Apa Itu Laporan Anggaran? Tujuan, Komponen & Manfaat

Apakah Anda menjalankan perusahaan atau proyek, Anda harus berurusan dengan anggaran. Anggaran adalah rencana pengeluaran yang Anda perkirakan menggunakan perkiraan pendapatan dan pengeluaran. Untuk memastikan Anda mempertahankan anggaran operasional yang selalu penting itu, Anda akan membuat laporan anggaran rutin serta laporan keuangan referensi.

Laporan anggaran adalah alat yang diperlukan untuk mengelola keuangan Anda dan menjaga kelangsungan bisnis atau proyek Anda. Untuk menghindari potensi lubang uang, pelajari apa itu laporan anggaran, apa tujuannya, dan terbuat dari apa. Kami akan menjelaskan banyak manfaat menggunakan laporan anggaran serta mendemonstrasikan cara membuatnya dengan perangkat lunak manajemen proyek.

Apa Itu Laporan Anggaran?

Laporan anggaran adalah gambaran keuangan bisnis atau proyek selama periode waktu tertentu. Ini mengumpulkan data yang terkait dengan pengeluaran aktual dan membandingkannya dengan apa yang telah diproyeksikan untuk periode tersebut dalam hal anggaran.

Ini berarti bahwa laporan anggaran membantu menentukan apakah Anda membelanjakan sesuai dengan anggaran Anda atau melampaui atau di bawahnya. Laporan anggaran memiliki setidaknya dua kolom: satu untuk pengeluaran yang direncanakan yang telah dianggarkan untuk periode yang dilaporkan dan satu lagi untuk pengeluaran aktual untuk periode tersebut.

Saat membuat laporan anggaran, penting bagi Anda untuk menggunakan alat yang mengumpulkan data waktu nyata untuk memberi Anda gambaran paling akurat tentang pengeluaran aktual Anda selama periode tersebut. ProjectManager adalah perangkat lunak manajemen proyek pemenang penghargaan dengan pelaporan real-time. Kami akan menjelaskan cara membuat laporan anggaran nanti, tetapi jika Anda ingin mendapatkan tampilan tingkat tinggi dari pengeluaran Anda kapan saja, gunakan dasbor langsung kami. Tidak seperti alat yang ringan, dasbor kami tidak memerlukan konfigurasi yang memakan waktu. Ini siap untuk menunjukkan kepada Anda biaya aktual saat Anda ingin melihatnya. Mulailah dengan ProjectManager hari ini secara gratis.

Apa Tujuan Laporan Anggaran?

Tujuan utama dari laporan anggaran adalah untuk mengumpulkan data tentang berapa banyak pengeluaran Anda untuk bisnis atau proyek Anda selama periode tertentu. Informasi ini sangat penting untuk menjalankan perusahaan atau proyek yang sukses; Anda tidak dapat membelanjakan secara membabi buta dan berharap untuk bertahan dalam bisnis atau menyelesaikan proyek yang sukses.

Mampu memiliki kontrol pengeluaran yang tepat adalah hal yang membuat bisnis tetap bertahan. Ini terutama benar ketika ekonomi berputar melalui masa-masa baik dan buruk. Sebuah bisnis tidak dapat mengabaikan lanskap ekonomi dan berharap untuk bertahan, sebaliknya, laporan anggaran rutin membantu Anda menggerakkan bisnis Anda melalui perairan industri yang berombak.

Tujuan lain menjalankan laporan anggaran adalah untuk menetapkan ekspektasi dan parameter yang jelas untuk tim Anda. Kemungkinan besar mereka akan berbelanja sesuai dengan anggaran jika mereka memahami apa itu anggaran dan bagaimana pengeluaran mereka memengaruhinya. Kompetensi keuangan semacam ini mengarah pada pengeluaran yang lebih efektif.

Anggaran juga merupakan tebakan terbaik tentang apa yang akan dibelanjakan oleh perusahaan atau proyek. Keakuratannya didasarkan pada penelitian dan data historis. Oleh karena itu, laporan anggaran Anda dapat diarsipkan dan diakses saat merencanakan anggaran masa depan untuk membuat perkiraan yang lebih baik tentang biaya dan pengeluaran Anda nantinya.

Komponen Laporan Anggaran

Laporan anggaran dapat menyertakan kolom yang berbeda tergantung pada bisnis atau proyek. Sering kali laporan anggaran merupakan bagian dari laporan status yang lebih besar yang menangkap rangkaian titik data yang lebih luas. Ini dapat membantu menempatkan biaya dalam konteks dan memberikan gambaran yang lebih baik tidak hanya tentang apa yang dibelanjakan tetapi juga mengapa.

