Manajemen Arus Kas: Mengapa Arus Kas Bisa Lebih Penting Dari Keuntungan

Meningkatkan arus kas adalah langkah cerdas untuk bisnis apa pun. Tidak peduli seberapa hebat model bisnis Anda, seberapa menguntungkan Anda, atau berapa banyak investor yang Anda miliki. Jika Anda sedang mencari satu area untuk fokus yang akan memiliki dampak dramatis pada bisnis Anda, ini dia.

Bisnis baru dan yang sedang berkembang sering kali tidak memiliki cadangan uang ekstra untuk mengatasi kekurangannya, karena mereka selalu menginvestasikan kembali. Tahun-tahun dengan pertumbuhan paling signifikan—termasuk beberapa tahun pertama umur bisnis—juga menantang dalam hal arus kas.

Manajemen arus kas adalah salah satu dari banyak alasan mengapa sangat sulit untuk memulai bisnis baru.

Apa itu manajemen arus kas?

Jadi, apa sebenarnya manajemen arus kas itu? Arus kas adalah jumlah uang, tunai dan non-tunai, yang masuk dan keluar dari suatu bisnis. Arus kas positif adalah lebih banyak uang masuk daripada keluar, dan arus kas negatif adalah lebih sedikit uang masuk daripada kebutuhan bisnis untuk menutupi pengeluaran.

Untuk menghitung arus kas, bisnis mencatat kas yang tersedia di awal dan di akhir periode tertentu. Jangka waktu ini bisa seminggu atau sebulan. Bisnis akan memiliki arus kas positif jika ada lebih banyak akun pada akhir periode daripada saat periode dimulai; itu akan memiliki arus kas negatif jika ada lebih sedikit uang tunai di akhir.

Menguasai manajemen arus kas adalah salah satu hal terbaik yang dapat Anda lakukan untuk bisnis Anda. Tidak hanya itu, ini adalah keterampilan yang dapat Anda bawa ke usaha lain, serta keuangan pribadi Anda.

Perbedaan antara arus kas dan profitabilitas

Arus kas tidak sama dengan profitabilitas. Bisnis yang menguntungkan masih tidak dapat membayar tagihannya. Demikian pula, hanya karena bisnis memenuhi semua kewajiban keuangannya tidak berarti itu menguntungkan.

Laba adalah istilah dasar akuntansi bisnis kecil, yang sebenarnya hanya ada di atas kertas. Mengukur keuntungan adalah cara tertentu dalam memandang bisnis. Itu tidak memberi tahu Anda banyak tentang bagaimana bisnis ini berkembang dari hari ke hari.

Bagaimana cara menghitung keuntungan?

Langkah pertama untuk menghitung keuntungan adalah dengan mengambil total pendapatan Anda dan kemudian mengurangi harga pokok penjualan. Perbedaannya adalah laba kotor Anda.

Pendapatan – Harga Pokok Penjualan = Laba Kotor

Misalnya, jika Anda menjual $100.000 untuk kursi goyang dan kursi itu sendiri dikenakan biaya grosir $50.000, laba kotor Anda akan menjadi $50.000.

Pendapatan: $100,000
Harga Pokok Penjualan -$50,000
Laba Kotor: $50,000

Tentu saja, Anda mungkin akan memiliki pengeluaran lain selain membeli kursi. Misalnya, Anda memerlukan tempat untuk menyimpan kursi, dan Anda mungkin ingin menjalankan beberapa iklan untuk mendapatkan lebih banyak penjualan. Pengeluaran ini disebut biaya operasional, dan dikurangi dari laba kotor Anda.

Pengeluaran operasional mencakup sebagian besar biaya yang tidak secara langsung berhubungan dengan apa yang Anda jual—hal-hal seperti sewa, peralatan, penggajian, dan pemasaran.

Langkah kedua adalah mengurangi biaya operasional dari laba kotor. Perbedaannya adalah laba bersih.

