Manajemen Kontak untuk Usaha Kecil

Bangun. Periksa email Anda untuk menemukan prospek baru yang menarik. Makan sarapan sambil menjalankan jadwal Anda untuk hari itu. Pertemuan klien back-to-back membuat Anda keluar dari kantor sampai makan siang, tetapi Anda masih perlu menghubungi vendor tentang proyek yang sedang berlangsung sebelum tengah hari. Anda juga mungkin harus membalas telepon yang datang kemarin malam. Saat makan siang, pemilik kafe favorit Anda menyebutkan bahwa mereka membutuhkan beberapa perbaikan di dapur. Siapa pria yang disewa bisnis Anda musim gugur lalu, dan apakah Anda senang dengan pekerjaan itu? Lihat jam tangan Anda dan sadari bahwa ini baru pukul 13:00

Hari-harimu sibuk. Tidak mungkin melacak semua orang yang Anda temui tanpa bantuan. Di situlah manajemen kontak masuk.

Untuk pemilik usaha kecil, mengelola kontak adalah salah satu aspek terpenting dalam menjalankan bisnis Anda, tetapi juga bisa menakutkan. Inilah cara untuk tetap mengetahuinya — apakah Anda bekerja dengan buku alamat digital atau sesuatu yang lebih menarik seperti perangkat lunak CRM generasi utama.

Apa itu manajemen kontak?

Manajemen kontak adalah pengaturan dan pemeliharaan data kontak, seperti alamat, email, dan nomor telepon.

Manajemen kontak yang tepat sangat penting untuk hubungan pelanggan dan efisiensi operasional. Ini memungkinkan setiap anggota tim Anda mengakses data pelanggan yang akurat dengan cepat dan memungkinkan Anda mendistribusikan materi pemasaran kepada pelanggan dan prospek.

Apa contoh manajemen kontak?

Jika Anda memiliki buku alamat pribadi atau menyimpan kontak di ponsel, Anda sudah berpengalaman dalam manajemen kontak. Dalam bisnis, seorang pengusaha dapat mengelola kontak mereka dengan membuat daftar kontak utama dalam aplikasi spreadsheet atau menggunakan platform pemasaran email untuk melacak alamat pelanggan.

Bagaimana mengelola kontak

Manajemen kontak tidak sulit, tetapi membutuhkan disiplin. Berikut adalah beberapa praktik terbaik.

Miliki satu lokasi sentral untuk informasi kontak

Informasi kontak dapat diakses di beberapa tempat, tetapi tentukan satu lokasi sentral untuk kontak Anda. Apakah Anda menggunakan spreadsheet atau perangkat lunak canggih, satu sumber informasi resmi mencegah kebingungan.

Kembangkan sistem untuk mengumpulkan dan menyimpan informasi

Ini membantu menjaga semuanya berjalan lancar. Putuskan bagaimana Anda ingin mengumpulkan informasi kontak, jenis informasi apa yang ingin Anda kumpulkan, di mana Anda akan mengumpulkan informasi tersebut, dan bagaimana Anda ingin mengatur kontak.

Jadikan proses ini otomatis. Dengan begitu, saat Anda berlari cepat di antara rapat sambil menangani banyak tugas, Anda tidak perlu menyisihkan kekuatan otak yang berharga untuk memikirkan tentang apa yang harus dilakukan dengan informasi klien.

Perbarui database Anda dengan ketat

Orang-orang berpindah, mengubah nama mereka, berganti pekerjaan dan alamat email, dan umumnya berkembang sepanjang hidup mereka. Selalu perbarui basis data Anda.

Ingatlah bahwa memperoleh pelanggan baru dapat menelan biaya lima hingga tujuh kali lipat daripada mempertahankan pelanggan lama. Tetap terhubung dengan klien Anda saat ini dan bangun hubungan yang langgeng untuk tahun-tahun mendatang.