Tetapi jika Anda merebus laporan anggaran sampai ke elemen-elemen pentingnya, itu akan mengungkapkan empat komponen ini: biaya aktual, biaya yang direncanakan, anggaran, dan sisa anggaran. Setiap laporan anggaran yang Anda buat harus menyertakan keempat komponen ini. Mari kita lihat lebih dekat keempat bagian dari laporan anggaran dasar ini.

Biaya Aktual

Biaya aktual dalam laporan anggaran adalah total pengeluaran yang dikeluarkan perusahaan atau proyek selama jangka waktu tertentu yang tercermin dalam laporan. Penting untuk dipahami bahwa ramalan atau anggaran mencoba untuk akurasi tetapi tidak pernah sepenuhnya benar. Hampir selalu ada pengeluaran tak terduga, biaya, dll., yang akan memengaruhi anggaran Anda. Oleh karena itu, biaya sebenarnya memberi Anda data keras tentang berapa banyak yang Anda belanjakan sehingga Anda dapat membandingkannya dengan apa yang Anda pikir akan Anda belanjakan selama periode ini.

Biaya yang Direncanakan

Biaya yang direncanakan adalah biaya yang Anda antisipasi untuk bisnis selama jangka waktu tertentu atau untuk jangka waktu proyek yang lebih lama. Ini adalah perkiraan biaya yang didasarkan pada anggaran dan jadwal yang telah ditentukan sebelumnya. Beberapa dari biaya ini termasuk bahan baku, biaya tenaga kerja dan biaya overhead, seperti utilitas.

Anggaran

Anggaran adalah rencana keuangan yang digunakan oleh perusahaan atau proyek untuk mengilustrasikan uang yang dibutuhkan untuk beroperasi selama suatu periode atau agar proyek berhasil mengirimkan produk atau layanannya. Ini menunjukkan berapa banyak uang yang dibutuhkan dan waktu di mana uang itu akan dihabiskan untuk menjalankan operasi bisnis atau melaksanakan tujuan suatu proyek.

Sisa Anggaran

Terakhir, sisa anggaran adalah sisa anggaran Anda setelah pengeluaran periode yang dilaporkan. Ini menunjukkan berapa banyak uang yang tersisa untuk melanjutkan operasi bisnis Anda atau menyelesaikan proyek Anda. Itu seharusnya sudah cukup, tetapi jika Anda mengeluarkan terlalu banyak uang selama periode waktu yang dilaporkan, maka Anda harus memperhatikan waktu, ruang lingkup, atau biaya bisnis atau proyek Anda untuk kembali ke jalur semula.

Terkait: Template Anggaran Proyek Gratis untuk Excel

5 Manfaat Laporan Anggaran

Kita sudah membahas tujuan laporan anggaran, tapi ada manfaatnya juga. Secara alami, tujuan adalah bagian dari keuntungan, tetapi laporan anggaran sangat penting sehingga perlu ditekankan pentingnya penggunaan laporan anggaran saat mengelola bisnis atau proyek.

1. Mengidentifikasi Ancaman

Salah satu manfaatnya adalah laporan anggaran dapat menunjukkan kepada Anda kemungkinan ancaman yang dapat berdampak negatif pada perusahaan atau proyek Anda. Oleh karena itu, Anda punya waktu untuk menanggapi mereka sebelum mereka menggagalkan pekerjaan Anda. Jika Anda melihat ada masalah, maka Anda dapat mengubah jadwal atau ruang lingkup pekerjaan Anda untuk mempertahankan anggaran dan tetap pada jalurnya.

2. Menginformasikan Estimasi Masa Depan

Mengarsipkan laporan anggaran, seperti disebutkan di atas, dapat berguna saat merencanakan anggaran atau proyek Anda berikutnya karena memberikan catatan historis yang dapat menginformasikan perkiraan Anda ke depan. Ini dapat membantu bisnis mengidentifikasi pertumbuhan atau menentukan kelayakan atau kelemahan proyek masa depan.

3. Memantau Kinerja

Dalam hal lingkungan bisnis saat ini atau proyek yang sedang Anda kelola, laporan anggaran membantu Anda memantau kinerja. Ini juga berguna dalam menyebarkan dana dengan lebih baik dan mengidentifikasi di mana ada pemborosan yang kemudian dapat dikurangi untuk menghasilkan uang Anda lebih banyak.

