Apa itu Manajemen Perubahan? Proses & Model Dijelaskan

Satu hal yang pasti: perubahan akan terjadi di organisasi atau proyek Anda. Untuk merencanakan dan merespons perubahan dengan sebaik-baiknya, pertama-tama, definisi yang jelas tentang manajemen perubahan harus dipahami.

Apa itu Manajemen Perubahan?

Istilah manajemen perubahan mengacu pada tindakan, alat, dan model yang diterapkan untuk mengelola berbagai jenis perubahan baik di tingkat proyek atau organisasi.

Ada beberapa strategi manajemen perubahan organisasi yang dapat diterapkan untuk mengelola pekerjaan, sumber daya, proses bisnis dan alokasi anggaran serta berbagai jenis perubahan organisasi.

Di tingkat proyek, Anda harus menyiapkan kerangka kerja manajemen perubahan yang menjamin bahwa semua perubahan pada rencana proyek disetujui, diterapkan, dan dilacak dengan benar sehingga garis waktu, anggaran, atau sumber daya proyek tidak terpengaruh oleh perubahan mendadak yang dilakukan pada lingkup awal, jadwal atau dasar anggaran.

ProjectManager membantu Anda membuat rencana manajemen perubahan dan melacaknya secara real time, apakah Anda sedang mengelola perubahan proyek atau perubahan organisasi. Siapkan rencana dengan bagan Gantt kami yang kuat, yang mengisi rencana pada garis waktu visual sehingga Anda dapat melihat semuanya di satu tempat. Tambahkan sumber daya, tugas, durasi, pencapaian, dan dependensi tugas. Mulailah dengan ProjectManager hari ini secara gratis.

Ubah Model Manajemen

Menggunakan model manajemen perubahan membantu memandu tim melalui transisi yang diperlukan di tingkat proyek atau organisasi. Mungkin sulit untuk beradaptasi dengan proses baru, tetapi saat Anda membuat rencana manajemen perubahan, Anda bisa mendapatkan manfaat untuk organisasi Anda. Model manajemen perubahan ini dapat membantu merencanakan dan mengelola perubahan organisasi.

Model Manajemen Perubahan Lewin

Kurt Lewin, seorang psikolog Jerman-Amerika, mengembangkan model manajemen perubahan yang memecah perubahan berdasarkan tiga fase: mencairkan, mengubah, dan membekukan kembali. Fase pertama mempersiapkan Anda untuk perubahan, kemudian diimplementasikan dan, akhirnya, perubahan itu dipadatkan.

Model Manajemen Perubahan 7-S McKinsey

Model yang lebih terlibat daripada model Lewin, ini melibatkan tujuh elemen. Mereka adalah tujuh S, yaitu strategi, struktur, sistem, nilai-nilai bersama, gaya, staf dan keterampilan. Tidak seperti Lewin, tidak ada urutan khusus. Mereka digunakan untuk mengatasi bagaimana masing-masing berdampak pada yang lain untuk mengidentifikasi kelemahan.

Model Manajemen Perubahan Kotter

Dr. John P. Kotter adalah profesor kepemimpinan, emeritus, di Harvard Business School. Ia dikenal sebagai penemu proses delapan langkah untuk memimpin perubahan yang telah berperan penting dalam strategi manajemen perubahan.

1. Ciptakan urgensi
2. Membentuk koalisi yang kuat
3. Ciptakan visi untuk perubahan
4. Komunikasikan visi
5. Singkirkan rintangan
6. Ciptakan kemenangan jangka pendek
7. Membangun perubahan
8. Jangkar perubahan

Teori manajemen perubahan ini merupakan perluasan dari apa yang menjadi landasan manajemen perubahan. Manajemen perubahan berdiri di atas empat pilar. Mereka adalah tekad bahwa perubahan itu perlu, mempersiapkan dan merencanakan perubahan itu, mengimplementasikan perubahan itu dan, terakhir, mempertahankan perubahan itu.