Kembali ke atas

Jika Anda menyimpan semua informasi kontak di desktop atau di buku catatan, cadangkan. (Saya tidak yakin seperti apa buku catatan itu. Fotokopi di lokasi kedua?)

Saya tahu sedikit tentang alam semesta - kecuali jika Anda menggodanya dengan satu set catatan, itu akan membuatnya menghilang.

Untuk mempermudah semua hal di atas, gunakan perangkat lunak manajemen kontak.

Apa itu perangkat lunak manajemen kontak?

Perangkat lunak manajemen kontak bukanlah hal baru. Sudah ada sejak komputer menangkap dan mendigitalkan hubungan kita. Kategori tersebut mencakup aplikasi apa pun yang dirancang khusus untuk mengatur dan menyimpan detail kontak. Dalam banyak kasus, Anda mendapatkan pengelola kontak sebagai bagian dari rangkaian aplikasi.

Misalnya, Kontak Google dan Kontak iOS adalah opsi pengelolaan kontak yang populer untuk kehidupan pribadi Anda. Sementara beberapa orang memilih aplikasi ini secara khusus, mereka sering memilih paket yang berisi aplikasi lain yang mereka butuhkan atau inginkan dan kebetulan datang dengan aplikasi manajemen kontak ini sebagai bagian dari paket.

Apa yang dilakukan manajer kontak?

Idealnya, Anda ingin semua anggota tim Anda dapat menemukan informasi yang mereka butuhkan kapan pun mereka membutuhkannya. Beberapa bisnis memilih sistem manajemen kontak aplikasi desktop. Jika Anda berurusan dengan informasi pelanggan yang sangat sensitif, Anda mungkin lebih memilih keamanan tambahan untuk menampung semua detail di tempat.

Bagi yang lain, manajemen kontak berbasis cloud memberikan fleksibilitas yang sangat dibutuhkan. Dengan itu, Anda dapat memperbarui atau mencari kontak Anda dari berbagai perangkat dan lokasi.

Banyak pengelola kontak juga memungkinkan Anda untuk mengimpor informasi, menghemat waktu Anda untuk entri manual.

Apa perbedaan antara CRM dan manajemen kontak?

Pertama-tama, CRM adalah singkatan dari manajemen hubungan pelanggan. Kata-kata ini — manajemen “kontak” vs. “hubungan” — adalah kuncinya.

Alat manajemen kontak membantu Anda tetap berhubungan dengan orang-orang. Mereka menyediakan tempat untuk mengumpulkan dan menyimpan detail kontak, seperti ulang tahun, akun media sosial, dan riwayat pembelian, bahkan menambahkan catatan pribadi. Dan paling sering, Anda dapat mengintegrasikan informasi kontak Anda dengan kalender Anda sehingga Anda dapat melihat detail penting bila diperlukan.

Solusi CRM berkembang dari manajemen kontak. Mereka berisi informasi yang sama dengan alat manajemen kontak tetapi melangkah lebih jauh dengan mengumpulkan lebih banyak data tentang pelanggan Anda dan memberi Anda alat untuk mengelola hubungan ini. Mereka menawarkan lebih banyak integrasi, analitik, dan akses ke data real-time.

Solusi CRM lead-gen akan memungkinkan Anda membuat koreografi interaksi di seluruh peta perjalanan pelanggan. Lacak semuanya mulai dari kampanye iklan, email, hingga konversi, dan pertahankan keterlibatan di masa mendatang.

Manajemen kontak menangkap informasi pelanggan Anda, sementara CRM juga memberi Anda fitur yang memungkinkan Anda melibatkan pelanggan dengan lebih baik dan merampingkan operasi Anda.

Hubungi manajer+

Di sinilah menjadi rumit. Ada kategori ketiga… yang baru saja saya buat. Pengelola kontak sederhana adalah basis data bagi Anda untuk menyimpan dan mengatur informasi. Namun, pengelola kontak juga dapat dibundel dengan layanan lain — tanpa CRM yang mencakup semuanya.

