Estimasi Biaya Dalam Manajemen Proyek: Bagaimana Memperkirakan Biaya Proyek

Estimasi biaya yang baik sangat penting untuk keberhasilan manajemen proyek. Banyak biaya dapat muncul selama siklus hidup manajemen proyek, dan metode estimasi biaya yang akurat dapat menjadi perbedaan antara rencana yang berhasil dan yang gagal. Estimasi biaya, bagaimanapun, lebih mudah diucapkan daripada dilakukan. Proyek membawa risiko, dan risiko membawa biaya tak terduga dan masalah manajemen biaya.

Estimasi biaya adalah proses yang memperhitungkan biaya langsung, biaya tidak langsung, dan faktor lainnya, dan menghitung anggaran yang memenuhi komitmen keuangan yang diperlukan untuk keberhasilan proyek. Teknik estimasi biaya proyek berlaku untuk proyek apa pun, mulai dari membangun jembatan hingga mengembangkan aplikasi pembunuh baru itu. Semuanya membutuhkan uang, jadi semakin jelas Anda tentang jumlah yang dibutuhkan, semakin besar kemungkinan Anda akan mencapai tujuan Anda.

Estimasi biaya disederhanakan dengan bantuan perangkat lunak manajemen proyek seperti ProjectManager. Tambahkan anggaran proyek, rencanakan biaya untuk tugas tertentu, dan sertakan tarif tenaga kerja untuk tim Anda. Saat Anda membuat rencana Anda di bagan Gantt kami, perkiraan biaya proyek Anda akan dihitung secara otomatis. Plus, saat proyek berlangsung, Anda dapat melacak biaya Anda secara real time di dasbor otomatis kami. Cobalah gratis hari ini.

Apa itu Estimasi Biaya?

Dalam manajemen proyek, estimasi biaya adalah penjumlahan dari elemen biaya individual, menggunakan metode estimasi yang telah ditetapkan dan data yang valid, untuk memperkirakan biaya proyek di masa depan, berdasarkan apa yang diketahui saat ini.

Ini lebih lanjut mendefinisikan karakteristik dasar perkiraan biaya yang kredibel termasuk:

• Identifikasi tugas yang jelas
• Partisipasi luas dalam menyiapkan perkiraan
• Ketersediaan data yang valid
• Struktur standar untuk perkiraan
• Ketentuan untuk ketidakpastian program
• Pengakuan inflasi
• Biaya yang tidak termasuk
• Ulasan independen tentang perkiraan
• Revisi perkiraan untuk perubahan program yang signifikan

Mengapa Estimasi Biaya Penting?

Estimasi biaya dan manajemen biaya merupakan bagian penting dari manajemen proyek. Manajer proyek bertanggung jawab untuk membuat anggaran proyek yang paling akurat mungkin dengan menggunakan struktur rincian kerja (WBS) dan teknik estimasi biaya untuk memvisualisasikan ruang lingkup proyek dan kemudian menetapkan biaya untuk setiap tugas proyek. Mengetahui ruang lingkup proyek akan membantu tidak hanya dalam tahap perencanaan tetapi juga sepanjang siklus hidup proyek, terutama selama pelaksanaan, pemantauan, dan pengendalian proyek.

Memiliki proses estimasi biaya adalah bagaimana manajer proyek dapat mencapai tujuan dan sasaran proyek yang ditetapkan oleh eksekutif dan pemangku kepentingan proyek. Anggaran proyek akan mengumpulkan biaya tidak langsung dan biaya langsung karena memperkirakan biaya keseluruhan pengiriman proyek tepat waktu dan memenuhi harapan kualitas. Itu berarti, apa pun yang Anda perlukan untuk membuat proyek berhasil akan dipikirkan selama proses estimasi biaya.

Teknik Estimasi Biaya

Semua faktor ini memengaruhi perkiraan biaya proyek, sehingga sulit untuk menghasilkan perkiraan yang tepat. Untungnya, ada teknik estimasi biaya yang dapat membantu mengembangkan estimasi biaya yang lebih akurat.

