Cara Menghitung Varians Biaya untuk Proyek (Termasuk Rumus)

Sepanjang umur proyek, manajer proyek memeriksa kemajuan dan membandingkannya dengan rencana proyek—membandingkan prediksi mereka dengan kenyataan. Jika mereka tidak melakukan ini secara teratur, kemungkinan besar anggaran akan terganggu dan proyek mereka akan gagal total. Untungnya, penyimpangan dari rencana ini, seperti perbedaan biaya, tidak harus menenggelamkan proyek.

Bahkan, mereka sebenarnya bisa memperkuatnya. Kuncinya adalah menemukan mereka dan membuat penyesuaian untuk tetap berada di jalur yang benar. Salah satu cara terbaik untuk menghindari pembengkakan biaya adalah dengan menghitung varians biaya.

Memahami Biaya Proyek

Semua proyek membutuhkan biaya, terlepas dari ukuran, ruang lingkup, atau kirimannya. Kita semua pernah mendengar “tidak ada yang namanya makan siang gratis”. Hal yang sama berlaku untuk proyek – tidak ada proyek tanpa biaya. Biaya ini datang dalam berbagai bentuk, mulai dari biaya bahan hingga biaya menjalankan bisnis (sewa, gaji, dll.). Adalah tugas manajer proyek untuk memperhitungkan semua biaya ini dan membuat anggaran yang fleksibel.

Berbagai Jenis Biaya Proyek

Untuk memahami sepenuhnya varians biaya proyek, akan sangat membantu untuk mengetahui jenis-jenis utama biaya proyek. Lihatlah empat yang paling mungkin Anda lihat. Sebagian besar proyek memiliki keempatnya, dan masing-masing dapat berkontribusi pada varians biaya keseluruhan:

• Biaya Langsung: Pikirkan biaya langsung sebagai biaya yang langsung masuk ke proyek untuk mencapai hasil. Contoh biaya langsung yang bermanfaat adalah biaya bahan yang dibutuhkan untuk membangun sesuatu. Biaya bahan-bahan ini digunakan untuk menciptakan produk akhir.
• Biaya Tidak Langsung : Biaya tidak langsung, di sisi lain, digunakan untuk mendanai biaya "di belakang layar" yang dikeluarkan sepanjang umur proyek. Mereka juga dikenal sebagai biaya overhead. Misalnya, biaya sewa ruang kantor adalah biaya umum tetap overhead. Biaya ini harus dibayar untuk menyelesaikan proyek, tetapi juga untuk mendukung proyek lain.
• Biaya Tetap: Biaya tetap adalah biaya dengan harga yang ditetapkan yang tidak dapat berubah. Ini adalah biaya yang dapat diandalkan yang tidak akan berfluktuasi dan berpotensi membuang anggaran. Baik biaya langsung maupun tidak langsung juga dapat berupa biaya tetap (atau biaya variabel). Biaya tetap, misalnya, mungkin terlihat seperti biaya tetap yang dibebankan kontraktor untuk layanan mereka.
• Biaya Variabel: Biaya variabel, di sisi lain, tidak dapat diprediksi. Misalnya, biaya sewa peralatan bisa naik atau turun tergantung vendor, permintaan atau berapa lama peralatan dibutuhkan.

Terkait: Template Anggaran Proyek Gratis untuk Excel

Apa Varians Biaya dalam Manajemen Proyek?

Varians biaya (juga disebut sebagai CV) adalah perbedaan antara biaya proyek yang diperkirakan selama tahap perencanaan dan biaya aktual. Dengan kata lain, berapa banyak biaya aktual berbeda dari biaya yang dianggarkan. Menghitung varians biaya adalah bagaimana manajer proyek melacak pengeluaran untuk melihat apakah suatu proyek di bawah atau di atas anggaran.

Perhitungan ini adalah bagian dari teknik yang disebut manajemen nilai yang diperoleh (EVM). Dalam sistem EVM, tujuan manajemen biaya adalah untuk menetapkan apakah varians positif, negatif atau nol.

Ketika manajer proyek memiliki informasi analisis nilai yang diperoleh ini, mereka dapat membuat penyesuaian yang diperlukan untuk tetap berada di jalurnya. Jika varians sangat tinggi (negatif), perubahan perlu dilakukan. Jika ada varians biaya yang sangat rendah (positif) atau varians nol, mereka dapat menganggapnya sebagai tanda manajemen biaya yang efektif.

