Manajemen Kontrak: Memahami Siklus Hidup Kontrak

Mengelola proyek itu rumit. Manajer proyek dilatih untuk merencanakan jadwal dan mengalokasikan sumber daya untuk memenuhi tenggat waktu dan tetap dalam anggaran. Tetapi begitu Anda membuat kontrak dengan orang-orang di luar organisasi Anda, masalah hukum dan logistik bisa menjadi luar biasa.

Perusahaan mempekerjakan manajer kontrak untuk mengelola proses kontrak yang sering kali rumit ini. Meskipun tidak setiap organisasi memiliki manajer kontrak, setiap orang yang memimpin proyek yang melibatkan vendor dan kontraktor karyawan perlu memiliki pemahaman tentang manajemen kontrak.

Apa itu Manajemen Kontrak?

Manajemen kontrak adalah proses mengelola kontrak. Ini termasuk kiriman, tenggat waktu, dan syarat dan ketentuan kontrak. Ini tidak hanya memfasilitasi proses kontrak; tetapi juga mengelola pelanggan dan kepuasan mereka.

Seringkali orang hanya memikirkan pembangunan kontrak yang ditandatangani, yang dikenal sebagai administrasi kontrak. Meskipun periode negosiasi ini penting, adalah suatu kesalahan untuk mengabaikan apa yang terjadi setelah kontrak diberikan. Ini adalah saat manajemen kontrak yang sebenarnya dimulai.

Manajemen kontrak digunakan dalam organisasi baik di sektor publik maupun swasta untuk mengelola kontrak secara efektif setelah ditandatangani untuk menciptakan kinerja operasional dan keuangan yang lebih baik. Ini juga membantu mengurangi risiko keuangan bagi organisasi. Meskipun memakan waktu, memiliki proses manajemen kontrak yang baik mengurangi biaya dan meningkatkan kinerja.

Apa itu Manajemen Siklus Hidup Kontrak?

Manajemen siklus hidup kontrak berbeda dengan manajemen kontrak. Yang terakhir lebih tentang mengelola kontrak dengan email, spreadsheet, dan penyimpanan file. Manajemen siklus hidup kontrak adalah pendekatan strategis untuk manajemen kontrak yang mendapatkan efisiensi yang lebih besar dari aktivitas dengan menggabungkan orang, proses, dan teknologi.

Manajemen siklus hidup kontrak atau CLM adalah tentang mengotomatisasi dan merampingkan proses yang terlibat dalam berbagai tahap manajemen kontrak, seperti inisiasi, authoring, proses dan alur kerja, negosiasi dan persetujuan, eksekusi, manajemen berkelanjutan dan kepatuhan, dan pembaruan. Tujuan akhirnya adalah untuk menghemat waktu dan uang sekaligus mengurangi kesalahan.

Ini dilakukan dengan menggunakan perangkat lunak CLM, yang memberi pengguna visibilitas yang lebih besar tentang apa yang dibelanjakan oleh perusahaan dan menyederhanakan proses kontrak untuk efisiensi yang lebih besar yang mengarah pada biaya administrasi yang lebih rendah. Hal ini dicapai melalui manajemen kontrak pengadaan dan penjualan, otomatisasi, standarisasi, dan lainnya untuk membuat kontrak dengan cepat dan mudah.

Siapa yang Terlibat dalam Manajemen Kontrak?

Beberapa organisasi akan memiliki orang yang berdedikasi untuk manajemen kontrak yang dikenal sebagai manajer kontrak. Mereka mengarahkan dan mengawasi kontrak saat mereka bergerak melalui siklus hidup mereka. Dalam arti, mereka adalah perantara yang bekerja sebagai jembatan yang menghubungkan perusahaan, karyawan, pelanggan, vendor, dan kontraktor.

Manajer kontrak akan memfasilitasi negosiasi, rekomendasi, dan semua pencatatan yang terkait dengan proses kontrak. Mereka meneliti semua masalah hukum yang terkait dengan kontrak dan membantu menegosiasikan syarat dan ketentuan dengan klien dan pihak ketiga.

Beberapa tugas manajer kontrak termasuk menyiapkan penawaran komersial, mengembangkan dan mempresentasikan proposal proyek, bertemu dengan klien, memperkirakan anggaran, menegosiasikan persyaratan kontrak, dan banyak lagi. Keahlian mereka termasuk memiliki pengetahuan tentang hukum kontrak dan mahir dalam manajemen hubungan.

Terkait: Proses Lelang Kontrak Konstruksi

Mengapa Manajemen Kontrak Penting?

