Membangun Platform Komunikasi Internal untuk Perusahaan: Apa dan Bagaimana

Pada artikel ini, kita berbicara tentang cara membangun platform konektivitas perusahaan. Apa itu platform konektivitas dan bagaimana Anda harus membangunnya? Baca terus untuk mendapatkan wawasan tentang topik ini dan gulir ke bawah untuk perkiraan biaya untuk mengembangkan situs web komunikasi internal .

Isi:

1. Apa itu perangkat lunak komunikasi internal?
2. Cara membuat perangkat lunak komunikasi internal
3. Fitur untuk aplikasi seluler atau situs web komunikasi internal
4. Biaya untuk membuat platform konektivitas perusahaan

Apa itu perangkat lunak komunikasi internal?

Besar atau kecil, setiap perusahaan membutuhkan sistem komunikasi internal. Komunikasi internal yang efektif di semua tingkatan merupakan bagian integral untuk meningkatkan kinerja dan meningkatkan hasil. Perangkat lunak komunikasi internal dapat:

• membuat karyawan lebih terlibat dalam kesuksesan perusahaan
• mengkoordinasikan tugas antara karyawan dan departemen
• memantau secara efisien dan memoderasi karyawan yang bekerja dari jarak jauh
• memberi karyawan jaringan dukungan yang bertindak cepat

Bergantung pada jenis perusahaan, ukurannya, dan ceruk tempat ia beroperasi, persyaratan untuk sistem komunikasi akan berbeda. Namun, komunikasi adalah kunci produktivitas di perusahaan mana pun.

Dalam hal komunikasi internal, sebagian besar perusahaan kecil dan menengah menggunakan dua jenis teknologi: email untuk pengumuman di seluruh perusahaan dan aplikasi pesan instan dan ruang obrolan untuk masalah yang lebih mendesak.

Tetapi ada lebih banyak perangkat lunak komunikasi korporat daripada hanya email dan messenger, dan beberapa jenis perangkat lunak komunikasi menawarkan fungsionalitas yang tidak dapat dilakukan oleh aplikasi email atau pesan instan.

1. Intranet

Intranet adalah salah satu alat komunikasi korporat tertua. Pada dasarnya, ini adalah jaringan tertutup yang hanya dapat diakses oleh mereka yang bekerja untuk perusahaan. Sebagai solusi dengan akses terbatas, intranet memungkinkan untuk menyimpan dan berbagi data dan file sensitif — sesuatu yang sangat tidak disarankan untuk email dan messenger.

Namun, keamanan data masih menjadi perhatian intranet, karena mereka dapat menyimpan banyak data yang dapat membahayakan perusahaan jika intranet diretas. Selain itu, sebagian besar solusi intranet tidak mudah dinavigasi, dan untuk membuat sistem seperti katalog, mungkin diperlukan spesialis.

2. Papan nama digital

Papan reklame digital memerlukan layar di mana pengumuman di seluruh kantor dapat ditampilkan untuk dilihat semua orang. Metode komunikasi internal ini berguna untuk pengumuman-pengumuman mendesak di perusahaan-perusahaan yang seluruh atau sebagian besar karyawannya bekerja di kantor dan kantornya sendiri cukup besar. Meskipun Anda tidak pernah tahu kapan setiap karyawan akan membuka email di seluruh perusahaan, kemungkinan semua orang akan melihat pengumuman pada saat yang sama ketika itu ditampilkan di layar di tengah lantai.

Di sisi lain, signage digital adalah alat komunikasi satu sisi, yang memungkinkan manajemen untuk membuat pengumuman di seluruh perusahaan. Ini tidak cocok untuk kolaborasi atau komunikasi antara karyawan dan tim. Ini juga merupakan alat di kantor yang ketat.

3. Alat obrolan video

Ini adalah jenis alat tujuan tunggal lainnya, yang dimaksudkan untuk streaming dan/atau berkomunikasi melalui video. Selain kasus penggunaan panggilan video yang jelas, perangkat lunak jenis ini dapat digunakan untuk mengalirkan umpan dari konferensi, rapat penting, dan acara lainnya. Terhubung ke alat signage digital, aliran video dapat ditampilkan di layar di sekitar kantor.

