Formulir penerimaan dibatalkan: membangun Proses Minimum yang Layak

Anda mungkin akrab dengan konsep kecil yang disebut Minimum Viable Product.

Idenya adalah untuk menguji suatu produk, Anda memaparkan versi awal produk tersebut kepada pengguna target Anda, mengumpulkan data yang relevan, dan belajar darinya untuk melakukan iterasi.

Itu mungkin terdengar seperti akal sehat, tetapi pikirkan kembali Windows 98—perangkat lunak kotak klasik yang Anda ingat pernah menginstal dan harus menunggu satu tahun atau lebih untuk pembaruan berikutnya. Tidak mengalami perbaikan apa pun sampai salinan fisik perangkat lunak berikutnya ada di tangan Anda .

Saat itu semuanya atau tidak sama sekali. Tetapi kehidupan di dunia digital telah menggerakkan kita untuk mengadopsi pendekatan pembangunan yang lebih gesit.

Bagaimana jika Anda dapat mengambil ide dari Minimum Viable Product dan menerapkannya pada proses bisnis organisasi Anda?

Proses dapat membengkak, digunakan secara berlebihan, melebihi sambutan mereka. Jadi mengapa tidak menanamkan filosofi Proses yang Layak Minimum —menemukan solusi sekecil mungkin untuk mendukung masalah yang ada di depan Anda? Beradaptasi melalui versi awal latihan daripada membangun satu rencana panjang dan tetap setia pada proses tetap yang Anda tahu akan gagal?

Siapa yang paling takut dengan proses birokrasi yang berlebihan? Organisasi dengan pertumbuhan tinggi. Khususnya di bidang teknologi, di mana metodologi Agile populer, tetapi mungkin tidak selalu diimplementasikan dengan cara yang berkomitmen. Pola pikir MVP dapat membantu.

Sprout tidak asing dengan rasa sakit yang tumbuh. Sebagai Direktur Manajemen Program, saya dihadapkan dengan tugas untuk merestrukturisasi secara internal kolaborasi antara dua departemen—Pemasaran dan Kreatif—semuanya akan menjadi dua kali lipat sebagai perusahaan.

Beberapa aspek kunci membawa kami ke tempat kami sekarang: membuat dan menyelaraskan regu, menekankan komunikasi, mengembangkan alur kerja penyembuhan diri, dan menyempurnakan proses kami dari minggu ke minggu.

Model yang lebih demokratis

Dalam aplikasi tradisional Produk yang Layak Minimum, Anda mengulangi untuk menghasilkan lebih banyak. Tetapi sebagai teknik manajemen proyek, Anda mengulangi untuk menghasilkan lebih sedikit—lebih sedikit beban berat, lebih sedikit kebingungan, lebih sedikit lapisan.

Prosesnya menjadi lebih kecil, tetapi Anda mengembalikan kekuatan itu ke tim di tempat lain, seperti menumbuhkan lebih banyak kepemilikan kepada orang-orang yang terlibat dalam pekerjaan yang dilakukan di seluruh organisasi Anda.

Apa yang Anda dapatkan adalah versi terkecil, tercepat, namun paling fungsional dari proses kolaboratif Anda. Sesuatu yang dapat diuji dengan mudah, berulang-ulang, hingga berhasil.

Anda dapat menganggap Proses MV seperti halaman Wikipedia—jawabannya ada di sana, tetapi jawabannya akan berkembang seiring waktu.

Pasukan penyembuhan diri

Filosofi ini lahir dari gerakan Lean Startup. Ini digarisbawahi oleh premis bahwa bisnis harus mengembangkan produk dan proses secara berulang dan dalam langkah-langkah kecil untuk mengurangi risiko dan menyelamatkan organisasi dari pengeluaran yang berlebihan dan pembangunan yang berlebihan. Ini pertama kali diusulkan oleh Eric Ries yang menggunakan pengalamannya di dunia startup untuk mengembangkan cara ramping untuk membangun perusahaan yang berkembang pesat.

Untuk memulai dalam restrukturisasi kami sendiri, kami mulai dengan penyelarasan skuad. Alih-alih bekerja di balik pintu tertutup, menyempurnakan alur kerja utopis, kami perlu menyatukan regu kami yang baru terbentuk. Kami membuat irama cepat, tatap muka, stand-up harian yang menyediakan forum bagi tim untuk mengangkat dan menyelesaikan masalah setiap hari.

Tidak apa-apa untuk mengakui bahwa ada yang rusak. Melihat sprint yang telah berkolaborasi dengan tim Pemasaran dan Kreatif kami seperti mendekati proyek baru. Ada peran baru, tim baru, inisiatif baru, namun proses lama yang sama. Kami harus mengakui bahwa itu tidak lagi masuk akal—jika perubahan itu konstan, mengapa, secara logis, kami akan beroperasi pada proses yang tetap?

Seperti halnya proses baru, orang-orang memiliki pertanyaan. Alih-alih berfokus pada taktik memperbaiki sprint, masalah yang lebih besar adalah memberikan pemahaman kepada orang-orang sehingga kami dapat bergerak maju. Pertanyaan setiap orang perlu ditanggapi secara efisien dan bijaksana.

Kami membuat dokumen untuk melacak masalah yang menurut tim tidak dapat mereka selesaikan. Manajer proyek kemudian mengangkat masalah tersebut ke kepemimpinan, memastikan ada keselarasan manajemen sehingga kontributor individu tidak perlu bertengkar di antara mereka sendiri.

