Cara Membuat Formulir Penerimaan Klien yang Mendapat Hasil

Kuis pop (dan itu hanya 1 pertanyaan) – manakah dari hal-hal berikut yang dapat membuat bisnis Anda hidup tanpanya?

A. Klien
B. Rujukan
C. Pendapatan
D. Reputasi
E. Hubungan
F. Semua hal di atas
G. Tidak satu pun di atas

Jawabannya mungkin mudah, tetapi kami akan tetap memberi tahu Anda – G. Tidak satu pun di atas.

Anda memerlukan semua hal ini untuk mengembangkan bisnis Anda. Dan Anda mendapatkannya melalui banyak kerja keras di pihak Anda, tetapi Anda memerlukan satu hal penting untuk memulai – dan itu berasal dari klien.

Tidak ada kuis kali ini, kami hanya akan memberi tahu Anda. Anda membutuhkan informasi . Dan semakin detail, semakin baik.

Cara terbaik untuk mendapatkan apa yang Anda butuhkan dari calon klien adalah melalui formulir penerimaan klien . Faktanya, ini adalah bagian terpenting dari keseluruhan hubungan klien Anda.

Tanpa formulir penerimaan klien, Anda mungkin mengalami….

• Scope creep – klien terlambat menyadari apa yang sebenarnya mereka inginkan, lalu meminta lebih banyak pekerjaan
• Ada terlalu banyak putaran revisi – karena klien berubah pikiran ATAU Anda tidak memulai dengan informasi yang cukup
• Pekerjaan memakan waktu lebih lama dari yang diantisipasi – seringkali karena Anda tidak memiliki semua info klien yang Anda perlukan untuk merencanakan secara akurat
• Sulit untuk mendapatkan materi dari klien – hal-hal seperti aset desain, pedoman merek, dan info akuntansi

Apakah Anda seorang agen digital atau bisnis kecil lainnya, formulir penerimaan klien dapat membantu Anda menghindari semua masalah ini.

Posting ini akan menunjukkan kepada Anda cara membuat formulir asupan klien – semua yang harus disertakan di dalamnya, di mana menggunakannya, dan alat untuk membuatnya.

Bagaimana proses penerimaan klien?

Proses penerimaan klien adalah langkah di awal hubungan klien di mana Anda mengumpulkan informasi yang Anda butuhkan dari klien Anda. Ini adalah kesempatan Anda untuk mengajukan pertanyaan kepada klien Anda dan mendapatkan apa yang Anda butuhkan untuk melakukan pekerjaan yang Anda sewa.

Banyak bisnis tidak memiliki proses penerimaan klien terstruktur – dan sebaliknya mengandalkan email dan proses manual untuk menyelesaikan pekerjaan. Hal ini dapat menyebabkan frustrasi bagi Anda dan klien Anda.

Proses penerimaan klien menandai awal dari hubungan klien yang mendalam. Meskipun setiap proses bisnis bisa berbeda, biasanya dimulai dengan tiga langkah berikut:

1. Sambungkan panggilan : Ini adalah jabat tangan. Titik di mana perkenalan dilakukan dan Anda dapat mengetahui siapa kliennya dan apa yang mereka cari.
2. Formulir masukan klien : Formulir ini menjadi lebih spesifik, dengan pertanyaan tentang poin kesulitan klien, jenis bisnis, dan tujuan.
3. Panggilan eksplorasi : Panggilan untuk mempelajari lebih lanjut tentang apa yang diharapkan klien Anda dari hubungan Anda. Kemudian bersama-sama Anda dapat menjelajahi opsi klien dengan mereka berdasarkan info formulir asupan klien.

Klien biasanya mengisi formulir penerimaan setelah panggilan koneksi pertama Anda. Kemudian bisnis memeriksa semua info formulir, dan menggunakannya untuk mempersiapkan panggilan eksplorasi.

Siapa yang menggunakan formulir penerimaan klien? Bisnis seperti:

• Agensi digital
• Firma hukum
• Psikiater
• Klinik kesehatan (seperti terapis pijat dan terapis fisik)
• dokter
• Akuntan
• Hampir semua bisnis yang bekerja dengan klien

Salah satu dari tiga hal dapat terjadi selama proses penerimaan klien:

1. Anda dan klien setuju bahwa ini cocok.
2. Bisnis Anda memutuskan klien tidak cocok.
3. Klien memutuskan bisnis Anda tidak cocok.

Namun, untuk memutuskan semua ini, Anda memerlukan formulir asupan klien.