4. Alat kolaborasi

Dalam artikel ini, kami menggunakan istilah alat kolaborasi untuk mengartikan perangkat lunak berbasis cloud yang memungkinkan beberapa pengguna secara bersamaan. Google Docs dan Google Sheets muncul di pikiran pertama, tetapi tentu saja, ada lebih banyak contoh. Office 365 memungkinkan pengeditan kolaboratif, dan di antara desainer UI/UX, Figma mendapatkan popularitas dengan kecepatan yang menakjubkan. Dengan perangkat lunak berbasis cloud, pekerjaan dapat diakses dari mana saja kapan saja, sehingga memungkinkan untuk bekerja dengan staf jarak jauh di seluruh dunia.

5. Jejaring sosial karyawan

Tren terbaru dalam solusi konektivitas perusahaan adalah jaringan sosial karyawan (ESNs) yang berpusat pada pekerjaan. Mari kita nyatakan: mayoritas orang berusia 18 hingga 65+ menggunakan jejaring sosial di waktu luang mereka (dan terkadang tidak terlalu lama). Munculnya ESN hanya masalah waktu.

Jejaring sosial karyawan adalah pusat aktivitas karyawan: Anda dapat menggunakannya untuk pengumuman, survei, kolaborasi, untuk mengenali karyawan terkemuka, dll. Selain itu, jaringan ini dapat digunakan untuk hal-hal selain pekerjaan — misalnya, agar karyawan saling mengenal satu sama lain. lainnya lebih baik dan mengekspresikan kreativitas mereka dan untuk mengkoordinasikan urusan kantor yang mungkin tampak kurang penting untuk intranet atau alat signage.

Salah satu layanan paling populer dari jenis ini adalah Workplace , jejaring sosial karyawan milik Facebook. Workplace pada dasarnya adalah Facebook untuk perusahaan, dan antarmuka yang familiar adalah salah satu fitur unggulannya. Karena ini adalah salah satu pemain paling menonjol di industri ini, kami akan menjadikan Workplace semacam studi kasus dan dasar untuk penelitian kami tentang pengembangan perangkat lunak komunikasi internal.

Cara membuat perangkat lunak komunikasi internal

Pertama-tama, penting untuk memutuskan apakah Anda ingin mengembangkan platform konektivitas perusahaan seperti Workplace hanya untuk perusahaan Anda sendiri atau menawarkannya sebagai produk Perangkat Lunak sebagai Layanan (SaaS). Sangat penting untuk memutuskan hal ini sebelum Anda memulai pengembangan, karena beberapa hal tidak akan sepenting perangkat lunak komunikasi internal untuk bisnis Anda sendiri seperti halnya dalam perangkat lunak yang Anda bangun untuk dijual. Misalnya, Anda tidak perlu memonetisasi perangkat lunak yang dibuat hanya untuk digunakan oleh perusahaan Anda.

Workplace sendiri awalnya merupakan perangkat lunak internal yang digunakan oleh karyawan Facebook. Baru kemudian diluncurkan untuk digunakan oleh perusahaan lain. Inilah pendapat kami dalam membangun platform komunikasi internal untuk ditawarkan sebagai layanan kepada pihak ketiga.

Pada tahap analisis bisnis pengembangan perangkat lunak komunikasi internal, Anda dan/atau tim pengembangan Anda harus benar-benar meneliti situasi pasar. Tergantung pada model siklus hidup pengembangan perangkat lunak yang Anda atau perusahaan outsourcing Anda gunakan, prosesnya akan bervariasi, tetapi penelitian merupakan bagian integral dari model apa pun.

Riset pasar untuk platform komunikasi bisnis akan membantu Anda menjawab sejumlah pertanyaan penting.

1. Apakah Anda sedang membangun aplikasi seluler, platform web, atau keduanya? Biasanya, platform komunikasi digital untuk perusahaan dibuat untuk komputer desktop, dan lebih sering berbasis web. Namun, pengembangan aplikasi keterlibatan karyawan yang mengutamakan seluler semakin populer setiap tahun. Bagaimanapun, bahkan solusi berbasis web harus ramah seluler akhir-akhir ini.

2. Apa niche Anda? Apa pun dapat menentukan ceruk, dari lokasi geografis hingga cakupan fitur tertentu yang hanya relevan untuk jenis bisnis tertentu.

