Apa itu Analisis Dampak Bisnis & Mengapa Penting?

Bisnis melewati banyak hal. Manajer harus selalu waspada terhadap faktor internal dan eksternal yang dapat memengaruhi pertumbuhan bisnis mereka seperti fluktuasi ekonomi, pesaing baru, tren pasar baru, dan lainnya. Salah satu ancaman paling umum bagi perusahaan mana pun disebut gangguan bisnis.

Gangguan bisnis terjadi setiap kali perubahan radikal terjadi dan memengaruhi cara perusahaan bersaing dalam industri tertentu. Contoh gangguan bisnis dapat berupa pengembangan teknologi baru yang membuat metode saat ini tidak berguna. Dalam hal ini, apa yang dapat dilakukan manajer bisnis? Jalankan analisis dampak bisnis (BIA).

Analisis dampak bisnis adalah alat penting untuk membantu merencanakan konsekuensi yang tak terhindarkan dan biayanya. BIA adalah proses serbaguna yang digunakan untuk penilaian risiko, perencanaan kelangsungan bisnis dan perencanaan pemulihan bencana. Risiko selalu ada di depan mata dan semakin lengkap bisnis yang disiapkan untuk manajemen risiko, semakin besar kemungkinan mereka akan dapat terus melakukan bisnis di masa depan.

Apa itu Analisis Dampak Bisnis (BIA)?

Analisis dampak bisnis (BIA) adalah metode untuk memprediksi konsekuensi dari gangguan pada bisnis, proses dan sistemnya dengan mengumpulkan data yang relevan. Data ini dapat digunakan untuk mengembangkan strategi agar bisnis dapat pulih jika terjadi keadaan darurat.

ProjectManager adalah perangkat lunak manajemen proyek yang dilengkapi dengan alat perencanaan untuk analisis dampak bisnis, perencanaan kelangsungan bisnis, dan perencanaan pemulihan bencana. Laporan proyek kami dan dasbor biaya dan beban kerja real-time memungkinkan manajer untuk merencanakan dengan lebih efisien dan mengomunikasikan informasi penting kepada klien dan pemangku kepentingan dalam hitungan menit. Mulai gratis.

Skenario yang berpotensi menyebabkan kerugian bisnis diidentifikasi. Ini dapat mencakup pemasok yang tidak mengirimkan, keterlambatan dalam layanan, dll. Daftar kemungkinannya panjang, tetapi penting untuk menjelajahinya secara menyeluruh untuk menilai risiko dengan baik. Dengan mengidentifikasi dan mengevaluasi skenario risiko potensial inilah bisnis dapat menentukan rencana investasi untuk strategi pemulihan dan mitigasi, bersama dengan pencegahan langsung.

Apa Alamat BIA?

Analisis dampak bisnis menganalisis dampak operasional dan keuangan dari gangguan bisnis. Dampak ini termasuk kehilangan penjualan dan pendapatan, penjualan atau pendapatan tertunda, peningkatan biaya, denda peraturan, penalti kontrak, kehilangan pelanggan dan penundaan rencana bisnis baru.

Faktor lain yang perlu diperhatikan adalah waktu. Waktu terjadinya peristiwa yang mengganggu dapat berdampak besar pada kerugian yang diderita oleh suatu bisnis. Jika toko Anda rusak karena bencana alam sebelum obral besar atau liburan musiman besar, dampaknya lebih besar daripada selama periode yang lebih lambat.

Analisis dampak bisnis beroperasi di bawah dua asumsi:

1. Setiap bagian dari bisnis tergantung pada operasi lanjutan dari bagian lain dari bisnis.
2. Beberapa bagian dari bisnis lebih penting daripada yang lain, membutuhkan lebih banyak alokasi ketika gangguan terjadi.

BIA vs. Penilaian Risiko

BIA dan penilaian risiko bisnis serupa, tetapi perbedaan utamanya adalah bahwa BIA lebih spesifik karena berfokus pada persyaratan kelangsungan bisnis, ketersediaan sumber daya, dan dampak gangguan bisnis.

Di sisi lain, penilaian risiko berfokus pada tingkat keparahan dan kemungkinan risiko bisnis potensial. Hal ini dilakukan untuk memprioritaskan risiko dan membuat strategi mitigasi untuk mengatasinya.

BIA vs. Perencanaan Kontinuitas Bisnis

Analisis dampak bisnis adalah komponen perencanaan kelangsungan bisnis karena BIA dimaksudkan untuk menyediakan data penting untuk rencana kelangsungan bisnis. Bagaimana cara kerjanya?

BIA dilakukan untuk menentukan proses bisnis yang paling kritis, dampak gangguan bisnis pada proses tersebut dan sumber daya yang dibutuhkan untuk memulihkannya.

Ini semua adalah variabel mendasar yang perlu dipertimbangkan saat membuat rencana kelangsungan bisnis, yang akan bertindak sebagai tindakan yang diambil untuk memastikan bahwa bisnis akan dapat pulih dari gangguan bisnis.

