Apa Struktur Perincian Biaya (CBS) Dalam Manajemen Proyek?

Memproduksi produk atau membangun gedung adalah proses yang rumit, yang pada gilirannya membuat penentuan harga produk tersebut sama sulitnya untuk dibedakan. Ada banyak faktor yang harus dipertimbangkan, dan manajer proyek menggunakan struktur perincian biaya untuk membantu mereka menentukan biaya produk tersebut.

Menggunakan perincian biaya sangat penting untuk mengembangkan analisis perincian biaya yang baik dan menjual produk itu atau mengirimkan proyek dengan keuntungan. Ini membutuhkan pemahaman tentang apa itu analisis perincian biaya, apa saja yang termasuk dalam struktur perincian biaya, dan bagaimana membuatnya.

Apa Itu Analisis Perincian Biaya?

Analisis perincian biaya adalah proses mengidentifikasi apa yang akan menentukan harga suatu produk, layanan, atau pengiriman proyek akhir apa pun. Beberapa menyebutnya sebagai analisis biaya-harus. Apa pun namanya, proses menemukan semua elemen yang membentuk hasil akhir dan dari sana menentukan berapa biayanya.

Alat ekonomi bisnis ini memungkinkan organisasi untuk menandai harga produk atau layanan mereka dengan penggerak biayanya, atau komponen yang membentuk hasil akhir tersebut. Proses ini merupakan bagian dari strategi pengurangan biaya yang lebih besar dan memberikan peluang bagi bisnis untuk tetap bertahan dan menguntungkan.

Harga produk atau jasa kemudian dikembangkan dengan menggunakan analisis perincian biaya untuk mengetahui berapa biaya produk atau jasa dan kemudian menambahkan margin keuntungan. Ini selanjutnya dipecah menjadi biaya langsung dan tidak langsung. Bisnis tidak dapat mempengaruhi yang terakhir tetapi dapat memiliki pengaruh pada yang pertama, yang meliputi tenaga kerja, bahan mentah, dan subkontrak.

Setelah analisis perincian biaya selesai, penting bagi Anda untuk tetap berpegang pada perhitungan tersebut saat Anda menjalankan proyek untuk mencapai profitabilitas yang Anda ketahui. ProjectManager adalah perangkat lunak manajemen proyek pemenang penghargaan dengan bagan Gantt yang kuat yang mengelola dan melacak sumber daya dan biaya Anda untuk membantu Anda tetap sesuai anggaran. Setelah Anda menetapkan garis dasar, rencana Anda diambil dan dibandingkan dengan kemajuan aktual Anda. Ini memungkinkan Anda untuk melacak varian proyek secara real time. Jika ada ketidaksesuaian, Anda dapat merespons dengan cepat dan tetap di jalur. Mulailah dengan ProjectManager hari ini secara gratis.

Apa Itu Struktur Perincian Biaya?

Untuk melakukan analisis perincian biaya, Anda memerlukan struktur perincian biaya (CBS), yang merupakan peta hierarki biaya dalam proyek Anda. Struktur perincian biaya bekerja berdasarkan struktur perincian kerja (WBS), yang juga merupakan bagan hierarkis, tetapi memetakan kiriman dan tugas proyek, dengan menentukan biaya kiriman dan tugas tersebut.

Struktur perincian biaya adalah alat vital saat mengelola aspek keuangan proyek dan membantu tidak hanya membuat perkiraan proyek tetapi juga cara membuat kontrol biaya yang terukur. Manajer proyek menggunakan alat ini untuk membantu mereka mengelola siklus hidup proyek, khususnya elemen keuangan.

Anehnya, struktur perincian biaya seringkali tidak disertakan dalam manajemen dan penjadwalan proyek, sedangkan WBS adalah bagian mendasar dari penjadwalan proyek. Tetapi keduanya saling melengkapi dan harus digunakan bersama untuk mengidentifikasi semua hasil dan biaya proyek. Menggunakan CBS memungkinkan manajer proyek untuk melacak pesanan perubahan, revisi dan transfer, kontinjensi, varian, dan lainnya.

Biaya Apa yang Mungkin Termasuk dalam Struktur Perincian Biaya?

Secara umum, ada empat jenis biaya yang penting untuk menciptakan struktur perincian biaya yang menyeluruh: biaya tenaga kerja, material, peralatan, dan overhead. Mari jelajahi masing-masing dan mengapa itu penting bagi CBS.

Biaya tenaga kerja

Biaya tenaga kerja adalah uang yang dihabiskan untuk orang-orang yang akan melaksanakan proyek. Ini adalah biaya langsung karena merupakan biaya yang dapat langsung dikaitkan dengan produksi suatu produk atau layanan. Biaya tenaga kerja dipecah menjadi beberapa kategori seperti layanan atau manufaktur. Tingkat kemudian dikaitkan dengan setiap kategori tenaga kerja serta jam kerja. Biaya tenaga kerja mudah diidentifikasi dan, oleh karena itu, menjadi fokus pertama pengurangan biaya.

