Membangun Pelacak Pengeluaran PPC Otomatis Di Google Sheets

Dengan webinar kemarin tentang analisis data yang efisien melalui Google Sheets, serta fitur Excel post pitting hari Selasa di turnamen March Madness mereka sendiri, minggu ini di PPC Hero kami telah menyoroti salah satu bagian terpenting dari kotak alat pemasar digital: spreadsheet! Hari ini, kami akan melanjutkan tren dengan menampilkan aplikasi Google Spreadsheet, memanfaatkan beberapa teknik yang dibahas dalam webinar yang disebutkan di atas untuk memecahkan masalah dengan cara yang menghemat waktu sekaligus mengungkapkan wawasan yang dapat ditindaklanjuti. Apakah Anda menemukan metode di sini dapat diterjemahkan ke pekerjaan Anda sendiri, semoga contoh seperti itu akan menginspirasi Anda untuk mempertimbangkan pendekatan kreatif untuk berbagai tantangan dan membangun alat baru yang disesuaikan untuk membuat hidup Anda lebih mudah.

Masalah

Saat mengelola akun PPC untuk Anda sendiri, tim internal, atau klien, satu aspek yang pasti Anda hadapi adalah bekerja sesuai anggaran dan mengelola pembelanjaan di seluruh saluran, inisiatif, dan banyak kemungkinan dimensi lainnya. Bagi sebagian orang, ini bisa menjadi bagian pekerjaan yang membuat stres—terutama jika ada banyak area untuk mengalokasikan sumber daya atau jika perubahan anggaran atau lalu lintas yang sering menuntut evaluasi kecepatan pengeluaran secara teratur. Kita mungkin dengan cepat mendapati diri kita berulang kali melakukan tugas yang sama jika demikian halnya, mengukur semua pengeluaran iklan kita dalam jangka waktu tertentu, memeriksa anggaran, mengidentifikasi area masalah, menghitung proyeksi, dan menerapkan perubahan agar tetap tepat sasaran. Bahkan jika banyak dari informasi ini terkandung dalam, katakanlah, laporan mingguan, rentang tanggal laporan dapat membuat data menjadi tidak nyaman atau usang. Apa yang harus Anda lakukan, misalnya, jika Anda ingin membuat penyesuaian anggaran pada akhir minggu berdasarkan pembelanjaan bulanan saat ini, tetapi laporan terbaru Anda hanya mencakup minggu sebelumnya?

Setelah menghadapi situasi serupa di beberapa akun yang bekerja sama dengan kami, kami memutuskan untuk membuat alat pelacak pembelanjaan di Google Spreadsheet. Kami merancangnya sehingga secara otomatis akan menarik semua data pengeluaran yang diperlukan setiap hari, menggabungkan, mengatur, dan menghitung informasi sehingga yang diperlukan hanyalah melihat dokumen, membuat keputusan berdasarkan apa yang disajikan, dan merasa lega dengan pekerjaan manual itu sudah selesai. Apa yang membuat kami memilih Google Spreadsheet untuk tugas tersebut? Meskipun menjadi pilihan alami setelah menggunakannya untuk berkomunikasi dan bekerja dengan beberapa klien kami, ada serangkaian manfaat lain (beberapa diuraikan dalam webinar yang disebutkan di atas) termasuk:

• Fungsionalitas Excel/spreadsheet yang diharapkan (mis. fungsi, alat, bagan)
• Mudah dibagikan dengan kolega dan klien untuk kolaborasi waktu nyata
• Kemampuan untuk mengimpor data dari dokumen lain dengan perubahan yang disinkronkan secara instan
• Dapat disesuaikan dengan kreativitas Anda sendiri dibandingkan dengan alat lain
• Pengaya dan skrip memungkinkan kemungkinan yang diperluas
• Biaya rendah (gratis untuk menggunakan Google Spreadsheet, meskipun beberapa add-on memerlukan biaya)

Tanpa basa-basi lagi, mari selami cara kami membuat alat ini!

Langkah 1: Buat daftar anggaran Anda (dan ketahui jangka waktu penganggaran Anda)

Secara umum, anggaran Anda menentukan bagaimana Anda mengatur pembelanjaan dan dengan demikian bagaimana Anda akan menyusun pelacak pembelanjaan Anda. Mengingat setiap akun agak unik dalam pengaturan dan penganggarannya, dalam latihan ini kita akan membangun sebuah contoh sederhana untuk mengilustrasikan penyiapannya. Misalkan Anda memiliki akun di Google, Bing, dan Facebook, dengan anggaran terpisah untuk kampanye pencarian merek dan non-merek serta untuk tiga wilayah berbeda yang ditargetkan dalam kampanye sosial. Setelah membuat kolom di spreadsheet untuk grup kampanye dan anggarannya, pelacak pembelanjaan Anda awalnya mungkin terlihat seperti berikut:

Kami akan menganggap anggaran yang tercantum di kolom C adalah angka bulanan dalam panduan ini; namun, konstruksi di atas dapat bekerja untuk anggaran dari kerangka waktu yang berbeda (misalnya triwulanan) asalkan Anda mengetahui jangkauan Anda saat membangun. Kami dapat memilih untuk memperbarui anggaran secara manual sesuai kebutuhan, tetapi jika anggaran Anda sudah ada di Google Sheet lain – mungkin dalam dokumen perencanaan yang dibagikan oleh klien – Anda dapat menggunakan fungsi IMPORTRANGE untuk mengambil informasi ini secara otomatis. Keuntungannya adalah bahwa setiap pembaruan yang dibuat dalam spreadsheet semacam itu akan langsung ditransfer ke pelacak pengeluaran, menghilangkan inkonsistensi yang dapat berkembang dengan perubahan manual.

