Cara Membersihkan Daftar Email Anda (dan Mengapa Anda Perlu Menggosok Secara Rutin)

Setelah semua waktu dan usaha yang Anda habiskan untuk menciptakan dan menumbuhkan basis pelanggan, mungkin menyedihkan mendengar bahwa Anda sekarang harus membersihkan daftar email Anda. Dengan membersihkan daftar Anda, Anda akan menghapus orang-orang yang menurut Anda ingin membeli dari Anda, menjadi bagian dari komunitas Anda, dan berbagi bisnis Anda dengan orang lain.

Apakah itu benar? Apa gunanya prospek lama jika, setelah waktu, pertunangan mereka menurun? Selain itu, dengan menimbun prospek lama, Anda sebenarnya memengaruhi reputasi pengirim email Anda, skor yang memengaruhi semua metrik email Anda yang lain. Apakah layak untuk menyimpan beberapa "mungkin?"

Membangun email demi angka bukanlah praktik yang ingin Anda lanjutkan jika Anda ingin memiliki daftar email yang sehat. Jadi, mari kita bahas beberapa hal penting yang ingin Anda ketahui ketika daftar email Anda memiliki beberapa sarang laba-laba di dalamnya. Dalam posting ini, kita akan membahas mengapa membersihkan daftar Anda itu penting, ketika Anda tahu sudah waktunya untuk membersihkan, dan akhirnya, langkah-langkah yang harus diambil untuk menyelesaikannya.

Alasan untuk mengupayakan daftar email yang bersih

Sekarang, Anda mungkin sudah mendengar semua tentang mengapa Anda harus mengembangkan daftar email Anda. Bahkan, Anda mungkin bangga dengan basis pelanggan yang dapat Anda kumpulkan. Sekarang, cara terbaik untuk menjaga motivasi dan pertumbuhan itu adalah dengan menjaganya tetap dioptimalkan untuk keterlibatan.

Daftar email yang stagnan atau penuh bot lebih buruk daripada tidak memiliki daftar sama sekali. Ya, Anda membacanya dengan benar. Jadi, begitu Anda memiliki sistem yang baik untuk mendatangkan pengunjung dan mendaftarkan mereka sebagai pelanggan, Anda harus sering menjadwalkan pembersihan daftar Anda. Inilah mengapa pemeliharaan email akan menguntungkan daftar Anda:

Menjaga reputasi pengirim

Reputasi pengirim Anda, juga dikenal sebagai reputasi IP atau skor IP, adalah apa yang dievaluasi oleh penyedia email seperti Gmail saat mereka memfilter email untuk mengirimkannya ke spam atau kotak masuk utama. Jika Anda tidak yakin dengan reputasi pengirim Anda, Anda dapat memeriksa situs web seperti senderscore.org. Anda harus berusaha untuk mendapatkan skor pada atau di atas 90.

Untuk menjaga reputasi IP Anda agar tidak menjadi penjahat yang menghalangi Anda dan penjualan Anda, Anda harus menghindari kesalahan tertentu seperti menumbuhkan daftar Anda tanpa pandang bulu. Kesalahan umum lainnya yang dilakukan pemasar saat menumbuhkan dan memelihara daftar email adalah:

• Mengizinkan kesalahan ejaan saat mengumpulkan email
• Membeli email
• Mengirim konten berkualitas buruk
• Tidak konsisten

Untuk menghindari masalah dengan skor IP Anda, Anda harus memperlakukan daftar Anda seperti Anda memperlakukan barang berharga. Bersihkan dan pelihara agar tetap terjaga nilainya selama bertahun-tahun yang akan datang.

Meningkatkan rasio pentalan

Saat mengirim email, Anda dapat melihat perkiraan kasar kesehatan daftar Anda dengan melihat rasio pentalan. Ini adalah metrik yang menunjukkan kepada Anda berapa banyak email Anda yang tidak pernah menemukan alamat pengirimannya, baik karena tidak ada lagi, karena pengguna mengabaikannya, atau karena salah eja saat dikumpulkan. Cobalah menggosok daftar email untuk membersihkan kontak yang menyebabkan pantulan. Ini akan segera meningkatkan rasio pentalan Anda untuk menjaga skor IP daftar Anda tetap aman.