1. Perkiraan Analog

Carilah bantuan ahli yang memiliki pengalaman dalam proyek serupa, atau gunakan data historis Anda sendiri. Jika Anda memiliki akses ke data historis yang relevan, coba estimasi analog, yang dapat menunjukkan preseden yang membantu menentukan berapa biaya masa depan Anda pada tahap awal proyek.

2. Pendugaan Parametrik

Ada pemodelan statistik, atau estimasi parametrik, yang juga menggunakan data historis dari pemicu biaya utama dan kemudian menghitung berapa biayanya jika durasi atau lainnya dari proyek diubah.

3. Estimasi Bottom-Up

Pendekatan yang lebih terperinci adalah estimasi bottom-up, yang menggunakan estimasi tugas individu dan kemudian menambahkannya untuk menentukan biaya keseluruhan proyek. Metode estimasi biaya ini bahkan lebih detail daripada estimasi parametrik dan digunakan dalam proyek kompleks dengan banyak variabel seperti pengembangan perangkat lunak atau proyek konstruksi.

4. Estimasi Tiga Poin

Pendekatan lain adalah perkiraan tiga poin, yang muncul dengan tiga skenario: rentang kemungkinan besar, optimis dan pesimis. Ini kemudian dimasukkan ke dalam persamaan untuk mengembangkan estimasi.

5. Analisis Cadangan

Analisis cadangan menentukan berapa banyak cadangan kontinjensi yang harus dialokasikan. Pendekatan ini mencoba untuk memperdebatkan ketidakpastian.

6. Biaya Kualitas

Biaya kualitas menggunakan uang yang dikeluarkan selama proyek untuk menghindari kegagalan dan uang yang diterapkan setelah proyek untuk mengatasi kegagalan. Ini dapat membantu menyempurnakan estimasi biaya proyek Anda secara keseluruhan. Dan membandingkan tawaran dari vendor juga dapat membantu mengetahui biaya.

7. Alat Dinamis

Setiap kali Anda memperkirakan biaya, ada baiknya menggunakan perangkat lunak online untuk mengumpulkan semua informasi proyek Anda. Perangkat lunak manajemen proyek yang dapat digunakan dalam kongres dengan banyak teknik ini untuk membantu memfasilitasi proses. Gunakan perangkat lunak online untuk menentukan tim, tugas, dan tujuan proyek Anda. Bahkan kelola vendor Anda dan lacak biaya saat proyek berlangsung. Kami akan menunjukkan caranya.

Bagaimana Memperkirakan Biaya dalam 10 Langkah

Pemerintah AS telah mengidentifikasi proses 12 langkah yang menghasilkan perkiraan biaya yang andal dan valid untuk manajemen proyek. Kedua belas langkah tersebut diuraikan di bawah ini.

1. Tentukan Tujuan Perkiraan Biaya

Tentukan tujuan perkiraan biaya, tingkat detail yang diperlukan, siapa yang menerima perkiraan dan cakupan keseluruhan perkiraan.

2. Kembangkan Rencana Perkiraan

Kumpulkan tim estimasi biaya, dan uraikan teknik estimasi mereka. Kembangkan garis waktu, dan tentukan siapa yang akan melakukan estimasi biaya independen. Terakhir, buat jadwal tim.

3. Tentukan Karakteristik

Buat deskripsi dasar tentang tujuan, sistem, dan karakteristik kinerja. Ini termasuk implikasi teknologi, konfigurasi sistem, jadwal, strategi, dan hubungan dengan sistem yang ada. Jangan lupa dukungan, keamanan, item risiko, pengujian dan produksi, penerapan dan pemeliharaan, dan sistem warisan serupa.

4. Tentukan Teknik Estimasi Biaya

Tentukan struktur rincian kerja (WBS), dan pilih metode estimasi yang paling cocok untuk setiap elemen dalam WBS. Periksa silang untuk driver biaya dan jadwal; kemudian buat daftar periksa.