3. Apakah Anda memiliki pesaing di niche Anda? Jika ya, analisis bagaimana produk mereka beroperasi, apa kelebihan dan kekurangan produk tersebut, dan bagaimana Anda dapat bersaing.

4. Nilai unik apa yang ditawarkan platform Anda kepada penggunanya? Apa yang ditawarkan platform Anda yang membedakannya dari yang lain?

5. Apa persona pengguna untuk platform Anda? Persona pengguna adalah potret pengguna target utama Anda. Jika Anda mencoba membangun platform komunikasi seperti Workplace, yaitu platform untuk perusahaan dan bukan individu, persona pengguna Anda juga akan menyertakan potret bisnis.

6. Seperti apa model monetisasi Anda? Ini tentang bagaimana Anda akan menghasilkan uang dari alat komunikasi bisnis Anda. Anda harus meneliti model bisnis pesaing Anda serta model bisnis apa yang akan lebih disukai oleh audiens target Anda.

7. Bagaimana Anda akan mempromosikan platform Anda? Ada beberapa cara untuk mengiklankan sebuah platform, tetapi akan berbeda tergantung pada apa yang Anda bangun.

Lebih banyak pertanyaan akan muncul selama validasi ide dan tahap penelitian analisis bisnis. Banyak — jika bukan sebagian besar — ​​perusahaan pengembangan saat ini menggunakan template Lean Canvas untuk menguraikan semua yang perlu diketahui tentang suatu produk pada tahap pengembangan pertama. Jika Anda tertarik, lihat artikel kami tentang cara membuat kanvas model bisnis untuk ide aplikasi seluler.

Fitur untuk aplikasi seluler atau situs web komunikasi internal

Kolaborasi dan platform komunikasi seperti Facebook Workplace adalah jejaring sosial di dalam perusahaan. Sementara Facebook adalah jaringan global, Workplace digunakan oleh perusahaan lokal dan menggabungkan fitur jaringan sosial dengan elemen jenis solusi konektivitas perusahaan lainnya.

Berikut adalah daftar fitur yang mungkin ingin Anda sertakan dalam aplikasi keterlibatan karyawan Anda.

• Orientasi

Ketika tujuan Anda adalah membuat aplikasi seperti Workplace untuk komunikasi internal, penting untuk membuat orientasi semudah mungkin dinavigasi sehingga pengguna tidak menghabiskan terlalu banyak waktu untuk masuk dan mencari semua yang mereka butuhkan.
Pada saat yang sama, untuk jaringan sosial perusahaan, menerapkan sign-up/log-in melalui akun pribadi dari jaringan sosial tradisional seperti Facebook dan Twitter mungkin dianggap sebagai kewajiban. Salah satu solusi yang mudah digunakan dan lebih aman adalah masuk melalui akun email perusahaan.

• Profil

Bidang yang Anda berikan di profil pengguna akan bergantung pada sejauh mana Anda ingin karyawan Anda terhubung dan berbaur. Bidang yang harus dimiliki dalam jaringan komunikasi bisnis adalah nama, posisi, departemen, dan detail kontak (nomor telepon, email, Skype, dll.). Namun, jika salah satu tujuan platform Anda adalah untuk meningkatkan hubungan antar karyawan, mungkin berguna untuk menambahkan info non-kerja seperti hobi.

• Memberi makan
  
  Di sinilah semua informasi akan diposting: pengumuman, proyek saat ini, pencapaian, dan pembaruan tentang kehidupan perusahaan. Jika Anda membuat situs web seperti Workplace untuk perusahaan besar, akan berguna untuk menerapkan semacam sistem pemfilteran, seperti penandaan, yang mungkin didukung oleh pembelajaran mesin. Dengan cara ini, sistem dapat mengurutkan posting berdasarkan relevansi untuk setiap pengguna berdasarkan departemen mereka dan posting yang mereka tanggapi.

Di sisi lain, harus ada fungsionalitas untuk menyematkan pengumuman di seluruh perusahaan sehingga semua orang dapat melihatnya, terlepas dari pemfilterannya.

