7 Tips untuk Penjadwalan Sumber Daya yang Lebih Baik

Apa itu sumber daya? Mereka semua yang Anda butuhkan untuk sebuah proyek. Itu termasuk orang, tempat, dan benda.

Dengan kata lain, sumber daya sangat penting. Berurusan dengan mereka dan mengoordinasikan penggunaannya adalah salah satu rintangan utama yang harus diselesaikan oleh manajer proyek jika mereka akan melewati garis akhir proyek itu.

Sumber daya akan terhubung ke setiap fase proyek Anda. Mereka adalah bagian dari perencanaan, penjadwalan dan pelaksanaan proyek. Metodologi yang baik diperlukan untuk memiliki sumber daya yang Anda butuhkan saat Anda membutuhkannya. Kau tahu akan kemana ini. Ya, penjadwalan sumber daya.

Sulit untuk menentukan aspek yang paling penting dari manajemen proyek. Semuanya terasa penting. Tapi pasti ada beberapa pilar yang menahan proyek dan membawa beban lebih dari yang lain. Penjadwalan sumber daya adalah satu. Kami memiliki beberapa tips yang akan membantu Anda mengelola sumber daya dengan lebih baik.

Apa itu Penjadwalan Sumber Daya?

Sebelum kita melompat ke depan, mari pastikan kita semua berada di halaman yang sama dan menentukan penjadwalan sumber daya. Penjadwalan sumber daya adalah identifikasi dan koordinasi sumber daya Anda dan mungkin merupakan aspek terpenting dari perencanaan sumber daya.

Terkait: Template Perencanaan Sumber Daya

Penjadwalan sumber daya melibatkan penjadwalan tanggal mulai dan berakhir untuk setiap tugas dalam proyek berdasarkan sumber daya yang dibutuhkan dan ketersediaannya. Menyeimbangkan ketersediaan sumber daya dengan kapasitas kerja tim adalah bagaimana menjaga proyek sesuai jadwal. Penjadwalan sumber daya memberi manajer proyek alat untuk mengatur durasi tugas tim mereka.

Dengan mengalokasikan dan menjadwalkan sumber daya berdasarkan kapasitas sumber daya, ketersediaan, upaya, dan ruang lingkup, proyek dapat menghindari alokasi yang kurang dan berlebihan. Ini mengarah pada tidak hanya menyelesaikan proyek tepat waktu dan sesuai anggaran, tetapi juga membangun moral, membina hubungan yang lebih baik, membantu profitabilitas, dan meningkatkan kepuasan pemangku kepentingan.

Jika Anda ingin melihat seberapa efisien ProjectManager membuat penjadwalan, tonton video tutorial singkat ini.

Manfaat Penjadwalan Sumber Daya

Dengan penjadwalan sumber daya, muncul organisasi yang unggul untuk proyek, tim, lokasi, peralatan, dan sumber daya lainnya yang terkait dengan proyek. Semua ini mengatur panggung untuk distribusi sumber daya yang cerdas di antara tugas-tugas proyek Anda.

Itu termasuk mengidentifikasi sumber daya untuk setiap tugas, apa ketersediaannya dan kemudian mencocokkan sumber daya tersebut dengan kemampuan. Artinya, siapa di tim Anda yang paling cocok untuk melaksanakan tugas tersebut.

Dengan informasi ini, penjadwalan sumber daya juga menghasilkan perkiraan waktu yang lebih baik, karena menyediakan satu metrik lagi untuk mengukur jadwal proyek Anda. Itu bergantung pada laporan dan analisis penjadwalan sumber daya proyek masa lalu dan proyek serupa lainnya untuk informasi.

Perencanaan juga mendapat manfaat dari penjadwalan sumber daya, yang membantu merencanakan masa depan dengan mengetahui kapasitas dan permintaan. Semakin baik Anda melakukan ini, semakin baik perasaan tim Anda saat mengerjakan proyek. Itu karena perencanaan kapasitas yang cerdas akan mencegah alokasi yang berlebihan. Mereka akan mempercayai manajer proyek, yang mengarah pada retensi dan produktivitas karyawan yang lebih besar.