Model Manajemen Perubahan ADKAR

Metode bottom-up ini difokuskan pada orang-orang di balik perubahan. ADKAR adalah singkatan dari kesadaran, keinginan, pengetahuan, kemampuan dan penguatan. Ini tidak dalam urutan apa pun, tetapi mengatasi kebutuhan untuk berubah, berpartisipasi dan mendukung perubahan, mengetahui bagaimana membuat perubahan, memiliki keterampilan dan perilaku yang diperlukan untuk perubahan dan kemudian mempertahankannya.

Model Transisi Jembatan

Dengan model ini, Anda berfokus pada reaksi emosional untuk berubah saat diimplementasikan. Alih-alih berurusan dengan perubahan itu sendiri, model ini melihat bagaimana orang merespons untuk mengakhiri, kehilangan atau melepaskan sesuatu, titik netral setelah perubahan dilakukan dan kemudian membuka awal yang baru.

Kerangka Manajemen Perubahan Kubler-Ross

Berdasarkan lima tahap kesedihan, metode ini mengakui reaksi emosional yang harus diubah orang. Sama seperti proses berduka yang memiliki lima tahap, begitu pula proses perubahan. Ini adalah penyangkalan, kemarahan, tawar-menawar, depresi dan penerimaan.

Model Manajemen Perubahan Satir

Model ini mengukur keadaan emosional karyawan dengan melacak kinerja melalui lima tahap perubahan ini: status quo terlambat, penolakan, kekacauan, integrasi, dan status quo baru. Oleh karena itu, model ini tentang mempersiapkan dan menerima perubahan, bukan mencari tahu apa yang perlu diubah.

Model Manajemen Perubahan PDCA

Juga disebut siklus Deming, model ini, PDCA singkatan dari plan, do, check and act. Keempat fase ini membantu perbaikan proses dengan mengidentifikasi masalah, membuat perubahan untuk mengatasinya, memantau dan mengambil tindakan.

Teori Sikut

Sesuai dengan namanya, teori ini adalah tentang penggunaan sugesti halus dan tidak langsung yang berbasis bukti untuk mengubah karyawan agar melakukan perubahan yang diperlukan. Agar berhasil, Anda harus mendefinisikan perubahan, mempertimbangkan sudut pandang karyawan, menawarkan bukti bahwa perubahan itu valid dan merupakan pilihan, mendengarkan umpan balik, membatasi opsi, dan menawarkan kemenangan jangka pendek untuk memantapkan perubahan.

Ubah Proses Manajemen

Manajemen perubahan dapat mengambil banyak bentuk. Dari proyek kecil hingga organisasi besar, kita semua harus menghadapi perubahan dan tidak ada pendekatan tunggal untuk itu. Namun, berikut adalah beberapa langkah yang dapat Anda ikuti untuk memandu Anda melalui proses manajemen perubahan.

1. Tentukan Perubahannya

Pertama, penting untuk menentukan apa perubahan itu dan informasi umum tentangnya sehingga Anda dan tim Anda tahu bagaimana melanjutkannya. Ajukan pertanyaan pada diri sendiri tentang perubahan tersebut, seperti apakah itu direncanakan atau tidak direncanakan. Apakah akan ada peluncuran tambahan, atau akan membutuhkan implementasi yang lebih cepat? Pertanyaan-pertanyaan ini akan membantu Anda mengumpulkan informasi tentang perubahan sehingga Anda dapat membuat rencana manajemen perubahan yang efektif. Pastikan Anda menggunakan perintah perubahan untuk mengontrol perubahan dalam proyek, program, dan portofolio Anda.

2. Ciptakan Visi Perubahan

Visi perubahan Anda adalah deskripsi seperti apa organisasi Anda setelah perubahan berhasil diterapkan. Mirip dengan analisis kesenjangan, ini menggambarkan perbedaan antara keadaan saat ini dan keadaan masa depan yang diinginkan dan manfaat yang diharapkan untuk proyek atau organisasi.

3. Pilih Model Manajemen Perubahan

Ada beberapa model manajemen perubahan yang dapat Anda pilih, masing-masing dengan pro dan kontra tergantung pada karakteristik spesifik proyek atau organisasi Anda.

