Proses Penganggaran dalam Bisnis & Manajemen Proyek

Ada satu kesamaan yang dimiliki semua bisnis dengan manajemen proyek: uang. Tanpa pendanaan dan proses penganggaran yang tepat, proyek di industri mana pun terhenti. Penganggaran adalah bagaimana dana tersebut dibelanjakan.

Namun pertama-tama, mari kita definisikan apa itu anggaran dan jelajahi jenis-jenis anggaran serta metode pembuatan anggaran. Dengan memahami proses penganggaran untuk bisnis dan manajemen proyek, maka akan lebih mudah untuk memahami cara membuat anggaran untuk perusahaan atau proyek Anda.

Apa Itu Anggaran?

Anggaran adalah perkiraan pendapatan dan pengeluaran yang terjadi selama periode waktu tertentu. Ini adalah dokumen hidup yang ditinjau dan direvisi secara berkala. Setiap perusahaan yang mengeluarkan uang akan menggunakan anggaran untuk mengelola biayanya, baik itu bisnis, proyek, lembaga pemerintah, atau bahkan rumah tangga pribadi.

Cara lain untuk melihat anggaran adalah sebagai rencana keuangan. Ini merencanakan pengeluaran Anda selama jangka waktu tertentu. Menggunakan anggaran sangat penting untuk melakukan usaha keuangan dengan sukses. Inilah sebabnya mengapa ada anggaran perusahaan, anggaran proyek, dan anggaran yang dibuat pemerintah untuk mendukung berbagai layanan.

Proses anggaran menguraikan sumber daya yang diperlukan untuk mengelola bisnis atau proyek, tetapi tidak hanya itu yang dapat dilakukan oleh anggaran. Ini adalah alat untuk menetapkan tujuan selama kuartal atau tahun, mengukur hasil dan merencanakan kemungkinan. Baik Anda menjalankan bisnis atau mengelola proyek, perangkat lunak manajemen proyek dapat membantu Anda merencanakan, mengelola, dan melacak anggaran Anda.

ProjectManager adalah perangkat lunak manajemen proyek pemenang penghargaan dengan bagan Gantt yang kuat yang membantu Anda mengelola sumber daya dan biaya secara waktu nyata. Anda dapat mengatur tugas Anda dan melampirkan sumber daya dan biaya untuk masing-masing tugas. Tautkan dependensi untuk menghindari penundaan yang mahal dan bahkan memfilter jalur kritis untuk mengetahui tugas mana yang penting untuk keberhasilan proyek. Setelah menetapkan garis dasar, Anda kemudian dapat melacak biaya yang direncanakan terhadap biaya aktual secara waktu nyata. Mulailah dengan ProjectManager hari ini secara gratis.

Jenis Anggaran

Mempertimbangkan bahwa anggaran dapat berlaku untuk begitu banyak entitas yang beragam, tidak mengherankan jika ada banyak jenis anggaran yang berbeda. Masing-masing anggaran ini membantu memandu pengeluaran sepanjang tahun sehingga Anda tidak mengeluarkan uang terlalu banyak. Mereka sangat penting untuk membuat keputusan keuangan yang penting, tetapi mereka berbeda berdasarkan berbagai kebutuhan bisnis dan proyek.

Anggaran Proyek

Anggaran proyek digunakan untuk memperkirakan biaya proyek. Itu dibuat oleh manajer proyek dan digunakan untuk melacak biaya selama fase pelaksanaan proyek dan membuat penyesuaian apa pun yang akan membuat proyek tetap pada jalurnya secara finansial. Anggaran proyek memecah biaya menjadi tugas individu dan sumber daya yang diperlukan untuk menyelesaikannya.

Anggaran Induk

Seperti namanya, anggaran induk terdiri dari semua anggaran individu, seperti penjualan, produksi, dll., yang digunakan dalam bisnis. Hal ini dilakukan untuk memberikan gambaran keuangan perusahaan secara lengkap dan menunjukkan bagaimana pendapatan dan pengeluaran tertentu sesuai dengan bisnis. Anggaran induk lebih umum ditemukan di bisnis yang lebih besar, meskipun perusahaan yang lebih kecil dapat menggunakannya untuk melihat keuangan menurut kategori atau departemen.