Ada beberapa cara untuk menangani impor data menggunakan IMPORTRANGE, dengan hanya satu kemungkinan yang digambarkan di bawah ini. Jika, misalnya, anggaran untuk kampanye merek Google terdapat di sel K15 dari tab “Anggaran Q1 2017” dalam Google Spreadsheet yang berbeda, sel pelacak pembelanjaan yang sesuai dapat dimodifikasi untuk membaca:

Langkah 2: Integrasikan data pengeluaran Anda

Tugas kami selanjutnya adalah menarik informasi pembelanjaan untuk jangka waktu yang kami berikan sehingga kami dapat melihat bagaimana hal itu sesuai dengan anggaran setiap kali kami memeriksa pelacak. Langkah ini sangat diuntungkan dari add-on seperti Supermetrics yang memungkinkan Anda untuk langsung menarik data dari platform pemasaran Anda ke Google Spreadsheet, karena ini akan merampingkan proses dan membuka jalan untuk otomatisasi yang lebih mudah. Namun, jika Anda tidak memiliki akses ke alat tersebut, kami akan menjelaskan bagaimana Anda dapat mencapai tujuan yang sama dengan metode yang lebih manual.

Logika kami adalah membuat tab baru dalam spreadsheet kami yang menampung semua data pengeluaran kampanye untuk setiap platform masing-masing, tempat kami kemudian akan memfilter dan menggabungkan data menggunakan rumus di tab pelacakan utama. Setelah memperkenalkan ini dalam contoh kami, bilah tab dokumen terlihat seperti ini:

Mari kita misalkan sejenak kita menggunakan Supermetrics untuk membantu dalam membangun kita – untuk memperoleh pengeluaran Google terbaru untuk jangka waktu penganggaran (dalam kasus kita bulan ini), kita dapat menulis sebuah query kecil sebagai berikut untuk mengisi “Google – Tab Semua Kampanye”…

…yang akan mengubah tab menjadi tampilan serupa setelah menjalankan kueri:

Bagaimana jika Anda tidak memiliki alat tambahan seperti Supermetrics? Anda kurang beruntung – perhatikan bahwa kami dapat meniru hasil yang sama dengan mengunduh laporan kampanye khusus pembelanjaan khusus langsung dari platform dan hanya menempelkan hasilnya di lokasi yang sama. Meskipun ini mungkin bukan solusi optimal yang melibatkan lebih banyak pekerjaan manual, ini masih memungkinkan Anda untuk menuai manfaat dari alat pelacak dan membuat jalan tetap terbuka di mana pengaya mungkin saat ini tidak memiliki jangkauan. Sebagai alternatif, jika Anda mahir dalam pengkodean atau ingin mengembangkan keterampilan Anda, Anda dapat menulis skrip Anda sendiri untuk mengintegrasikan informasi yang diperlukan dan memberi diri Anda kendali maksimum.

Sekarang setelah kami memiliki nomor pengeluaran kami, kami perlu menghubungkannya kembali ke tab pelacakan kami. Kami akan menggunakan fungsi SUMIF (SUMIFS jika Anda ingin memfilter beberapa kondisi) untuk menggabungkan data dalam sel yang tepat, meskipun Anda dapat menggunakan fungsi QUERY jika Anda ingin memanfaatkan Bahasa Kueri Google Visualization API di Google Lembar. Berikut adalah fungsi yang akan kami gunakan untuk melaporkan pembelanjaan kampanye merek dan non-merek Google, masing-masing, untuk bulan tersebut:

Memasukkan fungsi-fungsi ini di lokasi yang cocok akan menyebabkan pelacak kami terlihat seperti berikut:

Langkah 3: Perbarui data Anda secara otomatis

Kami telah berhasil memperoleh jumlah pembelanjaan kami, tetapi Anda mungkin telah memperhatikan bahwa kami harus terus menjalankan ulang kueri atau memasukkan versi data baru untuk mempertahankan gambaran pembelanjaan kami yang akurat seiring berjalannya bulan. Dengan Supermetrics, kami dapat membuat tugas ini lebih mudah dengan menjadwalkan pembaruan otomatis kueri kami. Opsi berada di bawah menu Supermetrics di drop-down Add-on dokumen.

