Cara Membuat Rencana Manajemen Biaya

Anda tahu bagaimana kelanjutannya—Anda tinggal beberapa bulan lagi dari tenggat waktu, dan tim Anda hampir menyelesaikan proyeknya. Anda dengan cepat kehabisan anggaran dan waktu, dan Anda mulai stres. Haruskah Anda memberi tahu para pemangku kepentingan, atau menunggu sedikit lebih lama?

Setidaknya Anda tidak sendirian, karena situasi ini terjadi pada lebih dari 45 persen dari semua proyek TI berskala besar. Bagi banyak orang, ini datang baik sebagai kerugian pada garis waktu proyek dan produk akhir, dengan 56 persen proyek memberikan nilai yang lebih rendah daripada yang diantisipasi. Astaga. Bagaimana Anda bisa menghentikan ini terjadi? Rencana manajemen biaya dapat membantu.

Apa itu Rencana Manajemen Biaya?

Rencana manajemen biaya adalah metode menyusun strategi perencanaan dan pelaksanaan anggaran proyek. Tentu saja, ini dilakukan agar proyek Anda selesai tepat waktu dan sesuai anggaran. Namun, tanpa rencana manajemen biaya yang tepat, kedua hal tersebut akan goyah—sangat merugikan Anda dan organisasi Anda.

Terlebih lagi, keberhasilan proyek bergantung pada manajemen biaya, karena biaya adalah faktor penentu utama keberhasilan atau kegagalan usaha secara keseluruhan.

Karena rencana manajemen biaya sangat penting, Anda perlu menggunakan perangkat lunak manajemen proyek untuk melacak biaya Anda. ProjectManager adalah perangkat lunak proyek dan pekerjaan berbasis cloud yang dapat melacak biaya proyek Anda secara real time. Bangun rencana Anda di bagan Gantt pemenang penghargaan kami, lalu lacak dengan dasbor langsung yang tidak memerlukan penyiapan. Anda akan selalu tahu jika Anda memenuhi rencana pengelolaan biaya dengan ProjectManager, jadi mulailah hari ini secara gratis!

Cara Membuat Rencana Manajemen Biaya

Manajemen biaya terkadang juga dikenal dengan nama subtugas yang lebih spesifik, seperti manajemen pengeluaran, transparansi biaya, dan akuntansi biaya. Ini biasanya terdiri dari empat langkah: perencanaan sumber daya, estimasi biaya, penganggaran dan pengendalian biaya. Sangat disarankan agar Anda menggunakan perangkat lunak perencanaan proyek untuk membantu Anda dalam proses pembuatan rencana manajemen biaya, karena akan ada banyak tugas, biaya, dan sumber daya yang harus dilacak.

1. Perencanaan Sumber Daya

Dimulai dengan rencana sumber daya, manajer proyek biasanya akan menggunakan struktur rincian kerja untuk menunjukkan proyek dan kirimannya dalam hierarki dari yang paling penting hingga yang paling tidak penting. Bagian ini membantu manajer proyek untuk memahami ke mana sebagian besar biaya akan disalurkan, dan komponen proyek mana yang membutuhkan pengeluaran paling sedikit.

2. Estimasi Biaya

Tahap kedua, estimasi biaya, adalah proses yang berulang—artinya dirancang untuk berubah seiring perubahan proyek. Tahap ini menggunakan banyak teknik estimasi berbeda yang ditentukan oleh tujuan konseptual, pengetahuan sejarah, penilaian ahli, teknik determinatif atau basis komponen demi komponen.

Terkait: Template Estimasi Biaya Gratis

Secara historis, teknik determinatif telah terbukti paling akurat. Namun, proses ini hanya masuk akal untuk digunakan setelah setiap detail proyek terakhir telah dipetakan—termasuk ruang lingkup dan hasil. Untuk proyek yang tidak memiliki cetakan yang bagus, teknik estimasi biaya yang kurang akurat akan tetap berguna selama tahap ini.