Meningkatkan kemampuan pengiriman

Keterkiriman adalah metrik yang mengukur kemampuan email Anda untuk masuk ke kotak masuk pelanggan Anda. Anda dapat memeriksa keterkiriman setiap kampanye dengan melihat berapa banyak yang dikirimkan versus berapa banyak yang terpental. Ada beberapa hal yang memengaruhi kemampuan pengiriman email menjadi lebih buruk, misalnya:

• Mengirim email dari alamat email domain gratis
• Mencegah pengguna berhenti berlangganan dengan tidak membuatnya dapat diakses
• Mengirim email yang tidak mendapatkan keterlibatan
• Menggunakan penyingkat URL seperti bitly

Dengan membersihkan daftar Anda, kemungkinan besar Anda akan meningkatkan keterlibatan keseluruhan kampanye email Anda dan menghindari memengaruhi kemampuan pengiriman Anda.

Mengoptimalkan biaya pengelolaan email

Sebagian besar alat manajemen email mengenakan biaya tergantung pada ukuran daftar Anda. Jika Anda membayar untuk daftar yang lebih besar itu, itu seharusnya agar Anda bisa mendapatkan hasil maksimal darinya. Ketika itu penuh dengan prospek lama, biaya Anda naik, tetapi tingkat konversi Anda turun. Jika ada waktu untuk membunyikan alarm di tim pemasaran Anda, inilah saatnya.

Saat Anda bekerja menuju daftar email yang bersih, Anda akan mulai melihat bagaimana biaya pengelolaannya menjadi lebih sesuai dengan anggaran Anda dan lebih efisien untuk sasaran penjualan Anda.

Tanda-tanda bahwa Anda perlu menghapus daftar email Anda‌

Reputasi pengirim Anda adalah salah satu cara untuk melihat kinerja daftar email Anda, tetapi seperti yang kami sebutkan sebelumnya, skor ini dapat mengungkapkan lebih banyak masalah daripada sekadar email. Ini juga bisa menjadi kurangnya konsistensi atau tanda konten berkualitas rendah. Pembersihan rutin penting apakah Anda melihat tanda-tanda kesusahan di daftar email Anda atau tidak, tetapi jumlah berhenti berlangganan dan laporan spam yang lebih tinggi adalah dua tanda bahaya yang dapat dilacak yang harus diwaspadai. Jadi bagaimana Anda tahu apakah Anda perlu membersihkan daftar email Anda atau tidak? Berikut adalah beberapa tanda bahwa daftar Anda perlu dirawat:

Rasio pentalan Anda naik

Dengan setiap kampanye yang Anda kirim, Anda harus menganalisis kinerja tidak hanya dari berapa banyak orang yang membukanya (rasio terbuka Anda) tetapi juga berapa banyak bouncing yang didapatnya. Jika Anda mendapatkan lebih banyak pantulan, mungkin ini saatnya untuk melihat alamat yang menunjukkan masalah dan mencari tahu alasannya.

Anda mungkin bertanya-tanya apakah Anda harus menghapus semuanya segera dan menghilangkan masalah sama sekali, tetapi ada kasus yang harus menunggu. Hal tentang tingkat bouncing adalah bahwa ada dua jenis bouncing yang berbeda, keras dan lunak.

Jenis email yang terpental

Tidak semua email terpental terjadi karena alasan yang sama. Pantulan keras adalah yang harus Anda singkirkan. Ini adalah pantulan yang tidak akan diperbaiki. Mungkin alamat emailnya tidak ada atau sudah dihapus secara permanen. Pantulan lunak adalah yang mengalami masalah sementara. Mungkin penerima kehabisan penyimpanan, atau mereka kesulitan mendapatkan file yang Anda lampirkan. Saat server email melihat pantulan, mereka biasanya mencoba mengirim ulang email beberapa hari kemudian.

Jadi, bagaimana Anda tahu apa itu pemecah kesepakatan dan apa yang harus Anda berikan kesempatan kedua? Anda tidak. Itulah mengapa hal yang paling umum untuk dilakukan bukanlah menghapus semua alamat email yang terpental, tetapi mengawasinya. Jika mereka terus memantul dari minggu ke minggu, maka buanglah.

Rasio pentalan yang baik versus yang buruk

Jika Anda tidak segera menghapus pantulan, bagaimana cara menjaga rasio pentalan tetap baik? Itu semua tergantung pada rasio pentalan yang “baik”, bukan? Sama seperti rasio klik-tayang, apa yang dapat diterima dan apa yang tidak bergantung terutama pada industri Anda dan jumlah prospek yang Anda hasilkan setiap hari.

Secara keseluruhan, Anda harus mencoba untuk menjaga tingkat Anda di bawah 3%, jadi jika Anda melihat kenaikan dalam pantulan tetapi Anda masih di bawah tanda itu, awasi dan singkirkan pelanggar berulang nanti. Jika Anda berada dalam keadaan mendesak di mana rasio pentalan Anda telah mencapai 8% atau lebih, masuk ke mode krisis dan mulai menggosok.

