Apa itu Baseline Biaya dalam Manajemen Proyek? Panduan Singkat

Sebagian besar proyek memiliki pemangku kepentingan yang mengharapkan pengembalian investasi mereka. Agar itu terjadi, proyek harus memenuhi tenggat waktu dan tetap sesuai anggaran. Untuk membuat anggaran proyek, Anda harus terlebih dahulu membuat garis dasar biaya sehingga Anda dapat membandingkan pengeluaran yang direncanakan dengan pengeluaran yang sebenarnya.

Dengan dasar biaya inilah Anda dapat membuat perkiraan biaya untuk setiap tugas proyek Anda dan melihat apakah Anda tepat sasaran atau mengeluarkan uang terlalu banyak. Mari luangkan waktu sejenak untuk memahami sepenuhnya konsep dasar manajemen biaya ini dan bagaimana Anda dapat menggunakannya untuk menjaga proyek Anda tetap pada jalurnya.

Apa itu Cost Baseline dalam Manajemen Proyek?

Garis dasar biaya adalah anggaran yang telah disetujui untuk proyek, dipecah menjadi daftar gaji, bahan, peralatan, dan lainnya. Ini adalah jumlah perkiraan biaya untuk semua tugas pada jadwal proyek Anda. Setelah Anda memiliki dasar biaya, Anda perlu menambahkan cadangan manajemen, yang merupakan bagian dari anggaran proyek yang digunakan sebagai cadangan kontingensi untuk pengendalian manajemen dan biaya tak terduga. Kedua elemen tersebut membentuk anggaran proyek Anda.

Membuat anggaran adalah langkah pertama dalam melacak pengeluaran Anda. Seperti halnya garis dasar manajemen proyek, garis dasar biaya digunakan untuk membandingkan pengeluaran aktual versus perkiraan biaya.

Idealnya, perkiraan biaya dan jumlah biaya proyek aktual harus sesuai atau, lebih baik lagi, biaya aktual harus lebih rendah daripada biaya dasar. Jika biaya sebenarnya lebih tinggi, maka Anda mengeluarkan uang terlalu banyak. Ini memunculkan tanda bahaya bahwa proyek Anda dalam bahaya gagal karena melebihi anggaran.

Anda ingin menetapkan garis dasar antara fase perencanaan proyek dan awal pelaksanaan proyek. Garis dasar anggaran tidak boleh disentuh kecuali ada perubahan besar dalam lingkup proyek, sumber daya atau perkiraan biaya; misalnya, penundaan, pembengkakan anggaran, atau hilangnya sumber daya utama. Baseline anggaran hanya dapat diubah melalui permintaan perubahan.

Menggunakan perangkat lunak manajemen proyek membantu Anda melacak biaya dalam proyek Anda. ProjectManager adalah perangkat lunak manajemen biaya pemenang penghargaan yang memungkinkan Anda menetapkan dasar proyek dan membandingkan biaya aktual Anda dengan perkiraan biaya Anda. Coba ProjectManager gratis hari ini!

Apa yang Termasuk dalam Garis Dasar Biaya Proyek?

Garis dasar biaya adalah rencana pengeluaran resmi di seluruh siklus hidup proyek. Ini mencakup setiap aktivitas proyek, tugas, dan sumber daya terkait yang diperlukan untuk sebuah proyek.

Ini termasuk dana cadangan kontinjensi yang disisihkan untuk menangani potensi masalah yang Anda identifikasi dalam analisis risiko. Masalah-masalah ini dapat membuat proyek terlambat dari jadwal, berdampak pada kualitas pengirimannya dan, tentu saja, membuat Anda melampaui anggaran.

Mengapa Mereka Penting?

Menetapkan baseline biaya penting karena menjaga anggaran proyek Anda adalah penting. Melebihi anggaran adalah tanda pasti bahwa proyek Anda menuju ke arah yang salah. Melewatkan sasaran dengan anggaran, dan Anda akan memiliki beberapa pemangku kepentingan yang tidak senang.

Garis dasar biaya adalah masalah garis bawah, tetapi juga merupakan cara untuk menilai varians biaya, kinerja biaya, dan upaya yang direncanakan versus upaya yang sebenarnya. Tanpa garis dasar, Anda tidak memiliki apa pun untuk mengukur pengeluaran Anda dan mengendalikan biaya. Beberapa hal lebih penting daripada manajemen biaya ketika mengelola sebuah proyek.

Cara Membuat Garis Dasar Biaya

Membuat baseline biaya dimulai dengan memperkirakan total biaya proyek. Ini termasuk tugas, dan sumber daya yang dibutuhkan untuk menyelesaikannya. Cara termudah untuk melakukan ini adalah tugas demi tugas. Perkirakan biaya tenaga kerja, bahan, dll, lalu tambahkan semuanya. Ini adalah perkiraan anggaran awal untuk proyek tersebut.