Laba Kotor – Beban Operasi = Laba Bersih

Pendapatan: $100,000
Harga Pokok Penjualan: -$50,000
Laba Kotor: $50,000
Biaya Operasi: -$35.000
Laba Bersih: $15.000

Jika laba bersih Anda adalah angka positif, Anda menghasilkan uang. Jika angkanya negatif, Anda kehilangan uang. Laporan ini secara keseluruhan disebut laporan laba rugi, atau laba rugi (P&L).

"Masalah" dengan keuntungan

Sehubungan dengan manajemen arus kas usaha kecil, masalah dengan laporan laba rugi adalah bahwa laporan tersebut tidak menunjukkan seluruh bisnis Anda. Beberapa informasi penting hilang.

1. Pelunasan hutang

Jika Anda memiliki pinjaman bisnis atau modal awal lainnya untuk dilunasi, itu tidak akan muncul di sini. Hanya bunga pinjaman tersebut yang termasuk dalam P&L, meskipun pembayaran utang dapat menghabiskan banyak uang.

2. Pembayaran peralatan

Demikian pula, jika Anda melakukan pembelian peralatan yang signifikan, seluruh biaya tidak akan muncul di bagian ini. Sebaliknya, biaya itu akan tersebar selama masa pakai peralatan. Jika Anda menghabiskan $ 100.000 untuk jalur pengalengan dan Anda pikir itu akan bertahan 10 tahun, laporan laba rugi Anda akan menunjukkan pengeluaran $ 10.000 / tahun selama 10 tahun, bahkan jika Anda harus membayar semuanya di muka.

3. Pajak

Perhatikan bahwa laba bersih Anda tidak dikenakan pajak pada saat ini, yang berarti akan semakin menyusut. Bahkan jika semua keuntungan Anda tersedia dalam bentuk tunai, Anda tidak akan bisa kehabisan dan menghabiskan semuanya di satu tempat.

4. Uang tunai diterima

Terakhir, banyak bisnis menggunakan akuntansi akrual, yang mencatat pendapatan meskipun Anda belum menerima uangnya. Di atas kertas, Anda mungkin memiliki $200,000 dalam penjualan, tetapi jika belum ada yang membayar Anda, Anda masih akan kesulitan membayar tagihan Anda.

Selanjutnya, jika Anda membawa inventaris, semua produk itu memiliki nilai dan juga disertakan dalam laporan laba rugi Anda. Tentu saja, untuk mengekstrak uang tunai dari inventaris Anda, Anda harus menjualnya terlebih dahulu.

Bagaimana Anda mengelola arus kas dan laba?

Pada akhirnya, mengelola arus kas bermuara pada waktu. Anda mungkin menguntungkan selama satu bulan atau satu tahun, tetapi tidak selama hari atau minggu tertentu. Jika tagihan Anda jatuh tempo pada awal bulan tetapi Anda tidak memiliki uang di bank sampai akhir bulan, Anda memiliki masalah arus kas, bahkan jika pada akhir bulan Anda menghasilkan lebih dari kamu menghabiskan.

Inilah kesepakatan dengan keuntungan: jika Anda tidak menguntungkan di atas kertas, Anda berada dalam kondisi yang buruk. Anda perlu meningkatkan pendapatan atau mengurangi pengeluaran jika ingin tetap berbisnis.

Tetapi hanya karena Anda menguntungkan tidak berarti bisnis Anda dapat berjalan dengan autopilot. Anda masih perlu melatih kontrol arus kas—terutama jika Anda sedang berkembang.

Mengapa manajemen arus kas penting?

Meskipun mungkin tampak menakutkan, ada manfaat yang jelas dari pengendalian arus kas dan memprioritaskan pengelolaan arus kas yang efektif.

1. Prediksi kekurangan

Manfaat pertama dan paling jelas untuk mengelola arus kas dan modal kerja adalah mengetahui sebelumnya kapan Anda akan mengalami kekurangan. Jangan mengetahui bahwa Anda tidak dapat melakukan sewa setelah cek terpental. Dengan sistem yang baik, Anda dapat memprediksi kekurangan minggu, kadang-kadang bahkan berbulan-bulan, sebelumnya, yang memberi Anda waktu untuk membuat rencana.

