Analisis Biaya-Manfaat untuk Proyek: Panduan Langkah-demi-Langkah

Saat mengelola sebuah proyek, seseorang dituntut untuk membuat banyak keputusan penting. Manajer proyek berusaha untuk mengendalikan biaya sambil mendapatkan pengembalian investasi tertinggi dan manfaat lain untuk bisnis atau organisasi mereka. Analisis biaya-manfaat (CBA) adalah apa yang mereka butuhkan untuk membantu mereka melakukannya.

Dalam sebuah proyek, selalu ada sesuatu yang perlu dieksekusi, dan setiap tugas memiliki biaya dan manfaat yang diharapkan. Karena taruhannya tinggi, manajer proyek yang baik tidak hanya membuat keputusan berdasarkan insting. Mereka lebih memilih untuk meminimalkan risiko dengan kemampuan terbaik mereka dan bertindak hanya ketika ada kepastian lebih dari ketidakpastian.

Tetapi bagaimana Anda bisa mencapainya di dunia dengan banyak sekali variabel dan ekonomi yang terus berubah? Jawabannya: lihat data keras yang dikumpulkan dengan perangkat lunak manajemen proyek, alat pelaporan, bagan, dan spreadsheet. Anda kemudian dapat menggunakan data tersebut untuk mengevaluasi keputusan Anda dengan proses yang disebut analisis biaya-manfaat (CBA). Penggunaan analisis biaya-manfaat yang cerdas akan membantu Anda membuat keputusan yang hemat biaya dan memaksimalkan keuntungan baik untuk proyek maupun organisasi Anda.

Sebelum kita menjelaskan bagaimana melakukan analisis biaya-manfaat, mari kita definisikan secara singkat apa itu.

Apa itu Analisis Biaya-Manfaat?

Analisis biaya-manfaat (CBA) adalah proses yang digunakan untuk memperkirakan biaya dan manfaat dari keputusan untuk menemukan alternatif yang paling hemat biaya. CBA adalah metode serbaguna yang sering digunakan untuk bisnis, proyek, dan keputusan kebijakan publik. CBA yang efektif mengevaluasi biaya dan manfaat berikut:

Biaya

• Biaya langsung
• Biaya tidak langsung
• Biaya tidak berwujud
• Biaya peluang
• Biaya dari potensi risiko

Manfaat

• Langsung
• tidak langsung
• Manfaat total
• Manfaat bersih

Kami akan memperluas biaya dan manfaat ini dalam contoh analisis biaya-manfaat kami di bawah ini.

Melacak semua angka ini menjadi lebih mudah dengan perangkat lunak manajemen proyek. Misalnya, ProjectManager memiliki tampilan lembar, yang persis seperti Gantt tetapi tanpa garis waktu visual. Anda dapat beralih bolak-balik dari Gantt ke tampilan lembar saat Anda hanya ingin melihat biaya Anda dalam spreadsheet. Anda dapat menambahkan kolom sebanyak yang Anda suka dan memfilter lembar untuk hanya mengambil data yang relevan. Melacak biaya dan manfaat Anda adalah apa yang membawa proyek yang sukses. Gunakan alat kami untuk mendapatkan kontrol yang Anda butuhkan dengan mengikuti uji coba gratis ini.

Analisis Biaya-Manfaat dalam Manajemen Proyek

Dalam manajemen proyek, analisis biaya-manfaat digunakan untuk mengevaluasi biaya versus manfaat dalam proposal proyek dan kasus bisnis Anda. Ini dimulai dengan daftar, seperti yang dilakukan banyak proses.

Ada daftar setiap pengeluaran proyek dan apa manfaat yang diharapkan setelah berhasil menjalankan proyek. Dari situ, Anda bisa menghitung cost-benefit ratio (CBR), return on investment (ROI), internal rate of return (IRR), net present value (NPV) dan payback period (PBP).