Ingatlah bahwa biaya sebenarnya dari tugas apa pun mungkin tidak jelas selama tahap perencanaan proyek. Anda bisa datang untuk menemukan bahwa biaya material telah meningkat atau biaya tambahan tak terduga lainnya. Anda mungkin juga membutuhkan lebih banyak waktu untuk menyelesaikan proyek Anda, yang juga berdampak pada biaya.

Itulah mengapa penting untuk memiliki cadangan darurat yang dialokasikan dalam anggaran untuk mengatasi risiko proyek. Setelah semuanya siap, Anda akan ingin mengelola proyek Anda dengan perangkat lunak manajemen proyek. Dengan begitu, Anda dapat menetapkan garis dasar proyek dan secara otomatis menghitung varians proyek saat Anda bekerja.

Apa Perbedaan Antara Anggaran Proyek dan Garis Dasar Biaya?

Kebingungan ini dapat dimengerti karena keduanya merupakan alat manajemen biaya, tetapi baseline biaya tidak sama dengan anggaran proyek. Sebaliknya, biaya dasar adalah langkah pertama untuk membuat anggaran proyek. Pertama, Anda perlu mengumpulkan semua perkiraan biaya untuk setiap tugas proyek dan menambahkan cadangan manajemen untuk biaya tak terduga. Setelah Anda memilikinya, Anda dapat membuat anggaran proyek yang mencakup semua dana yang diperlukan untuk menjalankan proyek Anda.

Ketika proyek Anda dimulai, anggaran proyek akan digunakan untuk menyetujui biaya proyek dan melacak pengeluaran sementara biaya dasar akan digunakan untuk membandingkan biaya aktual proyek dengan perkiraan biaya yang pertama kali terdaftar di garis dasar biaya.

Baseline biaya juga digunakan sebagai metrik untuk mengukur kinerja biaya. Anggaran Anda adalah perkiraan terbaik untuk biaya proyek yang Anda harapkan. Oleh karena itu, Anda dapat menyebut garis dasar biaya sebagai garis dasar anggaran, karena ini adalah penggaris yang Anda gunakan untuk mengukur kinerja biaya.

Sebuah baseline biaya digunakan untuk mengukur anggaran sementara membuat anggaran itu sendiri adalah bagian dari proses perencanaan proyek. Penganggaran terjadi di dekat awal, sedangkan baseline biaya adalah alat manajemen biaya untuk mengukur kemajuan selama pelaksanaan.

Bagaimana ProjectManager Menetapkan Anggaran Dasar Anda

Membuat baseline biaya adalah salah satu cara paling efektif untuk mengukur kinerja biaya proyek Anda. ProjectManager adalah perangkat lunak manajemen proyek berbasis cloud yang mengumpulkan data proyek Anda secara real-time, memberi Anda informasi yang Anda butuhkan untuk membuat keputusan manajemen biaya yang tepat dan menjaga proyek Anda tetap beroperasi sesuai rencana.

Rencanakan Gantt Charts

Sebelum Anda dapat menetapkan garis dasar biaya, Anda perlu membuat rencana proyek. Bagan Gantt online ProjectManager memungkinkan Anda memetakan pekerjaan Anda pada garis waktu visual, menautkan dependensi, dan menetapkan pencapaian. Setelah selesai, Anda dapat memfilter jalur kritis dan menetapkan garis dasar jadwal untuk mengukur kemajuan Anda. Semua ini dapat dilihat pada bagan Gantt, yang dapat dibagikan dengan seluruh tim proyek.

Lacak Kemajuan secara Real-Time di Dasbor

Untuk tampilan proyek tingkat tinggi, Anda dapat menggunakan dasbor waktu nyata ProjectManager. Dasbor telah disiapkan dan siap untuk mengukur biaya proyek, varians proyek (dan banyak lagi!), semuanya secara otomatis ditampilkan dalam grafik dan bagan yang mudah dibaca.

Buat Laporan tentang Varians Secara Instan

Pemangku kepentingan ingin tahu bahwa Anda tetap pada anggaran. ProjectManager memiliki laporan sekali klik yang menampilkan status proyek dan portofolio. Ada juga laporan varians proyek. Semua laporan dapat difilter untuk hanya menampilkan informasi yang ingin Anda lihat.

ProjectManager adalah perangkat lunak pemenang penghargaan yang mengatur tugas, tim, dan proyek Anda sehingga Anda dapat tetap pada anggaran dan jadwal. Platform kolaboratif ProjectManager menghubungkan tim dan memberi manajer transparansi yang mereka butuhkan untuk menjaga semua orang tetap pada target. Bergabunglah dengan puluhan ribu tim dari NASA hingga Ralph Lauren yang menggunakan ProjectManager untuk memberikan tepat waktu dan sesuai anggaran. Coba ProjectManager gratis hari ini.