Cara membuat formulir asupan klien

Untuk membuat formulir penerimaan klien yang sempurna, Anda perlu memikirkan lebih dari sekadar info apa yang ingin Anda kumpulkan dari klien. Anda harus memikirkan apa yang akan membuat formulir paling berguna bagi klien.

Persiapkan diri Anda – bagian ini mencakup banyak hal .

1. Bagaimana memilih pertanyaan yang tepat untuk formulir masukan klien Anda – plus contoh
2. Apa lagi yang perlu Anda sertakan di formulir – ya, ada lebih dari sekadar pertanyaan Anda
3. Di mana Anda harus meletakkan formulir asupan klien Anda?
4. Beberapa alat untuk membantu Anda membuat formulir

“Formulir penerimaan klien adalah cara yang bagus untuk membangun kekuatan dan menciptakan hubungan klien yang hebat.” – Elizabeth Bailey, Manajer Akun Saluran Kampanye Aktif

1. Bagaimana memilih pertanyaan formulir asupan klien yang tepat

Mari kita hadapi itu – formulir bisa jadi membosankan. Siapa pun yang pernah duduk di ruang tunggu dokter dengan clipboard atau harus melakukan apa pun di DMV tahu ini. Tetapi formulir masukan klien adalah kunci untuk interaksi klien yang sukses.

Untuk membuat formulir penerimaan klien lebih menyenangkan untuk diisi dan memberi Anda info yang Anda butuhkan untuk berhasil bergabung dengan klien, Anda perlu mengajukan pertanyaan yang tepat. Pertanyaan spesifik yang Anda ajukan bervariasi menurut jenis bisnis Anda, tetapi ada dua jenis pertanyaan penting:

1. Dasar-dasar : Nama, metode kontak, anggaran, peran pekerjaan – pada dasarnya pertanyaan mengenal Anda di atas kertas
2. Kedalaman : Pertanyaan yang Anda ajukan untuk masuk ke dalam pikiran dan bisnis klien untuk mempelajari poin dan tujuan rasa sakit mereka

Ingatlah bahwa pertanyaan apa pun yang Anda ajukan, formulir ini tidak perlu waktu lama untuk diselesaikan. Formulir yang banyak pekerjaan yang harus diselesaikan…tidak akan selesai. Buat formulir asupan Anda sesingkat mungkin sambil tetap mendapatkan informasi yang Anda butuhkan.

Berikut adalah kategori pertanyaan yang harus Anda tanyakan pada formulir asupan klien bisnis:

1. Anggaran : Apakah klien memiliki anggaran untuk mempekerjakan Anda? Jika ya, apakah ada kemungkinan kontrak Anda berkembang di masa mendatang? Mungkin tidak ada gunanya mengambil proyek yang tidak memiliki potensi jangka panjang.

2. Ruang Lingkup : Berapa banyak pekerjaan yang harus diselesaikan klien Anda? Sumber daya internal apa yang sudah dimiliki klien – dan bagaimana pekerjaan akan dibagi antara Anda dan tim klien?

3. Industri : Di ​​industri apa klien Anda? Klien sering membandingkan diri mereka dengan orang lain dalam industri mereka – dan Anda mungkin dapat meningkatkan penjualan layanan lain jika Anda memiliki studi kasus dari industri mereka.

(Sumber: Formstack)

4. Sasaran: Bagaimana klien akan mengukur pekerjaan Anda? Apa harapan mereka terhadap Anda?

5. Timeline: Kapan klien Anda membutuhkan pekerjaan? Apakah pekerjaan berulang, atau proyek satu kali?

6. Siapa dari perusahaan klien Anda yang akan terlibat? Ketahui titik kontak Anda – apakah Anda akan bekerja dengan pendiri, CEO, wakil presiden, atau manajemen menengah?

7. Pertanyaan untuk kami: Formulir ini harus dirancang untuk membantu Anda merencanakan panggilan eksplorasi Anda dengan klien. Termasuk ruang di mana klien dapat mengajukan pertanyaan memberi Anda kesempatan untuk lebih mempersiapkan apa yang mungkin muncul dalam panggilan.

Jenis bisnis Anda menentukan pertanyaan apa yang harus Anda bahas dan kapan Anda menanyakannya. Sara Stein dari Miss Efficiency menggunakan alat formulir dan otomatisasi untuk meminta info klien yang dia butuhkan, saat dia membutuhkannya.

Sarah Stein menjalankan bisnis pembukuan bernama Miss Efficiency. Dia membantu usaha kecil dengan perjuangan pembukuan, dan orientasi mereka adalah langkah pertama.

Sara Stein dari Nona Efisiensi.

