Ubah Papan Kontrol: Peran, Tanggung Jawab & Proses

Ini mengingat bahwa akan ada perubahan pada rencana proyek selama fase pelaksanaan proyek. Mustahil untuk mempertimbangkan semuanya — mulai dari cuaca hingga rantai pasokan hingga mengubah permintaan — sesuatu akan bersekongkol dengan jadwal dan anggaran Anda. Inilah sebabnya mengapa proyek memiliki papan kontrol perubahan.

Manajemen proyek bersifat metodis, tetapi perubahan tidak. Jika perubahan diminta, papan kontrol perubahan menunjukkan bagaimana perubahan tersebut dikelola dengan gangguan paling sedikit terhadap rencana proyek. Pentingnya papan kontrol perubahan untuk proyek yang sukses dan berkualitas tinggi tidak dapat dilebih-lebihkan.

Apa itu Papan Kontrol Perubahan?

Papan kontrol perubahan kadang-kadang disebut sebagai papan peninjau perubahan. Ini adalah sekelompok orang dari tim proyek yang bertemu secara teratur untuk mempertimbangkan perubahan pada proyek. Melalui proses pemeriksaan terperinci ini, dewan kontrol perubahan memutuskan kelayakan permintaan perubahan atau membuat rekomendasi yang sesuai. Papan kontrol perubahan mencakup perwakilan dari area fungsional yang relevan dari proyek selain manajer proyek. Ada kemungkinan juga ahli, pelanggan, dan sponsor yang disertakan. Tentu saja, tergantung pada proyek dan organisasinya, orang lain mungkin terlibat.

Proyek yang lebih besar yang mencakup banyak tim yang bekerja bersama biasanya memiliki papan kontrol perubahan pusat di samping berbagai papan perubahan khusus untuk area proyek mereka. Tim-tim ini melapor ke dewan perubahan pusat yang memiliki keputusan akhir tentang masalah ini. Mungkin juga ada papan perubahan situs untuk perubahan kecil yang hanya berdampak pada situs jarak jauh.

Setelah dewan kontrol perubahan menyetujui perubahan, perubahan tersebut harus dikelola. ProjectManager adalah perangkat lunak manajemen kerja dan proyek dengan beberapa tampilan proyek yang memungkinkan Anda bekerja sesuai keinginan. Tampilan mana pun yang Anda gunakan, Anda dapat membuat satu atau beberapa tag dan memfilternya untuk melacak perubahan proyek. Mulailah dengan ProjectManager hari ini secara gratis.

Apa yang Dilakukan Papan Kontrol Perubahan?

Papan kontrol perubahan melihat permintaan perubahan yang kemudian ditinjau secara rinci. Perubahan berbeda dari persyaratan dasar yang ditetapkan pada persetujuan rencana proyek. Papan kontrol perubahan kemudian memperdebatkan pro dan kontra dari suatu perubahan, itulah mengapa penting untuk memiliki papan kontrol perubahan yang mencerminkan semua aspek proyek, dari tim hingga pengguna akhir.

Dengan setiap orang mengevaluasi perubahan dari perspektif mereka, dewan kontrol perubahan menentukan apakah perubahan itu sepadan dengan dampaknya terhadap jadwal dan anggaran proyek. Setelah keputusan dibuat, itu dikirim ke tim proyek dan klien. Namun, papan kontrol perubahan tidak selalu menjadi kata terakhir tentang subjek tersebut. Sementara dewan kontrol perubahan biasanya memiliki wewenang, keputusannya tidak selalu final dan mengikat.

Ubah Peran & Tanggung Jawab Dewan Kontrol

Peran pada papan kontrol perubahan berbeda menurut proyek, organisasi, dan industri. Secara umum, ada peran mendasar yang umum di semua papan kontrol perubahan.

Pengelola

Manajer memimpin kelompok, mengkoordinasikan kegiatan dan mengawasi semua aspek perubahan. Artinya, mereka memprioritaskan permintaan perubahan dan memimpin penilaian dampak tentang bagaimana perubahan mempengaruhi proyek. Manajer perubahan bertanggung jawab untuk mendokumentasikan proses manajemen perubahan dan rencana yang diperlukan untuk mengimplementasikan perubahan. Mereka juga memimpin rapat dewan kendali perubahan.

