Proposal Bisnis: Cara Menulis Satu dan Di Mana Menemukan Template dan Contoh

Menulis proposal bisnis adalah sesuatu yang hanya diketahui oleh sedikit pemilik bisnis baru. Pada tahap awal, Anda fokus pada produk, rencana bisnis, dan menyiapkan semuanya⁠. Mempertimbangkan untuk mengusulkan bisnis Anda untuk proyek mungkin bukan masalah yang paling mendesak.

Tapi itu sebenarnya lebih penting daripada yang disadari oleh bisnis baru. Bahkan jika Anda tidak langsung menggunakan proposal bisnis Anda, itu dapat membantu membuat rencana tindakan untuk bisnis Anda, membantu mengamankan pendanaan, membantu mengidentifikasi kekuatan dan kelemahan merek Anda, dan bertindak sebagai titik referensi untuk arah bisnis Anda.

Baik Anda ingin berbisnis dengan perusahaan lain atau hanya ingin membuat proposal untuk calon klien, berikut panduan kami tentang cara menulis proposal bisnis.

Apa itu proposal bisnis?

Proposal bisnis adalah dokumen yang dikirim ke calon klien dengan harapan dapat bekerja sama dengan mereka dalam sebuah proyek⁠—apakah itu kemitraan atau ingin menjadi perusahaan yang membantu proyek tertentu.

Proposal bisnis dapat berkisar dalam topik yang dicakupnya, tergantung pada sifat bisnis yang terlibat dan proyek yang diusulkan bisnis Anda.

Proposal bisnis adalah tentang memenuhi kebutuhan calon klien dan menunjukkan kepada mereka mengapa perusahaan Anda adalah yang terbaik untuk memenuhi kebutuhan tersebut. Untuk bisnis yang berfokus pada layanan B2B, mengetahui cara menulis proposal bisnis yang efektif sangat penting untuk pertumbuhan.

Apa saja jenis proposal bisnis?

Proposal bisnis dapat bervariasi tergantung pada layanan dan sifat proposal proyek, tetapi biasanya terbagi dalam tiga kategori berbeda:

• Proposal yang diminta secara formal. Ini menjelaskan proposal di mana bisnis yang Anda harapkan untuk bekerja sama telah secara resmi meminta Anda untuk mengajukan proposal. Mereka biasanya ditulis sebagai tanggapan terhadap persyaratan yang diterbitkan dari bisnis yang mencari proposal. Biasanya, ini adalah hasil dari permintaan proposal yang diposting secara publik, di mana calon klien melalui banyak proposal dan menemukan yang terbaik.
• Proposal yang diminta secara informal. Proposal yang diminta secara informal biasanya muncul setelah percakapan antara calon klien dan vendor. Biasanya pelanggan dalam hal ini tidak meminta proposal yang bersaing dan cenderung lebih sedikit persyaratan formalnya.
• Proposal yang tidak diminta. Proposal ini cenderung lebih umum, bertindak sebagai semacam brosur pemasaran. Proposal yang tidak diminta biasanya digunakan di pameran dagang atau tempat umum lainnya, di mana sebuah bisnis berbelanja untuk calon klien.

Tidak semua proposal cocok dengan kategori ini. Ada proposal yang mungkin awalnya diminta secara formal tetapi kemudian diadaptasi menjadi proposal yang tidak diminta.

Apa saja bagian yang berbeda dari proposal bisnis?

Proposal bisnis dapat sedikit berbeda dalam formatnya, tetapi ada beberapa elemen penting yang harus dimiliki semua proposal bisnis.

1. halaman judul

Halaman judul bertindak sebagai "sampul" proposal Anda, jadi ini sangat penting dalam hal estetika. Halaman judul Anda harus menyampaikan beberapa informasi dasar tentang bisnis Anda dan proposal, seperti judul proposal, nama bisnis Anda, informasi kontak, dan tanggal Anda mengirimkan proposal (atau tanggal proposal dibuat, dalam kasus proposal yang tidak diminta).

Halaman judul Anda harus profesional, tetapi tetap harus berusaha menarik perhatian pembaca dan menarik mereka masuk. Ini sangat penting dalam mengatur nada proposal Anda, jadi, seperti iklan apa pun, itu harus menyampaikan estetika dan karakter merek Anda. Biasanya ide yang baik untuk menyertakan logo perusahaan Anda di suatu tempat juga.

Ini adalah hal pertama yang akan dilihat klien Anda, jadi penting untuk menyampaikan merek dan proposal Anda dengan cara yang ringkas, namun spesifik. Anggap saja seperti konten visual lainnya: pemirsa hanya akan meliriknya sebentar, jadi harus menyampaikan banyak informasi dengan sangat cepat.