Sebagai contoh:

• Hubungi pemilik rumah Anda dan minta mereka untuk mencairkan cek Anda beberapa hari kemudian
• Tunda pengiriman beberapa minggu untuk menunda pembayaran bea cukai
• Jalankan promosi untuk mendorong penjualan tambahan dengan cepat
• Pergi koleksi untuk bersenang-senang untuk menjernihkan tagihan yang belum dibayar

2. Kurangi stres

Percaya atau tidak, mengelola arus kas akan mengurangi banyak stres. Sebagian besar kecemasan yang dialami wirausahawan seputar pembayaran tagihan berasal dari tidak mengetahui apa yang sedang terjadi dan mengkhawatirkan apakah semuanya akan berhasil atau tidak.

Jauh lebih baik untuk mengetahui apa yang akan terjadi, bahkan jika prospeknya tidak bagus. Ketika Anda tahu di mana Anda berdiri, Anda akan merasa siap. Lebih penting lagi, Anda akan diperlengkapi untuk menghadapinya.

3. Tahu kapan harus tumbuh

Saat Anda mengelola arus kas, Anda tahu persis berapa banyak uang yang harus Anda keluarkan untuk pertumbuhan. Ingat, hanya karena P&L Anda memberi tahu Anda bahwa ada uang ekstra, tidak berarti itu akan terwujud dalam kehidupan nyata.

Demikian pula, hanya karena Anda memiliki $20.000 di bank tidak berarti Anda dapat membelanjakannya. Anda mungkin membutuhkannya untuk membayar pengeluaran yang akan datang. Ketika Anda melihat arus kas Anda selama berminggu-minggu dan berbulan-bulan, Anda akan tahu berapa banyak yang harus disimpan dan berapa banyak yang dapat Anda simpan atau belanjakan untuk pertumbuhan.

4. Dapatkan leverage

Manajemen arus kas yang baik memberi Anda pengaruh. Jika Anda memerlukan jalur kredit dari bank untuk membantu Anda melewati kekurangan atau Anda ingin mendapatkan pemasok untuk memberi Anda istirahat selama beberapa minggu tanpa mengganggu layanan, sistem manajemen arus kas yang baik akan mendukung Anda dan membangun kepercayaan.

Bank umumnya suka melihat perencanaan semacam ini, terutama jika Anda dapat menunjukkan dengan jelas kapan Anda dapat mengembalikan dana tersebut. Pemasok cenderung lebih fleksibel jika Anda dapat memberi tahu mereka dengan tepat bagaimana Anda akan membayar dan kapan—daripada memotong komunikasi seperti yang dilakukan kebanyakan bisnis selama masa sulit. Orang-orang ini menginginkan bisnis Anda dan akan lebih bersedia bekerja dengan Anda melalui suka dan duka jika mereka dapat mempercayai Anda.

5. Lebih akurat

Arus kas secara signifikan lebih akurat daripada anggaran. Anggaran memberi tahu Anda apa yang Anda inginkan terjadi. Mereka adalah angan-angan, dan pengusaha pada dasarnya optimis. Proyeksi arus kas memberi tahu Anda apa yang sebenarnya terjadi sehingga Anda dapat menghadapinya—bahkan jika itu bukan yang Anda rencanakan di awal tahun.

Sebagian besar dari kita (termasuk saya sendiri) sering kali tidak berpikir untuk mengelola arus kas dan hanya berharap semuanya berhasil. Tapi itu tidak sebanding dengan risikonya. Anda benar-benar akan merasa lebih baik dengan tetap berada di atas uang Anda.

Bagaimana mengelola arus kas

Ada banyak alat berbayar di luar sana untuk membantu mengelola arus kas. Secara pribadi, saya pikir yang gratis adalah yang terbaik: Google Sheets. Siapa pun dapat menggunakan spreadsheet Google untuk membuat laporan arus kas. Meskipun ini adalah proses manual, pengaturannya tidak memakan waktu lama, dan mudah dilacak.