Penyetuju

Seperti judulnya, pemberi persetujuan atau otoritas perubahan memutuskan apakah perubahan tersebut diizinkan atau ditolak. Ini bisa menjadi seorang individu, seringkali seorang manajer atau eksekutif, tetapi responsnya juga dapat berada di dewan kendali perubahan sehingga mereka dapat membuat keputusan bersama. Penyetuju bekerja sama dengan manajer untuk menyetujui dan mengarahkan perubahan dalam organisasi dan/atau proyek. Namun, dalam organisasi yang lebih kecil, pemberi persetujuan dan manajer perubahan adalah orang yang sama.

Pemangku Kepentingan Bisnis

Adalah umum untuk memiliki pemangku kepentingan bisnis yang terlibat dalam manajemen perubahan dan berpartisipasi dalam dewan kontrol perubahan. Artinya, berbagai departemen dapat didatangkan untuk lebih memahami dampak perubahan tersebut. Ini dapat, misalnya, menjadi perwakilan dari departemen penjualan atau keuangan jika tim ini terpengaruh oleh perubahan.

Anggota tim

Tim yang mengerjakan proyek sering kali adalah orang yang mengajukan perubahan ke papan kontrol perubahan. Mereka akan mendokumentasikan mengapa mereka percaya perubahan itu penting dan membantu proyek. Mereka tidak hanya menyarankan perubahan, tetapi merekalah yang akan menerapkan, memantau, dan menanggapi setiap masalah terkait perubahan. Tim ini dapat berupa pengembang perangkat lunak, penguji, kantor jaminan kualitas, tim pemasaran, dll.

Layanan Pelanggan/Dukungan Teknis/Agen Meja Bantuan

Siapa pun yang bertanggung jawab untuk berinteraksi dengan pelanggan perlu mendapat tempat di papan kontrol perubahan. Mereka berada di garis depan bisnis, berurusan dengan mereka yang benar-benar menggunakan produk atau layanan dan memiliki pemahaman yang mendalam tentang apakah perubahan akan berdampak positif atau negatif.

Terkait: Template Matriks Risiko Gratis untuk Excel

Mengembangkan Proses untuk Dewan Kontrol Perubahan

Bagian dari mengendalikan perubahan adalah memiliki proses. Papan kontrol perubahan adalah bagian dari perencanaan manajemen perubahan untuk sebuah proyek atau organisasi. Ini adalah cara untuk menangkap perubahan, memeriksanya dan menerima atau menolaknya.

Langkah pertama adalah mengidentifikasi kebutuhan akan perubahan. Perubahan ini bisa datang dari tim, pabrikan atau pemangku kepentingan lainnya. Di mana pun perubahan itu berasal, menangkapnya adalah penting untuk memulai prosesnya.

Selanjutnya, papan kontrol perubahan dirakit atau permintaan perubahan dikirim ke papan untuk ditinjau. Sebagaimana dicatat, dewan kontrol perubahan terdiri dari orang-orang dari setiap tahap siklus hidup proyek untuk memfasilitasi diskusi menyeluruh dan menempatkan perubahan dalam konteks yang lebih besar.

Pada titik inilah dewan kontrol perubahan menentukan hasil dan tujuan dari proses kontrol perubahan. Garis waktu ditetapkan untuk memastikan bahwa perubahan dan dokumentasi dibuat untuk menyelaraskan perubahan dengan tujuan proyek.

Alih-alih bersikap reaktif, dewan kontrol perubahan harus tetap proaktif saat menangani biaya dan jadwal untuk menghindari dampak yang merusak. Jika perubahan disetujui, papan kontrol perubahan akan memberikan garis waktu diikuti dengan tahap pengujian dan iterasi. Mereka akan terus bertemu dan mendiskusikan potensi masalah dan memastikan perubahan tetap sesuai jadwal.

Praktik Terbaik untuk CCB

Pentingnya papan kontrol perubahan jelas: tanpa proses untuk mengelola perubahan proyek, Anda dapat berdampak negatif pada garis waktu dan biaya yang terkait dengan proyek. Kami telah membahas praktik terbaik pertama; membuat dewan menjadi representasi beragam dari perwakilan proyek, termasuk semua pemangku kepentingan, anggota tim terpilih, pelanggan, pemasok, dll.

Setelah Anda memiliki pemangku kepentingan proyek lintas bagian, Anda ingin mendefinisikan dengan jelas tanggung jawab mereka. Agar dewan kontrol perubahan menjadi efektif, dewan tersebut harus berukuran tepat untuk merespons perubahan dengan cepat dan dengan ketajaman teknis dan bisnis yang cukup.