Empat Jenis Rumus Varians Biaya dalam EVM

Ada empat variasi formula varians biaya yang digunakan dalam Earned Value Management (EVM). Masing-masing persamaan varians ini memecahkan nilai yang berbeda, jadi sangat penting untuk memahami semuanya dan apa sebenarnya yang ditampilkan.

Varians Biaya

Varians Biaya (CV) = Nilai yang Diperoleh (EV) – Biaya Aktual (AC)

Varians biaya adalah persis berapa banyak proyek yang melebihi atau di bawah anggaran. Persamaan varians biaya mengurangi biaya aktual dari nilai yang diperoleh untuk menyelesaikan angka ini.

Persentase Varians Biaya

Persentase Varians Biaya (CV%) = Varians Biaya (CV) / Nilai yang Diperoleh (EV)

Persentase varians biaya adalah persentase di atas atau di bawah anggaran untuk suatu proyek. Ini dihitung dengan membagi varians biaya dari nilai yang diperoleh.

Indeks Kinerja Biaya

Indeks Kinerja Biaya (CPI) = Nilai yang Diperoleh (EV) / Biaya Aktual (AC)

Indeks kinerja biaya (CPI) adalah metrik yang digunakan untuk menilai seberapa baik sumber daya digunakan dalam sebuah proyek. Saat memecahkan CPI, nilainya akan menjadi salah satu dari dua hal:

• Kurang dari atau sama dengan 1 (sumber daya tidak digunakan secara efisien)
• Lebih besar dari atau sama dengan 1 (sumber daya digunakan secara efisien)

Untuk memecahkan CPI, Anda harus membagi nilai yang diperoleh dengan biaya aktual.

Indeks Kinerja Biaya Lengkap

Untuk Menyelesaikan Cost Performance Index (TCPI) = (Total Anggaran – EV) / (Total Anggaran – AC)

Memecahkan indeks kinerja biaya lengkap (TCPI) sangat membantu, terutama jika Anda mengalami varians proyek yang tinggi (negatif). TCPI adalah indeks yang menunjukkan kepada Anda bagaimana sumber daya harus digunakan untuk sisa proyek agar berada di bawah atau sesuai anggaran.

Untuk menemukan TCPI Anda, mulailah dengan mengurangkan nilai yang Anda peroleh dari total anggaran Anda. Kemudian, kurangi biaya aktual Anda dari total anggaran. Terakhir, bagi hasil bagi pertama dengan hasil bagi kedua.

Menggunakan Alat untuk Menghitung Varians Proyek Secara Otomatis

Sepanjang umur proyek, Anda pasti ingin memiliki masing-masing formula varians biaya ini yang Anda inginkan. Untungnya, ada alat manajemen biaya yang memudahkan Anda mengawasi varians sehingga Anda tidak perlu menghitung angka secara manual.

ProjectManager mengisi rumus dengan nilai yang benar secara otomatis dan mencegah kesalahan manusia yang dapat menyebabkan kesalahan penganggaran besar. Faktor-faktor seperti anggaran total, biaya aktual, nilai yang diperoleh, dan lainnya diperbarui secara waktu nyata sehingga Anda selalu melihat data terbaru.

Buat dan kelola anggaran proyek, serta lihat bagaimana biaya aktual dibandingkan dengan biaya yang direncanakan di dasbor proyek. Dasbor proyek ProjectManager diperbarui secara otomatis, sehingga Anda selalu melihat angka terbaru dan membuat keputusan penganggaran yang paling cerdas. Ini membuat semua perbedaan antara melihat varians biaya dan kehilangan detail penting. Awasi garis dasar biaya, serta pengeluaran dan di mana proyek berada dalam hal anggaran.

Perlu berbagi informasi ini dengan pemangku kepentingan? Buat laporan anggaran hanya dengan beberapa klik agar tim selalu mengetahui perkembangan dan membuat keputusan terbaik bersama-sama. Memiliki informasi ini di ujung jari Anda dan dapat membagikannya adalah perbedaan antara proyek yang tetap sesuai anggaran dan melebihi anggaran, yang dapat mengakibatkan pembengkakan biaya dan kegagalan total.

Menghitung varians biaya memerlukan perangkat lunak manajemen proyek yang cukup kuat untuk menghitung dan mengatur data Anda secara real time. ProjectManager adalah perangkat lunak manajemen proyek berbasis cloud yang menjaga biaya proyek Anda sesuai anggaran. Cobalah hari ini dengan uji coba 30 hari gratis ini.