11 alat komunikasi perusahaan untuk meningkatkan kinerja tim

Alat komunikasi adalah alat bantu untuk perusahaan modern

Karena setiap tenggat waktu yang terlewat, kemacetan, dan kesalahpahaman kecil akan berdampak pada produktivitas tim Anda.

Tetapi semakin besar perusahaan Anda, semakin cepat masalah ini cenderung menjadi bola salju di luar kendali.

Itulah sebabnya alat komunikasi bisnis khusus telah menjadi bahan pokok tim tatap muka, jarak jauh, dan hibrida.

Masalah? Tidak ada kekurangan perangkat lunak di luar sana. Pasangkan itu dengan fakta bahwa mengarahkan tim Anda ke alat baru bukanlah hal yang mudah. Hal ini terutama berlaku untuk perusahaan.

Jika Anda tidak tahu harus mulai dari mana, kami menyediakannya untuk Anda dalam panduan komprehensif kami untuk komunikasi korporat.

Apa itu komunikasi korporat?

Komunikasi korporat mengacu pada bagaimana pemangku kepentingan dalam bisnis berinteraksi dengan kolega (internal) dan pelanggan (eksternal). Dari pembaruan dan harapan hingga pesan dan hasil, bisnis memprioritaskan komunikasi demi organisasi, produktivitas, dan akuntabilitas.

Jadi, alat komunikasi korporat mewakili perangkat lunak dan aplikasi yang digunakan pemangku kepentingan untuk mengelola interaksi di atas.

Alat-alat ini dapat dimasukkan ke dalam dua ember berdasarkan audiens masing-masing — internal dan eksternal.

Alat komunikasi internal vs. eksternal perusahaan

Komunikasi internal mencakup interaksi yang terjadi di antara para pemangku kepentingan dalam suatu organisasi. Ini termasuk karyawan, orang-orang di tingkat C dan kolaborator internal lainnya (pikirkan: pekerja lepas atau kontraktor).

Untuk mengelola hubungan ini dan menjaga agar pemangku kepentingan tetap up-to-date, perusahaan dapat menggunakan:

• Alat manajemen proyek
• Alat obrolan tim
• Alat konferensi video
• Intranet Perusahaan atau alat wiki

Di sisi lain, alat komunikasi eksternal digunakan untuk menyampaikan pesan utama kepada pelanggan, pelanggan, atau mitra. Alat ini mungkin termasuk:

• Alat pemasaran (pikirkan: sosial, CRM, email)
• Alat komunikasi pelanggan (pikirkan: obrolan langsung atau perangkat lunak meja bantuan)
• Alat PR dan media

Tidak ada pendekatan satu ukuran untuk semua untuk mengadopsi alat komunikasi. Karena itu, kombinasi alat internal dan eksternal adalah kunci untuk membuat semua orang terlibat dengan bisnis Anda dalam lingkaran.

Mengapa alat komunikasi bisnis sangat penting

Berinvestasi dalam komunikasi digital khusus harus menjadi masalah "kapan" dan bukan "jika" untuk perusahaan dari segala bentuk dan ukuran.

Perusahaan. UKM. Solo. Anda nama itu.

Pertimbangkan manfaat yang terdokumentasi dengan baik dari komunikasi yang efisien di bawah ini:

• Dorong kolaborasi yang bermakna di antara tim Anda. Ketika tugas dan tujuan tim diselaraskan, mereka menciptakan hasil bisnis yang lebih baik. Ada alasan mengapa komunikasi yang efektif dan tingkat keterlibatan karyawan yang lebih tinggi berjalan seiring.
• Memberdayakan orang untuk menjadi lebih produktif. Penelitian terbaru dari Teamwork mencatat bahwa orang menjadi 25% lebih produktif ketika mereka memiliki akses cepat ke hasil, persyaratan, dan informasi proyek penting lainnya. Dengan alat komunikasi bisnis yang tepat, Anda dapat menggabungkan semua hal di atas di satu tempat.
• Ciptakan budaya perusahaan yang lebih terhubung . Bahan untuk dipikirkan: hanya 7% pekerja yang merasa bahwa komunikasi "akurat, terbuka, dan tepat waktu" di tempat kerja. Ini menandakan perlunya bisnis untuk benar-benar menempatkan komunikasi korporat mereka di bawah mikroskop demi tidak hanya produktivitas tetapi juga kesejahteraan pekerja mereka.

