Panduan Singkat untuk Risiko Kontraktor & Manajemen Risiko Kontraktor

Risiko selalu hadir dalam proyek konstruksi. Menurut definisi, risiko konstruksi terasa tidak terduga dan merusak, tetapi Anda dapat mengidentifikasi dan mengelolanya.

Anda mungkin merasa dapat mengendalikan risiko dalam organisasi dan tim manajemen konstruksi Anda—tetapi apa yang terjadi ketika Anda bekerja dengan kontraktor independen? Tiba-tiba, keberhasilan proyek konstruksi berada di pundak mereka yang kurang bertanggung jawab kepada Anda.

Seperti halnya administrasi kontrak, risiko kontraktor juga penting untuk dipahami. Ini membutuhkan penyaringan dan perlindungan diri Anda dari masalah yang mungkin timbul dalam hubungan Anda dengan kontraktor umum dan pekerjaan mereka di proyek. Itu mengarah pada manajemen risiko kontraktor, daftar risiko, dan rencana manajemen risiko, yang dapat membantu Anda mengelola risiko kontraktor pada proyek Anda.

Apa itu Risiko Kontraktor dalam Manajemen Konstruksi?

Kontraktor umum (GC) biasanya mengawasi lokasi konstruksi dan mengelola pekerjaan subkontraktor. GC juga mengelola vendor dan perdagangan yang terkait dengan proyek konstruksi. Mereka berfungsi sebagai titik komunikasi sentral antara semua pihak yang terlibat.

Kontraktor independen, di sisi lain, juga merupakan karyawan non-gaji yang dipekerjakan untuk pekerjaan sementara. Oleh karena itu, mereka tidak diberikan tunjangan dan seringkali dibayar dengan tarif yang lebih tinggi karena itu.

Meskipun ada manfaat untuk menyewa kontraktor umum dan subkontraktor, mereka juga bisa menjadi usaha yang berisiko. Setiap proses manajemen risiko harus mencakup pembagian risiko antara kontraktor, manajer proyek dan kantor manajemen proyek konstruksi.

Artinya, kontraktor umum harus memiliki proses mitigasi risiko sendiri yang bekerja sama dengan manajer proyek konstruksi. Mereka harus melakukan identifikasi dan analisis risiko di seluruh proyek dan memiliki rencana manajemen risiko.

Apa itu Manajemen Risiko Kontraktor?

Manajemen risiko kontraktor adalah proses mengidentifikasi, menilai, dan mengendalikan risiko yang terkait dengan kontraktor organisasi. Ini digunakan untuk mengelola pekerjaan kontraktor umum dan subkontraktor.

Risiko adalah bagian dari proyek konstruksi apa pun, tetapi mengelola risiko itu menjadi lebih sulit ketika risiko itu ditanggung oleh kontraktor independen, bukan di bawah wewenang penuh organisasi.

Manajemen risiko kontraktor mendefinisikan parameter hubungan dan menjelaskan siapa yang bertanggung jawab atas apa yang harus dilakukan dalam menyiapkan proses manajemen risiko. Itu termasuk mengidentifikasi dan mengurangi risiko yang mungkin menjadi masalah aktif dalam proyek konstruksi.

Jelas, ini membutuhkan banyak koordinasi antara manajer proyek dan kontraktor umum yang dapat Anda fasilitasi dengan perangkat lunak manajemen proyek konstruksi. ProjectManager adalah perangkat lunak berbasis cloud yang menghubungkan tim secara real time, baik di lokasi pekerjaan konstruksi maupun di kantor. Kumpulkan risiko pada tampilan daftar kami, tetapkan pemilik dan, saat dalam proses mitigasi, lacak status. Coba ProjectManager hari ini gratis!

Mengapa Manajemen Risiko Kontraktor Penting?

Proses manajemen risiko kontraktor sangat penting untuk keberhasilan proyek. Pertama, memberikan pedoman keselamatan bagi pekerja, yang penting bagi mereka yang bekerja di bidang konstruksi yang berbahaya.

Menggunakan sistem manajemen risiko kontraktor juga menyederhanakan operasi Anda. Anda dapat menerapkan pekerjaan yang Anda lakukan pada proyek Anda saat ini saat Anda merencanakan proyek masa depan. Ini juga memberi tim Anda alat yang mereka butuhkan untuk membuat keputusan yang tepat untuk menghindari risiko.

