Rencana Keberlanjutan Bisnis: Bagaimana Melindungi Bisnis Anda dari Bencana

Diterbitkan: 2021-11-01

Bertahun-tahun yang lalu, saya dipekerjakan sebagai pemasar untuk sebuah perusahaan manufaktur. Hal pertama yang saya perhatikan selama tur adalah satu bangunan yang benar-benar terlarang. Ternyata, kebakaran industri yang serius—yang membutuhkan 15 mobil pemadam kebakaran untuk dipadamkan—telah berkobar di gedung itu tahun sebelumnya.

Saya bertanya apakah orang yang menyebabkan kebakaran itu dipecat. Tanggapan presiden mengejutkan saya: “Kebakaran menghabiskan banyak uang bagi bisnis. Namun, kami memutuskan untuk tidak memecat individu yang menyebabkan kebakaran karena cara dia menangani situasi tersebut.”

Beberapa detik dalam api mulai, individu itu membunyikan alarm kebakaran, berlari ke setiap stasiun kerja, dan menyuruh semua orang untuk keluar dengan cepat. Dia adalah orang terakhir yang meninggalkan gedung setelah mengeluarkan semua orang dengan selamat. Akibat tindakannya yang cepat itu, tidak ada yang meninggal.

Dalam sebuah wawancara media setelah kebakaran, presiden perusahaan mengatakan, "Perencanaan skenario yang cermat membantu mengurangi situasi yang sulit." Jika bukan karena rencana darurat yang kuat, hasilnya bisa fatal.

Perusahaan kemudian harus beralih ke rencana lain—rencana kesinambungan bisnis—untuk menjaga agar segala sesuatunya tetap berjalan tanpa bagian penting dari infrastruktur mereka.

Apa itu rencana kelangsungan bisnis?

Rencana kelangsungan bisnis adalah serangkaian proses untuk memastikan bahwa bisnis dapat mempertahankan operasi selama peristiwa tak terduga, seperti kebakaran, pandemi , atau serangan cyber.

Rencana kesinambungan bisnis berpusat pada apa yang harus dilakukan selama gangguan—Rencana B ketika ada masalah. Sebuah rencana pemulihan bencana, sebaliknya, berfokus pada "kembali normal" dari peristiwa tak terduga. Pemulihan bencana adalah cara Anda kembali ke Rencana A.

Manfaat rencana kesinambungan bisnis

Sebagai pemilik bisnis, Anda memiliki banyak hal yang harus dilakukan setiap hari. Sangat mudah untuk mengabaikan sesuatu seperti rencana kelangsungan bisnis, terutama jika Anda seorang "Bagaimana jika?" skeptis.

Namun, seperti yang kita pelajari dengan COVID-19 dan lonjakan peretasan yang sangat tinggi, faktor luar dapat melumpuhkan kinerja bisnis dan kepercayaan pelanggan. Dengan merencanakan ke depan dan memikirkan risikonya dengan cermat, Anda dapat mengurangi dampak krisis terhadap bisnis Anda.

Berikut adalah empat hal yang akan Anda dapatkan untuk upaya berpikiran maju Anda:

1. Melanjutkan operasi bisnis

Tujuan utama dari rencana kesinambungan bisnis adalah untuk melanjutkan operasi bisnis ketika terjadi bencana. Misalnya, jika Anda bekerja di area yang rentan terhadap pemadaman listrik, Anda dapat memilih untuk berinvestasi dalam generator cadangan sehingga pemadaman listrik tidak menghentikan operasi.

2. Mencegah bahaya bagi karyawan

Banyak bisnis meminta karyawan untuk bekerja dari rumah untuk mencegah penyebaran COVID-19. Hanya sedikit yang siap melakukannya. Rencana kesinambungan yang, misalnya, melengkapi karyawan dengan laptop alih-alih desktop memastikan kelanjutan operasi bisnis sekaligus mengurangi risiko penyakit serius atau kematian bagi karyawan.

3. Bangun kepercayaan merek

Serangan siber dapat mengikis kepercayaan merek dalam sekejap. Pelanggan mengharapkan bisnis online selalu aktif (dan untuk melindungi data yang mereka bagikan dengan mereka). Jika keadaan darurat pribadi mengharuskan Anda menghubungi anggota keluarga melalui aplikasi perpesanan, tetapi aplikasi tersebut tidak aktif, Anda akan kehilangan pelanggan tersebut. Rencana keamanan siber, sebagai bagian dari rencana kelangsungan bisnis yang lebih besar, mengurangi waktu henti dan pelanggaran data.