Juga, perlu diingat bahwa efisiensi komunikasi internal memiliki dampak langsung pada cara Anda berkomunikasi dengan pelanggan.

Misalnya, pertimbangkan bagaimana pesan pemasaran dan materi iklan untuk kampanye memerlukan beberapa langkah, pemangku kepentingan, dan persetujuan.

Ketika sebuah departemen berada di halaman yang sama dan mampu berkomunikasi secara efektif, pesannya kepada pemangku kepentingan eksternal lebih mungkin untuk beresonansi.

11 alat komunikasi perusahaan untuk dicoba

Di bawah ini adalah rincian alat komunikasi terbaik kami, semuanya terbukti menyatukan bisnis dan membantu pekerja berkomunikasi dengan lebih baik.

Tentu saja, tidak ada perusahaan yang membutuhkan semua yang ada di daftar ini. Meskipun demikian, alat internal dan eksternal di sini dapat menyoroti area di mana komunikasi bisnis Anda mungkin memerlukan penyesuaian.

Alat komunikasi internal

Membangun strategi komunikasi internal adalah hal yang harus dilakukan, terutama untuk tim jarak jauh dan terdistribusi. Mari mulai dengan melihat alat untuk membantu tim Anda secara internal.

1. asana

Terutama mengingat munculnya tim jarak jauh, alat manajemen proyek harus dimiliki oleh perusahaan besar dan kecil.

Alat seperti Asana memberi bisnis tempat terpadu untuk merencanakan dan melacak kemajuan proyek apa pun. Dari tugas dan daftar tugas hingga jadwal proyek lengkap dan kalender departemen, Asana mempermudah pelacakan dengan:

• Beberapa tampilan proyek (termasuk papan Kanban, daftar, dan kalender) yang memberikan denyut nadi konstan pada kemajuan tugas
• Kemampuan untuk menetapkan peran dan izin untuk kolaborator (termasuk karyawan tingkat pemula, kontraktor, dan tingkat C) agar alur kerja tetap terstruktur
• Pembaruan dan pemberitahuan otomatis untuk menjaga agar kemajuan tugas tetap konstan

2. kendur

Sulit untuk menemukan tim yang tidak menggunakan Slack (atau alat obrolan tim serupa) untuk tetap terhubung.

Dengan Slack, Anda dapat mengatur komunikasi tim Anda ke dalam saluran di seluruh perusahaan, khusus departemen, atau khusus peran. Ini memungkinkan komunikasi langsung dan tepat waktu yang tidak sepenuhnya mengganggu pekerja atau menyebabkan rapat yang tidak perlu. Bisa dibilang nilai jual terbesar Slack adalah kemudahan penggunaan dan integrasi tanpa akhir (termasuk banyak alat dalam daftar ini).

3. Kerja tim

Sebuah solusi manajemen proyek yang hampir merupakan gabungan dari dua alat di atas, Teamwork membedakan dirinya dengan kemampuannya untuk melacak data proyek granular selain pembaruan dan pengiriman pesan. Misalnya, Anda dapat melacak kontribusi individu untuk tugas apa pun yang diberikan serta waktu seluruh tim yang dihabiskan untuk tugas tersebut.

Kerja tim menjawab "apa yang telah dilakukan, apa yang perlu dilakukan dan apa yang selanjutnya" di satu tempat. Fitur pelacakan proyek platform mewakili penghemat waktu yang sangat besar dan membuat lebih sedikit bolak-balik di antara kolaborator.

4. Pertemuan

Dari dokumen dan kebijakan internal hingga halaman referensi dan wiki, Confluence mewakili semacam "basis rumah" untuk dirujuk oleh tim.

Platform ini berfungsi sebagai alat manajemen proyek, tetapi juga menyediakan papan tulis digital bagi tim untuk bertukar pikiran dan membuat catatan sesuai kebutuhan. Fitur Confluence adalah contoh lain tentang bagaimana Anda dapat mengkonsolidasikan komunikasi perusahaan daripada melompat di antara beberapa aplikasi, kotak masuk, atau drive internal.

5. Bambu oleh Sprout

Advokasi karyawan sangat populer saat ini. Bambu memberdayakan rekan tim Anda secara internal untuk mendapatkan hasil maksimal dari pesan pemasaran eksternal.