Dengan menyetel kueri untuk disegarkan setiap pagi, kami akan dapat melihat pelacak setiap hari dan menyiapkan informasi terbaru segera setelah kami tiba. Inilah yang mengubah pelacak pengeluaran menjadi alat penghemat waktu yang benar-benar berguna — sebagian besar pekerjaan pemeliharaan berkisar pada memperbarui struktur sesuai kebutuhan daripada menarik dan menghitung data, membebaskan lebih banyak waktu untuk analisis yang berharga.

Jika Anda mengandalkan menempelkan informasi secara manual, sayangnya Anda terbatas dalam otomatisasi yang dibahas dalam langkah ini. Ini tidak berarti bahwa alat ini tidak berguna bagi Anda – penyiapan masih akan menyelesaikan banyak kerja keras, dan Anda dapat memilih untuk memperbarui data sesuka Anda.

Langkah 4: Tambahkan lonceng dan peluit

Kami memiliki fungsionalitas inti dari pelacak pembelanjaan yang sebagian besar sudah mapan, jadi yang tersisa hanyalah membuatnya lebih tangguh dengan fitur tambahan. Di sinilah Anda dapat menyimpang dan menyesuaikan sesuai dengan kebutuhan Anda, tetapi kami hanya akan membahas beberapa dari banyak kemungkinan untuk memperkuat apa yang sudah ada.

Sisa Anggaran dan Persentase Pengeluaran

Baiklah, jadi mungkin ini adalah kebutuhan – lagi pula, apa gunanya hanya melihat anggaran dan membelanjakannya tanpa membandingkannya? Kami akan menambahkan dua kolom untuk secara otomatis menghitung berapa banyak anggaran yang tersisa dan persentase dari apa yang telah kami gunakan. Rumus untuk ini sangat mudah: (Anggaran – Pembelanjaan) untuk yang pertama dan (Pengeluaran / Anggaran) untuk yang kedua. Berikut tampilan pelacak pembelanjaan kami setelah perubahan:

mondar-mandir

Katakanlah Anda memiliki pertanyaan tentang bagaimana pembelanjaan berjalan melalui kerangka waktu penganggaran – misalnya, apakah uang digunakan terlalu cepat atau bergerak terlalu lambat? Berapa rata-rata yang harus Anda belanjakan per hari untuk mencapai sasaran target Anda? Untuk menjawab pertanyaan ini, pertama-tama kita membutuhkan cara untuk melacak posisi kita secara relatif terhadap seluruh periode waktu. Dengan anggaran bulanan dalam kasus kami, ini memerlukan mengetahui tanggal hari ini, berapa hari total dalam bulan ini, dan berapa hari yang tersisa.

Untungnya, Google Spreadsheet (dan Excel) memiliki banyak fungsi bawaan yang terkait dengan waktu, jadi dengan cepat mengisi beberapa sel dengan informasi yang diperlukan yang dapat kita rujuk di seluruh dokumen. Sel dan metode penghitungannya digambarkan di bawah ini, menggunakan kombinasi rumus HARI INI, EOMONTH, dan HARI.

Ketiga informasi yang diperbarui secara dinamis ini menciptakan beberapa peluang baru untuk menganalisis kecepatan dan menjawab pertanyaan di atas. Misalnya, kita dapat menentukan berapa persentase bulan yang telah berlalu dengan menghitung (tanggal kemarin / jumlah hari dalam sebulan) , lalu membandingkannya dengan porsi anggaran yang kita hitung sebelumnya untuk melihat bagaimana kedua angka tersebut sejajar. Selanjutnya, kami dapat mengetahui jumlah rata-rata yang harus kami belanjakan setiap hari untuk memenuhi sasaran dengan menerapkan (Anggaran tersisa / jumlah hari yang tersisa) , memungkinkan kami untuk menyesuaikan tren saat ini.

Ini memberi kami beberapa tambahan baru pada pelacak pengeluaran kami sejauh ini, yang telah berkembang secara signifikan sejak awal yang sederhana:

Membungkus

Ada banyak bidang yang dapat terus Anda kembangkan di luar gagasan yang dibahas di atas; nilai dari membangun pelacak pembelanjaan kami di Google Spreadsheet adalah kebebasan untuk memodifikasi dan menyesuaikan solusi agar paling sesuai dengan kebutuhan Anda dan tuntutan akun yang sedang Anda tangani.

Mungkin saat melanjutkan melalui panduan di atas Anda memikirkan cara Anda akan melakukan sesuatu secara berbeda atau aplikasi potensial lainnya dari alat yang disajikan. Jika itu masalahnya, maka kami akan senang mendengar pemikiran dan ide Anda! Maksud di balik pembahasan aplikasi khusus ini adalah untuk menunjukkan bagaimana kami mendekati kotak peralatan kemungkinan – dalam hal ini, Google Spreadsheet – dan proses pemikiran kami dalam menggunakannya untuk membangun sesuatu yang bermanfaat bagi pekerjaan yang kami lakukan. Kami berharap bahwa dengan melakukan itu, kami memupuk rasa imajinasi dan eksplorasi yang menginspirasi orang lain untuk mempertimbangkan apa yang juga dapat mereka ciptakan dengan kotak pasir di sekitar mereka.