Memiliki rencana manajemen risiko kontraktor akan meningkatkan kepercayaan keseluruhan tim proyek. Ini seperti bekerja dengan jaring pengaman dan membantu mereka menyeimbangkan faktor risiko. Itu menghemat waktu dan sumber daya, yang dapat mengarah pada peningkatan keuntungan.

5 Langkah Sederhana untuk Hubungan Kontraktor yang Lebih Baik

Selalu ada cara untuk meningkatkan manajemen risiko kontraktor Anda. Setelah Anda mulai menyiapkan proses manajemen risiko, Anda akan menemukan bahwa, ketika masalah muncul, Anda siap menghadapinya. Namun terlepas dari seberapa siap Anda, selalu ada ruang untuk perbaikan saat mengelola risiko kontraktor.

1. Kontraktor Konstruksi Bukan Karyawan: Anda telah membentuk kemitraan sementara dengan kontraktor Anda. Mereka bukan karyawan, tetapi Anda ingin kontraktor merasa menjadi bagian dari proyek dan partisipasi mereka dihargai.
2. Tetap Konsisten: Salah satu yang paling penting adalah menjaga segala sesuatunya tetap konsisten. Memiliki proses manajemen yang berbeda dengan kontraktor, konsultan, dan pekerja lepas yang berbeda adalah bisnis yang buruk. Penggajian, onboarding, dan offboarding harus konsisten di seluruh pekerja eksternal dan internal.
3. Tetapkan Harapan: Kontraktor perlu tahu apa yang seharusnya mereka lakukan. Tidak menetapkan harapan adalah komunikasi yang buruk, dan menyebabkan kontraktor keluar jalur. Manajer harus mengadakan pertemuan rutin dengan kontraktor dan mendapatkan laporan status dari mereka untuk memastikan semuanya berjalan sesuai rencana.
4. Buat Rantai Komando: Anda ingin kontraktor Anda melaporkan status mereka secara teratur. Tetapi Anda tidak ingin proses itu menjadi terlalu rumit atau membingungkan. Ini akan membuat kontraktor Anda frustrasi, yang mengarah pada produktivitas yang buruk. Jelaskan kepada siapa kontraktor harus melapor dan kapan mereka perlu melapor kepada mereka.
5. Pertahankan Jalur Komunikasi Terbuka: Komunikasi mengikat semua tips ini bersama-sama. Kurangnya komunikasi adalah pembunuh pada proyek apa pun dan terlebih lagi ketika Anda berurusan dengan kontraktor. Pastikan rencana komunikasi Anda jelas dengan kontraktor.

Praktik Terbaik Manajemen Risiko Kontraktor

Siklus hidup kontraktor berjalan: prakualifikasi, tugas pra-pekerjaan dan penilaian risiko, pelatihan dan orientasi kontraktor, pemantauan pekerjaan dan evaluasi pasca-pekerjaan. Mengikuti siklus ini adalah kerangka kerja yang bagus untuk manajemen risiko kontraktor Anda.

Perusahaan pihak ketiga dapat melakukan prakualifikasi, yang melihat statistik keselamatan kontraktor. Mereka akan menyertakan metrik untuk menilai kontraktor. Nilai kelulusan memberikan keamanan bahwa Anda bekerja dengan seorang profesional.

Tentu saja, tugas pekerjaan dan fase penilaian risiko adalah daging dari manajemen risiko kontraktor mana pun. Ada baiknya memiliki matriks risiko internal saat memulai fase ini. Tanggung jawab asuransi, jenis pekerjaan dan peralatan yang digunakan dan sebagainya juga akan menjadi faktor di sini.

Sebagian besar organisasi menggunakan keterampilan dan orientasi keselamatan dan pelatihan di tempat. Fase ini juga dapat mencakup izin khusus. Agar dapat bekerja, kontraktor harus menyelesaikan pelatihan ini, yang menambah keselamatan secara keseluruhan dan mengurangi risiko di lokasi kerja.

Manajemen risiko kontraktor tidak berakhir begitu pekerjaan dimulai. Harus ada inspeksi, yang mungkin termasuk daftar periksa harian, penilaian bulanan atau penelusuran mingguan. Anda juga harus mengevaluasi kontraktor setelah pekerjaan bagi organisasi untuk mempelajari apa yang benar dan apa yang salah. Dengan cara ini mereka dapat meningkatkan manajemen risiko kontraktor mereka ke depan.