5. Identifikasi Aturan, Asumsi, dan Dapatkan Data

Tentukan dengan jelas apa yang disertakan dan dikecualikan dari estimasi, dan identifikasi asumsi spesifik.

6. Kembangkan Estimasi Poin

Mengembangkan model biaya dengan memperkirakan setiap elemen WBS.

7. Lakukan Analisis Sensitivitas

Uji sensitivitas biaya terhadap perubahan estimasi nilai input dan asumsi utama, dan tentukan pemicu biaya utama.

8. Melakukan Analisis Risiko dan Ketidakpastian

Tentukan biaya, jadwal dan risiko teknis yang melekat pada setiap item pada WBS dan bagaimana mengelolanya.

9. Dokumentasikan Estimasi dan Presentasikan kepada Manajemen

Miliki dokumentasi untuk setiap langkah dalam proses perkiraan biaya untuk menjaga semua orang pada halaman yang sama dengan perkiraan biaya. Kemudian Anda dapat memberi tahu pemangku kepentingan proyek tentang perkiraan biaya untuk mendapatkan persetujuan mereka.

10. Perbarui Perkiraan Biaya

Setiap perubahan pada perkiraan biaya harus diperbarui dan dilaporkan. Juga, lakukan postmortem di mana Anda dapat mendokumentasikan pelajaran yang didapat.

Template Estimasi Biaya Gratis

ProjectManager memiliki template gratis untuk setiap aspek pengelolaan proyek, termasuk template perkiraan biaya gratis untuk Excel. Ini dapat digunakan untuk proyek apa pun hanya dengan mengganti item di kolom deskripsi dengan item yang relevan dengan proyek Anda.

Template perkiraan biaya gratis ini memiliki semua bidang yang harus Anda isi saat memperkirakan biaya proyek. Misalnya ada kolom deskripsi, disusul kolom vendor atau subkontraktor lalu ada kolom untuk menjaring biaya tenaga kerja dan bahan baku. Ini dapat ditambahkan bersama-sama dengan baris dan kemudian total biaya proyek dapat dihitung dengan template.

Secara alami, templat perkiraan biaya adalah dokumen statis. Ini berguna dalam hal mengumpulkan semua biaya proyek Anda dan bahkan melacaknya selama siklus hidup proyek. Namun, semua data itu harus ditambahkan secara manual, yang membutuhkan waktu dan usaha—dua hal yang tidak Anda miliki saat mengelola sebuah proyek. Setelah Anda siap untuk merampingkan proses perkiraan biaya, Anda akan menemukan bahwa ada banyak solusi perangkat lunak manajemen proyek di luar sana yang dapat membangun anggaran dan melacaknya secara real time untuk mencegah Anda mengeluarkan uang terlalu banyak.

Contoh Estimasi Biaya Proyek

Mari luangkan waktu sejenak untuk membuat proyek hipotetis dan menjalankan contoh perkiraan biaya umum untuk melihat bagaimana proses ini bekerja. Estimasi biaya konstruksi sangat mudah jadi kami akan menggunakan contoh estimasi konstruksi. Proyek konstruksi ini akan fokus pada persyaratan umum untuk estimasi biaya dalam manajemen proyek.

Pertama, Anda ingin memiliki daftar yang menjelaskan berbagai elemen yang diperlukan untuk membangun proyek konstruksi Anda. Kumpulkan semua dokumen manajemen proyek konstruksi Anda seperti rencana, desain dan spesifikasi, cetak biru dan izin untuk mengetahui data biaya. Dalam dokumen Anda, Anda akan menemukan biaya administrasi, biaya pembiayaan, biaya letal, biaya teknik, asuransi, dan item biaya lainnya.

