Inilah Alasan Rapat Perusahaan Mungkin Menghambat Produktivitas Anda

Diterbitkan: 2023-07-15

Banyak rapat perusahaan yang membuang-buang waktu. Kemungkinannya adalah Anda pernah mengikuti satu atau lebih rapat yang menyisakan banyak pertanyaan seperti saat Anda memulainya.

Namun tidak semuanya harus seperti itu. Tetap fokus dan mengikuti agenda merupakan komponen penting untuk menjalankan dan berpartisipasi dalam pertemuan produktif.

Dalam postingan ini, kami akan membahas pentingnya tetap fokus dan terencana dalam rapat Anda dengan memberi Anda strategi praktis untuk mengoptimalkan produktivitas Anda selama rapat perusahaan.

Yaniv Masjedi

CMO, Berikutnya

Keahlian mereka telah membantu Nextiva mengembangkan merek dan bisnisnya secara keseluruhan

Bekerja Dengan Kami

Nilai Menjalankan Rapat Pemasaran yang Efektif

Menjalankan rapat perusahaan yang produktif memainkan peran penting dalam memaksimalkan kinerja tim. Namun pasti ada titik di mana Anda dapat mencapai masa kritis dan kemudian waktu yang dihabiskan dalam rapat akan memberikan hasil yang semakin berkurang.

Bagi tim pemasaran, membina kolaborasi dan pertukaran ide sangatlah penting. Namun setiap rapat yang Anda ikuti harus memiliki tujuan yang sangat jelas dan membuat Anda dan semua orang terlibat dengan item tindakan eksplisit yang berkaitan dengan isi rapat.

Kecuali sesi brainstorming berbentuk bebas, rapat harus diupayakan singkat dan langsung pada sasaran.

Masuk. Berkontribusi dengan bijak. Dan keluar dari. Anda dan rekan tim Anda harus kembali memenuhi diskusi yang Anda buat dalam rapat.

Rapat Perusahaan yang Seharusnya berupa Email

Kami tidak akan menggali semua titik data dalam postingan ini, namun Anda dapat melihat banyak pengamatan valid tentang bagaimana rapat dapat membuang-buang waktu Anda di sini:

Salah satu pertanyaan paling hemat biaya dan menghemat waktu yang dapat Anda tanyakan pada diri sendiri adalah apakah pertemuan yang diusulkan perlu dilakukan atau tidak.

Tanyakan pada diri Anda: “Dapatkah hal yang ingin kita komunikasikan dan selesaikan dapat ditangani secara memadai melalui rantai email?”

Jika Anda dapat meringkas inti keseluruhan rapat menjadi beberapa ratus kata dalam email, Anda mungkin dapat menghemat banyak waktu bagi Anda dan tim yang seharusnya dihabiskan dalam rapat.

Lihat diagram alur praktis ini untuk membantu memandu Anda dalam proses pengambilan keputusan apakah pertemuan Anda berikutnya harus diadakan atau tidak:

Mempersiapkan Rapat Pemasaran yang Produktif

Mempersiapkan rapat pemasaran yang produktif memerlukan persiapan yang matang dan matang. Tidaklah cukup hanya mengumpulkan sekelompok individu dalam satu ruangan dan berharap yang terbaik.

Untuk benar-benar memanfaatkan sesi kolaboratif ini, Anda perlu menetapkan batasan yang tegas. Ini berarti berbagi dengan semua peserta jauh sebelumnya:

tujuan pertemuan
data yang relevan
masalah yang harus dipecahkan
solusi potensial

Ketika peserta mempunyai kesempatan untuk mendalami materi yang diberikan, mereka dapat datang ke pertemuan dengan berbekal wawasan berharga dan perspektif segar. Persiapan tingkat lanjut ini menghilangkan kebutuhan akan penjelasan yang memakan waktu dan memungkinkan pertemuan langsung membahas inti permasalahan.

Mendorong peserta untuk merenungkan pendekatan terbaik dan mempertimbangkan potensi hambatan sebelum pertemuan juga menumbuhkan rasa kepemilikan dan akuntabilitas. Setiap orang menjadi partisipan aktif dalam membentuk diskusi dan berkontribusi pada proses pemecahan masalah kolektif. Pemikiran dan gagasan mereka mempunyai bobot dan arti penting, karena mereka mempunyai waktu untuk secara hati-hati merenungkan permasalahan yang ada.

Ketika individu mempunyai waktu untuk memikirkan materi dan solusi potensial, pikiran mereka dapat membuat koneksi yang tidak terduga dan menghasilkan ide-ide inovatif.

Penataan Pertemuan untuk Sukses

Struktur rapat Anda memainkan peran penting dalam keberhasilannya.