Sama seperti Anda membuat piagam untuk sebuah proyek, Anda harus melakukannya dengan papan kontrol perubahan Anda. Ini memungkinkan Anda untuk menentukan tujuan dewan, ruang lingkup wewenangnya, kriteria dan tanggung jawab keanggotaan, prosedur operasi dan proses pengambilan keputusan. Saat dibagikan, ini memperjelas apa yang dilakukan dewan dan apa yang tidak dilakukan, memungkinkannya bertindak lebih efektif. Anda juga ingin mencatat seberapa sering Anda bertemu dan apa yang mendorong pertemuan khusus yang tidak direncanakan.

Yang paling penting adalah menyepakati proses pengambilan keputusan agar semua orang tetap selaras. Ini menentukan bagaimana Anda menentukan kuorum, aturan apa yang mengatur aktivitas Anda di dewan kontrol perubahan, kekuasaan yang dimiliki manajer dewan dan apakah keputusan yang dibuat oleh dewan perlu disahkan oleh otoritas yang lebih tinggi.

Seperti yang Anda harapkan, komunikasi sangat penting, sehingga saluran dan frekuensi di mana pemangku kepentingan diperbarui harus didefinisikan dengan baik. Harus ada anggota yang bertanggung jawab untuk memperbarui pemangku kepentingan tersebut. Idealnya, harus ada satu penyimpanan informasi untuk memastikan semua orang bekerja dengan data terkini.

Jangan lupa tentang scope creep. Ini harus menjadi perhatian utama semua anggota kontrol perubahan dan pemangku kepentingan akan mendorong perubahan yang berdampak pada ruang lingkup proyek. Adalah tugas dewan kontrol perubahan untuk menanggapi permintaan tersebut dengan serius dan menyeimbangkannya dengan garis waktu dan biaya proyek.

Bagaimana ProjectManager Membantu Mengelola Perubahan & Proyek

Untuk memiliki papan kontrol perubahan yang efektif yang memberikan proyek yang berhasil, tepat waktu dan sesuai anggaran, Anda memerlukan alat yang menangkap data waktu nyata. ProjectManager adalah perangkat lunak berbasis cloud yang memberikan data waktu nyata kepada tim proyek dan papan kontrol perubahan untuk memungkinkan mereka membuat keputusan yang lebih berwawasan.

Lacak Perubahan Dengan Dasbor Waktu Nyata

Kami telah menyebutkan bagaimana beberapa tampilan proyek kami memiliki tag untuk membantu Anda melacak perubahan saat mereka bergerak melalui proyek. Dasbor real-time melakukan lebih banyak lagi. Ini memberikan pandangan tingkat tinggi tentang kemajuan dan kinerja perubahan tersebut, secara otomatis menghitung data dan menampilkannya dalam grafik warna-warni yang melacak enam metrik. Tidak seperti perangkat lunak yang kurang kuat, tidak diperlukan pengaturan dan siap digunakan saat Anda siap.

Tetap Perbarui Pemangku Kepentingan Dengan Laporan Sekali Klik

Ubah papan kontrol membutuhkan data. Dasbor bagus untuk ikhtisar umum, tetapi ketika mereka ingin membidik sesuatu dan melihat lebih dekat, laporan sekali klik dapat dibuat untuk laporan status atau portofolio, waktu, biaya, dan lainnya. Semua laporan dapat disaring sehingga anggota dewan dapat fokus pada data yang paling relevan. Laporan juga mudah dibagikan dan tersedia dalam berbagai format agar pemangku kepentingan terus diperbarui.

Karena ada satu sumber kebenaran proyek, baik tim proyek maupun dewan kontrol perubahan dapat bekerja dengan data yang sama. Platform kolaboratif kami menghubungkan tim hybrid di mana saja dan kapan saja. Bagikan file, tambahkan tugas, dan beri komentar secara real time. Baik Anda di kantor, di lapangan, atau bekerja dari rumah, kami memberi Anda alat untuk berkolaborasi dan tetap produktif.

ProjectManager adalah perangkat lunak pemenang penghargaan yang membantu Anda mengidentifikasi, melacak, dan melaporkan perubahan proyek, mengatur tugas, dan terhubung dengan tim Anda untuk bekerja lebih efektif. Berbagai pandangan proyek kami berarti bahwa departemen yang bekerja secara tradisional dapat berkolaborasi dengan mereka yang bekerja di lingkungan yang gesit. Ini benar-benar alat hibrida yang fleksibel. Lihat diri mu sendiri. Mulai hari ini secara gratis.