa semuanya selesai tepat waktu.

• Komunikasi – Ya, sebagian komunikasi Anda antara pemangku kepentingan akan dilakukan melalui email, tetapi menghindari kelebihan kotak masuk dengan alat seperti Slack dapat meningkatkan produktivitas agensi secara signifikan. Anda juga akan menginginkan aplikasi konferensi video, seperti Zoom, untuk rapat virtual.

Kendur

Meskipun aplikasi ini merupakan inti dari apa yang Anda perlukan untuk manajemen proyek dan komunikasi di agensi Anda, ada banyak alternatif yang mencapai hasil serupa.

Kampanye

Menjalankan kampanye untuk klien Anda harus semulus dan seefisien mungkin. Anda tidak hanya ingin mendapatkan hasil yang bagus, tetapi Anda juga perlu memberi tahu klien, memenuhi tenggat waktu, dan harapan atau hasil lainnya.

Setiap kampanye pemasaran akan berbeda, dan alat yang Anda gunakan akan bergantung pada penawaran utama Anda kepada klien. Namun, berikut adalah beberapa alat umum yang Anda perlukan untuk menjalankan kampanye pemasaran.

• Platform Pemasaran Email – Hampir setiap kampanye pemasaran memiliki beberapa bentuk penangkapan email, tindak lanjut, atau urutan yang terlibat. Dan ekosistem perangkat lunak pemasaran email sangat luas. Alat yang tepat untuk Anda akan bergantung pada seberapa kompleks kampanye klien Anda. Sederhananya, aplikasi seperti Mailchimp sudah cukup, atau untuk platform otomatisasi yang lebih intensif, lihat Ontraport.

• Pembuat Halaman Arahan – Kampanye tidak berjalan tanpa halaman arahan, dan Anda harus dapat membuat halaman yang dirancang dengan baik dengan cepat yang dapat diulang dan diuji dengan cepat. Jika agensi Anda berfokus pada pengambilan email dan kampanye media sosial, pembuat halaman arahan ShortStack adalah alat luar biasa yang dapat Anda andalkan.

• Alat Desain Grafis – Setiap kampanye yang Anda luncurkan akan memiliki serangkaian elemen yang perlu dirancang, seperti iklan spanduk, posting media sosial, grafik halaman arahan, dan banyak lagi. Banyak agensi akan memiliki desainer internal yang menggunakan Adobe Creative Suite, tetapi jika tidak, maka Canva adalah alternatif yang terjangkau dan mudah digunakan.

• Alat Pengoptimalan Konversi – Meskipun perangkat lunak pemasaran email dan halaman arahan Anda akan memiliki beberapa fitur untuk menganalisis dan mengoptimalkan kampanye Anda, Anda mungkin ingin membawa pengoptimalan konversi ke tingkat yang baru dengan analisis data, pengujian A/B, atau alat pemetaan panas. Salah satu contohnya adalah VWO.

Cara Anda menyampaikan dan mengoptimalkan kampanye untuk klien Anda akan menentukan berapa lama mereka bertahan, jadi sangat penting untuk memiliki perangkat yang tepat.

Pelaporan

Beberapa alat yang telah saya bahas sejauh ini memiliki elemen pelaporan yang dapat Anda gunakan untuk menyampaikan pembaruan kemajuan kembali ke klien Anda. Namun, analitik yang Anda dapatkan dari platform ini khusus untuk tujuan alat ini.

Misalnya, ShortStack menyediakan halaman arahan mendalam dan analisis email untuk kampanye Anda, yang dapat membantu mengidentifikasi indikator utama untuk hasil positif dan meningkatkan kinerja kampanye. Tetapi ada serangkaian poin data dan wawasan lain yang mungkin menarik bagi klien Anda, seperti keterlibatan media sosial, peningkatan peringkat SEO, atau tingkat konversi PPC yang membentuk pandangan holistik tentang pekerjaan Anda bersama.

Memiliki alat yang andal di mana Anda dapat menghasilkan laporan wawasan data yang bermakna untuk klien, dapat menghemat waktu Anda untuk menyatukan berbagai hal dalam spreadsheet atau dek slide.

Beberapa alat terkemuka di ruang pelaporan agensi termasuk DashThis, AgencyAnalytics, Swydo, dan ReportGarden.

Pelaporan konsisten yang dapat Anda tiru di semua klien Anda dalam hitungan menit setiap bulan akan secara dramatis meningkatkan tingkat retensi Anda.

Menyatukan Semuanya

Artikel ini berfokus pada alat yang penting bagi agensi pemasaran mana pun. Perangkat lunak lain yang Anda pilih akan bergantung pada bidang spesialisasi Anda. Misalnya, jika Anda secara eksklusif menawarkan layanan SEO, maka alat analisis data SEO yang kuat seperti ahrefs atau SEMrush perlu ditambahkan ke daftar. Atau, jika Anda menjalankan kampanye iklan Facebook yang dapat diskalakan untuk klien, AdEspresso mungkin ada di sabuk alat Anda.

Sebuah artikel tentang alat agensi dapat bertahan selamanya… Ada ribuan dan ribuan aplikasi pemasaran yang membantu agensi bekerja lebih efektif dan produktif. Pada akhirnya, hal terpenting bagi Anda adalah mengidentifikasi bagaimana perangkat Anda akan mendapatkan yang terbaik dari tim Anda.

Anda mungkin sedang mencari beberapa solusi lengkap atau integrator pelaporan yang menciptakan efisiensi dalam proses Anda. Namun, lebih sedikit tidak selalu lebih baik. Anda tidak ingin mengorbankan kualitas untuk kemudahan penggunaan jika itu berarti mengurangi hasil klien.

Cari keseimbangan yang tepat antara alat khusus, integrator, dan proses komunikasi di seluruh agensi yang membuat tim Anda bekerja bersama untuk memberikan hasil klien.