Manajemen melangkah. Sekarang kami memiliki forum untuk mendengar masalah setiap hari, kami juga bertanggung jawab untuk menangani masalah sulit yang sebelumnya terkubur tanpa pemilik yang jelas. Ini memaksa semacam keselarasan yang pada akhirnya membangun kepercayaan dengan tim saat mereka mulai melihat tembok silo tua runtuh. Tim secara keseluruhan dapat melihat bahwa keputusan dibuat dengan cepat, yang memulai beberapa pemulihan yang didorong oleh restrukturisasi.

Apa yang kami upayakan adalah tim yang lebih kuat dalam berkomunikasi dan tidak takut akan masalah. Menekankan komunikasi yang konstruktif dan demokratis mendorong taruhan yang lebih besar di masa depan. Anda sedang membangun unit yang akan mengambil risiko karena mereka memiliki kepercayaan diri untuk menyelesaikannya saat mereka pergi. Setiap kali mendapatkan pemahaman yang lebih baik tentang apa yang orang bereaksi dan memberikan nilai lebih cepat.

Ini adalah penyembuhan diri. Saat pasukan "terluka" atau berurusan dengan sesuatu yang tidak terduga, semuanya sekarang tersedia bagi mereka untuk menyelesaikan masalah mereka sendiri dan meningkatkan item yang lebih besar dengan keyakinan bahwa akan ada penyelesaian cepat.

Kita tidak pernah bisa menghindari tantangan. Jika tujuan organisasi Anda adalah untuk menghindari tantangan, Anda tidak akan pernah berkembang. Anda lebih baik membentuk tim untuk menangani masalah secara langsung. Dan satu orang tidak boleh merancang bagaimana semua tantangan harus ditanggapi juga. Tetapkan proses yang mendemokratisasikan tim dan memberikan suara kepada setiap kontributor individu.

Kematian dengan formulir asupan

Bukan kematian karena formulir asupan, tetapi kematian karena formulir asupan.

Anda mungkin menganggap formulir penerimaan sebagai persyaratan yang disederhanakan, dikonsolidasikan, dan informatif agar proses apa pun berjalan dengan lancar. Itu bisa dimengerti. Tetapi jika Anda benar-benar membedahnya, setiap tim memiliki proses khusus mereka sendiri dengan spesifikasi asupan dan mendorong kertas bukanlah tempat awal yang baik untuk tim yang berfungsi.

Inti dari pengembangan model regu adalah untuk mendorong kolaborasi lintas tim yang sehat antara Pemasaran dan Kreatif—buat semua orang yang terlibat dalam proyek di satu ruangan untuk bekerja bersama, menghilangkan formulir, dan pada dasarnya menetapkan aturan jalan saat Anda berjalan.

Alih-alih proses satu sisi, atau lebih buruk, seseorang yang tidak terhubung dengan dampak sama sekali merancang proses—kami menempatkan dua anggota tim inti yang terlibat dalam proyek secara tatap muka dan bertanya, “Apa yang terbaik untuk memenuhi keduanya? kebutuhan Anda?”

Apa yang kami temukan adalah bahwa metode pemecahan masalah ini lebih mudah dan efisien dalam proses yang masuk akal. Dan masih banyak lagi dukungan yang harus diikuti karena Anda tahu bahwa Anda membantu orang yang nyata, tidak hanya mengikuti formalitas atau pertanyaan sewenang-wenang pada formulir.

Dalam menyempurnakan aturan jalan kami dari minggu ke minggu dan mendokumentasikan setiap langkah, kami benar-benar belajar dan berkembang. Rapat yang kami sadari tidak lagi kami perlukan dibatalkan dan ini semua berkat tingkat komunikasi langsung yang kami lakukan.

Selalu melayani orang

Sekarang setelah saya melakukannya selama ini, saya akan memberi tahu Anda sebuah rahasia: Tidak satu pun dari ini yang benar-benar tentang proses sama sekali. Ini tentang orang-orang.

Terlalu mudah untuk mencoba dan membuat proses yang memecahkan setiap masalah yang mungkin. Mendefinisikan dan mendokumentasikan rencana yang memecahkan setiap kasus tepi terlalu rumit, terlalu kering dan akan cepat menjadi usang karena perusahaan Anda terus berkembang.

Anda dapat menemukan penyelesaian sistematis yang mutlak sempurna, tetapi jika tidak memiliki nuansa yang membuatnya menjadi proses orang, tidak ada yang akan mengikutinya.

Organisasi perlu memahami bahwa waxing filosofis tentang pendekatan tangkas tanpa berlatih itu hanya fluff. Proses adalah cerminan dari budaya perusahaan Anda. Bagaimana Anda beroperasi adalah apa yang orang-orang di dalam dinding kantor Anda akan jalani setiap hari. Buatlah titik untuk mendorong dan memanfaatkan umpan balik yang konstan, membaca kembali setiap proses yang Anda jalani dan menempatkan diri Anda dalam pikiran anggota tim baru: Dapatkah mereka menavigasi apa yang telah Anda buat tanpa bantuan Anda?

Pada akhirnya, ini bukan tentang berfokus pada seberapa banyak yang telah Anda selesaikan, ini tentang seberapa mudah didekati dan mendukung proses yang Anda bangun bagi orang-orang yang mengerjakannya.

Dan itu kebalikan dari birokrasi.