Biaya Material

Bahan apa pun yang dibeli oleh bisnis termasuk dalam biaya bahan. Beberapa contoh biaya bahan termasuk bahan baku, suku cadang dan komponen dan persediaan manufaktur. Tapi bukan hanya barang-barang berwujud yang termasuk dalam biaya material; juga termasuk biaya untuk asuransi dan pengangkutan. Saat menghitung, pisahkan biaya bahan baku langsung dan tidak langsung dengan menganggap bahan langsung memiliki satu tujuan biaya, sedangkan bahan tidak langsung memiliki beberapa tujuan biaya.

Biaya Peralatan

Sementara beberapa biaya peralatan lipat dengan biaya material, lebih baik memisahkannya sebagai item baris yang berbeda saat Anda mengerjakan struktur perincian biaya. Ya, suku cadang dan komponen dianggap sebagai biaya material, tetapi peralatan sebenarnya yang Anda gunakan termasuk dalam kategori biaya ini. Jika mau, Anda dapat mengeluarkan suku cadang dan komponen yang terkait langsung dengan peralatan dan mencantumkannya di sini, meninggalkan suku cadang dan komponen yang digunakan dalam pembuatan produk Anda di bawah bahan.

Biaya Overhead

Biaya overhead dianggap sebagai biaya tersembunyi karena merupakan biaya berkelanjutan yang tidak dialokasikan secara langsung ke biaya tertentu. Meskipun mereka mungkin tidak berkontribusi pada keuntungan, mereka adalah bagian dari aktivitas proyek yang lebih besar. Biaya overhead adalah biaya yang merupakan bagian dari menjalankan bisnis atau organisasi seperti ruang kantor, utilitas, tunjangan, pajak, dan sebagainya.

Struktur Perincian Biaya vs. Struktur Perincian Pekerjaan

Kami telah membahas perbedaan antara struktur perincian biaya dan struktur perincian pekerjaan, tetapi ini adalah perbedaan penting yang membutuhkan detail lebih lanjut. Jelas, struktur perincian biaya mewakili biaya semua bagian dari struktur perincian pekerjaan.

Struktur perincian pekerjaan menentukan kiriman proyek dan dengan demikian menguraikan pekerjaan yang harus diselesaikan oleh tim proyek. Struktur perincian pekerjaan dilakukan oleh tim proyek, tetapi struktur perincian biaya berada dalam lingkup departemen keuangan atau komersial organisasi.

Struktur perincian biaya dan struktur perincian pekerjaan digunakan bersama-sama, seperti yang disebutkan, tetapi struktur perincian pekerjaan bersifat spesifik proyek dan struktur perincian biaya dapat digunakan di seluruh portofolio proyek.

Struktur Perincian Biaya vs. Struktur Perincian Sumber Daya

Kami telah menjelaskan struktur perincian biaya, tetapi bagaimana perbandingannya dengan struktur perincian sumber daya (RBS)? Pertama, struktur perincian sumber daya adalah daftar sumber daya, bukan biaya. Ini mengidentifikasi semua sumber daya yang akan dibutuhkan untuk melaksanakan proyek.

Struktur perincian sumber daya mendefinisikan setiap sumber daya berdasarkan fungsi dan jenisnya. Ini termasuk orang-orang yang akan melaksanakan proyek. Faktanya, sumber daya cenderung berupa segala sesuatu yang membutuhkan biaya dalam sebuah proyek.

Oleh karena itu, ada hubungan umum antara struktur perincian biaya dan struktur perincian sumber daya di mana RBS mengumpulkan sumber daya seperti orang (tenaga kerja), alat manajemen (peralatan), bahan, dan lainnya.

Cara Membuat Struktur Perincian Biaya

Harus jelas bahwa struktur perincian biaya adalah bagian penting dari proses perencanaan dan penjadwalan proyek Anda. Pekerjaannya tidak terlalu sulit dan Anda sudah banyak melakukannya dengan struktur perincian lain yang merupakan bagian dari teknik manajemen proyek normal. Ikuti langkah-langkah ini untuk membuat struktur perincian biaya.

1. Membuat Work Breakdown Structure (WBS)

Sebagaimana dicatat, struktur perincian pekerjaan adalah bagian dari pembuatan struktur perincian biaya. Anda mungkin sudah membuatnya untuk mengidentifikasi kiriman dan tugas yang diperlukan untuk menyelesaikannya. Gunakan struktur rincian kerja untuk melihat keseluruhan proyek dalam satu bagan. Semua yang harus Anda lakukan diuraikan, jadi tentukan bagian mana yang akan berkontribusi pada biaya proyek.

