Cara Berbicara dengan Pengembang: Panduan Manajer Proyek

Peran Manajer Proyek di bidang pengembangan perangkat lunak bervariasi dari satu perusahaan ke perusahaan lain. Tergantung pada struktur manajemen, itu mungkin termasuk tugas atau tanggung jawab yang berbeda. Selain itu, setiap proyek dan setiap klien berbeda dan Manajer Proyek harus beradaptasi dengan lingkungan. Namun, satu hal yang pasti, sebagai seorang PM, Anda harus sangat mengandalkan keterampilan komunikasi Anda untuk dapat merencanakan dan mengoordinasikan proses kerja dengan sukses.

Apa Arti Komunikasi Efektif?

Tujuan utama dari semua jenis komunikasi adalah menyampaikan pesan dari satu pihak ke pihak lain. Tetapi penyampaian pesan yang sederhana tidak dianggap sebagai komunikasi yang efektif jika kriteria lain tidak terpenuhi. Misalnya, apakah pesannya jelas? Apakah pesannya dipahami? Apakah itu menyelesaikan tujuannya?

Komunikasi yang efektif adalah pertukaran informasi dimana terjadi saling pengertian dan interaksi bersama. Ini lebih tentang mendengarkan dan keterlibatan daripada berbicara. Ini tentang niat dan tujuan di balik komunikasi.

Mengapa Komunikasi Produktif Penting untuk Pertumbuhan Bisnis

Dalam lingkungan bisnis, komunikasi terutama bertujuan untuk menyampaikan nilai dan tujuan perusahaan, serta mengatur proses kerja. Dalam konteks ini, bagaimanapun komunikasi yang efektif memberikan kontribusi pada banyak tingkatan lainnya. Ini mendorong pertumbuhan organisasi, pembangunan tim, lingkungan yang saling percaya , serta kreativitas dan inovasi. Ini juga meningkatkan moral.

Komunikasi yang efektif adalah dasar dari struktur perusahaan yang kuat dan manajemen yang efisien. Ini membangun hubungan yang langgeng antara karyawan, memastikan pengambilan keputusan yang lebih baik, dan pada akhirnya mengarah ke lingkungan kerja yang lebih produktif dan menginspirasi.

Peran PM Dunia Pengembangan TI

Sebagai Manajer Proyek tim pengembangan TI, Anda adalah penghubung antara semua yang terlibat – tim, pemimpin tim, manajemen senior, klien , dan pihak ketiga mana pun yang terlibat. Anda harus fleksibel dan mudah beradaptasi, dan mampu memproses banyak informasi. Anda perlu mengambil peran yang berbeda dan ingat bahwa setiap orang yang bekerja dengan Anda adalah unik, memiliki latar belakang, keterampilan, dan pengalaman yang berbeda.

Saat berkomunikasi dengan tim Anda, Anda seharusnya tidak hanya bertujuan untuk mengatur proses kerja dan mencapai tujuan tertentu, tetapi juga menyadari dinamika tim, memotivasi, memahami, dan mendorong pertumbuhan. Anda harus bertujuan untuk menjadi komunikator yang efisien seperti halnya seseorang yang mengajar tim Anda untuk berkomunikasi secara efisien juga. Pengiriman proyek adalah upaya tim dan Anda harus memastikan semua orang memahami hal ini. Komunikasi yang efektif adalah alat yang membantu Anda memastikan bahwa setiap orang mengetahui peran mereka, mengambil kepemilikan atas pekerjaan mereka dan memikul tanggung jawab.

5 Prinsip Komunikasi Efektif dengan Pengembang

Setiap orang memiliki cara mereka sendiri untuk berkomunikasi, tetapi ada beberapa prinsip dasar yang akan membantu Anda mencapai hasil yang lebih baik di lingkungan kerja:

1. Tetap sederhana – Sesuai kutipan Einstein yang terkenal, “Jika Anda tidak dapat menjelaskannya kepada anak berusia enam tahun, Anda sendiri tidak memahaminya.” Jangan lupa bahwa tujuan pertama Anda adalah menyampaikan pesan yang jelas. Kesampingkan bahasa perusahaan dan bicaralah dengan sederhana dan to the point. Bagaimanapun, Anda dan tim Anda harus berada di halaman yang sama untuk mencapai tujuan Anda.
2. Katakan apa yang Anda maksud, dan maksudkan apa yang Anda katakan – Ini mungkin prinsip terpenting dalam berkomunikasi secara efektif. Kata-kata, tidak peduli seberapa indah atau menginspirasi, tidak ada artinya jika tidak didukung dengan tindakan. Anda harus tetap setia pada apa yang Anda katakan dan menjadi contoh bagi tim Anda.
3. Berikan saran, tetapi jangan membatasi – Sebagai seorang PM, peran Anda mencakup bimbingan dan dukungan. Anda adalah titik fokus tim Anda dan mereka akan sering meminta saran dari Anda. Ini adalah kesempatan Anda untuk tidak hanya memberikan arahan, tetapi juga mempromosikan pemikiran dan kepercayaan diri yang mandiri. Ambil kesempatan untuk mendiskusikan masalah, mendengarkan pendapat yang berbeda, memberikan saran, tetapi meninggalkan tim untuk mengambil inisiatif.
4. Jangan biarkan emosi terlibat – Pekerjaan pengembangan TI sangat dinamis dengan semua hal terjadi secara bersamaan – baik keberhasilan maupun kegagalan. Sangat mudah untuk terbawa dan membiarkan emosi mengambil alih. Jangan biarkan emosi Anda mengaburkan penilaian Anda , dan cobalah untuk tidak memindahkan perasaan dari satu situasi ke situasi lain. Jangan terburu-buru berkomunikasi saat marah, kesal, kecewa, atau saat Anda sedang bersemangat atau gembira.
5. Dokumentasikan semuanya – Sangat sering kita berasumsi bahwa pertukaran informasi berarti saling pengertian. Namun, kami tidak pernah tahu bagaimana apa yang kami katakan diterima, kami juga tidak dapat memastikan bahwa kami sepenuhnya memahami pihak lain. Untuk menghindari miskomunikasi, selalu dokumentasikan interaksi penting – bagikan notulen rapat penting, kirim email tindak lanjut untuk mengonfirmasi keputusan penting, publikasikan tujuan, rencana, dan hasil, dan yang terpenting – desak tim Anda untuk melakukan hal yang sama. Mempromosikan visibilitas menciptakan kepercayaan dalam tim.

3 Kesalahan Komunikasi yang Harus Dihindari

Ada banyak faktor yang dapat mempengaruhi dan menghambat proses komunikasi. Terkadang ini bisa menjadi faktor eksternal seperti hambatan bahasa, kurangnya pengalaman bersama, atau perspektif yang berbeda. Namun di lain waktu, hal- hal yang kita lakukan secara tidak sadar dapat merusak upaya terbaik kita untuk berkomunikasi secara efektif.

Ini adalah tiga kesalahan yang harus dihindari agar dapat berkomunikasi dengan lebih baik:

Ketika Semua Orang Bertanggung Jawab, Tidak Ada Yang Bertanggung Jawab

Saat berkomunikasi, pastikan semua orang di tim Anda memahami peran dan fungsinya. Banyak Manajer Proyek tergoda untuk menggunakan kata ganti orang jamak seperti "kami" dan "milik kami" untuk memperkuat semangat tim, tetapi ini bisa jadi rumit.

Bayangkan tim Anda telah menyelesaikan tugas penting, dan Anda kemudian mengirimi mereka pesan berikut:

“Kerja bagus, tim. Kami sekarang harus memperbarui klien tentang perkembangan terbaru di sini” ,

atau

“Kerja bagus, tim. Mari perbarui klien tentang perkembangan terbaru di sini. ”

Dalam kedua kasus tersebut, tidak jelas siapa yang akan melakukan tugas tersebut. Baik dalam komunikasi verbal maupun tertulis, Anda harus memperhatikan cara Anda mengungkapkan permintaan.

Tidak Memperhatikan Aspek Komunikasi Non-Verbal

Sementara gerak tubuh, ekspresi, dan bahasa tubuh adalah bagian penting dari komunikasi, banyak orang membuat kesalahan dengan mengabaikan atau bahkan memperhatikannya. Saat berbicara tatap muka dengan tim Anda, Anda harus tetap memperhatikan setiap pesan non-verbal yang mungkin dikirimkan tim kepada Anda. Apakah mereka terganggu atau mungkin lelah, apakah mereka setuju dengan apa yang Anda katakan? Jika Anda bekerja dari jarak jauh, Anda harus bersikeras melakukan obrolan video untuk rapat penting. Dan, dalam komunikasi tertulis, penggunaan tanda baca, emoji atau kata-kata dan ekspresi tertentu dapat menandakan nada pesan.

Menghindari Percakapan yang Sulit

Tidak selalu komunikasi dengan tim Anda akan mengalir dengan mudah. Orang terkadang tidak setuju dan berdebat. Sangat penting untuk tidak pernah meninggalkan situasi yang belum terselesaikan. Bahkan jika emosi telah mendingin dan semuanya tampak baik-baik saja, temukan waktu untuk diskusi retrospektif yang terbuka dan jujur ​​untuk memastikan semua orang merasa didengar dan nyaman.

Kesimpulannya

Komunikasi adalah inti dari setiap proses bisnis. Sebagai Manajer Proyek, Anda harus selalu berusaha untuk meningkatkan keterampilan komunikasi Anda dan memimpin orang lain untuk melakukan hal yang sama. Menginvestasikan waktu dan upaya dalam hal ini akan membuahkan hasil dengan tim yang lebih kuat, proses yang lebih efektif, dan pertumbuhan bisnis.