Sarah juga mengintegrasikan ActiveCampaign dengan Typeform, layanan yang memungkinkan Anda membuat formulir dan survei untuk mengumpulkan informasi dari kontak Anda. Menyertakan Typeform dalam otomatisasi sambutannya memungkinkannya:

• Tangkap informasi asupan klien yang penting
• Tanyakan mengapa pelanggan baru memilih Miss Efficiency
• Minta umpan balik dan kirim survei promotor bersih
• Mintalah referensi ke bisnis lain
• Sediakan tempat untuk memberi saran

Sarah menggunakan Typeform dan otomatisasi untuk mengirim serangkaian email. Ini adalah bagaimana dia mendapatkan dan memberikan info penting klien. Tiga pertamanya adalah:

1. Selamat datang. Dalam email pertamanya, Sarah menyambut klien baru di bisnis ini. Untuk klien, ini didukung oleh kartu ucapan terima kasih tulisan tangan
2. Bagaimana kita bekerja. Memperkenalkan kontak baru ke tim membantu mereka melihat dengan siapa mereka akan bekerja, dan membantu membangun kepercayaan.
3. Apa yang diharapkan dari kami . Banyak usaha kecil tidak benar-benar memahami pembukuan. Ini adalah subjek yang menyebabkan kecemasan—jadi memberi tahu mereka apa yang diharapkan adalah bantuan besar.

Untuk sepenuhnya memahami kliennya, dia membutuhkan banyak info klien. Dalam email terakhirnya, dia meminta semua informasi yang dia butuhkan untuk proses penerimaan klien yang menyeluruh:

4. Apa yang kami butuhkan dari Anda. Ada dokumen tertentu yang harus diakses oleh pemegang buku. Dengan memasukkan semua ini ke dalam daftar periksa, Sarah membuat proses lebih mudah bagi klien untuk memberikan informasi yang dia butuhkan.

2. Di mana menempatkan formulir asupan klien Anda?

Anda memiliki dua opsi untuk melihat formulir Anda.

1. Tampilkan secara publik di situs web Anda
2. Kirim secara pribadi langsung ke klien

Banyak bisnis menempatkan formulir penerimaan klien langsung di situs web mereka . Formulir biasanya ditemukan di bawah tab Hubungi Kami atau terhubung ke ajakan bertindak halaman arahan – seperti “Dapatkan info lebih lanjut” atau “Mulai uji coba gratis.”

• Keuntungannya: Anda mendapatkan volume prospek klien potensial yang lebih tinggi dari formulir penerimaan klien publik karena siapa pun dapat mengaksesnya.
• Kelemahannya: Anda menghabiskan banyak waktu untuk mencari tahu mana yang berharga. Jika ada yang bisa mengisi formulir, kemungkinan besar banyak dari mereka bukan tipe klien spesifik yang ingin Anda kejar. Itu juga mungkin dianggap kurang aman bagi klien.

Mengirim formulir penerimaan klien secara pribadi melalui email memiliki dua manfaat penting.

• Keuntungannya: Jika Anda dapat mengirim formulir ini ke calon klien, Anda sudah memiliki info kontak mereka – jadi Anda memiliki peluang lebih baik untuk menutup kesepakatan.
• Kelemahannya: Anda memiliki kumpulan klien yang berpotensi lebih kecil

Heather Read, fotografer keluarga dan pelanggan ActiveCampaign, menggunakan otomatisasi di samping formulir kontaknya untuk lebih memenuhi syarat prospek dari formulir kontaknya.

Heather Read, fotografer dan pelanggan ActiveCampaign.

Anda ingin prospek datang mengalir sehingga Anda dapat mengubahnya menjadi klien, tetapi mengkualifikasi setiap prospek satu per satu tidak akan menyisakan waktu bagi Anda untuk benar-benar melakukan pekerjaan apa pun. Dengan keluarga sendiri dan pekerjaan penuh waktu, Heather tahu itu tidak akan berhasil untuknya.

Sekarang, otomatisasi ActiveCampaign melakukan pekerjaan asupan klien untuknya.

Heather mendapat banyak petunjuk di awal. Tetapi analisis hari kerjanya mengungkapkan bahwa sebagian besar waktunya dihabiskan oleh apa yang dia sebut "prospek zombie" — prospek yang tampak seperti yang lain, tetapi tidak akan pernah berakhir dengan konversi.

Heather membutuhkan cara untuk mendapatkan kembali waktunya – sehingga dia bisa berhenti membuang waktu dengan prospek buntu dan fokus pada prospek yang bisa menjadi klien.

Heather meletakkan lead zombie untuk beristirahat dan dan mendapatkan banyak waktunya kembali dengan otomatisasi untuk memenuhi syarat klien masa depan.