Terkait: Templat Struktur Perincian Kerja Gratis untuk Excel

2. Identifikasi Biaya untuk Setiap Tugas Proyek

Setelah Anda menguraikan kegiatan proyek, Anda perlu memperkirakan berapa biayanya. Anda dapat memecah biaya ini menjadi tenaga kerja atau biaya langsung, serta bahan, peralatan, overhead, dll. Untuk mendapatkan perkiraan seakurat mungkin, Anda akan ingin menggunakan teknik estimasi biaya. Setelah Anda memperkirakan biaya semua item ini secara akurat, maka Anda akan mendapatkan biaya akhir untuk proyek Anda.

3. Tentukan Margin Kontinjensi

Tidak peduli seberapa hati-hati Anda, perkiraan hanyalah perkiraan. Anda perlu membuat bantalan jika perkiraan Anda meleset dan mempertimbangkan perubahan yang dapat memengaruhi biaya proyek. Itu disebut margin kontingensi. Perhitungkan biaya overhead, biaya langsung dan tidak langsung, dan biaya administrasi Anda dan berikan ruang gerak yang cukup untuk menyelesaikan proyek tanpa berdampak negatif pada anggaran Anda.

Contoh Struktur Perincian Biaya

Mari kita lihat struktur perincian biaya yang lebih konkret dengan menerapkannya pada sebuah contoh. Misalkan kita membuat rumah anjing untuk seorang teman yang mengatakan akan membayar kita untuk pekerjaan itu. Hal pertama yang harus kita lakukan adalah membuat struktur perincian pekerjaan dengan rumah anjing jadi di atasnya dan perakitan kayu, penggunaan paku, palu, lem, dan bahan lainnya.

Setelah barang-barang tersebut terdaftar, kami dapat mulai memperkirakan biaya. Kami menghitung harga kayu $20, paku dan lem lagi $5, dan peralatan yang kami miliki, sehingga akan terlipat menjadi tenaga kerja kami. Kami membutuhkan waktu dua jam untuk mendapatkan materi hingga menyelesaikan proyek. Tenaga kerja kami adalah $25 per jam. Kami akan menambahkan tambahan $5 untuk margin kontinjensi kami. Itu memberi kita total $80, ditambah keuntungan $20 dengan total keseluruhan $100.

ProjectManager Membantu Pelacakan Biaya

Secara alami, proyek Anda akan sangat berbeda dan lebih rumit daripada contoh perincian biaya di atas. Itu sebabnya Anda memerlukan perangkat lunak manajemen proyek. ProjectManager adalah perangkat lunak manajemen proyek pemenang penghargaan yang membantu Anda mengelola dan melacak biaya proyek secara real time. Bagan Gantt kami yang kuat membantu Anda merencanakan dan menjadwalkan sumber daya Anda dengan struktur perincian kerja yang menyesuaikan secara otomatis saat Anda membuat tugas dan ringkasan tugas.

Dapatkan Pandangan Tingkat Tinggi tentang Biaya Proyek

Setelah Anda menyelesaikan semua pekerjaan dengan struktur perincian biaya, Anda ingin memastikan bahwa biaya tersebut sesuai dengan rencana. Satu-satunya cara untuk melakukannya adalah dengan memantau dan mengendalikan proyek Anda. Anda dapat beralih ke dasbor waktu nyata kami kapan saja untuk mendapatkan tampilan tingkat tinggi dari kemajuan dan kinerja proyek. Perangkat lunak kami mengumpulkan data secara otomatis dan menampilkan metrik seperti biaya, beban kerja, dan lainnya dalam grafik dan bagan yang mudah dibaca. Tidak seperti perangkat lunak ringan, tidak ada penyiapan yang memakan waktu. Sudah siap ketika Anda membutuhkannya.

Hasilkan Laporan yang Dapat Disesuaikan untuk Detail Lebih Lanjut

Saat Anda membutuhkan lebih banyak informasi daripada yang dapat diperoleh dari dasbor langsung, gunakan fitur pelaporan kami. Anda dapat membuat laporan dengan penekanan tombol pada status proyek atau status portofolio jika Anda mengelola lebih dari satu proyek. Ada juga laporan tentang lembar waktu, tugas, dan lainnya. Semua laporan dapat difilter untuk hanya menampilkan data yang ingin Anda lihat. Kemudian mereka dapat dengan mudah dibagikan dalam berbagai format dengan para pemangku kepentingan untuk terus memperbaruinya.

Lebih dari sekadar memantau biaya, Anda juga dapat mengelolanya. Perangkat lunak kami memberi Anda fitur manajemen tugas, manajemen sumber daya, dan manajemen risiko yang membantu Anda mengontrol biaya untuk menghasilkan proyek yang sukses.

ProjectManager adalah perangkat lunak manajemen proyek online yang memberdayakan tim untuk merencanakan, mengelola, dan melacak proyek secara real time. Alat pelacakan sumber daya dan biaya kami memudahkan Anda untuk mempertahankan anggaran dan menyelesaikan proyek tepat waktu. Bergabunglah dengan tim di berbagai perusahaan seperti Avis, Nestle, dan Siemens yang menggunakan perangkat lunak kami untuk mencapai kesuksesan. Mulailah dengan ProjectManager hari ini secara gratis.