Ubah Permintaan: Cara Mengirim, Mengelola, dan Menjalankan

Kami mengatakannya sepanjang waktu — perubahan tidak bisa dihindari. Pepatah ini berlaku untuk proyek dan organisasi seperti halnya untuk yang lainnya. Perubahan bisa terasa seperti ketidaknyamanan atau respons terhadap masalah yang tidak terduga. Dan sementara ini terjadi, permintaan perubahan juga bisa sepenuhnya alami, dan bahkan positif, dalam skema besar. Karena, pada akhirnya, perubahan adalah evolusi.

Jadi, bagaimana perubahan dapat digunakan untuk keuntungan Anda? Kami membuat sistem untuk memandu perubahan ini. Sistem ini mencegah kebingungan dan disorganisasi yang dapat tenggelam dan beroperasi, dan semuanya dimulai dengan permintaan perubahan.

Apa itu Permintaan Perubahan?

Permintaan perubahan bertindak sebagai dokumen formal ini dan merupakan komponen inti dari proses manajemen perubahan. Dokumen-dokumen ini menguraikan modifikasi pada beberapa aspek proyek atau organisasi — biasanya pada tingkat tinggi, seperti penyerahan proyek atau operasi organisasi.

Permintaan untuk perubahan dapat datang dari dalam atau luar organisasi, dan meskipun perubahan yang diminta dapat sangat bervariasi, proses untuk membuatnya tetap sama. Kesinambungan ini menyederhanakan proses pembuatan, pengiriman, pemantauan dan persetujuan (atau penolakan) mereka.

Jenis Permintaan Perubahan

Permintaan perubahan dapat diurutkan ke dalam kategori yang berbeda, tergantung pada tujuan perubahan. Berikut adalah empat jenis utama permintaan perubahan yang harus diperhatikan. Masing-masing dari keempatnya dapat berlaku untuk proyek dan organisasi secara keseluruhan.

• Perubahan Normal: Permintaan perubahan normal membahas perubahan signifikan pada operasi, sistem yang ada, infrastruktur, dll. Jenis ini tidak biasa, tetapi menyiratkan perubahan substansial dan luas yang perlu dilakukan. Dan, seperti yang dapat Anda bayangkan, permintaan perubahan normal sering kali menghasilkan permintaan tambahan.
• Perubahan Standar: Permintaan perubahan standar mengusulkan perubahan berisiko rendah yang sering terjadi. Seperti yang telah kita diskusikan, banyak perubahan yang sangat alami selama proyek atau dalam organisasi. Perubahan ini dapat dianggap sebagai evolusi. Mereka adalah proposal yang menguraikan apa yang perlu dimodifikasi, tetapi modifikasi itu sendiri akan mengikuti sistem yang sudah ada sebelumnya.
• Perubahan Besar: Permintaan perubahan besar mengusulkan perubahan signifikan yang akan membutuhkan pembiayaan besar. Perubahan besar menimbulkan risiko tinggi, tetapi juga dapat menuai hasil yang tinggi. Perubahan ini tidak sering terjadi, dan jika tidak ditangani dengan baik, mereka dapat menyebabkan kerusakan serius. Karena itu, mereka perlu melakukan modifikasi ekstrem.
• Perubahan Darurat: Permintaan perubahan darurat adalah proposal prioritas tinggi untuk perubahan segera. Jenis ini umumnya merupakan hasil dari kesalahan atau sesuatu yang tidak berjalan sesuai rencana dan dapat digunakan untuk mencegah keadaan yang tidak terduga ini dari mendatangkan malapetaka.

Apa Tujuan dari Permintaan Perubahan?

Dalam setiap proyek atau organisasi, ada potensi bahwa proses atau tugas perlu diubah. Permintaan perubahan ada untuk mendokumentasikan detail secara resmi tentang aspek-aspek yang perlu diubah. Tujuan mereka adalah untuk meminta modifikasi dan mengontrol perubahan ini.

Modifikasi ini dapat diperlukan ketika tujuan dan sasaran tingkat tinggi dan/atau hasil proyek berubah atau ditambahkan. Misalnya, klien mungkin ingin mengubah hasil proyek, perusahaan mungkin ingin memperluas misinya, organisasi mungkin ingin meningkatkan komunikasi atau operasi internal. Daftarnya terus berlanjut. Terlepas dari apa perubahannya, permintaan perubahan mendokumentasikan modifikasi yang diusulkan.

Permintaan formal ini mencantumkan semua informasi terkait dan kemudian diteruskan ke pemangku kepentingan individu (atau dewan atau komunitas individu) untuk disetujui. Permintaan perubahan merangkum semua yang perlu mereka ketahui dan menyederhanakan bagaimana proses manajemen perubahan akan berkembang.

Apa yang Harus Disertakan dalam Permintaan Perubahan?

Apa pun jenis permintaan perubahan yang dibuat, ada beberapa dasar yang harus Anda pastikan untuk dipenuhi. Mulailah dengan komponen inti ini dan bangun sisa permintaan perubahan Anda di sekitarnya.

• Judul
• Nomor ID
• Jenis Permintaan
• Sumber: Permintaan Internal atau Eksternal
• Deskripsi Singkat

Bergantung pada jenis perubahan atau organisasi atau proyek, Anda mungkin ingin menyertakan detail tambahan. Ini benar-benar baik, tetapi Anda ingin membuat bagian tambahan ini singkat dan manis dan pastikan format setiap permintaan sekonsisten mungkin.