Terkait: Template Analisis Biaya-Manfaat Gratis untuk Excel

Apakah manfaat lebih besar daripada biaya atau tidak akan menentukan apakah tindakan tersebut dibenarkan atau tidak. Dalam kebanyakan kasus, jika biayanya adalah 50 persen dari manfaat dan periode pengembalian tidak lebih dari satu tahun, maka tindakan tersebut layak dilakukan.

Tujuan Analisis Biaya-Manfaat

Tujuan analisis biaya-manfaat dalam manajemen proyek adalah untuk memiliki pendekatan sistemik untuk mengetahui plus dan minus dari berbagai jalur melalui sebuah proyek, termasuk transaksi, tugas, kebutuhan bisnis dan investasi. Analisis biaya-manfaat memberi Anda pilihan, dan menawarkan pendekatan terbaik untuk mencapai tujuan Anda sambil menghemat investasi.

Ada dua tujuan utama dalam menggunakan CBA:

1. Untuk menentukan apakah kasus bisnis proyek masuk akal, dapat dibenarkan, dan layak dengan mencari tahu apakah manfaatnya lebih besar daripada biayanya.
2. Untuk menawarkan dasar untuk membandingkan proyek dengan menentukan manfaat proyek mana yang lebih besar daripada biayanya.

Bagaimana Melakukan Analisis Biaya-Manfaat

Menurut The Economist, CBA sudah ada sejak lama. Pada 1772, Benjamin Franklin menulis tentang penggunaannya. Tetapi konsep CBA seperti yang kita kenal berasal dari Jules Dupuit, seorang insinyur Prancis, yang menguraikan prosesnya dalam sebuah artikel pada tahun 1848.

Sejak itu, proses CBA telah berkembang pesat. Mari kita lihat daftar periksa ini untuk mempelajari cara melakukan analisis biaya-manfaat:

1. Apa Tujuan dan Sasaran Proyek?

Buat kasus bisnis untuk proyek Anda dan nyatakan tujuan dan sasarannya.

2. Apa Alternatifnya?

Sebelum Anda dapat mengetahui apakah proyek tersebut benar, Anda perlu membandingkannya dengan proyek serupa sebelumnya untuk melihat jalan mana yang terbaik ke depan. Anda dapat dengan cepat memeriksa metrik keberhasilan mereka seperti laba atas investasi, tingkat pengembalian internal, periode pengembalian, dan rasio manfaat-biaya.

3. Siapa Pemangku Kepentingan?

Daftar semua pemangku kepentingan dalam proyek. Merekalah yang terpengaruh oleh biaya dan manfaat. Jelaskan siapa di antara mereka yang merupakan pengambil keputusan.

4. Bagaimana Anda Mengukur Biaya dan Manfaat?

Anda perlu memutuskan metrik yang akan Anda gunakan untuk mengukur semua biaya dan manfaat. Beberapa dari mereka akan memiliki nilai dolar, sementara yang lain akan membutuhkan metrik lainnya. Juga, bagaimana Anda akan melaporkan metrik tersebut?

Prosesnya dapat sangat ditingkatkan dengan perangkat lunak manajemen proyek. ProjectManager memiliki pelaporan sekali klik yang memungkinkan Anda membuat delapan laporan proyek yang berbeda. Dapatkan data tentang status proyek, varians, dan lainnya. Laporan dapat dengan mudah dibagikan sebagai PDF atau dicetak untuk pemangku kepentingan. Filter laporan apa pun untuk hanya menampilkan data yang Anda perlukan saat itu.

5. Apa Hasil dari Biaya dan Manfaat?

Lihat biaya dan manfaat proyek, berikan nilai moneter dan petakan selama periode waktu yang relevan. Penting untuk dipahami bahwa CBA memperkirakan nilai moneter dari biaya dan manfaat saat ini dan di masa depan.

6. Apa Itu Mata Uang Bersama?

Seperti disebutkan pada langkah terakhir, Anda tidak dapat membandingkan nilai moneter saat ini dari biaya dan manfaat dengan tarif di masa mendatang. Itulah mengapa Anda harus menghitung nilai waktu uang, tingkat diskonto, dan nilai sekarang bersih dari arus kas.