Rasio buka dan klik-tayang Anda turun

Jika keterlibatan Anda — sebagian besar diukur dengan rasio buka dan klik-tayang — turun, daftar Anda mungkin melihat hasil masalah dengan daftar Anda. Cara terbaik untuk kembali ke jalur yang benar adalah dengan menghabiskan waktu untuk mencari tahu persis apa yang menyebabkan penurunan keterlibatan. Tetapi jika Anda kekurangan waktu, mulailah memecahkan masalah hilangnya keterlibatan dengan melakukan pembersihan penuh — dan tangani metrik Anda yang lain secara bersamaan.

Saat mempertimbangkan gambaran besarnya, karena penurunan kinerja email apa pun dapat secara langsung berarti penurunan pendapatan, masuk akal untuk menjaga daftar Anda sebebas mungkin dari masalah.

Anda memiliki pelanggan bot

Ada beberapa cara untuk mengetahui bahwa daftar Anda telah diserang oleh robot spam, yang dapat menambahkan email dari tempat lain di internet. Beberapa bahkan dapat membuatnya tampak seperti daftar Anda baik-baik saja, tetapi setelah melihat lebih dekat, ungkapkan bahwa ada sesuatu yang salah. Berikut adalah beberapa hal yang harus diperhatikan:

• Peningkatan pendaftaran (terutama yang datang dalam kelompok, hanya berselang beberapa detik)
• Penurunan open rate (penurunan signifikan dalam waktu singkat)
• Alamat email spam (email dengan nama domain aneh)
• Alamat email yang baru ditambahkan yang berbeda dari audiens Anda (perusahaan jika Anda adalah merek bisnis ke konsumen (B2C) atau pribadi jika Anda perusahaan bisnis ke bisnis (B2B))
• Peningkatan pendaftaran dengan domain asing
• Peningkatan berhenti berlangganan
• Peningkatan keluhan spam

Jika Anda menyadari bahwa Anda memiliki alamat yang ditambahkan bot atau pendaftaran palsu, jangan panik. Anda bisa mendapatkan kembali daftar Anda dengan menggosoknya dengan langkah-langkah yang akan kami jelaskan di bagian selanjutnya.

Cara mendapatkan daftar email yang bersih langkah demi langkah

Manfaat dari daftar email yang bersih hampir sama beragam dan luasnya dengan memilikinya di tempat pertama. Jadi, begitu Anda yakin ingin mulai memasukkan scrub terjadwal di kalender tim pemasaran Anda, inilah yang akan Anda lakukan untuk melakukan pembersihan yang efisien. Mulailah dengan pembersihan yang diperhitungkan, lalu lanjutkan ke tindakan pembersihan yang lebih drastis dan terakhir libatkan kembali daftar Anda untuk menyimpan sebanyak mungkin prospek.

1‌. Lakukan pembersihan awal

Seperti halnya rumah, sebelum Anda melakukan deep clean, Anda ingin merapikannya. Singkirkan hal-hal yang paling jelas tergeletak di sekitar yang seharusnya tidak ada di sana. Apa artinya ini bagi pelanggan Anda? Temukan segmen yang tidak digunakan dan hal-hal yang tidak lagi diperlukan.

Periksa kontak yang Anda miliki di beberapa daftar aktif, periksa tanggal pengiriman terakhir pada daftar mana pun, dan hapus jika sudah terlalu lama. Ini akan mulai memastikan semuanya selaras dengan organisasi Anda saat ini untuk pemasaran email dan tidak terlalu ketinggalan zaman.

Selain itu, hapus alamat peran seperti [email protected] atau [email protected]. Jika memungkinkan, cari saja kontak pribadi untuk klien.

2. Segmentasikan daftar Anda

Untuk daftar email yang bersih, bagi pelanggan email Anda menjadi tiga kelompok utama: mereka yang mencintai Anda dan membuka email Anda hampir setiap saat, mereka yang terkadang membuka, dan mereka yang hampir tidak pernah terlibat. Kemudian, pendekatan setiap kelompok secara berbeda.

Grup bertunangan Anda

Untuk pembersihan ini, Anda sebaiknya membiarkan segmen ini saja. Mereka sudah menunjukkan pertunangan yang baik dan tampak puas. Anda pasti dapat kembali lagi nanti dan mencoba untuk lebih meningkatkan kinerjanya, tetapi untuk saat ini, biarkan segmen ini menetapkan standar untuk tampilan yang Anda inginkan.