Hal-hal yang Harus Dihindari dalam Manajemen Risiko Kontraktor

Ironisnya, salah satu hal terburuk yang dapat Anda lakukan saat mengelola risiko kontraktor adalah mempekerjakan terlalu banyak kontraktor. Outsourcing dapat membuat Anda mendapat masalah. Pendapat siapa tentang karya itu yang harus Anda dengarkan, misalnya?

Masalahnya adalah Anda mungkin lebih menyukai satu kontraktor daripada yang lain. Ini tidak akan cocok dengan yang lain. Ini juga menunjukkan kurangnya kepemimpinan di pihak Anda. Manajer adalah pengambil keputusan. Membuat keputusan tentang bagaimana mengelola proyek dan kemudian melaksanakannya.

Ketika Anda memiliki jalan ke depan dan telah mengomunikasikannya dengan jelas kepada kontraktor yang Anda pilih, semuanya akan berjalan lebih lancar. Hal lain yang perlu diingat adalah pentingnya pelaporan. Begitulah cara Anda tetap berhubungan dengan pekerjaan yang dilakukan kontraktor Anda.

Anda perlu memantau dan melacak kemajuan dan kinerja mereka untuk memastikan mereka memenuhi tolok ukur yang telah Anda siapkan untuk proyek tersebut. Melacak lebih dari satu kontraktor bisa lebih sulit, tetapi masalah itu diselesaikan dengan bantuan perangkat lunak manajemen proyek.

Bagaimana ProjectManager Membantu Mengelola Risiko Kontraktor

ProjectManager adalah perangkat lunak berbasis cloud yang memungkinkan Anda memantau dan melacak risiko kontraktor secara real time. Alat kami tidak hanya menangkap masalah yang muncul tetapi memungkinkan manajer untuk merencanakan bagaimana menyelesaikan masalah tersebut sebelum menjadi masalah yang mengesampingkan keseluruhan proyek.

Buat Rencana Manajemen Risiko di Gantt Charts

Untuk mengurangi risiko kontraktor, Anda perlu mengidentifikasi risiko dan memiliki rencana untuk merespons dengan cepat dan efektif. Bagan Gantt online ProjectManager dapat membuat rencana mitigasi risiko yang dapat Anda bagikan dengan kontraktor. Anda juga dapat menentukan sumber daya dan anggaran. Jika masalah muncul, Anda dapat menjalankan rencana tersebut.

Lacak Kemajuan di Dasbor

Gantt akan menunjukkan persentase selesai, tetapi untuk tampilan tingkat tinggi tentang kemajuan dan kinerja kontraktor Anda, gunakan dasbor waktu nyata ProjectManager. Tidak seperti alat lain, Anda tidak perlu menghabiskan waktu untuk mengonfigurasi dasbor, semuanya sudah disiapkan dan siap digunakan. Dasbor langsung secara otomatis menangkap pembaruan status dan menghitung data, yang kemudian ditampilkan pada bagan dan grafik yang mudah dibaca.

Hasilkan Laporan Dengan Satu Klik

Manajer perlu melapor kepada tim kepemimpinan dan pemangku kepentingan. Mereka juga membutuhkan lebih dari sekadar tampilan tingkat tinggi dari proyek yang mereka kelola. Di situlah laporan sekali klik berguna. Dapatkan laporan terperinci tentang waktu, biaya, dan banyak lagi untuk memantau proyek dengan lebih baik. Anda dapat memfilter setiap laporan untuk hanya menampilkan informasi yang ingin Anda atau pemangku kepentingan Anda lihat. Kemudian, Anda dapat membagikan laporan dalam berbagai format untuk membantu semua orang tetap terhubung.

Ada begitu banyak hal yang dilakukan perangkat lunak kami di luar perencanaan dan pelacakan. Email dan pemberitahuan dalam aplikasi membuat Anda selalu diperbarui tentang apa yang terjadi dalam proyek. Platform kolaboratif memungkinkan kontraktor dan tim proyek lainnya untuk tetap terhubung. Bahkan ada timesheet yang disederhanakan, yang aman dan memberikan data lebih lanjut tentang berapa lama waktu yang dibutuhkan kontraktor untuk menyelesaikan tugas mereka.

ProjectManager adalah perangkat lunak pemenang penghargaan yang merencanakan, memantau, dan melaporkan risiko kontraktor. Gunakan data waktu nyata untuk manajemen risiko kontraktor yang lebih baik dan jaga agar proyek Anda bebas masalah dan sesuai jalur. Coba ProjectManager hari ini gratis!