Mengontrol Langkah Proses dalam Manajemen Bisnis

Operasi bisnis Anda hanya sebaik kemampuan Anda untuk memantau dan mengendalikannya. Misalnya, tim manufaktur akan hilang tanpa proses pengendalian yang memungkinkan mereka mengukur dan meningkatkan fungsi manajemen mereka.

Proses pengendalian manajemen sangat penting untuk bisnis apa pun untuk tetap bertahan. Saat Anda memantau dengan perangkat lunak dan mengontrol proses manufaktur Anda, Anda dapat melihat apa yang berhasil dan apa yang tidak.

Apa Proses Pengendalian dalam Manajemen Bisnis?

Proses pengendalian dalam manajemen bisnis adalah ketika manajer menetapkan, mengukur dan menyempurnakan operasi bisnis mereka dan mengelola pengendalian biaya.

Dengan menggunakan proses pengendalian, perusahaan dapat menavigasi perubahan pada rantai pasokan, permintaan pelanggan, dan variabel lain yang memengaruhi mata pencaharian perusahaan. Ini adalah tugas penting dalam menjaga pelarut bisnis apa pun.

Melalui proses pengendalian dalam manajemen, perusahaan dapat secara akurat mengetahui apakah rencana bergerak ke arah yang benar dan dilaksanakan sepenuhnya. Jika rencana itu tidak berhasil dan membuat perusahaan keluar jalur, mereka dapat memperbaiki kapal dan tetap berada di jalur.

Perangkat lunak manajemen proyek membantu Anda mengukur kinerja. ProjectManager adalah alat berbasis cloud yang melakukan ini secara real time. Anda dapat melihat perbedaan antara upaya yang direncanakan dan yang sebenarnya dengan dasbor langsung ProjectManager. Dasbor mengumpulkan data produksi, secara otomatis menghitung angka dan kemudian menampilkan hasilnya dalam grafik dan bagan yang mudah dibaca. Coba ProjectManager hari ini gratis!

Mengontrol Langkah Proses dalam Manajemen Bisnis

Ada prosedur lima langkah untuk mengendalikan proses yang akan membantu Anda mengatur, mengukur, dan mengubah aktivitas bisnis Anda—apakah itu produksi, pengemasan, pengiriman, atau proses bisnis lainnya.

Jika Anda tidak menerapkan proses pengendalian, maka Anda tidak benar-benar mengelola proses bisnis Anda. Anda tidak dapat memimpin tenaga kerja Anda tanpa mengendalikan prosesnya.

Untuk kontrol organisasi yang mengarah pada pemenuhan tujuan dan rencana strategis perusahaan Anda, ikuti lima langkah berikut:

1. Tetapkan Standar Kinerja

Anda memerlukan tujuan untuk bisnis Anda, tetapi Anda juga memerlukan panduan untuk tim Anda agar mereka tetap bekerja menuju tujuan itu. Tanpa standar seperti itu, mungkin saja mereka akan menjauh dari rencana, baik sengaja atau tidak.

Standar seperti tujuan yang ditugaskan ke departemen atau anggota tim tertentu. Mereka harus mencapai standar ini melalui kerja sama, kerja tim, dan upaya kolaboratif. Untuk memastikan standar ini terpenuhi, Anda harus memiliki kriteria untuk mengukurnya.

Dengan menyiapkan aturan yang dapat Anda ukur, Anda dapat menilai atau menilai kinerja untuk menjaga standar hasil. Ini membantu manajemen memahami bagaimana produksi berjalan, dan apakah itu sesuai rencana atau perlu penyesuaian. Memiliki standar untuk mendasarkan kinerja berarti bahwa pekerjaan tidak harus berhenti untuk mendapatkan gambaran tentang kemajuannya.

Ada dua kelompok standar: berwujud (atau spesifik) dan tidak berwujud (atau abstrak). Yang pertama dapat diukur; Anda dapat melihatnya dan menghitungnya. Yang terakhir tidak dapat dilihat atau dihitung. Standar berwujud adalah waktu, biaya, laba, pengeluaran, keluaran, dll. Standar tidak berwujud adalah kinerja manajer, sikap pekerja, dan sebagainya.