Namun, dalam beberapa kasus, manfaat suatu proyek tidak dapat diukur dalam nilai uang. Jika Anda menemukan diri Anda dalam posisi itu, Anda harus melakukan analisis efektivitas biaya.

7. Berapa Tarif Diskonnya?

Tingkat diskonto digunakan untuk menghitung nilai sekarang dari arus kas masa depan yang masuk atau keluar dari proyek Anda.

8. Berapa Nilai Sekarang Bersih Proyek?

Nilai sekarang bersih suatu proyek adalah pengukuran laba yang dihitung dengan mengurangkan nilai sekarang arus kas keluar dari nilai sekarang arus kas masuk selama periode waktu tertentu.

9. Apa itu Analisis Sensitivitas?

Analisis sensitivitas adalah metode probabilitas yang digunakan dalam manajemen dan bisnis untuk menentukan bagaimana ketidakpastian memengaruhi keputusan, biaya, dan keuntungan Anda.
Dalam CBA manajemen proyek, analisis sensitivitas digunakan untuk menentukan rasio manfaat-biaya dari skenario yang mungkin. Anda dapat menggunakan Excel atau perangkat lunak yang lebih khusus untuk melakukan analisis sensitivitas.

10. Apa yang Anda Lakukan Setelah CBA Anda Selesai?

Langkah terakhir setelah mengumpulkan semua data ini adalah membuat pilihan yang direkomendasikan oleh CBA, yaitu yang memiliki rasio manfaat-biaya tertinggi.

Contoh Analisis Biaya-Manfaat

Sekarang mari kita praktekkan teori itu. Untuk contoh analisis biaya-manfaat kami, kami akan melakukan penilaian proyek yang melibatkan pengiriman produk sebagai tujuan utamanya.

Biaya

• Biaya langsung: Ini adalah semua biaya yang berhubungan langsung dengan pembuatan produk. Seperti bahan, peralatan, tenaga kerja, dll.
• Biaya tidak langsung: Biaya lain yang tidak terkait langsung dengan produk seperti sewa, utilitas, atau biaya transportasi.
• Biaya tidak berwujud: Biaya lain yang tidak dapat diukur, seperti kerusakan merek jika pasar tidak merespons produk secara positif.
• Biaya peluang: Hilangnya peluang yang terjadi ketika keputusan dibuat alih-alih yang lain. Misalnya, Anda bisa memilih untuk membuat produk yang bisa lebih menguntungkan daripada yang Anda pilih untuk dibuat.
• Biaya risiko potensial: Setiap proyek rentan terhadap berbagai risiko. Anda harus selalu mempertimbangkan bahwa Anda mungkin memiliki biaya tak terduga di beberapa titik.

Manfaat

• Manfaat Langsung: Manfaat terukur dalam nilai uang yang Anda dapatkan dari proyek. Dalam hal ini, pendapatan, penjualan dan keuntungan diperoleh dari produk Anda.
• Manfaat Tidak Langsung: Manfaat yang dapat Anda rasakan tetapi tidak harus diukur seperti peningkatan kesadaran merek.

Sekarang Anda memiliki biaya dan manfaat dari proyek Anda, saatnya untuk menetapkan nilai moneter kepada mereka. Dalam hal ini, kami hanya dapat melakukannya dengan biaya langsung dan tidak langsung serta manfaat langsung kami. Namun, Anda harus menetapkan metrik lain seperti indikator kinerja utama untuk metrik yang tidak dapat diukur dengan jumlah dolar.

Setelah Anda memperkirakan nilai dolar dari biaya dan manfaat Anda menggunakan data proyek sebelumnya, Anda harus membandingkannya untuk melihat apakah biayanya lebih besar daripada manfaatnya.

Namun, untuk melakukan CBA yang lebih andal, Anda memerlukan analisis sensitivitas untuk mengevaluasi skenario yang berbeda dan bagaimana skenario tersebut memengaruhi rasio biaya-manfaat Anda. Misalnya, coba tingkat permintaan yang berbeda pada persamaan pemrograman linier Anda.