4. Mencegah kerugian finansial

Krisis ekonomi telah menyebabkan kerugian finansial yang sangat besar bagi bisnis. Di saat-saat ketika pelanggan secara dramatis dan cepat lebih konservatif dengan pengeluaran mereka, bisnis memerlukan rencana kesinambungan untuk mengurangi kerugian atau meningkatkan aliran pendapatan. Beberapa pembuat bir dan restoran, misalnya, beralih ke pembuatan pembersih tangan selama pandemi ketika mereka tidak dapat menyajikan alkohol di lokasi karena penguncian sementara.

Apakah risiko mulai bertambah di pikiran Anda? Mari kita telusuri cara membuat rencana kesinambungan Anda.

Cara membuat rencana kelangsungan bisnis

Membuat rencana kelangsungan bisnis dapat memakan waktu hingga enam bulan untuk menyelesaikan semua detail, mendapatkan persetujuan dari semua pihak, dan melatih karyawan tentang rencana tersebut. Biasanya, bagaimanapun, banyak bisnis membuat rencana kelangsungan bisnis dan melatih individu dalam waktu tiga bulan.

Ikuti tujuh langkah berikut:

1. Tentukan tujuan dari rencana

Tujuan dari rencana kelangsungan bisnis Anda adalah untuk melindungi karyawan, aset, dan mencegah kerugian finansial, jika atau ketika krisis terjadi.

Beberapa rencana kelangsungan bisnis bersifat reaktif—dibuat setelah bisnis mengalami bencana pertamanya. Dalam hal ini, Anda dapat berfokus pada pencegahan jenis bencana tertentu, sambil tetap memikirkan hal lain yang dapat menyebabkan gangguan dalam operasi bisnis.

2. Bentuk tim

Sebelum memilih tim untuk membantu menjalankan rencana kelangsungan bisnis Anda, buatlah serangkaian tanggung jawab untuk ditetapkan. Tanggung jawab dapat mencakup:

Komite pengarah kelangsungan bisnis. Menyatukan enam hingga delapan individu dari semua area bisnis untuk membuat katalog semua potensi risiko atau aset dalam rencana kelangsungan bisnis. Setelah Anda membuat rencana, tim ini harus bertemu setiap tiga bulan untuk menilai keakuratan rencana dan memastikan pengetahuan di seluruh perusahaan tentangnya.

Manajer program kelangsungan bisnis. Mengelola tanggung jawab harian rencana kesinambungan bisnis, seperti pelatihan karyawan, penilaian keselamatan, dan penetapan harapan dengan para pemimpin bisnis dan mereka yang ada di tim kelangsungan bisnis.

Anggota tim kelangsungan bisnis. Jalankan instruksi yang diberikan oleh manajer program kelangsungan bisnis.

Pemilik rencana kelangsungan bisnis. Pemangku kepentingan utama seperti sumber daya manusia, penggajian, keamanan siber, kesehatan dan keselamatan, dan individu penting lainnya yang akan mengerjakan rencana kelangsungan bisnis untuk area mereka, dengan arahan dari manajer program kelangsungan bisnis.

Perencana kelangsungan bisnis. Jalankan instruksi langsung dari pemilik rencana kelangsungan bisnis untuk mendukung peluncuran rencana.

Jumlah pemangku kepentingan yang Anda butuhkan bervariasi berdasarkan ukuran bisnis Anda. Perusahaan besar akan memiliki lebih banyak area potensi risiko, yang akan menghasilkan lebih banyak pemilik rencana kelangsungan bisnis. Namun, memiliki lebih dari delapan anggota dalam komite pengarah kelangsungan bisnis, dapat memperlambat proses pengiriman rencana kelangsungan bisnis yang lengkap.

Pemangku kepentingan cadangan dapat membantu untuk periode transisi, seperti keluarnya karyawan, perubahan kepemimpinan, atau merger.

3. Menentukan risiko, aset, fungsi, dan dampak

Risiko atau ancaman bisnis yang paling umum meliputi:

Bencana alam, kebakaran, dan pemadaman listrik
Krisis kesehatan masyarakat, seperti COVID-19
Serangan siber atau terorisme
Kemerosotan ekonomi
Masalah kebangkrutan, kredit macet, atau arus kas
Sengketa hukum, peraturan pemerintah, dan pembatalan perizinan
Kecelakaan kerja
Kegagalan teknologi, termasuk platform atau sistem point-of-sale crash

Aset yang paling berisiko meliputi:

Orang-orang
Inventaris
Properti perusahaan
Kepercayaan merek dan hubungan pelanggan
Perjanjian lisensi

Dalam beberapa kasus, Anda dapat melakukan outsourcing pengelolaan aset. Misalnya, jika inventaris Anda dipegang oleh pihak ketiga karena Anda menjalankan bisnis dropshipping, Anda kehilangan kendali atas aset tersebut. Membangun hubungan dan proses yang kuat dengan mitra Anda dapat mengurangi risiko terhadap aset tersebut.