2. Ukur Kinerja

Menetapkan standar memungkinkan untuk mengukur kinerja menggunakan fungsi kontrol. Melalui pengukuran kinerja ini, Anda dapat dengan cepat menangkap dan memperbaiki setiap penyimpangan dari rencana sebelum keluar jalur dan menjalankan produksi ke lapangan.

Pengukuran lebih mudah ketika berhadapan dengan standar nyata yang dapat dilihat dan dihitung. Ini secara alami lebih sulit dengan standar tidak berwujud. Menurut definisi, kinerja tidak berwujud sulit diukur dalam sistem informasi, karena Anda tidak dapat mengukurnya.

Salah satu cara untuk menutupi kekurangan ini adalah dengan melihat kinerja seorang manajer melalui kacamata timnya. Bagaimana sikap tim terhadap pekerjaan mereka? Apakah moralnya tinggi? Bagaimana komunikasi antara tim dan manajer? Apakah tim setia satu sama lain, manajer mereka, dan perusahaan?

Meskipun ini adalah standar tidak berwujud, bersama-sama mereka melukiskan gambaran kinerja manajer. Semua pertanyaan itu berbicara tentang kemampuan manajer untuk berhasil mengelola tim mereka. Buat draf standar untuk mengukur apa yang dilakukan tim, apa kinerja yang diharapkan, dll. Anda dapat mengumpulkan data ini secara berkala berdasarkan laporan, baik mingguan, bulanan, triwulanan, atau tahunan.

Terkait: Template Laporan Kemajuan Gratis

3. Bandingkan Kinerja Aktual Terhadap Standar Kinerja

Setelah Anda memiliki dasar tentang bagaimana kinerja tim Anda saat membuat, mengemas, mengirim, dll., Anda dapat membandingkan kinerja aktual dengan yang direncanakan dan menentukan tingkat penyimpangan. Ini disebut varians, atau perbedaan antara kinerja dan tujuan yang sebenarnya. Jadwal dapat sangat membantu dalam menganalisis varians.

ProjectManager memiliki bagan Gantt online yang memungkinkan Anda untuk menetapkan tonggak nyata dan fase proyek, sehingga Anda dapat melihat sekilas apakah Anda lebih cepat atau lebih lambat dari jadwal. Plus, Gantt diperbarui secara real time saat tim Anda menyelesaikan pekerjaan mereka. Ikuti uji coba gratis dan buat jadwal dalam hitungan menit.

Manajer harus melihat data ini dan menerima atau menolak hasilnya. Hal ini tergantung pada penyimpangan dan dampaknya terhadap bisnis. Jika semuanya berjalan seperti yang diharapkan, itu bagus, tetapi kemungkinan besar akan ada semacam penyimpangan. Terserah manajer untuk menentukan apakah celah itu bisa diabaikan atau ditindaklanjuti.

4. Analisis Penyimpangan

Ini membawa kita ke langkah berikutnya: di mana Anda menganalisis data menggunakan batas yang dapat diterima. Jika standar tidak terpenuhi, manajer kemudian harus mencari tahu apakah kontrol lebih diperlukan—atau jika mungkin, standar itu sendiri harus diubah.

Jika ada kesenjangan antara kinerja yang direncanakan dan aktual, langkah selanjutnya adalah mencari tahu apa penyebabnya dan sejauh mana itu. Kemudian, Anda harus menentukan bagaimana penyimpangan ini berdampak pada bisnis. Jika perbedaannya hanya sedikit, maka mungkin tidak apa-apa untuk mengabaikannya. Tetapi jika kesenjangan mencerminkan keuntungan, menunjuk pekerja, mengubah atau memperbaiki peralatan dan masalah kritis lainnya, itu harus diatasi. Template analisis kesenjangan dapat membantu dalam proses pengambilan keputusan tersebut.

5. Ambil Tindakan Korektif

Setelah Anda menganalisis penyimpangan dan menentukan penyebabnya, manajer harus membuat rencana di mana tindakan korektif, pengendalian titik kritis, dan cara lain digunakan untuk menyelesaikan masalah. Hal ini untuk mengurangi penyimpangan dan memastikan standar terpenuhi. Ini mungkin melibatkan perubahan pada proses dan/atau perilaku.