7 Tips untuk Penjadwalan Sumber Daya yang Hebat

1. Gunakan Perangkat Lunak Manajemen Sumber Daya

Gunakan perangkat lunak manajemen sumber daya untuk membantu Anda melacak sumber daya dan jadwal proyek Anda. Perangkat lunak manajemen sumber daya menyimpan semua informasi proyek Anda untuk membantu Anda mengelola sumber daya manusia, material, dan peralatan.

2. Gunakan Struktur Perincian Kerja (WBS)

Anda tidak dapat mulai menjadwalkan sumber daya Anda sampai Anda tahu berapa banyak yang Anda perlukan dan kapan Anda akan menggunakannya. Ini melibatkan pengumpulan setiap tugas yang mengarah ke hasil akhir Anda. Ini mungkin tampak tugas yang menakutkan, tetapi menggunakan WBS memastikan Anda tidak mengabaikan langkah apa pun. Ini adalah diagram pohon dengan hasil akhir Anda di atas dan di bawahnya, berbagai cabang yang mengarah ke sana. Semakin lengkap daftar Anda, semakin akurat jadwal sumber daya Anda.

3. Coba Penghalusan Sumber Daya

Setelah Anda memiliki semua langkah, ada banyak cara untuk menjadwalkan sumber daya. Salah satu teknik adalah perataan sumber daya, yang berfokus pada batasan waktu di atas yang lainnya. Di sini, tenggat waktu adalah raja. Praktek ini paling baik diterapkan ketika segala sesuatunya harus dilakukan tepat waktu, bahkan jika itu berarti menunda beberapa pekerjaan. Meskipun menghilangkan beberapa fleksibilitas dalam jadwal Anda, itu cenderung membuat penjadwalan lebih efisien dan hemat biaya.

4. Berlatih Perataan Sumber Daya

Teknik optimasi sumber daya lain yang digunakan disebut resource-leveling. Ini digunakan ketika Anda memiliki sumber daya yang cukup untuk menyelesaikan proyek. Ini kemudian mendistribusikan sumber daya atas pekerjaan secara merata.

Ini membantu meningkatkan moral dan membuat jadwal menjadi realistis dan dapat dicapai. Itu mungkin terjadi dengan memperpendek atau melonggarkan jadwal, tenggat waktu bahkan mungkin berubah, tetapi tidak apa-apa karena Anda tidak menambah kapasitas.

5. Waspadai Kendala

Ada kendala pada setiap proyek, seperti kendala tiga kali lipat waktu, biaya dan ruang lingkup. Semua kekuatan ini bekerja pada sumber daya Anda, jadi semakin baik Anda dapat menentukan bagaimana pengaruhnya terhadap tugas di tip sebelumnya, semakin ketat jadwal sumber daya Anda.

6. Ketahui Berapa Banyak Sumber Daya yang Anda Butuhkan

Sekali lagi, kembali ke daftar tugas Anda, tentukan berapa banyak sumber daya yang dibutuhkan setiap tugas.

Apa jenis sumber daya itu? Berapa banyak dari masing-masing akan diperlukan untuk menyelesaikan tugas? Angka ini dapat berupa angka, seperti dalam jumlah yang dibutuhkan, tetapi juga dapat dinyatakan dalam waktu. Anda mungkin membutuhkan sumber daya selama satu jam atau minggu. Ini semua harus diperhatikan.

7. Kontrol Ketersediaan Sumber Daya

Anda ingin mengontrol ketersediaan sumber daya di masa mendatang. Untuk melakukan ini, Anda perlu mengetahui berapa banyak kapasitas yang Anda miliki dan pemanfaatan sumber daya Anda saat ini. Yaitu, misalnya, seberapa banyak pekerjaan yang dapat diselesaikan tim Anda selama jangka waktu tertentu.

Apakah anggota tim memiliki waktu istirahat yang dijadwalkan selama periode itu? Apakah ada hari libur? Semakin banyak data seputar ketersediaan sumber daya Anda, semakin Anda dapat mengelola jadwal sumber daya Anda.