BIA vs. Perencanaan Pemulihan Bencana

Mirip dengan hubungan antara BIA dan perencanaan kelangsungan bisnis, BIA juga merupakan alat yang berguna ketika membuat rencana pemulihan bencana. BIA mengidentifikasi mode kegagalan dan biaya yang terkait dengannya. Informasi yang diperoleh dari laporan BIA kemudian digunakan sebagai masukan untuk membuat rencana pemulihan bencana yang lengkap.

Bagaimana Melakukan BIA dalam 4 Langkah

Meskipun tidak ada cara yang pasti untuk melakukan analisis dampak bisnis, prosesnya mengikuti jalur umum yang diuraikan di bawah ini.

1. Dapatkan Persetujuan

Langkah pertama adalah memulai proses dengan mendapatkan persetujuan dari manajemen senior untuk proyek tersebut. Untuk memulai, tentukan tujuan, sasaran, dan ruang lingkup analisis dampak bisnis. Harus jelas apa yang ingin dicapai oleh bisnis.

Kemudian, penting untuk membentuk tim proyek untuk menjalankan analisis dampak bisnis. Ini bisa menjadi staf yang ada selama mereka tahu bagaimana melakukan analisis dampak bisnis, tetapi tim ini dapat dialihdayakan ke tim yang ahli dalam proses ini jika bisnis tidak memiliki orang untuk tugas ini.

2. Kumpulkan Informasi

Langkah selanjutnya adalah mengumpulkan informasi yang dibutuhkan untuk membuat analisis. Data ini dapat dikumpulkan dengan beberapa cara, mulai dari wawancara hingga kuesioner analisis dampak bisnis, yang merupakan alat yang paling umum.

Kuesioner adalah survei terperinci yang dikembangkan oleh tim analisis dampak bisnis dan memiliki pertanyaan yang ditargetkan yang dirancang untuk mendapatkan jawaban yang menilai potensi dampak gangguan terhadap bisnis.

Orang-orang yang harus diwawancarai atau diberikan kuesioner termasuk manajer, anggota tim, supervisor dan orang lain yang memiliki pengetahuan tentang proses bisnis. Bisa juga mencakup mitra bisnis dan mereka yang bekerja di luar organisasi selama mereka memiliki wawasan yang cukup. Dengan kata lain, pertimbangkan siapa pemangku kepentingan Anda.

Informasi yang Anda kumpulkan untuk laporan BIA Anda harus mencakup hal-hal berikut:

• Nama prosesnya
• Deskripsi rinci tentang di mana proses dilakukan
• Semua input dan output dalam proses
• Sumber daya dan alat yang digunakan dalam proses
• Para pengguna proses
• Waktunya
• Dampak keuangan dan operasional
• Setiap dampak peraturan, hukum, atau kepatuhan
• Data historis

3. Tinjau Informasi

Semua data yang dikumpulkan ini harus didokumentasikan dan ditinjau sebelum informasi dianalisis. Hal ini dapat diotomatisasi dengan komputer atau dilakukan secara manual, tergantung mana yang lebih mudah, lebih andal dan praktis dalam hal merumuskan suatu kesimpulan.

Tinjauan ini mencapai beberapa tujuan: membuat daftar prioritas fungsi atau proses bisnis, mengidentifikasi sumber daya manusia dan teknologi yang diperlukan untuk mempertahankan tingkat operasi yang optimal dan menetapkan kerangka waktu pemulihan untuk memulihkan proses atau fungsi dan mengembalikannya ke normal.

4. Buat Laporan BIA

Setelah ini, Anda akan ingin mendokumentasikan temuan. Ini adalah saat laporan analisis dampak bisnis disiapkan. Meskipun formatnya tidak diatur, sering kali mengikuti struktur berikut:

• Ringkasan bisnis plan
• Tujuan dan ruang lingkup
• Metodologi yang digunakan untuk mengumpulkan data dan evaluasi
• Ringkasan temuan
• Temuan terperinci tentang setiap departemen bisnis (termasuk proses terpenting mereka, dampak gangguan, durasi gangguan yang dapat diterima, tingkat kerugian yang dapat ditoleransi, biaya pemulihan, dll.)
• Dokumen pendukung dan
• Rekomendasi untuk pemulihan

Dokumen ini kemudian diserahkan kepada manajemen. Keputusan tentang bagaimana melanjutkan ada di tangan manajemen senior, jadi merekalah yang menerima laporan. Perhatikan bahwa analisis dampak bisnis tidak diatur dalam batu. Teknologi, alat dan proses berubah, dan analisis dampak bisnis harus berkembang bersamanya.

Mengapa Analisis Dampak Bisnis Itu Penting

Alasan mengapa setiap bisnis harus menyertakan analisis dampak bisnis adalah bahwa itu adalah bagian dari rencana menyeluruh untuk meminimalkan risiko. Semua bisnis dapat terganggu oleh kecelakaan dan keadaan darurat termasuk kegagalan pemasok, perselisihan perburuhan, kegagalan utilitas, serangan cyber dan belum lagi bencana alam atau buatan manusia.

