Apa Itu Perintah Perubahan Konstruksi? Proses & Kiat

Proyek konstruksi itu rumit. Tidak mengherankan jika ada perubahan yang memengaruhi pekerjaan. Agar kejutan tersebut berdampak pada rencana konstruksi seminimal mungkin, industri menggunakan sesuatu yang disebut urutan perubahan konstruksi.

Semua proyek memiliki perintah perubahan, tetapi apa itu perintah perubahan konstruksi dan kapan Anda harus menggunakannya? Kami akan menjawab pertanyaan tersebut serta menguraikan proses saat mengelola pesanan perubahan konstruksi. Untuk bantuan lebih lanjut, ada template pesanan perubahan yang disertakan dan, tentu saja, bagaimana perangkat lunak manajemen proyek konstruksi melangkah lebih jauh.

Apa Itu Perintah Perubahan Konstruksi?

Perintah perubahan konstruksi hanyalah amandemen kontrak antara perusahaan konstruksi dan kliennya. Ini adalah dokumen yang menentukan perubahan dalam ruang lingkup pekerjaan. Ini sepenuhnya didokumentasikan dan seringkali akan menambah harga kontrak yang disepakati, jadwal proyek atau keduanya.

Namun, perintah perubahan konstruksi tidak hanya diminta tetapi diminta. Baik kontraktor konstruksi maupun pemilik harus menyetujui syarat-syarat urutan perubahan konstruksi sebelum diimplementasikan ke dalam proyek.

Ada banyak alasan untuk urutan perubahan konstruksi. Pemilik mungkin meminta dinding, pintu atau jendela untuk ditempatkan di tempat lain selain dari tempat yang telah dirancang dalam tata letak agar bekerja lebih baik dengan elemen desain lainnya. Itu adalah urutan perubahan aditif. Perintah perubahan konstruksi lainnya menghapus daripada menambahkan, yang disebut perintah perubahan deduktif. Ini dapat mengurangi harga kontrak.

Apa pun alasan urutan perubahan konstruksi, kontraktor harus melaksanakannya tanpa gangguan sekecil mungkin terhadap rencana proyek. ProjectManager adalah perangkat lunak manajemen proyek konstruksi online yang membantu Anda melacak pesanan perubahan secara waktu nyata. Gunakan tampilan proyek papan kanban kami untuk menambahkan urutan perubahan konstruksi dan memiliki alat visual untuk melacak alur kerjanya saat bergerak dari melakukan, melakukan, dan menyelesaikan. Anda dapat melampirkan dokumen dan gambar, berkomentar, menambahkan tag, prioritas, dan banyak lagi. Mulailah dengan ProjectManager hari ini secara gratis.

Kapan Anda Harus Menggunakan Perintah Perubahan Konstruksi?

Perintah perubahan konstruksi dapat terjadi selama pelaksanaan rencana proyek. Lebih banyak proyek konstruksi daripada tidak akan memiliki setidaknya satu selama siklus hidup proyek. Oleh karena itu, penting bagi kontraktor konstruksi untuk mengetahui hal ini dan merencanakannya dengan tepat.

Proyek akan menggunakan urutan perubahan konstruksi karena berbagai alasan, beberapa di antaranya telah kami sebutkan di atas. Alasan lain termasuk kesalahan dalam desain, ruang lingkup yang tidak memadai, cuaca yang membuat konstruksi tidak mungkin dan perkiraan waktu proyek yang tidak akurat. Semua ini, dan banyak lagi, akan membuat kontraktor menggunakan perintah perubahan konstruksi.

Siapa pun yang mengelola proyek konstruksi harus siap untuk perubahan pesanan. Semakin Anda memahami apa yang dapat menyebabkan perubahan ini pada ruang lingkup proyek dan semakin baik Anda merencanakannya, semakin cepat dan tidak terlalu berdampak pada perubahan yang terjadi.