Hindari grafik rumit yang dapat mengalihkan perhatian dari pesan utama proposal. Secara gaya, itu harus rapi dan bersih. Berikut adalah contoh tampilan halaman judul yang dirancang dengan baik:

2. Daftar isi

Daftar isi akan memudahkan untuk menavigasi isi dokumen. Itu tidak harus menjadi halaman pertama (kadang-kadang, itu mengikuti surat pengantar), tetapi itu pasti harus menjadi salah satu halaman pertama.

Halaman konten Anda harus kronologis. Hindari terlalu terperinci dengan item dalam daftar, karena ini akan dianggap berisik dan berlebihan.

Strategi yang baik adalah membuat item dalam daftar Anda mencerminkan poin nyeri atau pertanyaan spesifik yang mungkin dimiliki pembaca sehingga mudah bagi mereka untuk menggunakan daftar isi sebagai titik referensi untuk semua pertanyaan mereka.

3. Surat pengantar

Surat lamaran Anda berfungsi sebagai pengenalan diri Anda. Beberapa proposal bahkan mungkin menyertakan surat pengantar sebelum daftar isi sebagai cara menyiapkan proposal.

Surat lamaran Anda harus pendek dan tidak lebih dari satu halaman. Dalam beberapa paragraf, jelaskan secara singkat latar belakang perusahaan Anda, pernyataan misi, dan proposisi penjualan yang unik.

Surat lamaran Anda harus ramah dan sopan⁠—jangan lupa ucapan selamat dan terima kasih Anda. Tinggalkan informasi kontak Anda dan dorong pembaca Anda untuk menghubungi Anda jika ada pertanyaan.

Tidak seperti surat lamaran resume, grafik visual dianjurkan, terutama jika menggambarkan aspek penting dari pencapaian atau misi merek Anda.

4. Ringkasan eksekutif

Ringkasan eksekutif mungkin merupakan bagian terpenting dari proposal Anda. Ringkasan eksekutif memberikan detail tentang mengapa Anda mengirim proposal dan metodologi Anda tentang mengapa Anda adalah pilihan terbaik bagi klien untuk dipilih.

Ringkasan eksekutif Anda bertindak serupa dengan proposisi nilai. Ini harus menguraikan apa yang membuat perusahaan Anda berbeda dan bagaimana calon klien Anda akan mendapat manfaat dari bekerja dengan Anda.

Ringkasan eksekutif meringkas, tetapi harus tetap spesifik. Identifikasi masalah klien yang sebenarnya, jelaskan apa yang dilakukan perusahaan Anda, dan garis besar solusi yang Anda usulkan untuk masalah klien.

Informasi lebih rinci akan mengikuti sisa proposal, jadi meskipun tidak terlalu rinci, itu harus tetap spesifik. Tidak perlu membahas logistik atau strategi di sini, tetapi tetap harus menawarkan solusi khusus untuk masalah tertentu.

Ringkasan eksekutif Anda harus disesuaikan dengan kebutuhan klien. Bahkan jika Anda meneruskan dokumen proposal ke banyak klien potensial, itu harus dibaca seolah-olah ditulis untuk satu klien secara khusus . Jika calon pelanggan memiliki masalah yang berbeda, Anda sebaiknya melakukan penyesuaian pada ringkasan eksekutif Anda untuk masing-masing masalah tersebut.

Perhatikan juga nada suara Anda di sini. Perusahaan yang menyewakan bus pesta untuk mahasiswa akan mengharapkan nada yang sangat berbeda dari perusahaan yang menawarkan nasihat keuangan kepada manula.

Ringkasan eksekutif Anda harus memberi pembaca gagasan yang jelas tentang bagaimana perusahaan Anda dapat membantu mereka, dan mengundang mereka untuk melanjutkan membaca untuk detail lebih lanjut. Ringkasan harus cukup spesifik untuk bertindak sebagai dokumen yang berdiri sendiri tetapi cukup singkat sehingga akan menginspirasi pertanyaan tambahan.

Ringkasan eksekutif Anda harus sekitar dua sampai empat halaman, tetapi cobalah untuk membuatnya singkat jika keseluruhan proposal Anda tidak terlalu panjang. Ingatlah bahwa detailnya akan datang nanti.

5. Halaman proposal: masalah dan solusi

Halaman proposal akan menjadi mayoritas proposal bisnis Anda. Di bagian ini, Anda akan ingin membahas lebih detail tentang solusi yang Anda tawarkan dalam ringkasan eksekutif Anda. Ringkasan Anda menjelaskan apa yang dapat Anda lakukan dan mengapa Anda adalah klien yang ideal untuk melakukannya. Di halaman proposal, Anda akan membahas bagaimana Anda berencana melakukannya dan kapan itu bisa dilakukan (kerangka waktu).

