Panduan Singkat untuk Pemetaan Proses Bisnis

Bekerja dalam gelap dan akhirnya Anda akan menabrak dinding. Mitos pengusaha yang datang dengan ide jutaan dolar dan kembali dan menyaksikan uang mengalir mungkin persuasif, itu fiksi. Bisnis perlu merencanakan dan melaksanakan tugas secara terorganisir.

Untuk itu, setiap perusahaan membutuhkan proses bisnis untuk mengelola pekerjaan dan mencapai tujuannya. Proses bisnis adalah serangkaian tugas atau langkah yang perlu diambil oleh organisasi untuk mencapai tujuan yang konkret.

Mengelola proses bisnis ini membuat perusahaan menjadi efisien dan itulah sebabnya manajemen proses bisnis (BPM) dibuat. Manajemen proses bisnis adalah disiplin yang menggunakan serangkaian alat dan metode untuk membantu manajer merampingkan proses bisnis.

Salah satu metode itu disebut pemetaan proses bisnis. Mari kita definisikan apa itu dan mengapa begitu penting ketika mengelola proses bisnis.

Apa itu Pemetaan Proses Bisnis?

Pemetaan proses bisnis terdiri dari penggunaan diagram alur kerja atau peta proses untuk secara visual mewakili proses bisnis dan mendefinisikan:

• Apa langkah-langkah proses bisnisnya?
• Siapa yang bertanggung jawab untuk apa dalam proses bisnis
• Alat apa yang akan digunakan
• Apa standar untuk menyelesaikan proses bisnis itu?
• Bagaimana kesuksesan ditentukan

Dengan diagram alur kerja yang jelas atau peta proses bisnis yang terperinci, mudah untuk melihat di mana perbaikan dalam proses bisnis dapat dilakukan untuk meningkatkan efisiensi dan produktivitas. Ini juga merupakan cara untuk mengambil tujuan tertentu dan mengukurnya untuk membandingkannya dengan tujuan bisnis secara keseluruhan, memastikan bahwa mereka selaras.

Sekarang setelah kita memahami apa itu pemetaan proses bisnis, mari kita pelajari cara membuat peta proses.

Apa itu Peta Proses?

Sebuah peta proses itu pada dasarnya diagram alir yang mewakili elemen dari proses bisnis dengan simbol. Simbol-simbol tersebut memiliki standar yang dikenal sebagai Business Process Modeling Notation (BPMN) yang dibuat oleh Business Process Management Initiative.

Namun, Anda tidak perlu menjadi ahli BPMN untuk membuat peta proses, saat ini ada banyak alat pemetaan proses bisnis online yang mengotomatiskan proses ini untuk Anda.

Langkah Pemetaan Proses Bisnis

Pemetaan proses dapat membantu banyak tujuan bisnis mulai dari meningkatkan proses hingga pelatihan dan klarifikasi alur kerja, tetapi juga kepatuhan terhadap peraturan, audit internal, dan peran klarifikasi dalam bisnis. Berikut adalah 7 langkah untuk membuat peta proses untuk bisnis Anda.

1. Identifikasi Proses

Identifikasi tujuan, ruang lingkup, pemain, dan area kerja yang ingin Anda fokuskan. Ini dapat dilakukan pada tiga tingkatan: reaktif, ketika menangani proses yang gagal atau berkinerja buruk; strategis, seperti dalam perombakan tingkat tinggi; berfokus pada pelanggan, seperti mencari kepuasan pelanggan yang lebih baik.

2. Bentuk Tim

Dapatkan sekelompok orang yang bekerja dengan proses tersebut, meskipun ada baiknya memiliki orang manajemen senior juga, karena mereka dapat membantu dengan persetujuan ketika perubahan diminta.

3. Pengumpulan Informasi

Setelah Anda mengidentifikasi prosesnya, Anda harus mengumpulkan informasi yang Anda perlukan untuk membuat peta proses Anda, seperti siapa, apa, di mana, dan kapan proses bisnis tersebut. Ini dilakukan dengan mengumpulkan informasi dan melakukan wawancara dengan orang-orang yang melakukan pekerjaan yang Anda petakan.