3. Penganggaran

Sekarang, tahap estimasi biaya mungkin terasa seperti Anda sudah memetakan anggaran Anda, tetapi sebenarnya Anda baru saja memetakan cetak biru untuk anggaran Anda. Anggaran proyek Anda akan sedikit lebih tepat dengan ukuran ini, dan akan memungkinkan proyek untuk benar-benar berhasil.

Anggaran dibentuk dan disetujui setelah fase estimasi, dan biasanya dikeluarkan untuk proyek dalam serangkaian fase tergantung pada kemajuan proyek. Ini akan membantu proyek mencapai tonggaknya dalam setiap fase anggaran, daripada mencoba mencocokkan anggaran proyek secara keseluruhan.

4. Pengendalian Biaya

Kontrol biaya sederhana—Anda akan mengukur kinerja nilai dolar proyek Anda terhadap total biaya dan garis waktu Anda. Ini akan membantu memberikan patokan selama proses proyek.

Pertama, persyaratan Anda ditetapkan jauh sebelumnya, selama fase perencanaan proyek. Kemudian, mereka digunakan sebagai metode untuk menantang alasan perubahan biaya. Ini akan membantu mengoreksi arah jika biaya meningkat di luar kisaran anggaran dan menjaga proyek agar tidak menggelembung di luar kendali.

Pada akhirnya, rencana manajemen biaya Anda akan membantu Anda merencanakan biaya proyek, dan mengelola biaya proyek Anda sepanjang siklus hidup proyek. Saat proyek Anda sedang berlangsung, pengeluaran proyek Anda akan didokumentasikan secara menyeluruh di seluruh proyek sehingga proyek Anda dapat tetap sesuai anggaran.

Persyaratan dan Rumus Rencana Manajemen Biaya, Ditetapkan

Dalam memetakan rencana manajemen biaya Anda, Anda harus melakukan banyak perhitungan yang berbeda, berlatih banyak rumus dan memeriksa tiga kali matematika Anda setelah selesai. Namun demikian, tindakan ini memiliki banyak nama tertentu. Mari kita definisikan mereka.

• Struktur Perincian Kerja: Mirip dalam gaya dengan metode air terjun atau bagan alur hierarkis sederhana, ini adalah tata letak kerja, tugas, dan aktivitas yang berorientasi pada produk yang harus dilakukan oleh anggota tim.
• Cost Baseline: Ini dibuat dengan memperkirakan biaya Anda terhadap periode waktu umum proyek Anda akan berlangsung. Dasar biaya Anda pada akhirnya adalah apa yang akan Anda gunakan untuk membandingkan kinerja Anda, biasanya diilustrasikan pada kurva-S.
• Ambang Kontrol: Sama seperti Anda menetapkan garis dasar, ambang biaya Anda adalah pembelanjaan tertinggi atau terendah yang diizinkan untuk digunakan oleh proyek Anda. Apa pun di atas atau di bawah yang dianggap tidak dapat diterima dalam hal manajemen biaya.
• Tingkat Ketepatan: Unit pengukuran ini akan menunjukkan seberapa curam perkiraan biaya Anda akan dibulatkan ke bawah atau ke atas. Tingkat presisi Anda juga akan ditentukan oleh ruang lingkup dan ukuran total proyek Anda.
• Pengukuran Nilai yang Diperoleh: Persamaan nilai yang diperoleh membantu manajer proyek untuk mengukur dengan lebih baik jumlah pekerjaan yang telah dilakukan pada proyek tersebut seakurat mungkin.
• Estimasi Tiga Titik: Dengan menggunakan rumus ini, Anda akan mendapatkan tiga angka. Yang pertama adalah tebakan terbaik Anda (BG) tentang jumlah pekerjaan yang akan dilakukan suatu aktivitas jika dilakukan 100 kali. Yang kedua adalah perkiraan pesimis (P) Anda, yaitu berapa lama proyek akan berlangsung dan berapa biayanya jika semua risiko negatif terjadi. Dan yang ketiga adalah perkiraan optimis (O) Anda jika semua risiko positif terjadi.
• Estimasi Bottom-Up: Rumus ini melibatkan penggunaan perkiraan proyek Anda yang lebih kecil, dan kemudian menggabungkannya ke dalam jumlah total untuk menentukan perkiraan biaya proyek Anda secara keseluruhan.
• Estimasi Analog: Estimasi ini dihitung dengan membandingkan semua estimasi biaya proyek sebelumnya dan mengukurnya dengan waktu dan biaya proyek Anda saat ini. Ini biasanya dilakukan ketika ada beberapa detail proyek yang tersedia.
• Estimasi Parametrik: Estimasi ini dihitung dengan mengaitkan biaya untuk setiap tugas dan memetakan biaya tersebut terhadap timeline proyek. Namun banyak tugas yang ada akan membantu Anda menemukan perkiraan biaya total Anda. Ini dapat dilakukan di ProjectManager dengan menggunakan bagan Gantt online kami. Di sini, Anda dapat menetapkan biaya untuk setiap tugas, dan saat proyek selesai, total biaya secara otomatis dihitung dan dibandingkan dengan anggaran.