4. Buat Rencana Manajemen Perubahan

Rencana manajemen perubahan menjelaskan bagaimana perubahan akan dikelola, baik di tingkat proyek atau organisasi. Ini menjelaskan apa peran dan tanggung jawab manajemen perubahan, siapa yang ada di dewan kontrol perubahan, bagaimana proses permintaan perubahan bekerja, dan detail lainnya yang terkait dengan manajemen perubahan.

5. Bentuk Tim Manajemen Perubahan

Rencana manajemen perubahan Anda memiliki semua strategi, panduan, dan prosedur yang akan Anda gunakan untuk mengelola perubahan. Sekarang Anda memerlukan tim untuk mengeksekusinya. Susun tim lintas fungsi, sehingga Anda memiliki perspektif berbeda untuk menganalisis perubahan.

6. Terapkan & Lacak Perubahan

Pekerjaan belum selesai setelah Anda menerapkan perubahan dalam proyek atau organisasi Anda. Penting untuk menindaklanjuti dan melacak dampak perubahan Anda menggunakan data dan indikator kinerja utama (KPI).

Ubah Template Manajemen

Berikut adalah beberapa templat gratis yang dapat membantu Anda dengan manajemen perubahan di tingkat proyek. Kami juga memiliki lusinan templat manajemen proyek untuk membantu Anda merencanakan, menjadwalkan, dan melacak.

Ubah Templat Permintaan

Template gratis ini sangat ideal untuk merampingkan proses persetujuan permintaan perubahan Anda. Itu dapat dengan mudah disesuaikan dan dibagikan dengan tim Anda.

Ubah Templat Pesanan

Perintah perubahan adalah dokumen manajemen perubahan proyek yang mendasar. Template gratis ini sangat ideal untuk Anda mulai.

Ubah Templat Log

Templat log perubahan ini ideal untuk melacak setiap perubahan yang terjadi selama siklus hidup proyek Anda.

ProjectManager Membantu Manajemen Perubahan

Setelah Anda menentukan proses Anda, Anda perlu memutuskan alat apa yang ingin Anda gunakan untuk mengelola proses kontrol perubahan itu. Banyak tim beralih ke template Excel sederhana untuk mencantumkan permintaan perubahan dan melacak kemajuan. Biasanya ada beberapa titik data yang ingin Anda lacak saat mengelola proses kontrol perubahan:

• Deskripsi permintaan perubahan
• Siapa yang memintanya
• Prioritas barang
• Penerima tugas yang bertanggung jawab untuk mengimplementasikan perubahan
• Perubahan tanggal diterapkan
• Catatan

Itu cara sederhana untuk melacak proses lengkap. Namun, beberapa perangkat lunak manajemen proyek membantu Anda mengelola perubahan sebagai bagian dari manajemen proyek Anda. Misalnya, di ProjectManager, Anda dapat melacak perubahan, beserta risiko dan masalah, langsung di perangkat lunak.

Manfaat menggabungkan manajemen perubahan ke alat PM Anda adalah:

• Lacak perubahan dengan proyek
• Lampirkan permintaan perubahan ke tugas tertentu
• Dapatkan lansiran email saat perubahan diperbarui
• Lacak perubahan di dasbor.

Saat perubahan terhubung ke proyek tertentu, atau bahkan saat Anda membuat perubahan organisasi proyeknya sendiri, ada baiknya menggunakan alat yang membuat proses Anda terus bergerak maju melalui otomatisasi dan kemampuan pelacakan. Apa pun alat yang Anda gunakan, ingatlah bahwa perubahan harus dipimpin. Saat perubahan terjadi, mengelola perubahan membutuhkan kepemimpinan.

Perubahan terjadi, tetapi tanpa alat yang tepat untuk mengelola perubahan itu, perubahan itu dan bukan Anda yang mengarahkan proyek. Untuk memiliki proses manajemen perubahan yang kuat, Anda harus memiliki alat manajemen perubahan yang mumpuni. ProjectManager adalah perangkat lunak manajemen proyek online yang memberi Anda data real-time sehingga Anda dapat mengidentifikasi perubahan saat terjadi. Kemudian Anda memiliki fitur yang Anda dan tim Anda perlukan untuk menyelesaikan perubahan tersebut. Mulailah menggunakan ProjectManager secara gratis dan kelola perubahan dengan mengikuti uji coba 30 hari gratis ini.