4. Pemetaan Proses

Ambil semua informasi yang telah Anda kumpulkan dan ubah menjadi diagram alir peta proses. Ini kemungkinan akan mencakup proses atau alur kerja secara keseluruhan. Semua peta proses berbeda, tetapi ini adalah elemen utama yang harus Anda sertakan dalam diagram alur kerja Anda:

• Tugas: Setiap langkah alur kerja.
• Peristiwa: Pemicu atau gerbang yang memulai, mengalihkan, atau mengakhiri suatu proses.
• Partisipan: Mereka yang terlibat dalam proses bisnis.

5. Analisis

Pelajari peta proses dan tantang setiap langkah dengan menanyakan alasannya masing-masing.

6. Kembangkan dan Instal Metode Baru

Setelah analisis proses Anda mengidentifikasi pekerjaan yang tidak perlu, lihat bagaimana langkah-langkah dapat digabungkan, disusun ulang, atau langkah-langkah baru ditambahkan untuk meningkatkan efisiensi.

7. Kelola Proses

Sekarang proses bisnis harus dipelihara dan disimpan tetapi juga ditinjau secara rutin serta memantau proses untuk perubahan.

Jenis Peta Proses Bisnis

Pemetaan proses bisnis dapat dilakukan dengan beberapa cara. Ada berbagai jenis peta proses yang dapat Anda gunakan untuk memvisualisasikan proses Anda. Masing-masing peta proses tersebut memiliki kelebihan dan kekurangan.

Diagram Alur Proses

Diagram alir adalah jenis peta proses yang paling umum. Mereka dapat digambar tangan atau dibuat dalam perangkat lunak. Kemudahan penggunaan dan keakraban merupakan keuntungan, tetapi kerugiannya adalah bahwa jenis pemetaan proses bisnis ini tidak memiliki fleksibilitas untuk beradaptasi dan mengubah diagram alur.

Terkait: 3 Alat Gratis untuk Membuat Diagram Jaringan

Diagram Berenang

Diagram swimlane bertindak sebagai flowchart klasik, kecuali dalam diagram swimlane setiap langkah dibagi antara tim atau individu yang berbeda yang bertanggung jawab untuk mereka. Jadi nama swimlane, karena diagram terlihat seperti jalur di kolam renang untuk putaran berenang. Kelebihan dan kekurangannya hampir sama dengan flowchart.

Peta Aliran Nilai

Sebuah peta aliran nilai sering digunakan dalam aplikasi lean six sigma. Ini tidak mudah untuk menganalisis sekilas. Oleh karena itu, ini lebih bermanfaat bagi mereka yang mencari pandangan yang lebih mendalam tentang proses bisnis. Peta aliran nilai tidak disarankan untuk memberikan ringkasan proses yang mudah dibaca kepada orang-orang.

Diagram SIPOC

Pemasok Proses Input Output Pelanggan, atau SIPOC adalah peta proses bisnis yang disederhanakan. Ini menghilangkan sebagian besar informasi dan hanya berfokus pada esensi proses dan orang-orang yang terlibat. Secara alami, ini akan memberikan gambaran umum yang dapat dipahami dengan cepat, tetapi tidak akan menawarkan pemahaman mendalam tentang suatu proses dan bagaimana proses berinteraksi.

Perangkat lunak

Ada perangkat lunak yang tersedia untuk pemetaan proses bisnis. Alat ini membantu melacak proses setelah pemetaan selesai, sehingga Anda dapat melihat bagaimana kinerjanya dan di mana kinerjanya buruk karena kemacetan, tenggat waktu yang terlewat, dan hambatan lainnya. Keuntungan menggunakan proses bisnis adalah mengotomatiskan pembuatan peta proses dan memiliki fitur lain yang dapat digunakan karyawan untuk mengelola tugas dan daftar tugas mereka. Hal ini juga memungkinkan manajemen untuk dengan mudah memantau apa yang terjadi.

Manfaat Pemetaan Proses Bisnis

Menggunakan peta proses untuk memvisualisasikan cara kerja bisnis, peran orang, dan tanggung jawab serta standar bisnis diperlukan karena beberapa alasan.

Pertahankan Kepatuhan

Ini membantu menjaga perusahaan ISO 9001 compliant. Ini adalah seperangkat standar yang diarahkan untuk memastikan bisnis memenuhi kebutuhan pelanggannya dan mematuhi peraturan terkait.