Proses Manajemen Pesanan Perubahan Konstruksi

Jika tidak ada yang konstan selain perubahan, maka proses perlu dilakukan untuk mengelola perintah perubahan konstruksi yang terjadi selama proyek berlangsung. Berikut ini adalah langkah-langkah dasar yang perlu diambil saat mengelola proses urutan perubahan konstruksi. Namun, sebelum Anda berkomitmen pada suatu proses, pastikan bahwa klien dan subkontraktor telah menandatanganinya.

Mulailah Dengan Kontrak

Karena perintah perubahan konstruksi hanyalah tambahan pada kontrak antara kontraktor konstruksi dan klien atau pemiliknya, kontrak adalah titik awal untuk semua perintah perubahan yang akan berdampak pada lingkup pekerjaan proyek. Sebelum kontrak ditandatangani, pastikan untuk membacanya dengan cermat. Dalam hal ini, Anda ingin memperhatikan klausul apa pun yang terkait dengan perintah perubahan, seperti yang berkaitan dengan jangka waktu, dokumentasi, dan siapa yang berwenang untuk menyetujui perubahan.

Tinjau Rencana Proyek

Langkah selanjutnya adalah melihat rencana dan spesifikasi konstruksi. Tinjau dokumen-dokumen ini dengan hati-hati untuk melihat apakah ada kesalahan, kelalaian, atau ambiguitas dalam ruang lingkup yang perlu diperbaiki oleh pemilik dan arsitek sebelum konstruksi dimulai. Menangkap masalah ini dalam rencana dan spesifikasi akan mencegah pesanan perubahan konstruksi yang mahal dan tepat waktu selama pelaksanaan rencana.

Tanggapi dengan Cepat untuk Mengubah Pesanan

Apakah kontraktor atau pemilik meminta perintah perubahan konstruksi, itu harus dipercepat lebih cepat daripada nanti. Penundaan kemungkinan hanya akan menambah biaya waktu yang dihabiskan untuk menanggapi urutan perubahan. Jangan menunggu sampai menit terakhir karena mungkin menggoda untuk meletakkan urutan perubahan di pembakar belakang. Sangat penting untuk mendapatkan perubahan secara tertulis dengan cepat, dan membuat penyesuaian pada jadwal dan biaya. Jika tidak, Anda akan memiliki tumpukan pesanan perubahan konstruksi yang dapat menggagalkan proyek atau lebih buruk lagi.

Temui Semua Pihak yang Terlibat

Kontraktor dan pemilik tidak hanya harus bertemu untuk membahas perubahan sebelum didokumentasikan dan mencapai kesepakatan tentang biaya dan dampak pada jadwal, tetapi mereka juga harus tetap berkomunikasi selama proses berlangsung. Ini termasuk memahami alasan urutan perubahan dan cara mengelolanya. Tanpa kesepakatan, perubahan akan lebih mengganggu. Tentukan lingkup kerja baru dengan pemilik atau agen resmi mereka. Jangan abaikan subkontraktor yang harus menyesuaikan jadwal mereka. Beri tahu mereka bagaimana perubahan akan memengaruhi pekerjaan mereka dan tentukan alur kerja dengan jelas. Kemudian perbarui semua orang saat perintah kerja konstruksi dijalankan.

Negosiasi Lebih Lanjut

Negosiasi adalah fase terakhir dari proses urutan perubahan konstruksi sebelum Anda mulai bekerja. Semua pihak mungkin tidak segera mencapai kesepakatan. Mungkin ada ketidaksepakatan tentang dampak terhadap ruang lingkup proyek dan masalah yang berkaitan dengan biaya dan waktu. Pertama, buat pemilik menyetujui biaya perubahan, baik harga, waktu, atau bahan, meskipun itu juga dapat dinegosiasikan secara sekaligus. Terkadang ini sudah ditentukan dalam kontrak, yang membuat prosesnya lebih mudah. Langkah ini merupakan dorongan dan tarikan antara kontraktor dan pemilik yang harus menghasilkan keputusan yang nyaman bagi semua orang.