Lebih penting lagi, mudah untuk menyesuaikan dengan cepat dan beradaptasi dengan kebutuhan atau situasi spesifik Anda. Anda bisa seluas atau sespesifik yang Anda inginkan. Dan waktu yang Anda habiskan untuk membuat dan memperbarui spreadsheet Anda sangat berharga untuk mendapatkan gambaran yang lebih jelas tentang situasi Anda.

Spreadsheet arus kas adalah garis besar ke mana uang Anda pergi. Ini menunjukkan kepada Anda kapan uang tunai akan masuk, dan kapan akan keluar, dan ini adalah cara yang bagus untuk memvisualisasikan manajemen arus kas dan menyesuaikan pendekatan Anda.

Bagaimana Anda tetap mengontrol arus kas Anda?

Cara terbaik untuk mengendalikan uang Anda adalah dengan laporan arus kas. Dalam manajemen kas bisnis kecil, laporan arus kas adalah akun arus kas masuk dan keluar dari bisnis selama periode akuntansi, seperti bulan, kuartal, atau tahun, meskipun Anda dapat melacak arus kas untuk setiap periode waktu yang membantu Anda melihat ke mana uang Anda pergi. Coba ini di Kalkulator Arus Kas Shopify.

Sebagian besar bisnis bekerja paling baik dengan merencanakan minggu ke minggu; namun, beberapa mungkin perlu merencanakan setiap hari, yang lain hanya perlu merencanakan bulanan. Terserah Anda juga jika Anda ingin memasukkan setiap pengeluaran atau hanya kategori pengeluaran. Keputusan ini akan tergantung pada skala dan kompleksitas bisnis Anda.

Demikian pula, beberapa bisnis akan dapat memproyeksikan arus kas mereka secara akurat selama enam bulan, yang lain hanya dua minggu. Secara umum, cobalah untuk memproyeksikan empat hingga enam minggu dengan akurasi yang masuk akal. Aturan praktis yang baik untuk manajemen arus kas usaha kecil adalah bahwa semakin jauh Anda ke masa depan, prediksi Anda akan semakin kurang akurat.

Langkah 1: Perkiraan biaya

Langkah pertama adalah untuk meletakkan semua kewajiban keuangan Anda yang sedang berlangsung. Mulailah dengan membuat daftar semua yang harus Anda bayar—sewa, gaji, iklan, biaya perangkat lunak, pembayaran pinjaman—apa pun yang keluar dari pendapatan Anda.

Tuliskan untuk apa pengeluaran itu, berapa jumlahnya, dan kapan jatuh temponya. Anda mungkin akan melupakan beberapa hal, jadi tinjau laporan mutasi bank dan kartu kredit Anda untuk melihat pengeluaran lain yang Anda temukan.

Langkah 2: Perkiraan pendapatan

Selanjutnya, saatnya memperkirakan pendapatan mingguan Anda. Banyak bisnis mengalami fluktuasi dalam penjualan, sehingga bisa menjadi sedikit seni. Cobalah untuk seakurat mungkin. Semakin mapan bisnis Anda, akan semakin mudah.

Mulailah dengan menuliskan pendapatan yang dijamin. Jika Anda menjual langganan atau memiliki kontrak jangka panjang, Anda akan memiliki gagasan bagus tentang apa yang akan terjadi. Anda dapat memperkirakan apakah angka-angka itu akan naik, turun, atau tetap sama. Jika sebagian besar penjualan Anda berasal dari pelanggan pertama kali, akan lebih sulit untuk memperkirakannya. Namun, Anda harus memiliki gagasan bagus tentang apa yang diharapkan selama beberapa minggu dan bulan mendatang. Semakin dekat Anda dengan kenyataan, semakin baik.

Salah satu praktik terbaik dalam pengelolaan kas usaha kecil adalah melihat data masa lalu untuk membantu proyeksi. Dalam banyak kasus, penjualan Anda dari minggu ini satu tahun yang lalu akan lebih akurat daripada penjualan Anda minggu lalu, karena data historis memperhitungkan siklus tahunan dan musiman. Jika Anda yakin penjualan Anda akan tumbuh selama tahun lalu, Anda dapat meningkatkan jumlahnya, tetapi penting untuk bersikap konservatif agar tidak berakhir dalam situasi yang buruk.