Anggaran Operasi

Anggaran operasi mencantumkan semua pengeluaran dan pendapatan yang diperkirakan bisnis untuk operasi bulanan atau tahunannya. Ini adalah cara untuk memahami berapa banyak uang yang Anda butuhkan untuk menjalankan bisnis Anda dengan baik. Anggaran operasi terdiri dari biaya tetap dan biaya variabel, pendapatan dan biaya tak terduga. Mereka adalah kombinasi dari anggaran penjualan dan produksi, bahan langsung dan biaya tenaga kerja dan overhead dan administrasi.

Terkait: Template Anggaran Operasi Gratis untuk Excel

Anggaran Penjualan

Anggaran penjualan berkaitan dengan memperkirakan pendapatan yang Anda harapkan dari penjualan dan pengeluaran selama periode waktu tertentu. Dengan membuat anggaran penjualan, Anda dapat merencanakan pengeluaran dan menyesuaikannya sesuai kebutuhan. Semakin akurat anggaran penjualan Anda, semakin baik Anda dapat memastikan bahwa Anda memiliki bahan dan inventaris untuk memenuhi permintaan pelanggan.

Anggaran Keuangan

Anggaran keuangan digunakan untuk menentukan berapa banyak uang yang Anda butuhkan untuk mencapai tujuan jangka pendek dan jangka panjang Anda. Ini dilakukan dengan melihat aset, kewajiban, dan ekuitas Anda. Ketika ini selesai, Anda memiliki gambaran tentang kesehatan bisnis Anda dan apakah stabil. Anggaran keuangan sering digunakan saat bisnis mencari pendanaan atau memposisikan diri untuk penawaran umum perdana (IPO).

Anggaran Arus Kas

Mengetahui uang yang masuk dan keluar dari bisnis Anda selama periode waktu tertentu adalah penting, dan anggaran arus kas membantu memperkirakan arus kas tersebut. Mengetahui arus kas Anda sangat penting untuk membuat keputusan keuangan yang penting, tetapi juga membantu menemukan masalah dan mencegah pengeluaran berlebihan. Idealnya, Anda ingin memastikan bahwa ada cukup uang yang masuk untuk menutupi uang keluar dari bisnis Anda. Arus kas negatif adalah saat Anda tidak memiliki cukup uang untuk menutupi biaya penggantian kerugian.

Metode Penganggaran

Metode penganggaran adalah bagaimana Anda menerapkan proses penganggaran. Seperti halnya ada banyak jenis anggaran, ada banyak metode penganggaran. Dan, seperti jenis anggaran, tidak ada satu pilihan yang tepat. Anda harus membuat keputusan itu berdasarkan kebiasaan belanja dan perencanaan strategis. Berikut adalah empat metode penganggaran untuk membantu Anda memulai.

Penganggaran Berbasis Nol

Penganggaran berbasis nol hanyalah pendapatan dikurangi biaya sama dengan nol. Ini adalah salah satu metode penganggaran yang lebih umum dan dimulai dengan asumsi bahwa semua anggaran adalah nol dan dibangun kembali dari awal. Ini menciptakan anggaran yang sangat ketat dan menghindari pengeluaran yang tidak diperlukan untuk kesuksesan bisnis. Ini adalah metode penganggaran dari bawah ke atas yang digunakan untuk menahan biaya, tetapi memakan waktu.

Penganggaran Inkremental

Anggaran tambahan bekerja dengan menggunakan angka aktual tahun sebelumnya dan menambahkan atau mengurangi persentase dari itu untuk menentukan anggaran tahun ini. Ini adalah metode penganggaran yang sangat umum karena sederhana dan paling baik digunakan ketika pemicu biaya utama tidak berubah dari tahun ke tahun. Tapi itu bisa melanggengkan inefisiensi, menghasilkan kelonggaran anggaran dan mengabaikan pendorong aktivitas dan kinerja eksternal.