Rencana ke Depan

Tidaklah ideal untuk menghasilkan respons ketika seseorang berada di tengah-tengah krisis; bisnis yang cerdas telah bersiap untuk risiko ini. Tanggapan yang dibuat dalam kesulitan kemungkinan akan sewenang-wenang atau acak, dan hampir pasti akan kurang efektif.

Dengan uji tuntas analisis dampak bisnis, bisnis memiliki rencana tindakan yang dipikirkan dengan matang untuk pulih dari kesulitan. Ini memberi manajemen lebih percaya diri dalam keputusan dan penilaian mereka ketika menanggapi peristiwa ini.

Prioritaskan Sesuai

Analisis dampak bisnis dengan instruksi alokasi memprioritaskan operasi mana yang membutuhkan pemulihan segera dan mana yang dapat menunggu. Ini juga menyediakan serangkaian kriteria untuk menguji rencana pemulihan. Selain itu, harus mengidentifikasi pendapatan yang hilang dari gangguan tersebut, biaya yang lebih tinggi yang mungkin diperoleh bisnis jika akan ada pengeluaran untuk denda dan penalti, dan erosi reputasi bisnis dan basis pelanggan.

Semua informasi ini sangat penting untuk kesuksesan bisnis. Masalah adalah bagian dari lanskap bisnis, dan mengabaikan kemungkinan beberapa gangguan pada proses mengancam solvabilitas dan kelangsungan hidup jangka panjang.

Template Manajemen Bisnis

ProjectManager adalah perangkat lunak manajemen proyek dan kerja yang bagus untuk bisnis dan kami menawarkan lusinan video tutorial dan blog, template, dan panduan untuk kebutuhan manajemen bisnis Anda.

Template Analisis SWOT

Analisis situasional atau analisis SWOT adalah alat yang hebat untuk menilai keadaan bisnis apa pun saat ini. Hal ini memungkinkan manajer untuk memahami faktor internal dan eksternal yang membentuk lingkungan bisnis perusahaan mereka.

Templat Kasus Bisnis

Templat kasus bisnis kami adalah dokumen serbaguna yang membantu manajer bisnis, manajer proyek, dan pengusaha untuk mengomunikasikan ide bisnis mereka kepada pemangku kepentingan dan klien.

Templat Ringkasan Eksekutif

Templat ringkasan eksekutif kami adalah alat yang hebat untuk meringkas rencana bisnis dan proposal proyek Anda sehingga Anda dapat dengan cepat menunjukkan kepada pemangku kepentingan proyek dan klien nilai proyek Anda.

Ubah BIA menjadi Aksi dengan ProjectManager

Sekarang setelah Anda melakukan analisis dampak, apa selanjutnya? Rencana adalah dasar dari setiap proyek yang sukses, tetapi rencana membutuhkan alat untuk mengatur semua bagiannya yang berbeda menjadi satu kesatuan yang berfungsi. ProjectManager adalah perangkat lunak manajemen kerja online yang dibuat persis untuk tujuan ini.

Setelah Anda mendapatkan persetujuan, Anda perlu memecah proyek menjadi beberapa tugas. Tugas-tugas itu masing-masing akan membutuhkan tenggat waktu, dan mereka harus ditugaskan ke anggota tim untuk melaksanakannya. ProjectManager memberi Anda banyak cara untuk memulai rencana proyek Anda, dari bagan Gantt yang lebih terstruktur untuk perencanaan jangka panjang hingga alat alur kerja visual papan kanban.

Tapi bagaimana Anda memasukkan spreadsheet Anda ke dalam sebuah proyek? Dengan ProjectManager, itu mudah. Anda dapat mengunggah tugas Anda dan itu terbuka sebagai proyek baru. Dari tampilan Gantt, tugas Anda diplot pada garis waktu proyek untuk memberi Anda gambaran besar dan memungkinkan Anda menautkan tugas yang bergantung sambil memecah proyek menjadi fase atau pencapaian.

Anda dapat menetapkan tugas dari tampilan proyek apa pun dan tim dapat bekerja sesuai keinginan mereka. Anggota tim menyukai papan kanban karena mereka memiliki konteks dan sumber daya yang diperlukan untuk mengerjakan apa yang penting. Manajer seperti papan kanban transparansi menyediakan, menunjukkan kepada mereka siapa yang mengerjakan apa.

Analisis dampak bisnis memberikan kehidupan proyek, tetapi ProjectManager memberi kehidupan itu sarana untuk sukses. Praktis dan mudah digunakan, proyek produktif, membuat pekerjaan yang Anda masukkan ke dalam analisis terbayar.

Analisis dampak bisnis adalah alat yang hebat untuk menilai risiko dan menyiapkan rencana pemulihan jika dan ketika itu terjadi. Kedengarannya seperti sebuah proyek. ProjectManager adalah perangkat lunak manajemen proyek yang membantu Anda merencanakan analisis dampak bisnis Anda dan memantau serta melaporkannya saat Anda perlu menjalankannya. Tidak ada risiko untuk mengambil uji coba gratis selama 30 hari ini.