Misalnya, layanan email profesional hadir dengan alat manajemen kontak yang terintegrasi ke dalam platform mereka.

Manfaat perangkat lunak basis data kontak

Memiliki perangkat lunak basis data kontak yang tepat sangat penting untuk melacak klien Anda. Anda memerlukannya untuk operasi harian, pemasaran, dan wawasan yang memungkinkan Anda merencanakan masa depan. Aplikasi yang bagus memberi Anda banyak keuntungan.

Peningkatan organisasi data dan aksesibilitas

Perangkat lunak manajemen kontak bisnis mempermudah pengelolaan dan akses data. Anda dapat mengatur informasi klien dengan berbagai folder dan tag, mencari berdasarkan nama atau atribut lainnya, dan memfilter untuk fokus pada segmen klien Anda.

Selain itu, database manajemen kontak berbasis cloud memudahkan kolaborasi — terutama saat pekerjaan jarak jauh menjadi lebih umum.

Hasil penjualan dan pemasaran yang lebih baik

Dengan manajemen kontak penjualan, Anda dapat mengoptimalkan jangkauan pelanggan Anda. Tangkap detail kontak untuk prospek potensial, simpan data pelanggan yang relevan, dan jangkau orang-orang berdasarkan interaksi sebelumnya. Bentuk strategi keterlibatan Anda berdasarkan informasi seperti:

• Tanggal pembelian terakhir mereka
• Produk yang dibeli
• Sumber rujukan
• Minat yang ditunjukkan

Pengaturan yang baik juga memungkinkan Anda mempersingkat waktu respons saat pertanyaan dan peluang muncul. Hampir separuh pelanggan saat ini mengharapkan perusahaan untuk merespons dalam waktu kurang dari empat jam. (Dua belas persen dari mereka berharap Anda membalasnya dalam waktu 15 menit, tetapi saya pikir orang-orang itu harus minum lebih sedikit kafein.)

Anda juga akan meningkatkan pemasaran Anda. Buat daftar kontak untuk kampanye email atau SMS, perbaiki pesan Anda berdasarkan demografi pelanggan, dan temukan di mana harus memfokuskan upaya media sosial apa pun.

Wawasan yang lebih baik tentang perilaku pelanggan

Solusi manajemen kontak yang kuat memberi Anda wawasan yang lebih baik tentang perilaku masing-masing pelanggan, membantu Anda mengoptimalkan kampanye pemasaran.

Mereka juga memberi Anda data yang Anda butuhkan untuk memanfaatkan analitik Anda. Ada banyak desas-desus baru-baru ini tentang data besar untuk bisnis kecil — cara perusahaan kecil dapat memanfaatkan kumpulan data yang lebih besar.

Tetapi data terbaik adalah data Anda , informasi yang berasal dari basis pelanggan Anda yang sebenarnya. Identifikasi tren di seluruh pelanggan, dan sempurnakan penawaran atau jangkauan Anda berdasarkan umpan balik nyata ini.

Anda bahkan dapat memantau kepuasan pelanggan — dan menambahkan umpan balik kualitatif — dengan membagikan survei atau jajak pendapat ke kontak Anda.

Tren perangkat lunak manajemen kontak

Dua tren terbesar dalam sistem manajemen kontak adalah otomatisasi dan personalisasi. Masing-masing berguna secara individual, tetapi mereka benar-benar bersinar saat bekerja sama.

Otomatisasi

Otomasi memungkinkan bisnis untuk merampingkan proses mereka dan menghemat waktu dengan mengotomatisasi tugas berulang seperti entri data. Beberapa aplikasi secara otomatis akan mengimpor kontak baru atau memperbarui informasi lama. Misalnya, saat Anda menerima email dari prospek baru, perangkat lunak Anda mungkin langsung menyimpan nama dan alamat email mereka.

Anda juga dapat menggunakan otomatisasi pemasaran di platform “pengelola kontak+” yang menggabungkan manajemen kontak dengan layanan lain — seperti pemasaran email atau SMS. Otomatiskan balasan ke pemicu tertentu, seperti pendaftaran untuk daftar tertentu, atau buat platform Anda menambahkannya ke segmen baru saat mereka mencapai pencapaian tertentu.

