Cara Melakukan Cold Email Outreach untuk PR

Bisnis adalah tentang hubungan: hubungan dengan pelanggan, karyawan, produsen, distributor, pemberi pengaruh, dan bahkan pesaing Anda. Anda memupuk dan mengembangkan hubungan tersebut melalui berbagai saluran, seperti media sosial, acara langsung, iklan berbayar, dan email dingin dan hangat.

Tetapi Anda tidak hanya harus mempertahankan koneksi yang ada, Anda juga harus menjangkau dan membuat yang baru. Baik untuk ekspansi, rebranding, retensi, atau meluncurkan produk atau layanan baru, membuat koneksi baru dan membentuk hubungan baru secara konsisten adalah kunci pertumbuhan bisnis. Dan untuk melakukan ini dengan sukses, Anda memerlukan alat yang tepat di gudang senjata Anda.

Di sinilah hubungan masyarakat (PR) masuk.

Hubungan Masyarakat

Jadi apa sebenarnya PR itu?

Pemasaran dan periklanan cukup mudah. Mereka mencoba untuk memperkenalkan dan membujuk Anda untuk membeli sesuatu di beberapa titik.

Tapi PR tidak begitu jelas. Anggap saja sebagai pembangun hubungan utama. Hubungan masyarakat adalah membangun dan memelihara hubungan antara Anda, merek Anda, produk Anda, dan publik.

“Public Relations secara umum menjual awareness, reputasi, dan perubahan perilaku. Ini adalah pengubah permainan dengan salah satu ROI tertinggi dari aktivitas pemasaran/komunikasi apa pun. Hubungan masyarakat membangun kesadaran top of mind dan terkadang visibilitas eksplosif untuk merek, produk, dan pemimpin pemikiran .”

~Joel Swanson, Direktur Komunikasi Pesan dan Pemasaran di UnitedHealth Group

Seperti namanya, PR membangun reputasi positif dengan publik, atau lebih khusus, publik Anda .

Tapi tidak seperti iklan tradisional, PR biasanya mendapatkan perhatian media atau tidak dibayar. Anda tidak membayar untuk radio 30 detik atau iklan PPC.

Profesional PR menggunakan kekuatan mendongeng untuk membawa perhatian dan publisitas kepada Anda untuk hal-hal yang baik, dan menjauh dari Anda untuk hal-hal yang buruk (kontrol kerusakan).

Dengan mengingat hal itu, mungkin mudah untuk mengabaikan hubungan masyarakat sebagai tidak lebih dari hubungan media. Anda tidak akan menjadi orang pertama yang memiliki pendapat seperti itu.

Sumber Gambar

Tapi itu pandangan yang sempit, seperti yang terlihat pada grafik di atas. PR memiliki banyak, banyak bagian yang bergerak dan roda penggerak di dalam mesin.

Dan saat kita menjauh dari model periklanan tradisional, hubungan masyarakat menjadi semakin penting untuk kesuksesan bisnis:

• 86% orang melewatkan iklan televisi, dan 44% surat langsung tidak pernah dibuka.
• 70% konsumen lebih suka belajar tentang perusahaan atau merek tertentu melalui artikel daripada iklan berbayar, dan angka itu melonjak menjadi 80% untuk pengambil keputusan bisnis.
• Milenial 247% lebih mungkin dipengaruhi oleh media sosial atau blog.
• Mengelola reputasi Anda sangat penting di dunia digital, karena hanya butuh dua jam untuk mengkonfirmasi rumor yang benar, tetapi rata-rata setidaknya 14 jam untuk menghilangkan prasangka yang salah. Anda membutuhkan seseorang yang memperhatikan dan siap beraksi.
• PR perlu memasukkan lebih dari sekadar siaran pers. 73% jurnalis memang mencari siaran pers baru dan menarik setiap hari … tapi itu berarti 27% tidak peduli. Bagaimana Anda bisa menjangkau pasar yang belum dimanfaatkan itu?
• Penggunaan pemblokir iklan naik 30% pada tahun 2017, sebuah tren yang kemungkinan akan berlanjut pada tahun 2018 dan seterusnya.

Seorang PR pro harus menjadi ahli dalam segala hal dan pendongeng yang kuat. Mereka mungkin terlibat dalam 10, 15, 20 atau lebih saluran dan taktik.

Tapi inilah yang saya ingin Anda ingat jika Anda mengambil hanya satu hal dari posting ini:

92% influencer dan jurnalis masih lebih memilih promosi dan penjangkauan email daripada saluran lain .