Penting untuk diingat bahwa tergantung pada kerangka waktu proyek Anda, Anda mungkin memiliki arus kas masuk dan keluar pada waktu yang berbeda. Untuk alasan ini, Anda harus mempertimbangkan nilai waktu uang, tingkat diskonto, nilai sekarang bersih saat membandingkan arus kas biaya-manfaat.

Tangkap semua biaya dan manfaat dengan perangkat lunak manajemen proyek. Namun tidak seperti banyak aplikasi dengan daftar tugas yang lebih rendah, ProjectManager memiliki tampilan daftar yang dinamis. Itu menambahkan prioritas, tag khusus dan Anda dapat menetapkan anggota tim untuk memiliki setiap item. Alat berbasis cloud kami juga akan secara otomatis melacak persentase penyelesaian setiap item secara real time. Semua data yang Anda kumpulkan dalam tampilan daftar kami juga terlihat di seluruh alat. Gunakan tampilan apa pun yang Anda inginkan, semuanya diperbarui secara langsung dan siap untuk Anda gunakan.

Seberapa Akurat Analisis Biaya-Manfaat?

Seberapa akurat CBA? Jawaban singkatnya adalah seakurat data yang Anda masukkan ke dalam proses. Semakin akurat perkiraan Anda, semakin akurat hasil Anda.

Beberapa ketidakakuratan disebabkan oleh hal-hal berikut:

• Terlalu mengandalkan data yang dikumpulkan dari proyek sebelumnya, terutama ketika proyek tersebut berbeda dalam fungsi, ukuran, dll., dari yang sedang Anda kerjakan
• Menggunakan kesan subjektif saat membuat penilaian
• Penggunaan heuristik yang tidak tepat (pemecahan masalah menggunakan metode praktis yang tidak dijamin) untuk mendapatkan biaya tidak berwujud
• Bias konfirmasi atau hanya menggunakan data yang mencadangkan apa yang ingin Anda temukan

Apakah Ada Keterbatasan Analisis Biaya-Manfaat?

Analisis biaya-manfaat paling cocok untuk proyek berukuran kecil hingga menengah yang tidak membutuhkan waktu terlalu lama untuk diselesaikan. Dalam kasus ini, analisis dapat membantu pengambil keputusan mengoptimalkan rasio manfaat-biaya proyek mereka.

Namun, proyek besar yang berlangsung dalam waktu lama dapat menimbulkan masalah dalam hal PKB. Ada faktor luar, seperti inflasi, suku bunga, dll., yang memengaruhi keakuratan analisis. Dalam kasus tersebut, menghitung nilai sekarang bersih, nilai waktu uang, tingkat diskonto, dan metrik lainnya dapat menjadi rumit bagi sebagian besar manajer proyek.

Ada metode lain yang melengkapi CBA dalam menilai proyek yang lebih besar, seperti NPV dan IRR. Namun, secara keseluruhan, penggunaan CBA merupakan langkah penting dalam menentukan apakah ada proyek yang layak dijalankan.

Template untuk Membantu Analisis Biaya-Manfaat Anda

Saat Anda bekerja untuk menghitung analisis biaya-manfaat proyek Anda, Anda bisa mendapatkan bantuan dari beberapa template manajemen proyek gratis yang kami tawarkan di situs kami. Kami memiliki lusinan templat gratis yang membantu setiap fase siklus hidup proyek. Untuk analisis biaya-manfaat, gunakan ketiganya.

Matriks RACI

Salah satu langkah saat menjalankan analisis biaya-manfaat (seperti yang dijelaskan di atas) termasuk mengidentifikasi pemangku kepentingan dalam proyek Anda. Anda perlu membuat daftar pemangku kepentingan tersebut, tetapi template matriks RACI gratis kami mengambil satu langkah lebih jauh dengan menguraikan siapa yang perlu tahu apa. RACI adalah akronim untuk bertanggung jawab, akuntabel, dikonsultasikan, dan diinformasikan. Dengan mengisi template ini, Anda akan mengatur tim dan pemangku kepentingan Anda dan menjaga semua orang pada halaman yang sama.