Kelompok tengah Anda

Selanjutnya, sapa mereka yang terkadang membuka email Anda. Apa artinya jika hanya beberapa email yang memancing keterlibatan? Sesuatu tentang konten Anda tidak sesuai dengan apa yang mereka cari. Saat mencoba memperbaikinya, Anda dapat membuat perubahan halus dan menjalankan pengujian A/B, mengirimkan variasi berbeda dari kampanye yang sama ke dua grup dalam segmen ini dan melihat mana yang berkinerja terbaik. Anda juga dapat menguji waktu, frekuensi email, atau hanya menanyakan preferensi mereka dengan survei.

Jika Anda mencari sesuatu yang cepat yang dapat membuat perbedaan besar, minta pelanggan di daftar ini untuk menambahkan Anda ke kontak mereka. Ini akan mencegah email masuk ke spam dan memungkinkan lebih banyak peluang untuk terlibat dengan langsung masuk ke kotak masuk yang mereka buka setiap pagi.

Grup Anda yang tidak terlibat

Jadi, Anda memiliki daftar orang yang tidak terlalu peduli dengan konten Anda — atau setidaknya begitulah kelihatannya, dari cara mereka berinteraksi dengannya. Jangan terlalu cepat membuangnya dan menghapusnya untuk fokus pada yang lebih terlibat. Mungkin masih ada yang bisa Anda lakukan. Jika mereka tidak melihat email Anda, bisa jadi karena mereka tidak pernah sampai di kotak masuk mereka. Jadi, bagaimana Anda menyingkirkan orang-orang yang melihatnya dan memilih untuk mengabaikannya?

Kembalilah ke segmen ini setelah Anda selesai membersihkan. Jika Anda mengirimkan beberapa kampanye dan melihat perubahan, pilih kampanye yang muncul kembali dan pindahkan ke segmen pertama atau kedua. Adapun yang tetap tidak tertarik, Anda telah melakukan apa yang Anda bisa, jadi Anda bebas untuk menghapusnya. Namun, sebelum Anda melakukannya, beri mereka satu kesempatan terakhir dengan mengirimkan email selamat tinggal yang mengatakan sesuatu seperti:

“Kami melihat Anda tidak tertarik lagi dengan email kami. Jika itu masalahnya, kami akan menghapus email Anda dari daftar kami. Jika kami salah dan Anda ingin tetap berlangganan, beri tahu kami! Balas email ini, dan kami akan tetap terhubung. Jika tidak, selamat tinggal dan terima kasih untuk saat-saat yang menyenangkan.”

Terakhir, tetap setia pada kata-kata Anda dan hapus mereka dari daftar setelah satu atau dua minggu jika mereka tidak merespons.

3. Terapkan pengingat izin

Untuk menjaga daftar email tetap bersih, untuk semua email yang akan datang, tambahkan baris di bagian atas untuk mengingatkan pelanggan bahwa mereka memilih email ini dan alasannya. Hal ini dapat memberikan kesempatan kepada pembaca untuk mengevaluasi mengapa mereka mendapatkan email ini dan mencegah mereka melaporkan Anda sebagai spam. Ini juga dapat membantu mereka memutuskan apakah mereka ingin terus menerima email jenis ini.

Ini bagus karena membantu orang berhenti berlangganan sendiri ketika mereka merasa tidak lagi membutuhkan konten ini. Berhenti berlangganan dalam ukuran yang baik sebenarnya baik untuk daftar Anda. Ini seperti Roomba, membersihkan sementara Anda mengurus bisnis.

Pengingat mengapa Anda berlangganan ke suatu daftar melakukan keajaiban untuk mencegah pengguna berhenti berlangganan. Sebagian besar waktu, pembaca hanya ingin tahu bahwa mereka tidak ditambahkan oleh beberapa bot. Jika mereka mendapatkan email, mereka ingin Anda tahu bahwa mereka merasa email itu berguna di beberapa titik dan mungkin akan berguna lagi nanti.

4. Atasi bouncing Anda

Gunakan tag untuk mulai melacak pantulan Anda. Buat tag untuk semua alamat yang terpental kembali saat Anda mengirim email, dan identifikasi alamat yang selalu menyebabkan masalah. Jika memungkinkan, simpan apa pun yang terpental karena kesalahan ejaan yang jelas. Jika Anda memiliki bentuk kontak lain untuk prospek ini, hubungi dan tanyakan apakah mereka telah memperbarui informasi dan masih ingin menerima konten dari Anda. Terakhir, hapus semua yang direkomendasikan penyedia email Anda untuk dihapus.