8. Tetapkan Sumber Daya Anda dengan Bijak

Tip terakhir berlaku untuk menetapkan sumber daya Anda setelah Anda membuat daftar tugas, mengidentifikasi kendala, mengetahui berapa banyak sumber daya yang Anda perlukan dan ketersediaannya. Pada titik ini, Anda memiliki informasi yang diperlukan untuk membuat jadwal sumber daya yang dapat menghindari kemacetan yang mahal.

Oleh karena itu, tetapkan dengan hati-hati. Bergantung pada sumber daya, permintaan, dan kapasitas Anda, tanggal jatuh tempo mungkin perlu diubah atau bahkan ditunda. Jadwal sumber daya dapat bekerja lebih baik daripada daun teh dalam meramalkan masa depan proyek Anda.

ProjectManager Dapat Menjadwalkan Sumber Daya Anda

ProjectManager memiliki banyak fitur untuk membantu Anda mengelola dan mengontrol jadwal sumber daya dengan lebih baik. Setelah Anda membuat daftar tugas, Anda dapat dengan mudah mengimpor spreadsheet ke dalam perangkat lunak kami dan membuat proyek baru.

Ini membuka bagan Gantt dengan tugas yang tercantum di sebelah kiri. Tambahkan tanggal mulai dan berakhir untuk membuat durasi tugas, dan garis waktu akan muncul di sebelah kanan.

Tetapkan Tugas & Sumber Daya dengan Gantt

Tugas dapat dibuat langsung dari bagan Gantt, dan dependensi tugas dapat dihubungkan untuk mengurangi kelangkaan sumber daya. Saat Anda membuat tugas, ketersediaan anggota tim diperbarui secara real time, sehingga Anda selalu tahu sumber daya mana yang tersedia.

Anda juga dapat melacak sumber daya dengan mengkategorikannya sebagai tim atau peralatan. Dengan menambahkan tarif per jam ke sumber daya ini, Anda juga dapat melacak biayanya. Saat jam masuk pada tugas, biaya tersebut diperbarui secara otomatis dan dibandingkan dengan paket Anda, sehingga Anda dapat segera melihat apakah Anda keluar jalur.

Halaman Beban Kerja Melacak Ketersediaan & Jadwal

Dalam hal ketersediaan, ProjectManager memungkinkan Anda memblokir hari kerja, hari libur, dan jam yang direncanakan. Ini sangat membantu saat Anda mengelola tim terdistribusi di berbagai negara, dengan zona waktu dan hari libur yang berbeda.

Untuk lebih menyeimbangkan tugas tim Anda, kami memiliki halaman beban kerja yang memberi Anda visibilitas tentang seberapa banyak setiap anggota tim ditugaskan. Beban kerja mereka diberi kode warna, sehingga Anda dapat dengan cepat melihat apakah ada ketidakseimbangan. Jika ada, cukup tetapkan kembali tugas dari halaman beban kerja.

Pelacakan Waktu Nyata dengan Dasbor

Karena perangkat lunak kami berbasis cloud, perangkat lunak ini diperbarui secara real time. Hal ini membuat fitur Tim kami sangat berguna, yang memungkinkan Anda melacak apa yang dilakukan tim Anda setiap hari atau setiap minggu. Lacak kemajuan tugas dengan mudah, siapa yang ditugaskan untuk apa dan apa yang sedang dikerjakan setiap tim. Jika sesuatu perlu dipindahkan, hanya perlu beberapa klik.

ProjectManager adalah perangkat lunak berbasis cloud yang menjadwalkan sumber daya dan menjaganya tetap pada jalurnya. Dasbor real-time mengikuti enam metrik proyek untuk memantau kemajuan dan pelaporan sekali klik masuk lebih dalam ke varians, tugas, dan lainnya. Kami bahkan memiliki lembar waktu yang diperbarui secara otomatis saat tim Anda menyelesaikan tugas mereka. Kontrol sumber daya Anda dan pertahankan sesuai jadwal dengan uji coba ProjectManager gratis selama 30 hari ini.