Jika Anda mencoba menerapkan pedoman berikut, kemungkinan besar Anda akan menciptakan lingkungan yang fokus dan produktif:

Sinopsis Satu Halaman: Meminta peserta mendokumentasikan ide, permasalahan, dan usulan solusi mereka dalam format satu halaman yang ringkas. Pendekatan ini membantu menyederhanakan diskusi dengan memastikan bahwa semua aspek relevan tercakup secara ringkas. Hal ini juga memungkinkan setiap orang untuk memahami poin-poin penting sebelumnya, memfasilitasi percakapan yang lebih efisien dan konstruktif selama pertemuan.
Tujuan yang Jelas: Tetapkan tujuan spesifik untuk setiap pertemuan untuk menghindari diskusi tanpa tujuan. Tanpa tujuan yang jelas, rapat dapat dengan mudah keluar jalur dan membuang-buang waktu yang berharga. Tujuan yang didefinisikan dengan jelas berfungsi sebagai panduan, yang memungkinkan para peserta menyelaraskan kontribusi mereka dan bekerja secara kolaboratif menuju tujuan bersama.
Identifikasi dan Penyelesaian Masalah: Mendorong dialog terbuka tentang tantangan dan masalah yang dihadapi tim. Ciptakan lingkungan di mana peserta merasa nyaman menyuarakan keprihatinan mereka dan memberikan wawasan yang berharga. Tujuannya adalah untuk mengidentifikasi solusi potensial secara kolektif dan mengembangkan rencana tindakan. Ingat, tujuan utama pertemuan ini adalah untuk menghasilkan hasil nyata dan mendorong kemajuan.
Alat untuk Efisiensi Rapat
Mari kita hadapi itu. Manusia adalah makhluk sosial, dan mereka sering kali menjadikan pertemuan sebagai wadah sosial daripada cara sebenarnya untuk menemukan jawaban dan menentukan tindakan selanjutnya. Oleh karena itu, ada banyak alat hebat yang dapat meningkatkan efisiensi dan efektivitas rapat pemasaran Anda secara signifikan.

Pertimbangkan untuk menggunakan platform rekaman rapat dan umpan balik seperti Gong atau Chorus:
Alat-alat ini memungkinkan anggota tim yang tidak hadir untuk mengikuti diskusi dan memberikan masukan yang berharga, meskipun mereka tidak dapat menghadiri rapat secara langsung.
Alat seperti Rev dapat menyalin rekaman dialog rapat dan menyajikannya dalam format tertulis, sehingga memudahkan peninjauan rapat bagi orang yang lebih suka membaca:
Konten Terkait: 20 Alat AI untuk Menskalakan Pemasaran Anda dan Meningkatkan Produktivitas
Mengontrol Biaya dan Waktu Rapat
Meskipun rapat tidak diragukan lagi sangat berharga, penting untuk mengelola biaya dan durasinya secara efektif. Rapat yang berlebihan dan tidak produktif dapat menghabiskan waktu dan sumber daya yang berharga, sehingga menyisakan sedikit ruang untuk menyelesaikan pekerjaan sebenarnya.

Penting untuk menganalisis waktu yang dihabiskan dalam rapat dan menghitung biaya terkait. Berusaha keras untuk meminimalkan pertemuan yang tidak perlu dan memastikan bahwa setiap pertemuan berorientasi pada tujuan dan berorientasi pada hasil.
Ketat dalam kehadiran, hanya mengundang mereka yang benar-benar perlu hadir. Pendekatan ini memastikan bahwa rapat menjadi pertemuan yang mempunyai tujuan dan mendorong kemajuan, bukan hambatan terhadap produktivitas.
Menjelajahi Strategi Leverage Tinggi: Tiga Naik, Tiga Turun
Satu hal yang bisa Anda coba adalah metode “Tiga Naik, Tiga Turun”. Teknik ini melibatkan setiap anggota tim untuk berbagi tiga pencapaian positif dan tiga tantangan yang mereka hadapi selama seminggu. Dalam pertemuan singkat yang berdurasi 30 menit, isu-isu ini dibahas dan tanggung jawab untuk mengatasinya ditetapkan.

Menerapkan strategi ini dapat membantu menciptakan budaya pertemuan yang lebih fokus dan produktif dalam organisasi Anda, tempat pencapaian dirayakan, tantangan diatasi, dan kemajuan dicapai.
Kata Terakhir tentang Rapat Perusahaan
Hal terakhir yang Anda inginkan adalah rapat perusahaan hanya membuang-buang waktu, membuang-buang sumber daya, dan lebih banyak menimbulkan kebingungan daripada bantuan. Kami tahu, hal ini sepertinya merupakan tujuan yang jelas untuk setiap pertemuan, namun Anda akan terkejut betapa mudahnya menghabiskan ratusan atau ribuan jam dalam setahun untuk memikirkan hal-hal yang bisa dicapai melalui rangkaian email sederhana.

Rangkullah tujuan yang jelas, persiapan menyeluruh, dan penggunaan alat teknologi secara efisien untuk mengoptimalkan kinerja tim Anda.
Dengan komitmen terhadap perbaikan terus-menerus dan penerapan praktik rapat yang efektif, Anda dapat menciptakan lingkungan di mana produktivitas meningkat, dan penghormatan terhadap waktu perusahaan menjadi hal yang biasa.
Bekerja Dengan Kami
Digunakan kembali dari podcast Sekolah Pemasaran kami .