Cara Melacak Hasil untuk Rencana Manajemen Biaya Anda

Setengah dari rencana manajemen biaya Anda adalah mengelola biaya Anda sepanjang siklus hidup proyek.

Saat memantau biaya proyek Anda, gunakan tolok ukur Anda, karena itu akan menjadi kunci untuk memecahkan kode apakah proyek Anda sesuai rencana, tertinggal atau melebihi anggaran. Karena itu, Anda ingin dapat melihat kemajuan yang Anda rencanakan dibandingkan dengan kemajuan yang Anda realisasikan untuk memastikan Anda masih berada di jalur yang benar. Banyak orang menggunakan alur kerja manajemen proyek mereka (baik itu melalui metodologi waterfall, bagan Gantt, atau alat kanban) untuk mengukur metrik ini.

3 Hal yang Harus Dihindari Saat Membuat Rencana Manajemen Biaya

Mengetahui apa yang tidak boleh dilakukan sama pentingnya dengan mengetahui apa yang tidak boleh dilakukan saat membuat rencana manajemen biaya. Rencana manajemen biaya rumit dan kesalahan dapat dibuat. Semakin Anda menyadari apa kesalahan langkah itu, semakin kecil kemungkinan Anda akan mengambilnya. Berikut adalah beberapa yang harus diwaspadai.

1. Komunikasi Pemangku Kepentingan yang Buruk: Laporan adalah sarana utama yang digunakan manajer proyek untuk mengomunikasikan statistik biaya vital kepada pemangku kepentingan proyek. Pemangku kepentingan memiliki kepentingan dalam keberhasilan proyek dan karena itu sangat tertarik pada bagaimana kemajuannya.
2. Tidak Menggunakan Struktur Perincian Kerja: Tidak memetakan setiap langkah yang diperlukan untuk mencapai hasil akhir proyek Anda akan memengaruhi anggaran Anda, dan dengan demikian, rencana pengelolaan biaya Anda.
3. Hanya Menggunakan Spreadsheet: Spreadsheet sangat kuat dan berfungsi dengan sangat baik. Tapi bukan itu yang Anda inginkan untuk mengelola rencana manajemen biaya. Sangat mudah untuk membuat kesalahan saat memasukkan data, mereka dapat dengan cepat menjadi terlalu rumit, dan memiliki kemampuan pelaporan dan visual yang terbatas.