5‌. Libatkan kembali audiens Anda dengan kampanye

Kembali ke segmen Anda dan dekati kelompok kedua itu, kelompok yang suam-suam kuku tentang konten Anda. Libatkan kembali mereka dengan kampanye aktif. Anda dapat mencoba ini dengan kelompok ketiga juga, jika Anda belum selesai membersihkannya. Ada beberapa cara untuk memikat orang dalam daftar Anda agar mengingat alasan mereka mendaftar, seperti email perpisahan yang kita lihat sebelumnya, tetapi Anda juga dapat mencoba menawarkan diskon eksklusif dan mengukur minat segmen tersebut.

6. Tawarkan opsi untuk menolak versus memilih keluar

Bagaimana jika Anda bisa mendapatkan satu "ya" terakhir sebelum pelanggan benar-benar yakin bahwa mereka akan pergi? Menawarkan pilihan bisa menjadi anugrah Anda. Di email terakhir Anda kepada pelanggan yang tidak berinteraksi dengan email Anda, tawarkan mereka opsi untuk hanya menerima beberapa email. Lagi pula, mereka mungkin mendaftar karena suatu alasan dan terkadang, jika Anda menawarkan mereka email yang lebih jarang atau hanya menerima jenis konten tertentu, Anda akan menyalakan kembali percikan itu.

Pilihan seperti apa yang bisa Anda berikan kepada pembaca? Itu semua tergantung pada apa yang Anda kirim. Jika Anda memiliki buletin atau email terpisah — satu untuk berita, satu untuk konten pihak ketiga, satu untuk kupon, dll. — izinkan mereka untuk memeriksa email mana yang ingin mereka terima.

Apa yang terjadi setelah daftar email Anda bersih?

Setelah Anda mempelajari cara membersihkan daftar email dan menerapkannya, Anda dapat membuat perubahan halus pada cara Anda melakukan pemasaran email ke depan agar daftar tersebut tetap bersih lebih lama. Luangkan waktu untuk perencanaan setelah scrub Anda, dan kemudian Anda dapat mulai bekerja untuk menetapkan harapan dan konsistensi untuk daftar baru Anda yang bersih. Berikut adalah beberapa cara Anda dapat memulai.

Tingkatkan konten Anda

Periksa perencanaan konten Anda untuk memastikan bahwa apa yang Anda kirim memberikan nilai bagi pembaca Anda. Jika semua yang Anda lakukan hanyalah mengirimkan diskon, penjualan, dan konten tentang bisnis Anda, ini bisa melelahkan bagi pelanggan Anda. Apakah Anda menjawab pertanyaan mereka? Menghibur mereka? Cari tahu apa yang sebenarnya ingin dibaca oleh pembaca Anda. Anda bahkan dapat melakukan ini dengan meminta mereka. Jalankan survei dengan pelanggan Anda, dan tanyakan apa yang mereka inginkan dari Anda.

Kirim sesering yang diinginkan pembaca Anda

Dalam survei yang sama, tanyakan apakah mereka menginginkan email mingguan atau dua mingguan. Beberapa orang bahkan menginginkan pembaruan harian. Cari tahu apa yang diinginkan sebagian besar pembaca Anda, dan mulailah menerapkannya. Jika Anda menemukan bahwa sumber daya Anda tidak cukup untuk membuat email harian terjadi, tawarkan hanya apa yang Anda anggap realistis.

Rencanakan pembersihan rutin

Akhirnya, lanjutkan pekerjaan menggosok yang hebat! Anda sekarang memahami manfaat dari daftar email yang bersih serta tanda-tanda yang harus diwaspadai untuk mengetahui saatnya untuk menggosok lagi. Sekarang setelah Anda tahu cara membersihkan diri, tetap waspada terhadap tanda apa pun, dan lakukan scrub terjadwal secara teratur — setiap tiga bulan atau lebih. Saat Anda terus melakukan pemeliharaan rutin pada pemasaran email Anda, Anda akan merasa lebih mudah. Anda akan dapat menangkap perilaku mencurigakan, kemungkinan spam, atau akun palsu dan mengekstraknya tanpa henti.

Siap memanfaatkan strategi pemasaran email Anda dengan scrub yang baik? Anda dapat memulai hari ini dengan merapikan daftar Anda dengan cepat. Ini akan memberi ruang bagi semua prospek masa depan itu. Jika Anda menginginkan kiat tambahan untuk pemasaran online, Kontak Konstan telah membantu Anda dengan panduan gratis mereka Unduhan .