Beberapa situasi yang ditemukan dalam proses pengendalian mungkin memerlukan tindakan korektif untuk menyelamatkan bisnis, sementara yang lain mungkin hanya kinerja di bawah standar yang perlu diperbaiki untuk meningkatkan proses dan mengembalikan produksi sesuai jadwal. Oleh karena itu, tindakan mungkin diperlukan segera karena urgensinya.

Tindakan korektif mencakup berbagai kegiatan. Misalnya, Anda dapat mengubah cara menjalankan operasi bisnis tertentu. Namun, beberapa operasi dan kinerja mungkin tidak dapat diubah dan mungkin memerlukan lebih banyak sumber daya. Misalnya, mempekerjakan lebih banyak anggota tim mungkin merupakan solusi untuk memperbaiki penyimpangan yang Anda temukan.

Sangat penting bahwa manajer memantau dan mengontrol proses dari awal sampai akhir. Itu tidak hanya mencakup proses pengendalian, tetapi setiap tindakan yang direncanakan untuk mengatasi penyimpangan atau mengatur ulang standar. Pemahaman tentang proses pengendalian menunjukkan jika rencana terpenuhi dan, jika tidak, tindakan apa yang perlu dilakukan agar rencana tersebut terpenuhi.

Bagaimana ProjectManager membantu Dengan Langkah Proses Kontrol

ProjectManager adalah perangkat lunak manajemen kerja berbasis cloud yang mengelola rencana dan memantau kinerja secara real time untuk membantu manajer membuat keputusan yang lebih berwawasan. Berbagai tampilan proyek memudahkan tim hibrida untuk menggunakan alat sesuai keinginan mereka, di mana pun mereka berada, apa yang mereka lakukan, atau tingkat keahlian mereka.

Lacak Kemajuan di Gantt Charts

Menetapkan standar kinerja dapat dilakukan pada bagan Gantt interaktif ProjectManager. Tonggak sejarah dapat diatur, tugas yang ditetapkan dan prioritas dan tag lain ditambahkan untuk mengatur standar dengan lebih baik. Garis dasar ditetapkan untuk menangkap rencana, yang kemudian dapat digunakan nanti untuk membandingkan kinerja aktual dengan standar dan tujuan yang ditetapkan. Kemudian, manajer dapat membagikan Gantt dengan tim dan pemangku kepentingan.

Ukur Performa di Dasbor

Mengukur kinerja aktual lebih akurat dengan perangkat lunak pelaporan berbasis cloud ProjectManager. Ini mengumpulkan data secara real time dan menampilkannya di dasbor langsung, yang juga dapat dibagikan dengan pemangku kepentingan. Laporan adalah cara untuk menggali data lebih dalam. Tim dapat mengirimkan laporan status untuk memperbarui kinerjanya saat mereka menjalankan tugas, dan manajer dapat membuat laporan tentang varians, beban kerja, lembar waktu, dan lainnya.

Kelola Beban Kerja dan Alokasikan Kembali Sumber Daya

Alat manajemen sumber daya membantu Anda menganalisis dan mengambil tindakan korektif. Beban kerja adalah salah satu standar yang dapat memperlambat produksi jika terlalu sedikit anggota tim yang mengerjakan terlalu banyak tugas. Bagan kode warna ProjectManager menunjukkan kepada Anda siapa yang dialokasikan secara keseluruhan, lalu Anda dapat mengalokasikan ulang sumber daya langsung dari bagan beban kerja. Setelah beban kerja seimbang, produksi akan meningkat seperti halnya moral tim.

ProjectManager adalah perangkat lunak pemenang penghargaan yang membantu mengendalikan proses. Ini memiliki fitur untuk membantu Anda merencanakan, memantau, dan melaporkan kinerja. Beberapa tampilan proyek membuatnya dapat diakses oleh siapa saja mulai dari manajemen hingga anggota tim. Ini sempurna untuk tim hybrid yang ingin meningkatkan manajemen kerja mereka. Coba ProjectManager hari ini!