4. Menetapkan Akuntabilitas

Manfaat lain menggunakan laporan anggaran adalah akuntabilitas. Anggaran mungkin dibuat oleh manajemen tetapi para pekerja di perusahaan dan tim pelaksana proyek yang menghabiskan uang itu. Baik itu tenaga kerja atau sumber daya yang mereka pekerjakan untuk melakukan pekerjaan mereka, memiliki laporan anggaran rutin memungkinkan mereka mengetahui apakah mereka bekerja secara efisien atau apakah mereka perlu lebih berhati-hati.

5. Garis Besar Posisi Likuiditas

Ada juga informasi yang diberikan oleh laporan anggaran tentang posisi likuiditas perusahaan. Yaitu, berapa banyak uang tunai yang ada. Ini menginformasikan anggaran kas, yang memberi tahu perusahaan jika memiliki cukup uang untuk menangani arus masuk dan arus keluar yang dibutuhkan oleh kebutuhan operasionalnya. Ini berperan dalam pengambilan keputusan perusahaan yang lebih besar, menawarkan informasi tentang posisi debiturnya dan pemulihan di masa depan, mengidentifikasi apakah perusahaan dapat memenuhi kewajibannya dan menawarkan informasi yang bermanfaat bagi investor.

Cara Membuat Laporan Anggaran Dengan ProjectManager

ProjectManager adalah perangkat lunak manajemen proyek online yang memungkinkan Anda membuat laporan waktu nyata yang dapat disesuaikan sehingga hanya menampilkan apa yang ingin Anda lihat. Setelah laporan dibuat, Anda kemudian dapat membagikannya ke berbagai format dan mendistribusikannya ke pemangku kepentingan Anda untuk terus memperbarui anggaran. Berikut panduan tentang cara membuat laporan status, yang mencakup informasi tentang anggaran Anda.

Mulailah Dengan Menetapkan Baseline

Gunakan bagan Gantt kami yang kuat untuk merencanakan dan menjadwalkan pekerjaan Anda. Anda dapat mengatur tugas, sumber daya, dan biaya Anda. Petakan pekerjaan Anda pada garis waktu untuk melihat semua yang harus Anda lakukan di satu tempat, lalu tetapkan garis dasarnya. Ini menangkap upaya yang Anda rencanakan sehingga Anda dapat membandingkannya dengan upaya Anda yang sebenarnya saat membuat laporan status.

Klik pada Ikon Laporan

Sekarang, saat Anda siap membuat laporan, temukan dan klik ikon laporan, yang terlihat seperti papan klip dengan kertas bergaris di atasnya. Dari sana, Anda akan dibawa ke halaman laporan. Di sisi kiri adalah daftar semua laporan yang dapat Anda buat. Ada laporan portofolio, laporan status, rencana proyek, tugas, lembar waktu, ketersediaan, beban kerja, dan variasi.

Pilih Laporan Status Proyek

Saat Anda memilih laporan status proyek, akan ada filter di sisi kanan. Dari sana, pilih judul, status proyek, dan kolom yang ingin Anda sertakan dalam laporan. Cukup centang yang ingin Anda laporkan. Misalnya, ada opsi anggaran yang dapat Anda pilih. Jika memilih kesehatan, Anda akan melihat biaya dan beban kerja.

Kemudian Anda dapat melihat laporan di browser web Anda atau mengklik PDF atau Excel untuk mengunduh dan membagikannya dengan pemangku kepentingan Anda. Laporan kemudian akan menunjukkan biaya yang direncanakan, biaya sumber daya yang direncanakan, persen selesai dan banyak lagi.

Laporan yang dapat disesuaikan hanyalah sebagian dari apa yang ditawarkan perangkat lunak kami. Kami memiliki alat yang Anda butuhkan untuk bekerja dengan tim lintas fungsi. Berbagai tampilan proyek kami berarti bahwa apa yang direncanakan pada bagan Gantt dapat dibagikan di papan kanban, daftar, dan tampilan kalender. Semua pembaruan data secara real time sehingga semua orang bekerja di halaman yang sama. Ada juga fitur manajemen tugas, manajemen risiko, dan manajemen sumber daya untuk membuat Anda tetap produktif dan sesuai anggaran.

ProjectManager adalah perangkat lunak pemenang penghargaan yang memberdayakan tim untuk merencanakan, mengelola, dan melacak pekerjaan mereka secara real time. Alat pelaporan kami yang canggih membantu Anda tetap pada jadwal dan menjaga anggaran Anda. Bergabunglah dengan tim di Avis, Nestle, dan Siemens yang menggunakan perangkat lunak kami untuk berhasil. Mulailah dengan ProjectManager hari ini secara gratis.