Saat Anda memperkirakan pendapatan setiap minggu, perhatikan setiap penurunan penjualan karena hari libur atau waktu bulan atau tahun, serta setiap promosi atau penawaran besar yang akan berdampak positif pada pendapatan Anda.

Langkah 3: Pasang data Anda

Sekarang tiba bagian yang menyenangkan—mengisi data Anda. Pertama, ambil salinan gratis dari template proyeksi arus kas Anda. Anda dapat menyesuaikan baris untuk setiap pengeluaran dan setiap sumber pendapatan. Anda bisa sedetail atau seluas yang Anda butuhkan.

Lihatlah contoh manajemen arus kas bisnis di bawah ini.

Jika Anda menjual banyak produk di satu situs web, Anda mungkin hanya memiliki satu sumber pendapatan. Jika Anda menggunakan beberapa saluran, seperti web, ritel, dan pameran dagang, Anda mungkin ingin memiliki saluran untuk masing-masing saluran, karena akan lebih mudah untuk diprediksi.

Pastikan Anda menambahkan pendapatan ke minggu itu akan tersedia untuk Anda. Ingatlah bahwa mungkin perlu beberapa hari untuk sampai ke rekening bank Anda.

Demikian pula, isi pengeluaran Anda. Beberapa akan mingguan, beberapa dua mingguan, beberapa bulanan, beberapa variabel. Anda juga akan memiliki banyak biaya lain-lain bermunculan. Gunakan baris berlabel "Lainnya" untuk mengerjakan ini ke dalam spreadsheet.

Tambahkan saldo bank pembukaan Anda untuk minggu pertama. Minggu-minggu berikutnya akan diprediksi secara otomatis berdasarkan proyeksi pendapatan dan pengeluaran Anda.

Langkah 4: Perbarui spreadsheet proyeksi Anda

Spreadsheet arus kas Anda adalah dokumen hidup. Jika Anda menyimpannya sebagai Google Sheet, itu akan tersedia kapan saja, di mana saja. Anda juga dapat dengan mudah membaginya dengan orang lain, seperti akuntan Anda atau karyawan lain.

Spreadsheet arus kas yang baik diperbarui secara teratur. Sekali seminggu, masuk dan perbarui saldo bank penutupan Anda. Jika tidak sesuai dengan perhitungan Anda sebelumnya, ada baiknya Anda mencari tahu alasannya. Terkadang pengeluaran yang Anda lupakan muncul, atau Anda menyadari bahwa Anda mungkin terlalu optimis dalam proyeksi pendapatan Anda.

Selanjutnya, sembunyikan kolom bulan lalu. Anda tidak akan membutuhkannya lagi karena sudah lewat.

Terakhir, tambahkan proyeksi minggu baru di kolom terakhir. Anda selalu ingin memiliki minimal empat hingga enam minggu agar Anda dapat merencanakan ke depan.

Setiap kali Anda memproyeksikan kekurangan, saldo bank penutup akan mengingatkan Anda dengan berubah menjadi merah, yang meminta Anda untuk membuat beberapa perubahan. Pada template yang disediakan, Anda dapat melihat bahwa kekurangan diprediksi pada bulan kedua.

Enam cara sederhana meningkatkan arus kas

Jika bisnis Anda menderita manajemen kas yang buruk, berikut adalah tujuh cara untuk meningkatkan arus kas hari ini.

1. Fokus pada pengendalian persediaan

Dengan mempertimbangkan manajemen arus kas, pertimbangkan untuk memperbarui inventaris untuk mencerminkan tingkat penawaran dan permintaan saat ini dalam bisnis Anda. Lakukan analisis ABC secara berkala terhadap produk Anda untuk menentukan apa yang laris dan apa yang tidak. Kemudian, Anda dapat menyimpan lebih banyak inventaris di tangan yang kemungkinan akan bergerak cepat dan membuang stok mati dengan harga diskon.

