7 Tips Untuk Kontrol Biaya & Kontrol Pengeluaran yang Lebih Baik

Untuk memahami pengendalian biaya, Anda harus terlebih dahulu memahami mengapa digunakan: memantau pengeluaran dan mengidentifikasi risiko untuk meningkatkan keuntungan. Jangan bingung dengan manajemen biaya, pengendalian biaya memiliki serangkaian tujuan sendiri yang dapat menghemat uang bisnis.

Apa itu Pengendalian Biaya?

Pengendalian biaya adalah proses memperkirakan biaya untuk merencanakan dan menyesuaikan anggaran. Untuk membuat perkiraan biaya yang akurat, semua pengeluaran harus dipantau, dan pengeluaran dikendalikan, untuk mengakomodasi setiap perubahan.

Memprediksi risiko adalah faktor kunci lain dalam pengendalian biaya. Ketika Anda secara akurat menganalisis risiko sebelum terjadi, Anda dapat mengubah anggaran proyek sebelum perubahan terjadi. Ini mengurangi kemungkinan melebihi anggaran. Proyek konstruksi sangat rentan terhadap anggaran, tetapi pengendalian biaya yang tepat mencegah hal ini terjadi dan memberikan informasi untuk membuat prediksi di masa depan.

Pengendalian biaya proyek dimulai dengan pemantauan dan pelacakan perubahan pengeluaran. Perubahan ini disebut variasi, dan dapat berupa "menguntungkan" atau "tidak menguntungkan". Variasi ini dapat digunakan untuk membuat prediksi yang lebih akurat di masa mendatang.

Apa itu Kontrol Biaya?

Pengendalian pengeluaran adalah proses membuat perubahan langsung pada pengeluaran. Idealnya, perubahan ini diinformasikan oleh data pengendalian biaya. Di mana pengendalian biaya berfokus pada gambaran besar dan detail yang lebih kecil, pengendalian biaya membuat perubahan langsung pada kebiasaan pengeluaran untuk menjaga proyek tetap pada jalurnya.

Untuk melacak dan mengendalikan pengeluaran, mereka harus diidentifikasi dan disortir ke dalam salah satu dari dua kategori: pengeluaran langsung dan pengeluaran tidak langsung.

Biaya Langsung

Pengeluaran langsung langsung menuju kebutuhan nyata proyek. Tiga dari contoh beban langsung yang paling umum adalah bahan, tenaga kerja dan peralatan. Pengeluaran ini akan spesifik untuk proyek dan "menciptakan" sesuatu yang nyata. Template perkiraan gratis kami dapat membantu Anda memprediksi dan mengelola pengeluaran langsung Anda.

Pengeluaran Tidak Langsung

Biaya tidak langsung adalah biaya yang terus-menerus terakumulasi di latar belakang. Beberapa contoh umum pengeluaran tidak langsung adalah gaji karyawan, tunjangan karyawan dan sewa kantor/fasilitas. Mengontrol biaya tidak langsung dapat menjadi perbedaan antara keberhasilan proyek dan kegagalan proyek.

Tujuh Tips untuk Pengendalian Biaya yang Lebih Baik

Semua proyek memiliki risiko dan, kemungkinan besar, mengalami perubahan. Itu tidak berarti mereka harus melampaui anggaran. Praktik terbaik untuk pengendalian biaya ini menyiapkan proses Anda untuk sukses:

1. Tentukan KPI Penting

Untuk setiap tugas atau proses, seorang manajer proyek harus memutuskan indikator kinerja utama. KPI ini adalah metrik yang telah ditentukan sebelumnya yang ditetapkan tim sebelum memulai proyek, dan dirujuk ke seluruh proyek untuk memeriksa kemajuan.

2. Antisipasi Inflasi

Biaya barang dan jasa berfluktuasi tergantung pada faktor pasar. Hal ini dapat mengakibatkan peningkatan biaya. Perubahan harga ini memerlukan penyesuaian anggaran dan pengeluaran. Dalam hal pengendalian biaya, Anda harus mempertimbangkan perubahan ini saat mempersiapkan risiko dan varians.

3. Buat Rencana Kontinjensi

Tidak peduli seberapa baik sebuah proyek direncanakan, masih ada kemungkinan sesuatu akan salah. Anda perlu mengantisipasi risiko keuangan ini dan membuat strategi untuk beradaptasi dengannya tanpa menimbulkan varians yang tidak menguntungkan. Pikirkan kemungkinan ini sebagai rencana cadangan. Semakin Anda dapat membayangkan hal yang tidak terduga, semakin siap Anda untuk skenario terburuk.

4. Lacak Pengeluaran secara Real Time

Aspek penting dari pengendalian biaya adalah melacak dan mendokumentasikan pengeluaran. Ini adalah satu-satunya cara untuk menemukan varians dan memperbaikinya ke depan. Saat Anda melacak pengeluaran secara real-time, Anda dapat melihat perbedaan dan membuat perubahan yang sesuai. Dengan cara ini, bahkan varians yang tidak menguntungkan dapat menginformasikan bagaimana Anda mengendalikan biaya untuk sisa proyek.

5. Kumpulkan Data Secara Teratur

Konsistensi adalah nama permainannya. Ketika proyek tampak berjalan dengan lancar, pengumpulan data dapat menjadi prioritas yang rendah. Tetapi ketika kami membiarkan ini terjadi, data menjadi miring dan kurang berguna di masa mendatang. Bagaimanapun, pengendalian biaya harus tentang menemukan varians yang menguntungkan sebanyak yang seharusnya tidak menguntungkan.