Kontrak itu penting. Merupakan dokumen yang mengikat secara hukum antara seorang karyawan dengan kontraktor atau vendor yang akan melaksanakan pekerjaan. Oleh karena itu, manajemen kontrak sama pentingnya karena membantu memastikan pekerjaan kontrak dilakukan secara efektif. Ini berhasil bagi kedua belah pihak yang terlibat dalam hal strategi dan prosedur bisnis.

Karena begitu banyak strategi bisnis organisasi bergantung pada keberhasilan negosiasi kontrak, prosesnya dapat memakan waktu. Menggunakan manajemen kontrak membantu mendedikasikan jumlah yang tepat dari sumber daya yang dibutuhkan.

Tetapi begitu kontrak ditandatangani, kebutuhan untuk memantau dan mengawasi pelaksanaannya sangat penting untuk memenuhi kewajiban kontrak. Kegagalan untuk menerapkan proses manajemen kontrak dapat menghabiskan uang dan waktu organisasi melalui denda dan litigasi yang dikenakan—belum lagi mengikis hubungan bisnis yang penting.

Manajemen kontrak terus menjadi manfaat bahkan setelah kontrak diselesaikan dan layanan diperoleh. Tanpa pengawasan, ini dapat menyebabkan kegagalan untuk memenuhi semua kewajiban kontrak. Semua ini mengikis nilai proyek dan bahkan dapat menyebabkan kegagalan untuk mencapai tujuannya.

Apa Tahapan Proses Manajemen Kontrak?

Manajemen kontrak, seperti jenis manajemen lainnya, memiliki proses. Hal ini memungkinkan pengelolaan kontrak dikendalikan dan memastikan tidak ada hal penting yang pernah diabaikan. Serangkaian tindakan ini dapat dipecah menjadi tujuh langkah:

1. Perencanaan

Tahap ini adalah ketika kebutuhan organisasi diidentifikasi, tujuan ditetapkan, dan risiko ditentukan. Ingat, kontrak itu mengikat secara hukum, jadi uji tuntas itu penting. Mengetahui jenis kontrak, kesepakatan standar apa saja yang dapat digunakan, menentukan siapa yang bertanggung jawab atas apa dan sumber daya yang dibutuhkan untuk melaksanakan kontrak.

2. Penyusunan

Jika ada penasihat internal atau pengacara yang bekerja dengan organisasi Anda, inilah titik untuk berkonsultasi dengan mereka. Mereka bahkan mungkin memiliki template untuk dikerjakan saat kontrak dibuat. Ini akan membantu memastikan semua klausa dan persyaratan yang diperlukan disertakan. Juga, pertimbangkan undang-undang negara bagian atau negara yang mungkin memengaruhi kontrak. Luangkan waktu dan pastikan semuanya benar.

3. Menyetujui

Langkah selanjutnya adalah mendapatkan persetujuan dari manajer atau eksekutif untuk memeriksa draft kontrak dan melihat apakah mereka memiliki komentar atau koreksi sebelum menyelesaikan dokumen. Fase proses ini bergantung pada cara kerja organisasi Anda, dan apakah mereka memiliki prosedur audit atau kebijakan lain tentang pengadaan tertentu. Pada titik ini, siapkan sistem untuk memberi tahu pihak yang menyetujui sehingga mereka dapat melihat, mengedit, dan mengomentari kontrak secara real time.

4. Negosiasi

Tahap negosiasi akan melibatkan penelitian kebutuhan pihak lain sebelum duduk di meja perundingan. Saat semua orang membuat perubahan pada kontrak, akan sangat membantu jika dokumen tersebut dibagikan dan dikolaborasikan secara real time. Mengocok bolak-balik antara versi kontrak yang berbeda melalui email melalui dokumen fisik meningkatkan kemungkinan kesalahan dan peningkatan biaya.

5. Penandatanganan

Setelah kedua belah pihak menyetujui kontrak, itu ditandatangani oleh mereka, yang menjadikannya dokumen yang mengikat secara hukum. Meskipun kita sering membayangkan penandatanganan kontrak terjadi secara langsung, itu tidak selalu terjadi. Dengan pertemuan virtual dan ekonomi global, mendapatkan tanda tangan bisa lebih sulit. Lebih banyak perusahaan menggunakan tanda tangan elektronik untuk memfasilitasi tahap ini.

6. Merevisi

Sudah umum bahwa kontrak yang ditandatangani akan diubah atau direvisi. Melacak perubahan ini penting dan menyoroti pentingnya proses manajemen kontrak yang andal. Kontrak harus dibagikan, mudah diedit dan ditambahkan amandemen sesuai kebutuhan.

