Peretasan Produktivitas yang Membantu Saya Mengatasi Daftar Tugas Pemasaran Konten Saya

Dalam hal manajemen tugas, saya sudah mencoba semuanya. Saya telah menggunakan Asana, Trello, ClickUp, Monday, Notion, dll. Saya telah membuat bagan Gantt, meletakkan catatan tempel di papan Kanban fisik, dan menggunakan pena dan kertas untuk membuat daftar demi daftar. Saya telah mengikuti metode Getting Things Done. Saya bahkan sudah mencoba setumpuk kartu indeks dengan klip pengikat yang secara cerdik disebut "PDA Hipster". Ya, itu suatu hal.

Tidak ada yang macet.

Sampai sekarang.

Saya menggunakan sistem. Saya tetap di atas tugas, mendelegasikan hal-hal kepada orang yang tepat, menindaklanjuti dengan orang-orang ketika saya perlu, dan menjadwalkan waktu saya, jadi saya tidak panik mencoba menyelesaikan semuanya sekarang.

Sistem baru saya? Matriks Eisenhower. Saya membuatnya melalui aplikasi OneNote Microsoft, tetapi sebagian besar elemen dapat dilakukan di spreadsheet atau bahkan tabel di dokumen.

Apa itu Matriks Eisenhower?

Presiden Dwight D. Eisenhower dengan terkenal berkata, “Saya memiliki dua jenis masalah, yang mendesak dan yang penting. Yang mendesak tidak penting, dan yang penting tidak pernah mendesak.”

Dari kutipan ini muncul Matriks Eisenhower, kerangka kerja produktivitas untuk memprioritaskan tugas. Ini adalah kuadran dua kali dua dengan empat kotak. Sumbu y mencakup "penting" dan "tidak penting", dan sumbu x mencakup "mendesak" dan "tidak mendesak". Anda akan menempatkan sumbu x di atas sumbu y, menyisakan ruang untuk menulis seperti pengaturan ini:

klik untuk memperbesar

Catatan: Garis hanya untuk referensi ilustrasi.

Setiap kotak memiliki label – lakukan (penting dan mendesak), putuskan (penting dan tidak mendesak), delegasikan (tidak penting dan mendesak), hapus (tidak penting dan tidak mendesak).

Beginilah cara kerja eksekusi:

• LAKUKAN tugas yang harus dilakukan sekarang. Itu bisa berarti jam ini, minggu ini, atau bulan ini, tetapi saya lebih suka mendefinisikan "sekarang" sebagai "hari ini".
• Tugas MEMUTUSKAN mengharuskan Anda untuk memutuskan kapan harus menyelesaikannya. Jadwalkan waktu di kalender Anda untuk menyelesaikan tugas ini sebelum seseorang mengisi blok waktu dengan rapat lain.
• Tugas DELEGASI memiliki kepentingan untuk diselesaikan hari ini (atau minggu ini), tetapi Anda tidak memiliki waktu atau kapasitas untuk menyelesaikannya, jadi Anda akan mendelegasikannya. (Lebih lanjut tentang ini nanti.)
• HAPUS tugas tidak sepadan dengan waktu dan energi Anda atau orang lain. Hapus tugas atau pertimbangkan kembali kepentingannya dan pindahkan ke delegasi.

Meskipun saya menggunakan Matriks Eisenhower untuk tugas saya dan tidak membaginya dengan tim saya, Anda dapat membuat matriks untuk pertimbangan individu atau tim Anda. (Jika ada orang di tim saya yang perlu melihat milik saya, itu tersedia melalui server Sharepoint saya.)

Berikut adalah langkah-langkah untuk membuat Eisenhower Matrix di alat pencatat Microsoft OneNote.

Langkah 1: Siapkan setiap sumbu

Beri label halaman "Matriks Eisenhower." Pada baris pertama, beri label sumbu x Anda, ketik "URGENT" dan "NOT URGENT". Pastikan untuk menyisakan ruang untuk label sumbu y (akan ditambahkan berikutnya) dan di antara dua kategori sumbu x, sehingga Anda memiliki ruang untuk menambahkan tugas di bawah masing-masing.

Selanjutnya, beri label sumbu y Anda, ketik "PENTING" diikuti dengan "TIDAK PENTING", sisakan ruang di antara masing-masing untuk menulis tugas.

Layar hasil Anda akan terlihat seperti ini:

klik untuk memperbesar

TIP: Gunakan font gaya judul untuk label sumbu Anda sehingga jelas terlihat menonjol dari tugas Anda.

Langkah 2: Beri label kuadran

Sekarang, Anda dapat mengidentifikasi setiap kotak. Di baris yang sama dengan PENTING, beri label kotak teks di bawah URGENT sebagai "LAKUKAN" dan di bawah TIDAK URGENT sebagai "PUTUSAN".