Untuk memperbaiki krisis waktunya, Heather membutuhkan:

• Cara otomatis untuk mengumpulkan prospek
• Cara otomatis untuk menindaklanjuti prospek
• Cara otomatis untuk mengidentifikasi prospek dari formulir kontaknya yang akan mengonversi

Dengan tiga proses otomatis di tempat, Heather dapat menghilangkan hampir 30% pekerjaannya – membebaskan sebagian besar waktu dan menghilangkan frustrasi dan kekecewaan dari waktu yang hilang.

3. Apa lagi yang Anda butuhkan pada formulir penerimaan klien selain pertanyaan?

Anda pikir Anda sudah selesai setelah Anda memutuskan bidang formulir Anda, bukan?

Tidak terlalu. Tapi kalian begitu dekat.

Ada beberapa hal lain yang perlu dipertimbangkan termasuk pada formulir asupan klien Anda.

1. Info kontak bisnis Anda : Ini adalah no-brainer. Anda harus selalu membuat info kontak Anda tersedia dan mudah ditemukan, terutama untuk calon klien.
2. Logo bisnis : Ini mungkin tampak kecil, tetapi logo membuat bisnis Anda berkesan. Ini memberi Anda perasaan sebagai bisnis yang mapan dan dapat dipercaya.
3. Petunjuk : Percaya atau tidak, petunjuk cara mengisi formulir sangat membantu banyak orang. Sertakan info seperti sumber daya apa yang mereka butuhkan untuk melengkapi formulir, tautan ke halaman FAQ, dan langkah selanjutnya.

4. Alat untuk membuat formulir asupan klien

Tanpa formulir penerimaan klien, banyak bisnis tersesat dalam jejak email, dan itu membuat orientasi klien menjadi pelanggan jauh lebih sulit. Untungnya, alat ada untuk satu-satunya tujuan membuat formulir seperti ini.

Wufoo , pembuat formulir gratis, memungkinkan Anda membuat formulir sederhana yang dapat Anda unggah ke situs web Anda atau bagikan secara pribadi. Jika Anda menginginkan lebih dari fitur dasar gratis, Anda dapat meningkatkan ke versi berbayar. Bonus: Anda bisa mendapatkan beberapa analisis tentang formulir Anda.

Contoh Templat formulir Wufoo. (Sumber: Wufoo)

Lexicata adalah alat desain formulir penerimaan klien yang ditujukan untuk firma hukum (tetapi Anda masih dapat menggunakannya untuk jenis bisnis lain). Salah satu paket perangkat lunak asupan paling rinci di pasar, ini memberi Anda berbagai fitur, seperti tanda tangan elektronik, dan templat berlabel putih. Itu juga terintegrasi dengan program lain.

Putuskan jenis formulir apa yang Anda inginkan dari pilihan ganda hingga drop-down. (Sumber: Lexicata)

Formstack adalah salah satu cara termudah untuk membuat formulir kustom yang memungkinkan Anda mengumpulkan data dengan cara Anda.
Anda dapat mendesain formulir online dengan antarmuka seret dan lepas yang mudah – keterampilan teknis tidak diperlukan.

Buat formulir asupan klien ideal Anda dengan beberapa klik cepat. (Sumber: Formstack)

Penyedia layanan email Anda (atau ESP) mungkin datang dengan fitur seperti pembuat formulir. ActiveCampaign memungkinkan Anda membuat formulir dengan mudah dengan pembuat formulir seret dan lepas. Anda dapat menambahkan bidang khusus dan menambahkan formulir ke situs web atau email Anda.

Tambahkan bidang kustom apa pun ke formulir yang Anda butuhkan.

Untuk bantuan tambahan dalam membuat formulir di ActiveCampaign, lihat panduan bermanfaat ini:

• Cara membuat formulir
• Bagaimana cara menambahkan formulir ke email?
• Panduan untuk Formulir

Anda memiliki formulir penerimaan klien yang telah diisi. Apa yang Anda lakukan selanjutnya?

Setelah formulir penerimaan klien selesai, tinjau dan tindak lanjuti dengan cepat! Buat pernyataan kerja berdasarkan informasi yang Anda kumpulkan.

Pernyataan kerja (SOWs) terlihat berbeda tergantung pada layanan yang Anda berikan. Mereka dapat berkisar dari tanggal janji temu sederhana (seperti dalam praktik medis) atau dokumen baris demi baris yang lebih rinci yang mencakup garis waktu, biaya, dan hasil.

Semuanya dimulai dengan formulir asupan klien.