Misalnya, Bambu memudahkan untuk meningkatkan pengumuman terbesar merek Anda dan posting blog terbaru. Alih-alih membuat pembaruan atau teks individual, platform ini menyediakan templat, inspirasi, dan opsi kreatif untuk meningkatkan pesan posting sosial Anda dengan cara yang paling menarik.

6. Papan tombol

Dialpad mewakili solusi konferensi video, obrolan, dan telepon all-in-one yang ideal untuk tim terdistribusi.

Mungkin yang paling "korporat" dari komunikasi korporat kami karena klien perusahaannya, Dialpad menawarkan sejumlah fitur untuk meningkatkan komunikasi tim. Ini termasuk alat AI seperti analisis sentimen panggilan, catatan otomatis untuk mengatasi keberatan penjualan, dan transkripsi panggilan otomatis.

Alat komunikasi eksternal

Untuk paruh kedua uraian kami, kami akan melihat alat eksternal yang mungkin Anda pertimbangkan sebagai bagian dari tumpukan teknologi pemasaran Anda.

7. Tumbuh Sosial

Tidak ada kejutan di sini! Sprout Social adalah alat all-in-one yang kuat untuk merampingkan komunikasi internal dan eksternal yang terkait dengan media sosial.

Bagaimana? Sebagai permulaan, kami mengizinkan tim untuk menggabungkan semua pesan dan notifikasi sosial mereka di satu tempat. Ini tidak hanya berarti lebih sedikit melompat antar platform, tetapi juga memberdayakan tim untuk merespons lebih banyak pesan lebih cepat melalui fitur kolaboratif. Kemampuan untuk menggabungkan kotak masuk Anda adalah penghemat waktu yang sangat besar dan juga memberi Anda pandangan yang lebih komprehensif tentang komunikasi pelanggan Anda.

Selain itu, Sprout juga berfungsi sebagai basis untuk semua konten sosial eksternal Anda.

Pembaruan dan pengumuman. Video dan gambar. Cerita, Gulungan, dan segala sesuatu di antaranya.

Dengan Sprout, Anda dapat menjadwalkan dan mengoptimalkan konten Anda di beberapa jejaring sosial sekaligus. Memiliki semua aset dan pembaruan media sosial Anda dalam satu platform memungkinkan Anda memaksimalkan jangkauan dan menyampaikan pesan Anda ke audiens yang sesuai dengan lebih cepat.

Dan kami tidak berhenti di situ!

Di bawah ini adalah beberapa cara lagi Anda dapat menggunakan Sprout sebagai alat komunikasi korporat:

• Mengembangkan dan meluncurkan rencana krisis media sosial Anda
• Mendengarkan percakapan sosial yang penting dan teriakan untuk mengungkap peluang untuk campur tangan atau menjawab pertanyaan untuk pelanggan
• Mendorong kolaborasi lintas tim dan komunikasi terpadu di antara seluruh departemen pemasaran Anda (termasuk pemasaran sosial, desain, dan konten)

8. Sendin Biru

Sementara tren dalam pemasaran datang dan pergi, email tetap menjadi pokok komunikasi eksternal.

Buletin. Pesan selamat datang. Kampanye memenangkan kembali. Daftarnya terus berlanjut.

Platform seperti SendinBlue dapat diskalakan dan membuatnya mudah untuk menyiapkan alur kerja otomatis untuk kampanye apa pun yang dapat Anda pikirkan. Kemampuan untuk menilai metrik keterlibatan dan menyempurnakan kampanye Anda dari waktu ke waktu berarti Anda dapat memaksimalkan perhatian pada pesan pemasaran Anda.

9. HubSpot

Rangkaian alat komunikasi korporat HubSpot mencakup CRM yang kuat, platform pemasaran email, dan CMS yang digabungkan menjadi satu.

Memiliki semua hal di atas dalam satu platform memberi pemasar kesempatan untuk memiliki pemahaman yang lebih lengkap tentang pelanggan dan kebutuhan mereka.

Misalnya, konten mana yang paling banyak digunakan oleh prospek kami? Apa keberatan penjualan kami yang paling umum? Manakah dari kampanye kami yang menghasilkan pendapatan langsung paling banyak?

Dengan HubSpot, Anda memiliki pandangan menyeluruh tentang saluran pemasaran Anda dan juga apa yang membuat pelanggan Anda tergerak.

10. Rak Kotoran

Humas dan hubungan dengan blogger, jurnalis, dan outlet media adalah kunci bagi bisnis yang ingin mendapatkan eksposur yang sangat dibutuhkan.