Bagaimana Membangun Proses Perubahan

Sangat penting untuk memiliki sistem pemrosesan permintaan yang konkret. Ini menciptakan serangkaian langkah yang dapat diikuti siapa saja dan mengurangi kesalahan. Ini akan terlihat berbeda tergantung pada industri, organisasi atau proyek, tetapi ada beberapa poin universal yang perlu mereka capai. Berikut adalah beberapa untuk fokus pada:

1. Putuskan Permintaan Perubahan Apa yang Akan Disertakan

Permintaan perubahan dapat memengaruhi banyak aspek proyek, bahkan seluruh organisasi. Namun, apa pun jenis permintaan yang diajukan, semuanya harus mengandung komponen yang sama dan menjawab pertanyaan yang sama. Konsistensi dalam pemformatan ini menghasilkan catatan yang lebih baik dan pelaporan yang lebih menyeluruh.

Karena konsistensi sangat penting, banyak organisasi memilih untuk menggunakan template saat membuatnya. Templat ini memudahkan untuk menemukan informasi yang Anda cari karena Anda sudah terbiasa dengan pemformatannya. Sebuah template juga memastikan tidak ada detail yang tertinggal.

2. Tentukan Jenis dan Cakupan Permintaan Perubahan

Seperti yang telah kami tunjukkan, ada berbagai jenis permintaan perubahan, masing-masing dengan karakteristiknya sendiri yang menentukan. Untuk mengirimkan dan memprosesnya dengan tepat, Anda harus mengetahui jenisnya. Perubahan besar, misalnya, akan dikelola secara berbeda dari perubahan normal.

Semua harus menyertakan informasi inti yang sama, tetapi tergantung pada jenis permintaan, akan ada beberapa perbedaan. Salah satu cara pasti untuk memutuskan seperti apa perbedaan ini akan terlihat adalah dengan menentukan ruang lingkup permintaan. Dengan kata lain, apa sebenarnya efek dari perubahan yang Anda minta? Seberapa jauh jangkauan perubahan yang Anda buat?

3. Membangun Rantai Komunikasi

Mengirimkan permintaan bukanlah akhir dari proses. Faktanya, mengirimkan seringkali hanya memulai percakapan yang lebih panjang. Terlepas dari apakah permintaan perubahan disetujui atau ditolak, kemungkinan akan ada timbal balik antara orang yang mengajukan permintaan dan orang yang bertanggung jawab untuk meninjaunya.

Karena permintaan perubahan sering kali memulai percakapan ini, penting untuk menetapkan dengan tepat bagaimana "editan" ini akan dibahas atau pertanyaan akan diajukan. Setiap pihak harus tahu siapa yang harus diajak bicara dan bagaimana menyuarakan pertanyaan, keprihatinan, kritik, dll. Ketika ada sistem yang ditetapkan, ini mengurangi konflik dan meningkatkan efisiensi.

4. Tentukan Langkah Selanjutnya

Ketika disetujui, saatnya untuk menjalankan perubahan yang dihasilkan. Ini biasanya jatuh ke banyak individu yang berbeda dan bahkan dapat melibatkan departemen yang berbeda. Mungkin bagian terpenting dalam membangun proses pengendalian perubahan adalah memutuskan apa yang akan terjadi setelah permintaan disetujui.

Meskipun perubahan yang disetujui dapat sangat bervariasi, langkah-langkah setelah persetujuan akan terlihat sama. Ini termasuk mengadakan pertemuan dan mengisi formulir yang diperlukan. Kuncinya adalah memiliki sistem untuk menerima permintaan yang disetujui dari dokumen dan mengubahnya menjadi kenyataan.

Bagaimana ProjectManager Membantu Mengelola Perubahan di Proyek Anda

Saat membuat dan mengirimkan permintaan perubahan, penting untuk memiliki alat dokumentasi yang tepat. Sepanjang jalannya proyek, Anda perlu mengatur dan menyimpan berbagai dokumen sehingga semuanya mudah ditemukan oleh siapa saja dan tidak ada yang hilang. ProjectManager memungkinkan Anda mengunggah semua dokumen yang Anda butuhkan ke proyek Anda, dengan ruang file tak terbatas.

Dan jika Anda perlu menunjukkan detail spesifik pada permintaan perubahan, cukup tinggalkan komentar di dokumen dan tandai anggota tim yang ingin Anda tunjukkan. Ini menghilangkan kebutuhan untuk mengirim email pdf. bolak-balik dan menempatkan semua korespondensi Anda dalam satu ruang.

Menyimpan semua permintaan perubahan Anda di satu lokasi juga memudahkan untuk menjalankan perubahan itu sendiri. Karena permintaan ini berada di ruang yang sama dengan rencana proyek, jadwal, dasbor, alat manajemen tugas, dan lainnya, Anda dapat melakukan penyesuaian hanya dengan beberapa klik dan langsung bekerja.

ProjectManager adalah perangkat lunak berbasis cloud yang mengelola perubahan pada proyek Anda dengan fitur yang memandu Anda melalui setiap langkah. Identifikasi apa yang perlu diubah, rencanakan perubahan, lalu lacak kemajuannya semua dengan alat yang sama. Asumsikan kendali penuh atas perubahan proyek dengan mencoba ProjectManager gratis hari ini.