• Perpustakaan

Menambahkan beberapa fungsi intranet ke jaringan sosial perusahaan tidak ada salahnya. Perpustakaan dokumentasi perusahaan akan membantu Anda menyimpan semuanya di satu tempat. Jika ada dokumen yang ditujukan hanya untuk sekelompok karyawan tertentu (seperti manajemen puncak), tingkat akses dapat ditambahkan.

• Galeri foto

Ini bisa berupa fitur terpisah atau subkategori dalam perpustakaan. Bergantung pada ruang lingkup aktivitas yang akan dibagikan karyawan dalam jaringan sosial internal, galeri foto mungkin menjadi tempat foto resmi perusahaan dari acara seperti konferensi serta foto dari kumpul-kumpul setelah bekerja yang ingin dibagikan oleh karyawan kepada semua orang untuk meningkatkan kinerja perusahaan. Roh.

• Grup
  
  Grup diperlukan saat Anda membuat aplikasi komunikasi internal untuk klien korporat. Pengumuman dengan akses terbatas dapat diposting sehingga hanya anggota grup yang dapat melihatnya — misalnya, berita departemen atau pembaruan untuk karyawan yang mengerjakan proyek yang sama.

• Mengobrol

Dengan komunikasi menjadi tujuan utama dari jaringan sosial perusahaan, fungsi pesan instan adalah suatu keharusan. Sangat penting untuk menerapkan pesan langsung antar pengguna serta beberapa versi obrolan grup untuk departemen atau tim yang mengerjakan proyek atau tugas yang sama.

• File sharing

Berbagi file diperlukan untuk hampir semua komunikasi bisnis. Bergantung pada perusahaan apa yang akan menggunakan platform komunikasi Anda, berbagi satu jenis file mungkin sudah cukup. Namun secara umum, lebih baik menawarkan dukungan untuk beberapa jenis file.

• Kalender acara

Menambahkan acara ke kalender dalam jaringan internal perusahaan alih-alih (atau sebagai tambahan) Google Kalender akan membantu karyawan Anda mengatur pekerjaan mereka tanpa harus meninggalkan jaringan internal dan beralih ke layanan lain.

• Pemberitahuan

Pemberitahuan untuk versi desktop aplikasi atau situs web keterlibatan karyawan Anda dan pemberitahuan push untuk aplikasi seluler diperlukan agar karyawan tidak melewatkan pengumuman atau pesan penting saat aplikasi itu sendiri berada di latar belakang.

• Kontrol admin

Manajemen perusahaan atau orang yang ditugaskan secara khusus harus dapat menambah dan menghapus karyawan, mengubah tingkat akses mereka, dan memantau komunikasi internal. Seorang admin biasanya memiliki akses ke setiap dan semua grup, dapat mengedit dan menyematkan/melepas pin pengumuman, dan dapat mengelola aktivitas tenaga kerja.

• Integrasi
  
  Beberapa fungsi dapat ditambahkan ke aplikasi komunikasi dengan mengintegrasikan aplikasi pihak ketiga. Misalnya, alih-alih membuat fungsionalitas untuk pengeditan dokumen kolaboratif dari awal, layanan yang ada dapat diintegrasikan ke dalam platform. Facebook Workplace terintegrasi dengan G Suite, Jira, Dropbox, Office 365, dan lainnya . Anda dapat menambahkan layanan yang relevan dan mengintegrasikan perangkat lunak internal pelanggan Anda yang sudah ada.

Fitur tambahan untuk dipertimbangkan:

• Direktori karyawan

Ini adalah fitur yang berguna untuk perusahaan besar di mana mencari tahu siapa yang bisa menjadi tantangan. Memiliki bagan top-down dari manajer hingga karyawan junior setiap departemen akan membantu pengguna dengan cepat menemukan orang yang perlu mereka hubungi.

• Panggilan video
  
  Jika perusahaan Anda atau, dalam hal produk SaaS, bisnis pelanggan Anda bekerja dengan kontraktor jarak jauh atau memiliki karyawan yang sering bepergian, fungsi panggilan video internal adalah suatu keharusan. Ini akan memungkinkan Anda untuk menyimpan semua komunikasi di dalam perangkat lunak yang sama dan akan membuatnya lebih efisien. Melakukan panggilan selalu lebih mudah daripada mengetik pesan.