Saat menulis halaman proposal Anda, ada baiknya untuk mempertimbangkan pertanyaan apa yang akan dimiliki klien Anda dan memberi mereka jawaban terperinci.

Banyak penulis proposal bisnis memikirkan halaman proposal mereka dalam hal masalah dan solusi . Dengan setiap proposal, mulailah dengan menguraikan potensi masalah yang mungkin dihadapi klien. Dalam melakukan ini, Anda akan menunjukkan kepada klien potensial Anda bahwa Anda memiliki pemahaman yang mendalam tentang kebutuhan mereka.

Halaman masalah dan solusi membutuhkan banyak penelitian. Anda ingin menunjukkan kepada calon klien bahwa Anda telah menyelesaikan pekerjaan rumah Anda: Anda memahami kebutuhan klien dan tahu persis apa yang akan mereka lakukan.

Bagaimana Anda memilih untuk memecah masalah dan solusi klien terserah Anda. Beberapa penulis dokumen proposal akan mencantumkan sejumlah pernyataan masalah di samping hasil yang rinci. Proposal lain mungkin berfokus pada satu atau dua masalah yang lebih besar dan memberikan daftar solusi untuk mereka.

Jadwal juga penting di sini. Klien potensial akan ingin tahu seberapa cepat Anda dapat menerapkan solusi Anda dan kapan mereka dapat mengharapkan untuk melihat hasilnya. Jadwal menjawab pertanyaan-pertanyaan ini dan, sebagai bonus, mereka juga merupakan alat visual yang berguna yang memecah teks sambil menyampaikan informasi penting.

Proposal Anda sendiri perlu menguraikan masalah dan solusi dengan cara yang menarik bagi calon klien Anda dan masuk akal untuk industri Anda, jadi tidak ada pendekatan satu ukuran untuk semua bagian ini.

Karena itu, umumnya ide yang baik untuk memecah konten proposal Anda menjadi beberapa bagian yang secara khusus mengidentifikasi setiap masalah dan mengusulkan solusi. Berikut adalah beberapa poin penting yang harus diperhatikan untuk setiap bagian:

• Masalah. Gunakan data untuk mencadangkan klaim Anda, dan jelaskan secara spesifik di mana klien Anda mungkin gagal mencapai tujuannya.
• Penerapan. Jelaskan secara rinci perubahan apa yang Anda rencanakan, berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk membuat perubahan ini, dan tujuan membuat perubahan ini.
• Sasaran. Jelaskan bagaimana Anda akan mengevaluasi keberhasilan solusi Anda dan kapan klien Anda dapat mengharapkan untuk melihat hasil dari perubahan yang telah Anda terapkan.
• Manfaat. Gambarkan penilaian masalah dan jelaskan sifat dampak yang akan ditimbulkan oleh perubahan ini.

Halaman proposal Anda harus mencakup semua detail rencana yang akan Anda terapkan. Yang terbaik adalah memecah teks menjadi potongan-potongan kecil sehingga lebih mudah dibaca. Grafik dekoratif harus dihindari di sini, tetapi alat visual seperti bagan dan grafik sangat bagus untuk mengilustrasikan poin Anda.

6. Tabel harga

Tabel harga Anda harus mengikuti halaman masalah dan solusi Anda. Ini akan mencakup semua produk dan layanan Anda, dipasangkan dengan informasi harga mereka.

Bagaimana Anda menyusun strategi penetapan harga Anda sangat bergantung pada jenis layanan yang Anda tawarkan. Oleh karena itu, biasanya merupakan ide yang baik untuk memberikan opsi kepada calon klien . Biaya tetap tunggal membuat proposal Anda menjadi pertanyaan ya atau tidak, yang mudah ditolak. Menambahkan opsi harga memberi klien titik awal yang lebih dapat dinegosiasikan, membuka percakapan tentang kebutuhan khusus mereka, daripada bertindak sebagai titik akhir.

Struktur harga Anda harus diformat dalam tabel yang mudah dibaca. Menawarkan opsi pembayaran berulang, baik bulanan maupun tahunan. Berikan potongan harga untuk komitmen jangka panjang. Tawarkan add-on, peningkatan, dan opsi. Transparansi sangat penting di bagian ini. Pastikan klien Anda mudah memahami apa yang mereka bayar dan opsi apa yang mereka miliki untuk menyesuaikan layanan Anda. Tidak ada yang menyukai biaya tersembunyi atau ketentuan cetak halus. Sertakan semua detail opsi harga Anda dengan cara yang jelas dan ringkas.