Pindah ke baris NOT PENTING dan tambahkan kotak teks di bawah URGENT sebagai "DELEGATE" dan di bawah NOT URGENT sebagai "DELETE".

Seharusnya terlihat seperti ini:

klik untuk memperbesar

Di bawah setiap label kuadran, klik kanan dan pilih fungsi "Tag as To Do". (Ini adalah ikon dengan tanda centang merah di dalam kotak.) Sekarang, Anda dapat membaca daftar tugas untuk masing-masing tugas.

TIP: Gunakan heading dua gaya untuk judul kuadran.

Langkah 3: Brain membuang tugas Anda

Tuliskan semua tugas Anda di kuadran pertama Anda. Ya, letakkan semuanya di bawah DO untuk saat ini. Tarik mereka dari banyak buku catatan, catatan tempel, dan sobekan kertas di meja Anda. Tarik mereka dari catatan, daftar, dan berbagai aplikasi ponsel Anda. Tambahkan semua yang dapat Anda pikirkan – selama itu adalah tugas yang menjadi tanggung jawab Anda secara pribadi. Misalnya, jika tim Anda ditugaskan untuk membuat artikel blog dan tanggung jawab Anda adalah untuk membuktikannya, Anda akan mencantumkan tugas tersebut sebagai "bukti artikel blog" karena hanya itu yang menjadi tanggung jawab Anda. Ini adalah repositori pribadi Anda.

Berikut adalah contoh daftar tugas saya dengan 15 tugas, mulai dari memeriksa email hingga memutuskan manajer aset digital baru.

klik untuk memperbesar

Langkah 4: Pindahkan tugas Anda ke kuadran

Pindahkan tugas Anda dari placeholder DO ke kuadran yang sesuai. Jangan memprioritaskan mereka dalam kuadran; pindahkan saja mereka ke tempat yang seharusnya. Untuk tugas-tugas yang akan tetap dilakukan, pikirkan tentang apa yang dapat Anda selesaikan sekarang – hari ini dan hanya hari ini. Pertimbangkan berapa banyak pertemuan yang Anda adakan dan tanggung jawab lain yang Anda miliki hari ini. Anda mungkin hanya memiliki satu tugas DO untuk dikerjakan hari ini, dan itu tidak masalah. Itu sebabnya daftar tugas di bawah PUTUSKAN dan DELEGASI kemungkinan akan lebih panjang. Jangan takut untuk memindahkan sesuatu ke DELETE. Itu ada karena suatu alasan.

Inilah tampilan contoh saya – tiga item di bawah LAKUKAN, tujuh tugas di bawah PUTUSKAN, empat hal di bawah DELEGASI, dan satu tugas di bawah DELETE:

klik untuk memperbesar

Langkah 5: Prioritaskan tugas kuadran

Atur tugas di setiap kuadran dari yang paling penting hingga yang paling tidak penting. Anda mungkin menyadari beberapa tugas harus dipindahkan ke kuadran yang berbeda – itu bisa diterima. Misalnya, jika sesuatu di daftar LAKUKAN Anda tidak dapat diselesaikan hari ini, Anda harus memindahkannya ke DELEGASI. Mendelegasikan tugas membantu Anda naik ke tingkat produktivitas yang lebih tinggi.

Begini tampilan matriks saya dengan peringkat dalam urutan prioritas. Misalnya, di bawah PUTUSKAN, prioritas No. 1 adalah memeriksa email, sedangkan tugas No. 2 adalah menyajikan hasil ROI kampanye musim dingin ke C-suite dengan subtugas (yang awalnya dicantumkan sebagai tugas terpisah) di bawahnya – hitung ROI kampanye musim dingin.

klik untuk memperbesar

TIPS: Cantumkan tugas yang saling terkait secara berurutan, lalu gunakan tombol tab untuk membuat indentasi subtugas di bawah tugas utama untuk menunjukkan urutan operasi.

Langkah 6: Ambil tindakan

Di sinilah letak keindahan menggunakan OneNote untuk membuat matriks – kemampuan untuk menambahkan tag. Klik kanan pada tugas dan pilih kotak dengan tanda centang dan bintang emas.

Beberapa tag manajemen tugas favorit saya adalah:

• Prioritas agenda No.1
• Diskusikan dengan <orang A>
• Diskusikan dengan manajer

Sementara tag tersebut masuk dalam daftar terprogram, tag lain dapat disesuaikan. Misalnya, Anda dapat membuat tag yang menggantikan <Person A> dengan nama kolega atau memperbarui tag proyek dengan nama kampanye. Tambahkan tag untuk menunjukkan klien atau platform. Lakukan apa pun yang berhasil untuk Anda.