Sumber Gambar

Ah, nadanya; pendukung sabuk alat PR. Seperti yang Anda lihat, preferensi yang luar biasa tentang cara menampilkan nada itu di depan mata yang tepat adalah email.

Promosi email yang ditulis dengan baik dan tepat waktu – 61% suka menerimanya di pagi hari, 30% di sore hari, dan 9% di malam hari – dapat memberikan hasil yang sangat efektif untuk uang metaforis Anda (ini adalah media yang diperoleh , Lagipula).

Jadi, baik Anda menjangkau jurnalis, pemberi pengaruh, atau bisnis lokal, Anda harus a) melakukan promosi dengan cara yang benar, dan b) mengirimkan promosi melalui email.

Melempar. Surel. Kontrol narasi Anda.

Jangkauan Email dalam PR

Cara paling penting untuk melampaui massa email – kami mengirim sekitar 269 miliar email setiap hari – adalah dengan menjadikannya pribadi dan individual. Tidak ada yang mau menanggapi email yang sangat jelas dikirim ke lusinan orang lain juga.

Kesalahan pemula yang akan merugikan Anda? Menyertakan penerima lain di bidang CC:, dan mengirim email yang sama sekali tidak memiliki personalisasi.

Untuk mengatasi itu, jangan pernah mengirim email yang sama persis ke lebih dari satu orang, dan ingat tiga kata kecil ini: riset, riset, riset.

Untuk menemukan beberapa target potensial, lakukan pencarian Google pada kata kunci atau topik yang sesuai, atau temukan konten paling populer tentang subjek tertentu dengan alat seperti BuzzSumo. Itulah penulis dan blogger yang Anda cari.

Selanjutnya, jawab beberapa pertanyaan tentang mereka: siapa yang Anda tawarkan, apa yang biasanya mereka tulis, apa kesuksesan relevan terbaru mereka yang dapat Anda sebutkan, apakah Anda memiliki koneksi yang sudah ada, dan yang terpenting, bagaimana penawaran Anda akan bermanfaat bagi mereka dan pembaca mereka ? Cari tahu semua yang Anda bisa tentang mereka, karya mereka, pembaca mereka, publikasi mereka, dan sebagainya.

Semakin banyak yang Anda ketahui dan sertakan, semakin baik.

Pitch yang Sempurna

Setiap nada yang bagus memiliki setidaknya tiga kesamaan: sebuah pengait, ajakan bertindak yang jelas, dan proposisi nilai yang tak tertahankan.

Kaitnya

Hook Anda adalah sudut yang Anda lempar. Secara umum, promosi PR kepada jurnalis dan influencer memiliki pasak berita – terhubung dalam beberapa cara yang berarti dengan topik atau cerita saat ini – atau pasak waktu – terhubung dengan ulang tahun, tanggal, atau acara yang akan datang.

Jika Anda memiliki berita atau batasan waktu yang kuat dan bermakna, Anda sudah setengah jalan.

Ajakan Bertindak

Setiap email – atau halaman arahan atau posting media sosial, atau apa pun – memiliki satu tindakan spesifik yang Anda ingin pembaca Anda lakukan. Sebuah pitch tidak berbeda.

Apa sebenarnya yang Anda ingin penerima lakukan? Hubungi klien Anda, teliti perubahan peraturan, publikasikan pembaruan, wawancarai CEO, tinjau produk, atau yang lainnya?

Jadilah jelas dan eksplisit tentang apa yang Anda ingin pembaca Anda lakukan.

Proposisi Nilai

Elemen terpenting dari promosi PR yang sukses adalah penyangga nilai. Di sinilah Anda menjelaskan mengapa mereka harus meliput cerita ini, bagaimana itu terhubung ke beberapa topik atau masalah yang lebih besar, dan mengapa itu akan bermanfaat bagi pembaca, pengikut, dan publikasi mereka.

Ini harus tentang mereka, bukan tentang Anda. Pitch yang baik seharusnya atau setidaknya tampak seperti Anda membantu mereka, dan bukan sebaliknya.

Sumber Gambar

Dan ingat bahwa hanya karena email itu dingin bukan berarti tidak dapat dipersonalisasi.