Jangan Abaikan Dokumentasi

Mendokumentasikan dengan jelas proses pesanan perubahan konstruksi membantu menghindari perselisihan yang tidak perlu dan membuat pekerjaan tetap berjalan tanpa penundaan yang memakan biaya. Setiap langkah dari proses harus didokumentasikan dan ditandatangani. Menyimpan catatan tertulis dari semua komunikasi antara kontraktor, pemilik dan subkontraktor. Setelah semua orang setuju, minta mereka menandatangani untuk memastikan mereka semua tahu biaya dan dampaknya pada jadwal. Bahkan selama pelaksanaan perintah perubahan, sangat penting untuk mendokumentasikan pekerjaan dan membagikan dokumen tersebut agar semua orang mendapatkan informasi terbaru.

Apa yang Harus Termasuk dalam Perintah Perubahan Konstruksi?

Urutan perubahan konstruksi perlu menangkap informasi terkait tentang perubahan tersebut. Untuk melakukan itu ada sejumlah bidang yang penting. Meskipun pesanan perubahan konstruksi individu dapat berbeda, semuanya harus menyertakan detail berikut.

• Informasi Antar Kantor: Nama proyek konstruksi, akan lebih mudah ditemukan, terutama jika Anda sedang mengerjakan beberapa proyek sekaligus. Sertakan nomor pesanan untuk membedakan pesanan ini dari pesanan perubahan konstruksi lainnya dalam proyek. Perhatikan apakah perubahan itu internal atau eksternal. Juga, tambahkan tanggal urutan perubahan.
• Tentukan Perubahan: Perhatikan jenis urutan perubahan. Ada empat pesanan perubahan konstruksi: waktu dan material (biaya tidak dapat ditetapkan), lump sum (lingkup pekerjaan terukur), biaya nol (tidak mengubah harga kontrak) dan biaya kesatuan (berdasarkan nilai jadwal biaya kesatuan). Kemudian jelaskan alasan perubahan tersebut dan jika ada peluang yang terkait dengannya.
• Jelaskan Perubahannya: Tulis deskripsi terperinci tentang apa yang diminta sehingga semua orang mengetahui pekerjaan yang harus dilakukan untuk menutup urutan perubahan konstruksi. Sertakan bahan dan tenaga kerja dan perkirakan durasi pekerjaan. Penetapan harga juga harus diperkirakan di sini.
• Tanda Tangan dan Perintah Perubahan Tanggal: Langkah terakhir adalah semua pihak yang terlibat menandatangani perintah perubahan konstruksi dan menambahkan tanggal pada tanda tangan mereka. Ini akan memastikan bahwa setiap orang mengetahui apa yang telah disepakati dan akan menegakkan akhir kontrak mereka.

Ubah Templat Pesanan

Standarisasi proses urutan perubahan konstruksi menciptakan konsistensi dan berarti Anda tidak perlu membuang waktu untuk membuat dokumen baru setiap kali perubahan dimasukkan ke dalam proyek. Salah satu caranya adalah dengan menggunakan template. ProjectManger memiliki lusinan template manajemen proyek gratis untuk Excel dan Word yang tersedia untuk diunduh dari situs kami. Templat formulir pesanan perubahan gratis kami untuk Excel dapat digunakan untuk pesanan perubahan konstruksi atau industri apa pun yang memiliki pesanan perubahan. Gunakan template manajemen proyek gratis ini kapan pun Anda harus merekam perubahan, tentukan perubahannya, dan pastikan semua orang menyetujui pekerjaan yang akan dilakukan.

ProjectManager Membantu Anda Mengelola Pesanan Perubahan Konstruksi

Templat pesanan perubahan gratis kami adalah alat yang hebat untuk mendapatkan semua orang di halaman yang sama, tetapi kemudian Anda harus melakukan pekerjaan itu. Di situlah manajemen proyek konstruksi masuk. Anda telah melihat bagaimana perangkat lunak berbasis cloud ProjectManager memiliki papan kanban untuk melacak urutan perubahan secara real time. Itu hanyalah salah satu dari beberapa tampilan proyek di alat kami. Subkontraktor dapat menggunakan daftar tugas jika mereka mau. Semua data diperbarui secara instan dan mengisi semua tampilan proyek sehingga apa pun tampilan yang Anda gunakan, Anda akan melihat lebih banyak informasi terkini.