Ada juga kepatuhan terhadap Sarbanes-Oxley Act of 2002, juga dikenal sebagai Reformasi Akuntansi Perusahaan Publik dan Undang-Undang Perlindungan Investor tahun 2002. Undang-undang federal ini mensyaratkan transparansi dan pengungkapan yang tepat untuk semua perusahaan publik. Dokumentasi manajemen proses bisnis adalah komponen kunci dari tindakan ini.

Membantu dengan Orientasi

Pemetaan proses bisnis juga penting untuk orientasi karyawan baru. Dengan serangkaian proses terdokumentasi untuk diikuti oleh karyawan baru, transisi mereka dipersingkat dan tidak memakan banyak waktu dari karyawan lain untuk pelatihan dan hal-hal lain. Peta proses juga menciptakan proses orientasi yang konsisten dan kesinambungan antara karyawan baru.

Komunikasi guling

Pemetaan proses bisnis juga merupakan cara yang bagus untuk berkomunikasi secara efektif dengan orang lain dalam bisnis dan di luarnya. Karena pemetaan proses bisnis adalah visualisasi dari suatu proses, lebih mudah untuk dicerna daripada blok panjang untuk semua orang dalam bisnis.

Menyederhanakan Audit

Audit internal dapat dilakukan lebih efisien dengan peta proses. Mereka dapat memastikan bahwa pekerjaan selalu selaras dengan standar dan praktik bisnis. Ini juga mengarah pada peningkatan proses. Setelah proses didokumentasikan dan dipahami, dapat dipelajari untuk melihat bagaimana memperbaikinya.

Terkait: Menggunakan Keunggulan Operasional Menjadi Lebih Produktif

Meningkatkan Pemecahan Masalah

Peta proses juga dapat membantu pemecahan masalah secara umum. Mereka menciptakan visual proses, dan dengan demikian, membuatnya lebih mudah untuk menemukan konflik. Jika ada blok di suatu tempat dalam proses, peta visual akan memperjelas apa yang menyebabkan kemacetan itu dan menawarkan jalur untuk menyelesaikannya.

Selain itu, pemetaan proses bisnis membantu mengidentifikasi risiko yang disebabkan oleh proses yang mungkin membuka bisnis terhadap masalah hukum atau kesehatan dan keselamatan. Menampilkan gambaran besar juga dapat membantu bisnis dengan praktik terbaik.

Sejarah Pemetaan Proses Bisnis

Pendekatan proses untuk manajemen kualitas, dan bagaimana setiap proses berhubungan dengan proses lain dalam bisnis, adalah inti dari pemetaan proses bisnis. Ini kembali ke metode terstruktur pertama untuk mendokumentasikan aliran proses, diagram alir, yang diperkenalkan oleh insinyur Frank Gilbreth pada tahun 1921.

Alat-alat ini kemudian diambil oleh teknik industri, dan pada awal tahun 1930-an insinyur industri, Allan H. Mogensen mulai melatih orang lain dalam metode ini. Art Spinanger, yang lulus dari salah satu kelas Mogensen, membawa disiplin tersebut ke Procter and Gamble dan mengembangkan program penyederhanaan kerja yang disebut Program Perubahan Metode yang Disengaja.

Salah satu lulusan Mogensen lainnya, ahli teori organisasi Ben. S. Graham mengadopsi bagan proses alir ke pemrosesan informasi dengan pengembangan bagan proses multi-aliran, yang menampilkan banyak dokumen dan hubungannya.

Pemetaan proses bisnis paling baik dilakukan dengan perangkat lunak yang dapat diakses oleh semua orang dalam bisnis, memperbarui status mereka secara real-time dan memberi manajer portal untuk memantau dan melacak kemajuan. ProjectManager adalah perangkat lunak manajemen proyek berbasis cloud yang memiliki dasbor waktu nyata untuk melacak dan melaporkan proses, dengan platform kolaboratif yang dapat digunakan semua orang untuk memfasilitasi pekerjaan dan komunikasi, serta papan Kanban untuk membuat peta proses. Lihat bagaimana ini dapat membantu Anda merampingkan proses bisnis Anda hari ini dengan uji coba gratis selama 30 hari ini.