Tips dan Trik

Selain menggunakan struktur yang telah teruji pertempuran di atas, ada beberapa tip lain yang direkomendasikan oleh pro PR untuk memberi Anda keuntungan yang lebih besar:

• Jangan memberikan ide tentang pengiriman produk organik ke reporter teknologi. Pastikan cerita Anda sinkron dengan materi pelajaran mereka yang biasa. Tampak jelas, tetapi Anda akan terkejut betapa banyak "pro" gagal melakukannya.
• Tautkan ke statistik, data, dan artikel yang relevan untuk memperkuat promosi Anda.
• Tautan ke bios individu dan penelitian atau data yang Anda sebutkan di lapangan. Ini membuatnya cepat, mudah, dan nyaman bagi penerima Anda untuk menggali lebih dalam dan menarik minat mereka.
• Jika memungkinkan, buat promosi Anda eksklusif . Tawarkan kepada orang lain hanya jika dan ketika mereka menyampaikannya. Bertujuan untuk menawarkan sesuatu yang meningkatkan cerita yang mereka tulis atau menyelesaikan masalah. Saya baru-baru ini melakukan pertukaran di mana saya meminta tautan untuk alat verifikasi email yang baru-baru ini saya peroleh untuk dimasukkan dalam salah satu posting berkinerja terbaik mereka pada pertumbuhan daftar email.
• Jangan bertele-tele. Langsung ke intinya, dan selesaikan dengan cepat. Semua orang sibuk.
• Personalisasi setiap nada sebanyak yang Anda bisa.
• Jaga agar baris subjek tetap pendek dan sederhana. Ambisius? Uji baris subjek yang berbeda untuk membidik pada yang paling efektif.
• Sebagai pelengkap tetapi bukan pengganti penjangkauan PR Anda, pertimbangkan untuk menggunakan Help a Reporter Out (HARO). Layanan ini menghubungkan jurnalis dan narasumber. Baik untuk mereka, dan baik untuk Anda.

Jangan berusaha dan/atau membuat kesalahan mencolok, dan Anda membuang-buang waktu semua orang.

Mengotomatisasikan? Ya kamu bisa.

Kampanye 'semprot dan berdoa' – mengirimkan email yang sama ke lusinan atau ratusan penerima – tidak akan berhasil. Itu tidak akan.

Tetapi itu tidak berarti Anda tidak dapat menggunakan otomatisasi dan meningkatkan upaya penjangkauan Anda.

Template yang dibuat dengan baik dengan banyak peluang untuk personalisasi melalui penggabungan bidang dan tag melakukan semuanya. Anda dapat secara otomatis memasukkan informasi pribadi tentang segala hal mulai dari nama, perusahaan, publikasi, artikel terbaru, dan banyak lagi untuk membuat template Anda yang dapat disesuaikan sangat cocok untuk lebih dari satu penerima dan lebih dari satu situasi.

Otomatiskan interaksi dasar dan awal Anda dengan solusi layanan lengkap seperti Mailshake, tetapi pastikan dan pegang kendali secara manual setelah mereka mengambil gigitan pertama.

Bagaimana? Dengan segmentasi dan koleksi berbasis tindakan. Menggunakan Penangkap Utama Mailshake, misalnya, Anda dapat mengatur pemicu yang sesuai untuk mengalihkan penerima dari daftar otomatis Anda ke daftar manual setelah mereka siap dan siap untuk terlibat. Pemicu itu bisa berupa respons, atau klik tautan, atau apa pun.

Jangkau secara otomatis, tetapkan kriteria respons Anda, dan tanggapi secara langsung saat pemicu itu terpenuhi.

Terbaik dari kedua dunia.

Menindaklanjuti

Anda pernah mendengar nasihat ini sebelumnya. Anda harus menindaklanjuti.

70% dari rantai email penjualan yang tidak terjawab berhenti setelah email #1. Berbeda. Jadilah minoritas 30% itu dan terus kirim.

Mengapa? Singkatnya, karena semakin banyak Anda mengirim, semakin banyak respons yang akan Anda lihat: tingkat respons 30% untuk email pertama, tetapi 21% untuk email kedua, 18% untuk email ketiga, hingga 7% untuk email kesepuluh .

Sumber Gambar

Baik itu peluncuran buku, pembaruan produk, atau layanan baru, hubungan masyarakat bekerja dengan pemasaran berbayar Anda untuk mencakup semua basis dan menjangkau semua publik.

Email dingin berfungsi untuk penjualan dan pemasaran, tentu saja.

Tetapi penjangkauan PR adalah saudara yang kurang dikenal – tetapi tidak kalah pentingnya dan efektif. Jadi promosikan melalui email. Jadilah persuasif. Menindaklanjuti.

Dan kendalikan cerita Anda .