Alat seperti Muck Rack membuat proses menemukan target penjangkauan yang relevan dan meluncurkannya lebih cepat. Menyediakan akses instan ke ribuan jurnalis, platform ini memungkinkan Anda melacak kemajuan kampanye pitching Anda dan mengotomatiskan proses melakukan tindak lanjut sesuai kebutuhan.

11. Singkatan

Singkatan adalah alat “menggulir” yang memproklamirkan diri yang memungkinkan pengguna untuk membuat pengalaman digital (seperti situs web dan halaman arahan) untuk dibagikan dengan pelanggan. Alat ini menawarkan berbagai fitur kolaborasi tim yang memudahkan penulis, desainer, dan pemasar lainnya untuk berkumpul bersama untuk menciptakan cerita yang paling menarik.

Di bawah ini adalah gambaran tentang cara kerja platform:

Bagaimana memilih alat komunikasi perusahaan Anda

Kami mengerti: memilih di antara alat bisa jadi sulit.

Ini terutama benar jika Anda sedang mencari solusi perusahaan.

Untuk menyelesaikannya, mari kita tinjau beberapa detail penting yang akan membantu Anda membuat keputusan lebih cepat.

Perhatikan anggaran Anda

Tidak perlu dipikirkan, bukan? Sebagian besar alat SaaS memerlukan harga yang dinegosiasikan untuk tim yang lebih besar. Apapun, cobalah untuk memilih solusi yang masuk akal untuk skala dan tidak melibatkan penetapan harga berbasis penggunaan.

Orientasi harus mudah

Idealnya, Anda harus dapat mengadopsi dan meluncurkan alat komunikasi korporat di seluruh tim Anda secepatnya. Banyak alat yang berusaha keras untuk mendidik dan memberdayakan tim dalam hal orientasi. Beberapa pada dasarnya akan memegang tangan Anda melalui proses untuk membuatnya tidak terlalu menakutkan.

Misalnya, Asana memiliki banyak sumber daya, panduan, dan video untuk membantu tim memulai.

Jangan menebak-nebak keamanan

Masalah keamanan untuk perangkat lunak apa pun dan alat komunikasi bisnis Anda tidak berbeda. Potensi pelanggaran atau kehilangan data bukanlah pilihan saat Anda berurusan dengan materi perusahaan yang sensitif.

Misalnya, banyak bisnis yang gagal melakukan Zoom selama pandemi. Namun, masalah privasi yang sedang berlangsung menyoroti bagaimana memilih alat sebelum berbelanja dapat menyebabkan sakit kepala di jalan.

Periksa kembali integrasi dengan perangkat lunak Anda saat ini

Seperti disebutkan sebelumnya, apa pun yang dapat Anda lakukan untuk mengkonsolidasikan alat dan komunikasi adalah nilai tambah. Sebagian besar alat komunikasi utama terhubung satu sama lain untuk membantu meningkatkan produktivitas dan juga mengurangi spam notifikasi.

Di bawah ini adalah cuplikan dari dua integrasi Sprout yang paling populer untuk komunikasi internal dan eksternal.

Pastikan alat komunikasi Anda memiliki rekam jejak

Jika ragu, baca ulasan! Meskipun tidak ada yang salah dengan alat baru uji coba, kami sarankan untuk tetap menggunakan platform komunikasi yang lebih "terbukti".

Situs ulasan seperti G2 dapat menyoroti aplikasi mana yang memiliki pengguna jangka panjang dan pelanggan yang paling puas. Wawasan dari pembeli juga dapat merinci fitur atau masalah tertentu yang mungkin relevan dengan tim Anda.

Alat komunikasi korporat mana yang Anda gunakan?

Jika Anda ingin tim Anda berkomunikasi lebih efektif, mulailah dengan tumpukan teknologi Anda.

Kombinasi alat di atas merupakan titik awal yang kuat untuk membangun bisnis yang lebih terhubung dan selaras. Melakukannya tidak hanya membuat hidup pekerja Anda lebih mudah tetapi juga memberdayakan tim Anda untuk mengirim pesan yang tepat kepada pelanggan Anda.

Jika Anda belum melakukannya, pastikan untuk memeriksa atau memandu untuk meningkatkan keterampilan komunikasi korporat Anda untuk melakukan hal itu.