Anggaran Proyek

Anda tidak dapat melakukan analisis biaya-manfaat tanpa menguraikan semua pengeluaran Anda terlebih dahulu. Di situlah templat anggaran proyek gratis kami masuk. Ini membantu Anda menangkap semua pengeluaran yang terkait dengan proyek Anda mulai dari biaya tenaga kerja, biaya konsultan, harga bahan baku, lisensi perangkat lunak, dan perjalanan. Bahkan ada ruang untuk menangkap item baris lainnya, seperti biaya telepon, ruang sewa, peralatan untuk kantor, admin, dan bahkan asuransi. Anggaran menyeluruh membuat analisis biaya lebih akurat.

Daftar Risiko Proyek

Anda memiliki pemangku kepentingan yang diidentifikasi dan anggaran Anda diuraikan, tetapi selalu ada hal yang tidak diketahui yang harus dihadapi. Anda tidak bisa membiarkannya begitu saja: Anda harus mengelola risiko, itulah sebabnya daftar risiko proyek gratis kami sangat penting. Gunakan untuk menguraikan risiko yang melekat dalam proyek. Ada tempat untuk membuat daftar deskripsi risiko, dampaknya, tingkat risiko dan siapa yang bertanggung jawab untuk itu. Dengan mempertahankan daftar risiko yang baik, Anda dapat mengontrol variabel dalam proyek Anda dan membuat analisis biaya-manfaat yang lebih baik.

Jadikan Setiap Proyek Menguntungkan dengan ProjectManager

Tidak peduli seberapa besar laba atas investasi Anda di atas kertas, banyak dari nilai itu dapat menguap dengan pelaksanaan proyek Anda yang buruk. ProjectManager adalah perangkat lunak manajemen proyek pemenang penghargaan yang memiliki alat yang Anda butuhkan untuk mewujudkan potensi proyek Anda. Pertama, Anda memerlukan rencana kedap udara.

Perencanaan

Bagan Gantt online kami memiliki fitur untuk merencanakan proyek Anda dan mengatur tugas Anda, sehingga mereka mengarah pada hasil akhir yang sukses. Jika ada yang berubah, dan memang demikian, Gantt mudah diedit, sehingga Anda dapat berputar dengan cepat.

Pengelolaan sumber daya

Halangan lain yang dapat menghalangi proyek adalah sumber daya Anda. ProjectManager memiliki alat manajemen sumber daya yang melacak materi, persediaan, dan sumber daya Anda yang paling berharga: tim proyek. Jika mereka terlalu banyak bekerja, moral akan terkikis dan produksi akan terganggu.

Halaman beban kerja di ProjectManager diberi kode warna untuk menunjukkan siapa yang mengerjakan apa dan memberi Anda alat untuk menetapkan ulang agar beban kerja tetap seimbang dan tim tetap produktif.

Pelacakan Biaya Waktu Nyata

Cara paling pasti untuk membunuh proyek apa pun adalah dengan mengeluarkan uang. ProjectManager memungkinkan Anda menetapkan anggaran untuk proyek Anda dari awal. Angka ini kemudian tercermin dalam laporan dan dalam bagan dan grafik dasbor waktu nyata, sehingga Anda selalu mengetahui bagaimana biaya memengaruhi proyek Anda. ProjectManager memiliki fitur yang Anda butuhkan untuk mengarahkan proyek Anda ke profitabilitas.

Analisis manfaat biaya adalah proses berbasis data dan membutuhkan perangkat lunak manajemen proyek yang cukup kuat untuk mencerna dan mendistribusikan informasi. ProjectManager adalah perangkat lunak manajemen proyek berbasis cloud dengan alat, seperti dasbor waktu nyata, yang dapat mengumpulkan, memfilter, dan membagikan hasil Anda dalam grafik dan bagan yang mudah dipahami. Cobalah hari ini dengan uji coba 30 hari gratis ini.