• Survei

Itu selalu penting untuk memahami suasana hati di perusahaan, hubungan di dalam dan antar departemen, dan tingkat kepuasan karyawan. Biasanya, manajer kantor atau karyawan lain yang ditunjuk ditugaskan untuk melakukan penelitian tersebut menggunakan semua jenis alat survei (Google Forms, SurveyMonkey, dan lainnya) selain berbicara dengan setiap karyawan secara individu. Menambahkan fitur survei ke jaringan internal Anda akan mempermudah pengelolaan survei ini dan membagikan hasilnya.

• Bot

Bot dapat membantu karyawan menavigasi perangkat lunak dan dapat memberikan dukungan pelanggan. Seperti halnya pemfilteran feed, mereka dapat didukung oleh teknologi pembelajaran mesin.

Berapa biaya untuk membuat platform konektivitas perusahaan?

Untuk menghitung (bahkan secara kasar) biaya pengembangan perangkat lunak komunikasi bisnis, pertama-tama perlu dipahami spesialis apa yang perlu Anda pekerjakan. Untuk perangkat lunak semacam ini — jaringan sosial lokal, pada dasarnya — tim lengkap akan dibutuhkan:

• Manajer proyek (kecuali jika Anda siap untuk memantau dan mengelola sendiri setiap aspek pengembangan)
• Desainer UI/UX untuk pengembangan web
• Desainer UI/UX untuk aplikasi seluler (satu desainer dapat bekerja dengan aplikasi iOS dan Android)
• Pengembang web frontend
• pengembang iOS
• Pengembang Android
• Pengembang backend
• Spesialis jaminan kualitas

Seperti yang telah kami sebutkan, sebagian besar aplikasi komunikasi internal dibuat terutama untuk web. Masuk akal untuk memiliki aplikasi web di kantor tempat semua orang menggunakan desktop atau laptop. Namun, jika bisnis Anda (atau bisnis audiens target Anda) termasuk spesialis yang bekerja di perjalanan atau di lapangan, Anda harus membuat solusi yang memungkinkan mereka terlibat secara aktif dalam kehidupan perusahaan. Meskipun hal ini dapat dicapai dengan mengadaptasi situs web untuk perangkat seluler, cakupan fungsionalitas yang ditawarkan aplikasi komunikasi seperti jejaring sosial biasa mungkin akan membuat situs web terlalu berantakan untuk penggunaan yang efektif pada perangkat seluler . Dalam kasus seperti ini, aplikasi asli jauh lebih nyaman bagi pengguna.

Bergantung pada audiens target Anda, mungkin cukup untuk membangun aplikasi untuk iOS atau Android, bukan keduanya.

Seperti yang Anda lihat, biaya untuk membuat platform komunikasi internal sulit diperkirakan. Pengembangan aplikasi komunikasi internal khusus web akan memakan waktu sekitar tiga bulan dan biaya awal mungkin sekitar $52.000 . Pengembangan seluler membutuhkan waktu lebih lama dan, karenanya, lebih mahal. Harapkan untuk membayar setidaknya $61.800 untuk satu aplikasi seluler dan menunggu sekitar lima bulan untuk menyelesaikannya. Namun, dua aplikasi seluler tidak akan dikenakan biaya dua kali lipat, karena Anda tidak memerlukan perancang UI/UX terpisah dan tim jaminan kualitas untuk masing-masing aplikasi.

Kesimpulan

Komunikasi korporat berkembang secara konstan sebagai reaksi terhadap perubahan sosial. Saat ini, membangun bisnis yang transparan dan membuat karyawan Anda terlibat dalam kehidupan perusahaan Anda — serta dalam kehidupan satu sama lain — menjadi lebih penting dari sebelumnya. Itulah mengapa pengembangan aplikasi komunikasi karyawan menjadi semakin populer dan aplikasi komunikasi menjadi semakin mirip dengan jejaring sosial yang lengkap. Kemungkinan manfaat dari layanan ini sangat menarik.

Di Mind Studios , kami menawarkan pengembangan perangkat lunak dan layanan konsultasi. Apakah Anda sedang mencari perusahaan pengembang untuk mewujudkan ide Anda atau hanya mencoba mencari tahu cara membuat situs web komunikasi internal dan berapa biayanya, kami dapat membantu. Hubungi kami dan kami akan menghubungi Anda kembali dengan informasi lebih rinci dan penawaran.