Seberapa sering Anda mengumpulkan data akan berbeda tergantung pada ukuran dan ruang lingkup proyek, tetapi jadwal untuk melakukan pengumpulan harus ditetapkan—apakah itu mingguan, dua mingguan, bulanan, dll.

6. Dokumentasikan semua Variasi

Bahkan variasi terkecil pun harus didokumentasikan. Mereka mungkin tampak tidak penting pada saat itu, tetapi kemungkinan besar mereka akan berguna nanti. Jika karyawan per jam membutuhkan beberapa jam lembur untuk menyelesaikan tugas, ini adalah pengeluaran tidak langsung yang tidak terduga. Variasi kecil seperti ini mungkin tampak seperti kebetulan, tetapi dapat digunakan untuk membuat anggaran yang lebih akurat di masa mendatang.

7. Berkomunikasi dengan Tim

Pengendalian biaya bukanlah pertunjukan satu orang. Untuk membuat anggaran yang lebih cerdas, Anda harus menyampaikan variasi dan penyebabnya kepada seluruh tim. Ini membuat semua orang pada halaman yang sama dan menyadari kemunduran dan keberhasilan. Jangan pernah membuat kesalahan dengan berpikir bahwa data tidak relevan dengan anggota tim. Pengendalian biaya sebagian besar tentang pengumpulan data, tetapi jika tidak ada yang menggunakannya, data menjadi tidak berguna.

Hal-hal yang Harus Dihindari Saat Mengontrol Biaya dan Pengeluaran

Pengendalian biaya adalah proses yang bernuansa, tetapi ada beberapa cara untuk membuatnya tidak terlalu rumit. Berikut adalah tiga kesalahan manajemen biaya yang umum dilakukan oleh manajer proyek terbaik sekalipun. Untungnya, mereka dapat dihindari ketika Anda tahu apa yang harus diwaspadai:

Mengabaikan untuk Mempertimbangkan Pengeluaran Tidak Langsung

Pengeluaran tidak langsung sering diabaikan. Pengeluaran ini mengintai di latar belakang proyek apa pun, tetapi biayanya bertambah. Selain itu, bila Anda tidak secara konsisten melacak pengeluaran tidak langsung, Anda tidak akan melihat biaya seperti kenaikan sewa, tunjangan karyawan, dan bentuk inflasi lainnya. Di dunia yang sempurna, pengeluaran ini akan statis, tetapi tidak memperhitungkan perubahan konstannya dapat dengan mudah membuat Anda melebihi anggaran.

Meremehkan Hubungan Kontraktor dan Pemasok

Hubungan yang baik dengan kontraktor atau pemasok dapat membuat pengendalian pengeluaran langsung menjadi lebih sederhana. Ketika Anda memiliki hubungan yang kuat dengan pemasok, mereka mungkin lebih mungkin memberi tahu Anda tentang kenaikan harga sebelumnya. Menjaga hubungan ini tetap sehat dapat mempermudah negosiasi ulang kontrak jika perlu.

Varians yang menguntungkan dapat berarti Anda dapat membeli lebih banyak persediaan atau mengontrak lebih banyak bantuan. Varians yang tidak menguntungkan mungkin berarti Anda perlu mengurangi. Bagaimanapun, hubungan yang baik membuat prosesnya tidak menyakitkan.

Tidak Menggunakan Alat Otomatis

Rahasia pengendalian biaya yang efektif adalah tetap berada di atas pengeluaran, risiko, dan faktor lain yang memengaruhi anggaran. Untuk melakukannya, Anda harus menggunakan alat untuk mengelola data, melacak pengeluaran dan sumber daya, membuat laporan, dan membuat penyesuaian anggaran secara waktu nyata.

Saat menjalankan tugas ini adalah proses yang panjang, data mungkin telah berubah dan Anda tidak dapat mendokumentasikan setiap variasi. Alih-alih, gunakan solusi otomatis yang memungkinkan Anda melihat semua informasi yang Anda butuhkan sekaligus dan membuat penyesuaian serta laporan yang diperlukan.

Bagaimana ProjectManager Membantu Pengendalian Biaya

ProjectManager adalah solusi manajemen proyek berbasis cloud yang memungkinkan Anda mengelola setiap aspek proyek dari mana pun Anda menyelesaikan pekerjaan. Pengendalian biaya memerlukan data terkini dan pelaporan yang cepat untuk membuat perkiraan yang paling akurat. Ketika Anda tidak dapat mengakses dan memperbarui informasi ini saat bepergian, proses pengendalian biaya terhenti.

Pengelolaan sumber daya

Perangkat lunak manajemen sumber daya kami memungkinkan Anda melacak dengan tepat bagaimana sumber daya digunakan, kemudian memungkinkan Anda membuat laporan dan menemukan dengan tepat di mana sumber daya ini dapat digunakan secara lebih efisien untuk mengurangi pengeluaran.

Pelacakan Biaya Waktu Nyata

ProjectManager memberi Anda kekuatan untuk melihat semua informasi yang Anda butuhkan di satu dasbor waktu nyata yang mencerminkan perubahan proyek apa pun. Ini berarti melihat variasi sebelum berdampak negatif pada anggaran Anda.

Kontrol biaya dan pengeluaran adalah proses berbasis data yang membutuhkan perangkat lunak manajemen proyek yang kuat untuk mencerna dan mendistribusikan informasi. ProjectManager adalah perangkat lunak manajemen proyek berbasis cloud dengan alat, seperti dasbor waktu nyata, yang dapat mengumpulkan, memfilter, dan membagikan hasil Anda dalam grafik dan bagan yang dapat dipindai. Cobalah hari ini dengan uji coba 30 hari gratis ini.