Fungsi bisnis penting yang paling sering terkena dampak meliputi:

Manufaktur produk
Pemenuhan pesanan
Operasi layanan
Perlindungan data
komunikasi pelanggan
Keuangan, termasuk hutang atau piutang

Analisis dampak bisnis—bagaimana bisnis dapat terpengaruh—menentukan risiko, aset, dan fungsi bisnis penting terbesar untuk bisnis Anda. Apa yang mungkin membuat kantor Anda tutup selama sebulan? Dan apa dampaknya? Jika Anda kehilangan semua akun media sosial Anda, apakah pemasaran Anda akan runtuh? Jika data pelanggan Anda terungkap, apakah Anda akan kehilangan semua kepercayaan konsumen?

4. Tetapkan jadwal pelatihan wajib

Setelah Anda menyelesaikan penilaian risiko, aset, dan fungsi bisnis, latih pemangku kepentingan dan karyawan kelangsungan bisnis untuk memastikan keselarasan. Anda dapat melatih karyawan saat mereka pertama kali dipekerjakan dan memasukkan latihan setiap tiga bulan setelahnya.

Dengan melatih seluruh staf Anda, Anda memastikan bahwa setiap orang dilengkapi dengan pengetahuan yang mereka butuhkan jika pemangku kepentingan utama tidak ada saat terjadi bencana. Latih beberapa pemangku kepentingan untuk area yang memengaruhi pekerjaan mereka. Misalnya, seorang karyawan keamanan siber harus tahu kepada siapa harus melaporkan pelanggaran, bahkan jika kepala departemen mereka sedang berlibur.

(Meskipun tidak penting bagi kelangsungan bisnis, pertimbangkan untuk melatih semua karyawan dalam keselamatan kebakaran, CPR, dan risiko kesehatan dan keselamatan lainnya. Skenario kasus terbaik adalah tidak memerlukan rencana kelangsungan Anda.)

5. Identifikasi kerentanan dan alternatif

Setelah membuat rencana Anda, perhatikan kerentanan utama dalam bisnis Anda. Misalnya, bisnis e-niaga mungkin merasa paling rentan tentang ketergantungan mereka pada satu produsen pihak ketiga, penundaan pengiriman luar negeri, atau serangan DDOS.

Kemudian tentukan seberapa besar kemungkinan terjadinya setiap item, dengan menggunakan skala dari satu hingga sepuluh untuk menilai kemungkinan setiap kerentanan. Prioritaskan setiap item dalam rencana kelangsungan bisnis Anda berdasarkan kemungkinan dan daftar solusi cadangan potensial.

Misalnya, jika akun iklan Anda dapat ditangguhkan, Anda dapat membuat katalog opsi pemasaran terbaik berikutnya (atau bahkan menyadari bahwa Anda harus membangun rangkaian saluran pemasaran yang lebih beragam sekarang ). Anda mungkin memiliki daftar email yang besar, menjalankan iklan di platform lain, atau berpotensi membuat lebih banyak konten situs web, seperti blog untuk mengarahkan lalu lintas ke situs web Anda.

6. Detail tindakan untuk setiap kerentanan dalam rencana kesinambungan Anda

Setelah Anda memiliki daftar perbaikan potensial , susunlah menjadi pernyataan if-then dengan daftar solusi potensial. Rencana kontinuitas untuk server crash mungkin terlihat seperti ini:

Jika server kami down selama obral liburan akhir pekan, maka kami dapat terus meningkatkan pendapatan kami dengan:

Mengarahkan audiens email kami ke aplikasi toko online kami.
Menjual produk melalui platform media sosial, seperti Instagram.

Anda mungkin juga ingin mulai memikirkan rencana pemulihan—bagaimana kembali ke "normal" atau menghindari krisis lain. Dalam contoh ini, hasilnya mungkin untuk meningkatkan solusi hosting Anda atau beralih ke platform yang menyertakan hosting.

7. Mintalah umpan balik

Meminta umpan balik dari pemangku kepentingan di seluruh perusahaan dapat memastikan tidak ada celah yang hilang. Tujuannya adalah untuk membuat rencana terperinci yang memperhitungkan semua potensi risiko dan menjelaskan bagaimana melanjutkan operasi bisnis terlepas dari risiko tersebut.

Rencana kelangsungan bisnis membantu bisnis Anda bertahan dari bencana. Mengetahui siapa pemangku kepentingan Anda, risiko apa yang membuat bisnis Anda rentan, dan cara mengurangi risiko tersebut akan melindungi kepercayaan merek, memastikan keselamatan karyawan, dan mengurangi kerugian finansial.

Setiap kerentanan yang terlewatkan atau solusi yang tidak dapat dijalankan, di sisi lain, berisiko menimbulkan krisis yang jauh lebih besar—yang mungkin tidak ada kelanjutan atau rencana pemulihan.