Penganggaran Berbasis Aktivitas

Penganggaran berbasis aktivitas adalah pendekatan top-down. Ini menentukan jumlah input yang dibutuhkan untuk mendukung output yang ditetapkan oleh bisnis. Aktivitas yang menimbulkan biaya dicatat, dianalisis, dan diteliti. Ini adalah metode penganggaran ketat yang membantu mengurangi biaya produksi sambil meningkatkan efisiensi produksi dan menentukan cara membuat produk lebih hemat biaya.

Penganggaran Proposisi Nilai

Saat menggunakan penganggaran proposisi nilai, Anda akan bertanya pada diri sendiri mengapa ini termasuk dalam anggaran, apakah ini menciptakan nilai bagi pelanggan, staf, atau pemangku kepentingan, dan apakah nilai item tersebut lebih besar daripada biayanya? Jika tidak, apa pembenaran Anda untuk biayanya? Mengajukan pertanyaan-pertanyaan ini memastikan bahwa segala sesuatu dalam anggaran Anda memberikan nilai kepada pelanggan Anda.

Cara Membuat Anggaran Proyek atau Bisnis dalam 6 Langkah Sederhana

Proses penganggaran dimulai dengan membuat anggaran. Baik Anda mengelola bisnis atau proyek, ini adalah enam langkah yang harus diikuti untuk membuat anggaran.

1. Pilih Pendekatan Penganggaran

Seperti digambarkan di atas, ada banyak pendekatan untuk membuat anggaran. Proses penganggaran yang tepat untuk Anda adalah langkah pertama dalam menentukan anggaran bisnis atau proyek Anda. Lihatlah situasi keuangan Anda saat ini dan apa prioritas Anda dan pilih pendekatan anggaran yang sesuai dengan tujuan keuangan Anda.

2. Tentukan Tujuan Anggaran Anda

Sekali lagi, ada berbagai alasan anggaran seperti anggaran penjualan, anggaran operasional, dll. Sebelum memulai, Anda harus mengetahui jenis anggaran yang Anda buat. Itu akan memandu Anda melalui proses penganggaran.

3. Buat Rencana Tindakan

Sekarang setelah Anda memiliki metode dan tujuan, saatnya membuat rencana tindakan, yang merupakan langkah-langkah yang akan mengarahkan Anda ke anggaran yang telah selesai. Anda ingin menentukan ruang lingkup, seperti tujuan dan hasil yang direncanakan. Kemudian Anda ingin menempatkan ini pada garis waktu untuk melacak anggaran Anda selama periode tertentu.

4. Perkirakan Biaya Tetap dan Variabel

Pertama, biaya tetap adalah biaya yang tidak berubah seperti sewa, tagihan utilitas, gaji gaji, asuransi, bunga pinjaman, pajak properti, dll. Biaya variabel adalah biaya yang dapat berubah, seperti bahan mentah, tenaga kerja, komisi penjualan , pengiriman, dll. Bersama-sama, ini akan menghabiskan banyak anggaran Anda.

5. Perkirakan Pendapatan yang Diharapkan

Pendapatan yang diharapkan adalah jumlah uang yang diperkirakan perusahaan akan dihasilkan dari penjualan. Ini bisa sesederhana jumlah unit yang terjual dikalikan dengan berapa banyak yang terjual. Tetapi pendapatan tidak memperhitungkan biaya dan pengeluaran. Gunakan data historis dan riset pasar untuk memperkirakan apa yang Anda harapkan untuk diperoleh selama periode anggaran.

6. Buat Dana Darurat

Seperti yang Anda lihat, semua angka ini adalah perkiraan. Mereka harus seakurat mungkin dan berdasarkan penelitian dan data, tetapi itu tidak diberikan. Itulah mengapa sangat penting untuk memiliki dana darurat saat membuat anggaran. Ini adalah sejumlah uang yang disisihkan untuk mengkompensasi ketidakakuratan yang melekat dalam memperkirakan biaya dan pendapatan dalam anggaran serta menutupi risiko.