Template Gratis untuk Membantu Perencanaan Manajemen Biaya

Lebih produktif untuk mengelola rencana manajemen biaya Anda dengan perangkat lunak manajemen proyek, tetapi jika Anda belum siap untuk berinvestasi dalam alat digital, ada template yang dapat bertindak sebagai solusi. ProjectManager memiliki lusinan template gratis, banyak di antaranya bagus untuk manajemen biaya. Kami memilih tiga templat gratis terkait perencanaan manajemen biaya terbaik untuk Anda unduh di bawah ini.

Templat Anggaran Proyek

Rencana manajemen biaya dimulai dengan anggaran proyek yang memperkirakan semua biaya yang terkait dengan proyek Anda dan membantu Anda memantau biaya tersebut saat Anda menjalankan proyek. Templat anggaran proyek gratis kami untuk Excel memandu Anda melalui proses anggaran, mulai dari menghitung biaya tenaga kerja dan bahan hingga item baris lainnya, seperti perjalanan, peralatan, dan item tetap. Bahkan ada tempat untuk melacak biaya anggaran yang direncanakan versus anggaran yang sebenarnya.

Templat Dasbor Proyek

Melacak rencana manajemen biaya Anda saat Anda menerapkan adalah bagaimana Anda menjaga rencana itu. Meskipun perangkat lunak waktu nyata lebih akurat dan melibatkan lebih sedikit pekerjaan, Anda dapat memasukkan data ke dalam templat dasbor proyek gratis kami untuk Excel dan melihat bagaimana biaya Anda dengan grafik dan bagan yang mudah dibaca. Dengan begitu Anda dapat mengetahui kapan biaya melebihi biaya yang direncanakan dan menyesuaikannya agar tetap sesuai dengan anggaran Anda.

Template Rencana Aksi

Untuk menjalankan rencana manajemen biaya Anda, Anda harus memiliki serangkaian tugas yang diberikan kepada anggota tim. Templat rencana tindakan gratis kami untuk Excel menguraikan langkah-langkah tersebut untuk mengubah strategi Anda menjadi kenyataan. Anda akan menemukan ruang untuk membuat daftar tugas Anda dan dalam fase proyek apa Anda akan menjalankannya, prioritasnya, siapa yang ditugaskan, durasi, tanggal mulai dan jatuh tempo, sumber daya yang diperlukan, dan bahkan status pekerjaan yang sedang dilakukan.

Bagaimana ProjectManager Membantu Rencana Manajemen Biaya

Apakah proyek Anda berikutnya besar atau kecil, Anda harus memastikan perkiraan biaya Anda seakurat mungkin, dan mudah dikelola dalam jangka panjang.

Dengan ProjectManager, Anda akan memiliki kekuatan untuk menyesuaikan pelaporan proyek Anda untuk mendapatkan hanya data yang Anda butuhkan, ditambah Anda akan dapat melihat kemajuan proyek yang sebenarnya pada anggota tim dan tugas mereka.

Dan apakah Anda menggunakan teknik determinatif, data historis, estimasi analog atau estimasi tiga titik untuk mengukur perkiraan biaya proyek Anda, Anda akan memiliki alat yang dapat memasukkan data proyek Anda dan menghitung perkiraan Anda untuk Anda. Selain itu, dengan dasbor waktu nyata kami, Anda akan bisa mendapatkan visual tentang perkiraan tolok ukur proyek Anda, sehingga Anda dapat melihat apakah Anda lebih cepat atau lebih lambat dari jadwal dengan mengklik tombol.

Memperkirakan biaya Anda dan mendapatkan pembacaan yang akurat sebelum proyek dimulai adalah salah satu komponen terpenting untuk memastikan keberhasilan proyek. Itulah sebabnya ProjectManager berdedikasi untuk memberikan perangkat lunak yang dibutuhkan tim untuk merencanakan perkiraan biaya, menerapkan rencana manajemen, dan berkolaborasi secara efektif di mana pun mereka berada. Daftar untuk uji coba ProjectManager gratis selama 30 hari hari ini.