Sekarang saatnya menggunakan struktur rincian kerja (WBS) untuk mengidentifikasi semua aktivitas proyek konstruksi Anda. Identifikasi biaya tenaga kerja, biaya langsung dan biaya tidak langsung yang terkait dengan setiap aktivitas dalam jadwal proyek Anda. Ada berbagai teknik estimasi biaya seperti estimasi bottom-up yang memungkinkan kontraktor untuk memperkirakan biaya untuk setiap kegiatan konstruksi untuk membuat proposal yang akurat untuk proses penawaran konstruksi.

Biaya ini kemudian ditambahkan bersama-sama untuk total baris. Semua total baris tersebut kemudian ditambahkan bersama-sama dan Anda memiliki total biaya proyek Anda. Memiliki template estimasi biaya adalah alat yang baik untuk mengumpulkan dan melacak informasi ini.

Bagaimana ProjectManager Dapat Membantu dengan Estimasi Biaya

ProjectManager adalah perangkat lunak manajemen proyek yang memiliki fitur untuk membantu membuat perkiraan biaya proyek yang lebih akurat. Bagan Gantt online kami dapat digunakan untuk membantu Anda melacak biaya dan pengeluaran untuk proyek dan tugas.

Perkirakan Biaya Tugas Tertentu

Saat memperkirakan tugas individu, biaya juga dapat dikumpulkan dan dilacak di bagan Gantt online kami. Di sini Anda dapat menambahkan kolom untuk perkiraan biaya, biaya dasar, dan biaya aktual untuk membantu Anda menjaga proyek tetap sesuai anggaran setelah dijalankan.

Bagan Gantt online kami tidak hanya dapat melacak tugas, tetapi Anda dapat mengaturnya untuk melacak bahan dan biaya tetap yang terkait dengan setiap tugas proyek, dan memantau perbedaan antara anggaran dan biaya aktual, seperti yang Anda bisa untuk setiap tugas. Semua data ini dikumpulkan dalam satu halaman.

Mulailah dengan membuat proyek dan kemudian pergi ke tampilan Gantt di ProjectManager. Jika Anda sudah memiliki data, Anda dapat mengimpornya dengan mengklik tombol impor di sisi kanan atas halaman. Atau Anda dapat menggunakan bagan Gantt online ini untuk mengumpulkan data. Ini dapat dengan mudah dibagikan dengan anggota tim dan pemangku kepentingan saat Anda siap untuk mendapatkan masukan atau persetujuan.

Perkiraan Biaya Sumber Daya

Fitur manajemen sumber daya di ProjectManager adalah alat lain yang dapat membantu Anda mencapai perkiraan biaya proyek yang lebih akurat. Ini menawarkan cara untuk melihat biaya Anda melalui beban kerja di seluruh tugas dan proyek.

Saat merencanakan proyek dengan alat manajemen sumber daya kami, Anda dapat memperhitungkan jadwal karyawan, penyewaan peralatan, liburan, dan ruang kantor, di antara faktor-faktor lain yang akan berdampak pada anggaran Anda. Mendistribusikan sumber daya proyek adalah salah satu cara untuk menyeimbangkan anggaran.

Buat rencana sumber daya dengan menjadwalkan tanggal untuk sumber daya yang direncanakan, berapa lama Anda akan membutuhkannya dan orang-orang yang akan terlibat. Itu termasuk peralatan atau persewaan lokasi. Juga, uraikan itu menjadi jumlah sumber daya yang dibutuhkan untuk setiap aktivitas setiap hari. Kemudian buat jadwal dengan sumber daya terperinci, termasuk durasi dan perkiraan biaya.

Saat memperkirakan biaya pada suatu proyek, Anda ingin memiliki alat terbaik untuk membantu Anda menghitung anggaran yang lebih akurat. ProjectManager adalah perangkat lunak manajemen proyek berbasis cloud dengan grafik Gantt online dan fitur manajemen sumber daya yang memberi Anda kendali atas biaya proyek Anda. Lihat bagaimana ProjectManager dapat membantu estimasi biaya proyek Anda dengan mengikuti uji coba gratis 30 hari ini hari ini.