Kelola Beban Kerja Tim Anda

Perintah perubahan konstruksi dapat memengaruhi biaya dan jadwal Anda. Kami memiliki fitur manajemen sumber daya yang membantu Anda mengurangi dampak pada proyek Anda. Setelah Anda mengaktifkan tim dan subkontraktor, ketersediaan mereka ada di sistem, memudahkan untuk menetapkan tugas kepada mereka. Kemudian lihat bagan beban kerja, yang diberi kode warna sehingga Anda dapat melihat siapa yang diberi terlalu banyak atau terlalu sedikit tugas. Anda kemudian dapat menugaskan mereka langsung dari bagan dan menyeimbangkan beban kerja setiap orang agar mereka tetap produktif dan tidak mengalokasikan siapa pun secara berlebihan dan menurunkan moral.

Dapatkan Tampilan Kemajuan Tingkat Tinggi

Sumber daya Anda bukan satu-satunya metrik yang perlu Anda lacak. Perangkat lunak kami memiliki dasbor bawaan yang tidak memerlukan konfigurasi yang memakan waktu seperti alat ringan lainnya. Ini siap digunakan saat Anda siap, menangkap data langsung dan menampilkannya dalam grafik dan bagan yang mudah dibaca. Anda dapat melacak biaya, waktu, dan banyak lagi, semuanya dalam waktu nyata. Saat Anda ingin mendapatkan detail lebih lanjut, gunakan laporan yang dapat disesuaikan untuk lembar waktu, status, dan metrik proyek lainnya. Mereka juga dapat dengan mudah dibagikan, untuk terus memperbarui klien, pemilik, atau pemangku kepentingan.

Ada lebih banyak fitur yang membantu Anda mengelola pesanan perubahan konstruksi, seperti lembar waktu aman yang tidak hanya merampingkan proses penggajian tetapi juga menunjukkan kepada Anda berapa jam yang dihabiskan setiap anggota tim untuk tugas mereka. Dari bagan Gantt hingga penjadwalan dan bahkan fitur manajemen portofolio untuk mengelola lebih dari satu proyek, perangkat lunak kami memberi Anda alat yang Anda perlukan untuk membuat perubahan proyek dan tetap sesuai jadwal.

ProjectManager adalah perangkat lunak pemenang penghargaan yang memberdayakan tim untuk merencanakan, mengelola, dan melacak proyek secara real time. Platform kolaboratif kami menghubungkan semua orang dari kantor ke tempat kerja. Mereka dapat berbagi file, berkomentar, dan bekerja bersama secara lebih produktif. Mulailah dengan ProjectManager hari ini secara gratis.

Konten Konstruksi Terkait

ProjectManager bukan hanya perangkat lunak manajemen proyek konstruksi yang hebat, tetapi juga merupakan hub online untuk semua manajemen proyek. Kami menerbitkan blog mingguan, menampilkan video tutorial, panduan, dan, tentu saja, template gratis. Jika Anda sedang mencari lebih banyak konten tentang manajemen proyek konstruksi, Anda telah datang ke tempat yang tepat. Ikuti tautan ini untuk membaca tentang segala sesuatu mulai dari membuat jadwal konstruksi hingga pengumpulan perangkat lunak penjadwalan konstruksi terbaik.

• Perangkat Lunak Manajemen Proyek Konstruksi
• 8 Template Konstruksi Excel Gratis
• Cara Membuat Jadwal Konstruksi
• Perangkat Lunak Penjadwalan Konstruksi Terbaik 2023 untuk Mengelola Proyek
• Templat Perkiraan Konstruksi