Saya juga memanfaatkan fitur bendera, yang sangat membantu untuk tugas-tugas di kuadran PUTUSKAN. Ini memungkinkan Anda menentukan tanggal tugas, dari label umum seperti "besok" atau "minggu depan" hingga tanggal kalender. Anda dapat menyinkronkan tugas-tugas ini ke kalender Microsoft Outlook Anda dan menyetel pengingat untuk penyelesaiannya.

Selain menggunakan tag dan bendera, saya menggunakan tanda kurung untuk membuat catatan, seperti kepada siapa saya harus mendelegasikan tugas atau siapa yang perlu ditanggapi sebelum saya dapat menyelesaikan tugas. Meskipun saya menggunakan tag “Diskusikan dengan <Person>”, catatan tanda kurung memungkinkan saya melihat siapa tanpa mengarahkan mouse ke kotak centang tugas.

Inilah tampilannya dalam matriks saya:

klik untuk memperbesar

TIP: Jika Anda merasa terbantu, gunakan kode warna untuk membedakan tema atau elemen yang konsisten, seperti proyek atau kolega.

Langkah 7: Buat dan ikuti aturan Anda

Agar matriks saya tetap dapat dikelola, saya mengikuti beberapa aturan sederhana:

Biarkan semua tugas terlihat di satu halaman

Jika daftar tugas saya keluar dari layar atau halaman, saya memiliki terlalu banyak tugas. Terlalu banyak tugas berarti sudah waktunya untuk merevisi tugas di kuadran, khususnya DELEGATE dan DELETE. Saya tahu apa yang Anda pikirkan: “Bagaimana jika saya memiliki lima prioritas utama? Tidak mungkin saya bisa menyimpan semua tugas saya di atas flip.”

Jika Anda mencapai titik itu, Anda tidak memprioritaskan dengan benar. Anda benar-benar hanya dapat melakukan banyak hal dalam sehari.

Batasi prioritas Anda menjadi tiga dalam sehari

Taruh tidak lebih dari tiga tugas prioritas di kuadran DO Anda. Ya, saya bilang tiga. Tentu, Anda memiliki item lain di kuadran DO Anda setiap hari, tetapi hanya tiga yang harus menjadi prioritas utama. Selain itu, tugas di kuadran DO saya tidak berarti akan selesai hari itu juga. Penempatannya berarti saya memprioritaskan mengerjakannya hari ini.

TIP: Jika Anda harus menyelesaikan tugas hari ini, pindahkan yang lainnya ke PUTUSKAN dan DELEGASI. Beri tahu rekan Anda bahwa Anda tidak tersedia untuk mengerjakan apa pun kecuali prioritas utama itu. Blokir kalender hari itu agar rapat tidak ditambahkan.

Pindahkan tugas yang didelegasikan dari matriks

Setelah Anda mendelegasikan tugas, pindahkan ke halaman terpisah yang disebut "didelegasikan" dan periksa perkembangannya. Bagi saya, check-in harian agak banyak, tetapi setiap hari membuat komunikasi tetap mengalir tanpa mengganggu.

Dengan mengikuti aturan saya, matriks saya sekarang tidak memiliki tugas di bawah DELEGATE, hanya tiga tugas di bawah LAKUKAN, dan beberapa tugas lagi ditambahkan ke PUTUSKAN:

klik untuk memperbesar

Halaman tugas saya yang didelegasikan mencakup empat tugas beserta nama-nama yang menanganinya:

klik untuk memperbesar

Buat halaman kemenangan

Melacak kemenangan saya – menyelesaikan tugas – adalah hasil terbaik dari matriks saya. Setiap tugas yang diselesaikan akan dipindahkan ke halaman kemenangan. Ini berfungsi sebagai dokumentasi informal pekerjaan Anda. Saya suka melihat halaman kemenangan saya ketika saya merasa belum produktif dan menemukan bukti bahwa saya telah menyelesaikan tugas.

Halaman kemenangan saya adalah daftar tugas berpoin yang disalin dan ditempel dari Matriks Eisenhower saya saat saya menyelesaikannya. Saya menambahkan tanggal penyelesaian ke setiap baris tugas. Sesekali, saya membuat catatan dalam tanda kurung. Inilah tampilan tujuh tugas yang diselesaikan pada bulan Februari:

klik untuk memperbesar

Itu sistem saya. Ini mungkin tampak seperti banyak pada awalnya, jadi KISS dulu – Keep It Simple, Silly. Jangan terlalu khawatir tentang menambahkan bendera dan tag sampai Anda merasa nyaman untuk memindahkan dan menambahkan tugas ke matriks. Anda membuat alat ini untuk membantu Anda – sesuaikan dengan apa yang terbaik bagi Anda dan singkirkan tugas-tugas itu dari taman.

Semua alat yang disebutkan dalam artikel diidentifikasi oleh penulis. Jika Anda memiliki alat untuk disarankan, jangan ragu untuk menambahkannya di komentar.

Gambar sampul oleh Joseph Kalinowski/Content Marketing Institute