7. Memperbarui

Terakhir, ada manajemen yang mengikuti tanda tangan, bisa berupa audit, perpanjangan kontrak, dan kewajiban lainnya. Kontrak harus diaudit secara teratur untuk memastikan kewajiban di dalamnya terpenuhi. Ini termasuk memperbarui kontrak bila diperlukan. Kehilangan perpanjangan adalah kesempatan yang hilang dan dapat merusak hubungan antara pemilik dan kontraktor.

Praktik Terbaik untuk Manajemen Siklus Hidup Kontrak

Saat menerapkan manajemen siklus hidup kontrak, ada beberapa hal yang harus dilakukan untuk membantu proses bekerja lebih efektif. Untuk satu, mendigitalkan dan mengotomatisasi proses selalu disarankan. Hal ini terjadi dua kali lipat ketika mengelola portofolio kontrak atau berurusan dengan kontraktor dan vendor yang terpisah secara geografis.

Otomatisasi

Mengotomatiskan pemberitahuan untuk melacak kapan kontrak untuk pembaruan atau kewajiban di dalamnya dikirimkan. Kesalahan manusia bisa mahal, tetapi ketika pengingat diatur pada perangkat lunak maka Anda selalu menyadari kapan tenggat waktu datang.

Pelaporan

Memiliki fitur pelaporan pada alat perangkat lunak penting untuk anggaran, yang terus berubah selama proyek berlangsung. Anggaran direncanakan dan diuraikan pada kontrak, tetapi proyek yang sebenarnya mungkin membuat Anda mengeluarkan terlalu banyak uang. Anda memerlukan alat untuk memeriksa apa yang Anda rencanakan untuk dibelanjakan dan apa yang sebenarnya Anda belanjakan.

Gunakan Perangkat Lunak Manajemen Proyek

Sebagian besar praktik terbaik ini bergantung pada perangkat lunak manajemen proyek yang berbasis cloud dan karenanya memberikan data waktu nyata. Menggunakan alat online mendorong transparansi yang lebih besar dalam proses manajemen kontrak Anda.

Bagaimana ProjectManager Membantu Mengatur Kontrak Anda

ProjectManager adalah perangkat lunak berbasis cloud yang mengatur segala sesuatu yang berkaitan dengan proyek Anda, mulai dari tugas hingga tim dan kontrak yang dibuat dengan vendor dan kontraktor. Ini membantu organisasi Anda memenuhi kewajiban, menghindari miskomunikasi dan tidak pernah melewatkan pembaruan.

Rencana

Gunakan perangkat lunak kami untuk merencanakan, menjadwalkan, memantau, dan melaporkan proyek, sekaligus menjadikan alat kami sebagai hub pusat untuk semua dokumentasi proyek. Karena kami memiliki penyimpanan file tak terbatas, semua kontrak dikumpulkan di satu tempat. Itu membuatnya mudah untuk menemukannya saat dibutuhkan, tanpa harus mencari email atau hard drive eksternal.

Berkolaborasi

Saat Anda bernegosiasi dan bahkan setelah Anda menyetujui kontrak dengan vendor dan subkontrak, jaga agar mereka tetap terhubung dengan platform kolaboratif kami. Sangat mudah untuk memasukkan mereka ke dalam alat sementara pengaturan keamanan hanya memberi mereka akses ke bagian-bagian dari perangkat lunak yang Anda ingin mereka lihat. Bagikan dokumen dan buat tugas yang memungkinkan semua pihak berkomentar dan berdialog secara real-time.

Melacak

Tentu saja, masih ada lagi. Dasbor real-time akan memberikan tampilan tingkat tinggi dari proyek dan kemajuan serta kinerjanya untuk memastikan pekerja kontrak mematuhi syarat dan ketentuan kontrak. Laporan memperluas lensa ini untuk data langsung secara lebih mendetail. Dapatkan manajemen kontrak dan manajemen proyek konstruksi yang lebih baik semuanya dalam satu alat.

ProjectManager adalah perangkat lunak pemenang penghargaan yang membantu proyek berjalan lebih efisien. Dari bagan Gantt online untuk perencanaan visual hingga platform kolaboratif yang membantu tim bekerja sama dengan lebih baik, setiap aspek manajemen proyek Anda tercakup. Bergabunglah dengan puluhan ribu tim yang sudah menggunakan alat kami dan ikuti uji coba 30 hari ini hari ini.