2. Sewa, jangan beli

Keuangan usaha kecil selalu rumit, terutama selama masa-masa sulit. Anda tidak ingin berutang banyak, tetapi terkadang Anda perlu berinvestasi dalam peralatan atau inventaris yang akan terbayar dalam jangka panjang. Praktik manajemen kas yang baik adalah dengan menyewa daripada membeli. Saat Anda menyewa, Anda dapat melakukan pembayaran kecil dari waktu ke waktu dan menjaga arus kas untuk operasi sehari-hari Anda. Ini juga merupakan pengeluaran bisnis, sehingga Anda dapat menghapusnya dari pajak Anda.

3. Kirim faktur segera

Salah satu bagian penting dari manajemen arus kas usaha kecil dibayar sesegera mungkin. Jika Anda segera mengirimkan faktur, piutang akan lebih cepat masuk. Jika Anda biasanya beroperasi pada siklus penagihan bulanan, bicarakan dengan vendor Anda untuk memberi tahu mereka bahwa Anda akan pindah ke model invoice-on-demand. Poin bonus jika Anda menawarkan mereka diskon pembayaran awal.

4. Cari aliran pendapatan alternatif

Jika skenario Anda berubah dan memberi tekanan pada aliran pendapatan Anda saat ini, cari cara alternatif untuk menghasilkan uang secara online. Anda mungkin dapat untuk sementara, atau bahkan secara permanen, mengganti aliran pendapatan yang kurang menguntungkan dengan aliran pendapatan yang lebih mudah dan efektif.

Misalnya, penyebaran COVID-19 telah menutup banyak bisnis fisik karena penutupan wajib. Sumber utama arus kas untuk bisnis ini adalah lalu lintas pejalan kaki. Untuk mengatasi penurunan pendapatan, mereka memindahkan bisnis mereka secara online dan menawarkan pengalaman berbelanja yang berbeda, seperti “Beli Online, Pickup Curbside” dan opsi pengiriman lokal.

Ini dapat membantu membuat pengelolaan arus kas Anda lebih mudah dan mengurangi tekanan dari garis teratas Anda.

5. Periksa apakah pemasok menawarkan diskon pembayaran awal

Salah satu cara untuk melestarikan modal kerja dan manajemen arus kas adalah dengan membayar pemasok lebih sedikit. Beberapa pemasok mungkin memiliki diskon pembayaran awal yang tidak Anda sadari. Membayar pemasok Anda lebih awal dapat membantu Anda menghemat uang dan bahkan meningkatkan integritas hubungan pemasok Anda, terutama jika vendor lain menunda pembayaran dalam kondisi bisnis yang tidak normal.

6. Gunakan rekening tabungan berbunga tinggi

Untuk memaksimalkan arus kas Anda, masukkan uang ke dalam rekening tabungan bisnis berbunga tinggi. Temukan akun yang memberi Anda lebih dari 1% untuk meninggalkan uang tunai Anda di dalamnya, dengan setoran minimum yang rendah. Ini dapat meningkatkan posisi kas Anda dari bulan ke bulan dan membantu Anda mempersiapkan diri untuk segala dampak yang tidak terduga pada pelanggan atau pemasok Anda.

Pelajari lebih lanjut: Cara Menggunakan Laporan Keuangan untuk Bisnis E-niaga Anda

Dapatkan templat proyeksi arus kas gratis

Sebagian besar perusahaan tidak dapat bertahan tanpa manajemen arus kas yang tepat. Tapi siapa pun bisa melakukannya. Luangkan waktu untuk mengaturnya sekarang, dan akan mudah untuk tetap berada di atasnya.

Jika Anda belum melakukannya, jangan lupa untuk mengambil template arus kas gratis Anda. Anda dapat mengakses spreadsheet di Google Drive. Anda harus masuk ke akun Google Anda untuk membuat salinan.

Dapatkan template gratis

Ilustrasi oleh Till Lauer