Pelajari lebih lanjut: Harga Psikologis: Apa yang Sebenarnya Harga Anda Katakan kepada Pelanggan

7. Tentang kami

Seperti halaman Tentang Kami di situs web Anda, halaman tentang kami proposal bisnis Anda harus berbagi cerita bisnis Anda, dengan Anda, pendiri, sebagai karakter utama cerita itu. Halaman yang baik tentang kami harus singkat, tetapi tetap mengandung semua elemen narasi yang menarik:

• Pengaturan. Atur adegan: perkenalkan protagonis cerita, diri Anda sendiri dan rekan pendiri Anda, dan jelaskan bagaimana Anda bersatu untuk membentuk bisnis Anda.
• Konflik. Masalah apa yang menginspirasi Anda untuk memulai bisnis Anda? Jelaskan masalah yang diidentifikasi oleh bisnis Anda dan mulai dipecahkan.
• Merencanakan. Bagaimana Anda dan tim Anda mencari solusi untuk masalah Anda? Tantangan apa yang Anda hadapi dan bagaimana Anda mengatasinya?
• Resolusi. Apa solusi Anda? Bagaimana hal itu mengubah industri Anda? Tonggak pencapaian apa yang telah Anda capai dan bagaimana bisnis Anda mulai memecahkan masalah?
• karakter. Perkenalkan tim Anda yang lain. Tawarkan bios singkat anggota tim Anda dan perkenalkan klien Anda kepada orang-orang yang akan bekerja dengan mereka di proyek Anda.
• Peleraian. Apa yang terjadi selanjutnya? Jelaskan apa yang Anda lihat di masa depan perusahaan Anda. Bicarakan tentang bagaimana Anda berniat untuk terus mengejar tujuan Anda. Pastikan untuk menyiapkan diri Anda untuk sekuel yang bagus.

8. Ringkasan kualifikasi

Dalam surat lamaran Anda, Anda menyentuh apa yang membuat perusahaan Anda secara unik memenuhi syarat untuk memecahkan masalah pelanggan Anda. Dalam ringkasan kualifikasi, Anda akan menjelaskan secara rinci mengapa bisnis Anda paling memenuhi syarat untuk membantu calon pelanggan mencapai tujuan mereka.

Ringkasan kualifikasi terbaik bergantung pada bukti sosial untuk membuat kasus mereka. Sertakan studi kasus klien sebelumnya, testimoni pelanggan, pujian di media sosial, dukungan dari pakar tepercaya di bidang Anda, dan hal lain yang mungkin menunjukkan nilai yang Anda berikan kepada klien Anda.

9. Ketentuan perjanjian

Di akhir proposal pemasaran, Anda sebaiknya mengklarifikasi penawaran yang Anda buat kepada klien dengan menguraikan syarat dan ketentuan proposal Anda. Proposal dapat dianggap sebagai kontrak yang mengikat secara hukum di beberapa yurisdiksi, jadi yang terbaik adalah bekerja sama dengan ahli hukum dalam menyusun bagian ini.

Tidak semua proposal bisnis menyertakan kontrak yang mengikat secara hukum, jadi jika proposal Anda dimaksudkan untuk menarik klien Anda ke dalam negosiasi lebih lanjut, Anda mungkin hanya menyertakan ajakan bertindak sederhana yang memberikan instruksi untuk menindaklanjuti dengan Anda untuk negosiasi lebih lanjut.

Jika Anda menyertakan kontrak yang mengikat secara hukum, pastikan untuk memberi klien ruang untuk menandatangani perjanjian, atau menunjukkan metode pilihan mereka untuk bergerak maju.

Setelah mengirim: tips tentang cara menindaklanjuti

Menunggu kabar dari klien mungkin sedikit menegangkan selama proses penjualan, tetapi penting untuk tetap bersabar. Beri waktu bagi calon pembuat keputusan⁠—ingat bahwa mereka masih perlu mengurus fungsi bisnis mereka sehari-hari.