Bagaimana Manajer Proyek Membantu Proses Penganggaran

ProjectManager adalah perangkat lunak pemenang penghargaan yang membantu proses penganggaran. Saat Anda memulai proyek dengan mengimpor file Excel atau Microsoft Project atau dengan menggunakan salah satu templat khusus industri kami, Anda dapat menetapkan anggaran proyek. Kami telah menunjukkan bagaimana Anda dapat merencanakan anggaran Anda pada bagan Gantt yang mengatur tugas Anda serta sumber daya dan biaya terkait. Namun masih banyak lagi yang dapat Anda lakukan untuk mengelola dan melacak biaya Anda selama siklus hidup proyek.

Pantau Biaya Dengan Dasbor Waktu Nyata

Proses penganggaran tidak terbatas pada perencanaan, tetapi juga harus memantau dan mengubah untuk menghindari pengeluaran yang berlebihan. Dengan dasbor waktu nyata kami, Anda dapat memiliki ikhtisar tingkat tinggi tentang biaya Anda serta metrik lain yang dapat memberi tahu Anda tentang masalah sehingga Anda dapat menyelesaikannya dengan cepat. Dasbor langsung kami secara otomatis mengumpulkan data waktu nyata dan menampilkannya dalam grafik dan bagan yang mudah dibaca. Tidak seperti perangkat lunak ringan, tidak diperlukan konfigurasi panjang untuk menyiapkan dasbor kami. Sudah siap saat Anda siap.

Gunakan Lembar Waktu dan Bagan Beban Kerja untuk Melacak Sumber Daya

Sumber daya adalah segala sesuatu yang Anda gunakan untuk menyelesaikan pekerjaan Anda, mulai dari tenaga kerja hingga bahan dan segala sesuatu di antaranya. Penting untuk melacak sumber daya Anda agar sesuai dengan anggaran Anda, dan alat kami memiliki fitur pengelolaan sumber daya yang membuatnya mudah. Saat bergabung dengan tim, Anda dapat menambahkan ketersediaan mereka, termasuk PTO, liburan, dan hari libur global, yang mempermudah penugasan mereka bekerja. Lembar waktu aman kami merampingkan penggajian dan memungkinkan Anda untuk melihat di mana setiap anggota tim dalam hal menyelesaikan tugas mereka sehingga Anda dapat melihat apakah mereka sesuai jadwal. Ada juga bagan beban kerja berkode warna yang menunjukkan jika ada yang ditempatkan secara keseluruhan. Anda dapat menyeimbangkan beban kerja langsung dari bagan agar tetap bekerja sesuai kapasitas tanpa biaya lembur.

Fitur manajemen sumber daya kami membantu Anda tetap pada anggaran seperti halnya tugas dan alat manajemen risiko kami. Jika tim Anda tertinggal, itu berarti uang dan masalah tambahan dapat mengalihkan proyek Anda dan berdampak negatif pada anggaran. Menggunakan fitur pelaporan kami memungkinkan Anda masuk lebih dalam ke data daripada dasbor dan melacak status proyek, variasi, dan lainnya. Semua laporan dapat disesuaikan untuk memfilter hanya informasi yang ingin Anda lihat dan dapat dengan mudah dibagikan dengan pemangku kepentingan, yang memiliki kepentingan dalam proyek Anda.

ProjectManager adalah perangkat lunak manajemen proyek online yang membantu merencanakan, mengelola, dan melacak anggaran secara real time. Platform kolaboratif kami memungkinkan Anda untuk berbagi file, komentar, dan lainnya, menghubungkan semua orang terlepas dari apakah mereka berada di kantor berikutnya atau lokasi yang berbeda. Bergabunglah dengan tim di Avis, Nestle, dan Siemens yang menggunakan perangkat lunak kami untuk meraih kesuksesan. Mulailah dengan ProjectManager hari ini secara gratis.