Personalisasi dan pengalaman pelanggan

Personalisasi adalah seni menciptakan pengalaman unik untuk setiap pelanggan berdasarkan kebutuhan dan preferensi masing-masing. Perangkat lunak manajemen kontak yang memungkinkan bidang khusus dan daftar tersegmentasi memungkinkan Anda menyesuaikan pesan yang Anda kirim ke audiens.

Pesan yang dipersonalisasi membangun loyalitas pelanggan saat orang belajar memercayai Anda untuk mengirimi mereka hanya penawaran yang relevan dengan minat mereka. Dengan menargetkan audiens yang kemungkinan besar akan membeli produk atau layanan, Anda juga meningkatkan penjualan.

Bagaimana Anda mengumpulkan informasi ini? Gunakan profiling progresif, praktik mengumpulkan lebih banyak informasi secara bertahap tentang seseorang selama interaksi mereka dengan merek Anda. Anda akan mempertajam citra setiap pelanggan tanpa membuat mereka kewalahan dengan rentetan pertanyaan.

Otomatisasi dan personalisasi lebih baik bersama

Saat Anda menggabungkan otomatisasi dan personalisasi, Anda dapat merancang interaksi yang lebih baik antara merek Anda dan audiensnya. Misalnya, Anda dapat secara otomatis mengirimkan pesan kepada kontak pada hari ulang tahun mereka, menyertakan nama mereka di email, atau memberi tahu mereka saat produk favorit mereka tersedia kembali.

Tidak ada yang suka menjadi salah satu dari kerumunan. Jadi menonjol dari pesaing Anda dengan memperlakukan orang sebagai individu.

Apakah Anda memerlukan manajemen kontak atau CRM untuk bisnis Anda?

Cara untuk mengetahui apakah Anda memerlukan manajemen kontak atau perangkat lunak CRM adalah dengan bertanya pada diri sendiri apa yang Anda perlukan dari perangkat lunak Anda:

• Jenis hubungan pelanggan apa yang perlu saya kelola?
• Informasi apa yang ingin saya kumpulkan?
• Bagaimana saya ingin mengatur kontak saya?
• Fitur atau alat apa yang saya inginkan di sistem saya?
• Berapa yang ingin saya bayar?

Manajemen kontak CRM akan lebih mahal dan menawarkan lebih banyak. Apakah Anda siap untuk memanfaatkan fitur-fitur ini? Jangan membeli Bugatti jika gaya berkendara dan kebutuhan Anda lebih terakomodasi oleh Toyota. Kemudian lagi, jangan membeli clunker yang akan rusak dalam perjalanan ke toko jika Anda mampu membeli Toyota.

Terorganisir dengan manajemen kontak

Itu dia - pentingnya manajemen kontak yang baik, praktik terbaiknya, dan perbedaan antara itu dan perangkat lunak CRM generasi awal.

Yang tersisa untuk dilakukan adalah menentukan solusi terbaik untuk bisnis Anda. Saat membandingkan apel dengan apel (dengan asumsi apel adalah perangkat lunak manajemen kontak), pertimbangkan hal-hal berikut:

• Apakah sistem ramah pengguna dan mudah digunakan?
• Apakah sistem terintegrasi dengan alat lain yang saya gunakan dalam bisnis saya?
• Harganya berapa?
• Apakah itu menawarkan dukungan pelanggan jika saya mengalami masalah?

Pilih yang bagus, dan kemudian Anda dapat kembali ke kehidupan sibuk Anda tanpa khawatir bahwa Anda akan kehilangan secarik kertas yang memiliki alamat email dari prospek panas tertulis di atasnya.

Dapatkan lebih banyak prospek, tutup lebih cepat, dan berikan hasil dengan
solusi penjualan dan pemasaran terpadu.