Jika Anda belum mendapat tanggapan dan ingin memberi sedikit dorongan kepada calon klien, berikut beberapa kiat untuk menindaklanjuti proposal Anda:

• Beri mereka waktu. Tunggu setidaknya seminggu sebelum mengirim tindak lanjut. Jika mereka telah mengkonfirmasi penerimaan proposal Anda, beri mereka waktu seminggu dari tanggal konfirmasi. Ingatlah bahwa mereka mungkin ingin mendiskusikannya dengan tim mereka sebelum menghubungi Anda kembali.
• Tarik perhatian mereka dengan baris subjek yang bagus. Seperti jenis pemasaran email lainnya, baris subjek yang menarik akan meningkatkan kemungkinan mereka akan membuka email Anda.
• Singkat. Tidak perlu membahas detail yang lebih baik di sini⁠—biarkan proposal Anda yang berbicara. Gunakan tindak lanjut Anda untuk menekankan bahwa Anda siap untuk setiap pertanyaan dan memudahkan mereka untuk menghubungi Anda kembali.
• Hindari tekanan tinggi, bahasa penjualan. Tujuan Anda di sini adalah mengamankan mitra , bukan pelanggan. Klise iklan hacky seperti "Jangan lewatkan kesempatan menarik ini!" akan dianggap mengasingkan klien potensial.
• Bersikap ramah, mudah didekati, dan otentik. Tindak lanjut Anda adalah kesempatan yang baik untuk melihat bagaimana rasanya bekerja dengan Anda. Bersikaplah sopan, tetapi santai⁠—seolah-olah Anda menjangkau rekan kerja favorit Anda.
• Tahu kapan harus berhenti. Sangat mudah untuk mengabaikan satu atau dua email, tetapi jauh lebih sulit untuk mengabaikan tiga atau empat email. Jika klien Anda belum menanggapi tiga tindak lanjut, inilah saatnya untuk melanjutkan.

Di mana menemukan template proposal bisnis

Jika Anda baru memulai bisnis dan belum pernah menulis proposal bisnis sebelumnya, ada baiknya untuk melihat beberapa di antaranya untuk mendapatkan gambaran tentang bagaimana proposal tersebut disusun untuk berbagai jenis bisnis. Berikut adalah beberapa tempat bagus untuk menemukan contoh templat dan tata letak untuk membantu Anda dalam menulis proposal bisnis.

1. PandaDok. PandaDoc menawarkan perpustakaan yang luas dengan lebih dari 167 template proposal bisnis gratis. Fitur lain termasuk halaman kutipan interaktif, templat kontrak, dan kemampuan tanda tangan elektronik.
2. Canva. Di antara berbagai macam template desain gratis Canva adalah banyak contoh proposal bisnis gratis. Canva memungkinkan Anda memfilter berbagai template proposal menurut gaya dan tema, sehingga memudahkan untuk menemukan template yang cocok dengan pencitraan merek Anda.
3. mengusulkan. Proposify menawarkan banyak sekali templat untuk proposal bisnis dan kontrak bisnis yang menyertakan fitur seperti tanda tangan elektronik, pratinjau klien interaktif, terjemahan bahasa, dan metrik data yang membantu Anda melacak tarif terbuka⁠—yang sangat berguna jika Anda mengirim proposal ke beberapa klien.
4. bentuk catatan. Jotform mencakup banyak koleksi templat PDF gratis dan berbayar untuk proposal di semua jenis industri, untuk semua jenis proyek. Template diubah menjadi PDF agar mudah dicetak, dan bahkan menyertakan fitur tanda tangan digital yang memungkinkan klien Anda menandatangani perjanjian Anda secara digital.
5. Proposal yang Lebih Baik. Better Proposals memiliki banyak sumber daya gratis untuk pemilik bisnis yang ingin mempelajari lebih lanjut tentang cara menulis proposal. Seiring dengan template proposal bisnis, mereka juga menawarkan template untuk kutipan, kontrak, dan brosur online.

Belajarlah lagi:

• Templat Rencana Bisnis: Kerangka Kerja Praktis untuk Membuat Rencana Bisnis Anda
• Jalan Menuju Sukses: Contoh Rencana Bisnis untuk Menginspirasi Anda Sendiri

Jangan lewatkan kesempatan untuk mengembangkan bisnis kecil Anda

Bekerja dengan klien adalah peluang luar biasa untuk mengembangkan bisnis Anda. Bukan hanya karena keuntungan finansial, tetapi karena membangun hubungan kerja yang kuat di industri Anda akan membuka jalan baru untuk pertumbuhan dan membantu membangun reputasi Anda di antara rekan-rekan Anda.

Banyak pekerjaan yang harus dilakukan untuk membuat proposal bisnis, tetapi mempelajari cara menyusun proposal bisnis yang efektif akan membuat Anda siap untuk kesuksesan bertahun-tahun. Tidak peduli apa industri Anda, kemungkinan akan tiba saatnya Anda harus menulis proposal bisnis.

Semakin banyak pelanggan puas yang Anda miliki, semakin mudah untuk menarik klien baru. Setiap peluang baru dalam kemitraan adalah batu loncatan menuju kesuksesan yang berkelanjutan.