Cara Membuat Ringkasan Proyek (Termasuk Contoh)

Proyek tidak terjadi begitu saja. Ada banyak pekerjaan sebelum mereka disetujui, dan setelah mereka diberi lampu hijau, ada lebih banyak perencanaan dan penjadwalan yang dibutuhkan! Bagaimana Anda mengomunikasikan informasi tersebut dengan pemangku kepentingan dan tim sehingga mereka memahami proyek?

Anda menggunakan ringkasan proyek, dokumen penting yang menguraikan tentang apa proyek itu, untuk melakukan hal itu. Ringkasan proyek memungkinkan Anda menyampaikan tujuan utama proyek sehingga semua orang mengerti apa yang akan mereka lakukan.

Baca terus untuk mempelajari lebih lanjut tentang mereka, dan cara membuatnya untuk Anda sendiri.

Apa Itu Ringkasan Proyek?

Sebuah proyek singkat mengkomunikasikan alasan dan pendekatan untuk sebuah proyek dan proses yang akan digunakan untuk mengelolanya. Ini tidak sedetail rencana proyek, meskipun itu penting.

Pemangku kepentingan dan tim proyek membutuhkan nada pendek dan ringkas untuk menjelaskan proyek. Ringkasan proyek adalah cara untuk menyampaikan informasi ini dalam ringkasan yang akan menguraikan tujuan proyek, ruang lingkupnya, hasil utama, pencapaian, dan garis waktu.

Meluangkan waktu untuk membuat ringkasan proyek yang menyeluruh membantu menyatukan semua orang untuk memenuhi mandat proyek dengan lebih baik. Ini juga akan mengatur panggung untuk rencana dan jadwal proyek yang lebih baik. Semakin baik ringkasan proyek Anda, semakin baik Anda mencapai tujuan dan sasaran proyek.

Apa Tujuan dari Ringkasan Proyek?

Ringkasan proyek tidak hanya membingkai proyek—ia juga bertindak sebagai alat komunikasi yang efektif. Ringkasan proyek yang kuat membantu pemangku kepentingan, tim, perancang, dan siapa pun yang terlibat dalam proyek memahami persyaratan dan tujuannya. Ini adalah dokumen kunci pada inisiasi proyek, yang menyatukan semua orang untuk mencapai tujuan bersama.

Tidak berlebihan untuk mengatakan bahwa ringkasan proyek adalah dokumen paling penting untuk memimpin proyek yang sukses. Di sinilah Anda menentukan ruang lingkup proyek dan membuka pintu untuk percakapan antara semua pihak yang terlibat dalam mencapai tujuan dengan paling efisien.

Secara praktis, ringkasan proyek akan memperjelas apa tujuan klien Anda, siapa target audiens atau pasar untuk produk atau layanan tersebut, dan bahkan pesaing utama di bidang tersebut.

Siapa yang Membuat Ringkasan Proyek?

Karena ini adalah dokumen mendasar dalam proyek apa pun, ringkasan proyek dibuat oleh manajer proyek. Manajer proyek bertanggung jawab untuk membuat rencana dan jadwal proyek, serta mengelola sumber daya, jadi wajar saja jika mereka terlibat dalam pembuatan ringkasan proyek karena akan memandu semua komponen proyek lainnya.

Namun, seorang manajer proyek tidak menarik informasi yang terkandung dalam proyek singkat dari topi mereka. Seperti membuat rencana dan jadwal proyek, ada sumber daya yang akan dimanfaatkan oleh manajer proyek untuk memastikan dokumen secara akurat menangkap misi proyek.

Yang pertama dan di antara orang-orang paling penting untuk diajak bicara, tentu saja, adalah klien dan pemangku kepentingan proyek. Mereka adalah orang-orang untuk siapa proyek itu ada dan dapat menentukan tujuan dan sasarannya.

Setelah visi jelas, manajer proyek dapat merujuk kembali ke proyek lama untuk data historis yang dapat membantu memandu arah proyek baru ini. Sumber daya lainnya adalah manajer proyek lain yang telah menjalankan proyek serupa dan, tentu saja, tim, yang dikumpulkan untuk keterampilan dan pengalaman mereka.

Sementara uang berhenti dengan manajer proyek, banyak juru masak di dapur ini. Semakin banyak penelitian dan persiapan yang dilakukan sebelum pensil menyentuh kertas, semakin baik hasilnya, yang akan menentukan nada untuk keseluruhan proyek berikutnya.

Apa yang Harus Disertakan dalam Ringkasan Proyek?

Proyek singkat adalah sedikit dari sebuah oxymoron. Itu harus menggambarkan keseluruhan proyek secara menyeluruh sementara pada saat yang sama hanya menawarkan ringkasan. Ini tidak jauh berbeda dari ringkasan eksekutif, karena bertindak di suatu tempat antara elevator pitch dan ikhtisar agenda.

Meskipun ringkasan proyek dapat bervariasi dalam format, sebagian besar akan menyentuh topik ini.

• Judul
• Klien (info kontak, jenis bisnis dan basis pelanggan)
• Definisi Proyek (latar belakang, hasil, ruang lingkup)
• Pendekatan Proyek (proses dan prosedur)
• Tujuan proyek
• Detail Proyek (audiens target, sasaran, garis waktu, fase, tinjauan, dll.)

Contoh Singkat Proyek

Mari kita lihat ringkasan proyek dan lihat satu di mana semua elemen tersebut disatukan dalam satu halaman. ProjectManager memiliki banyak template gratis untuk setiap aspek manajemen proyek, termasuk template singkat proyek gratis. Anda dapat melihat bahwa semuanya ditata dengan jelas dan bersih. Nama proyek di atas, seperti tanggal pembuatan ringkasan proyek, informasi tentang klien, dan tinjauan umum proyek itu sendiri.

Tujuan dan objek dijelaskan, batasan dan asumsi diberikan dan ruang lingkup proyek dirinci. Anda juga dapat menambahkan audiens target dan siapa yang berwenang untuk menganggap proyek tersebut sukses dan dengan kriteria apa.

Setelah itu, ikuti rincian lebih lanjut tentang pelaksanaan proyek, seperti anggaran, garis waktu, durasi, dan pencapaian.

Cara Membuat Ringkasan Proyek

Saat Anda menulis ringkasan proyek, Anda harus memasukkan latar belakang, tujuan proyek, dan apa yang akan menentukan keberhasilannya. Perlu ada garis besar jadwal proyek dan target audiens.

Paling sederhana, sebuah proyek singkat dapat menjawab pertanyaan-pertanyaan itu dan memenuhi tujuannya. Anda dapat membuat daftar bagian sebagai poin-poin pada dokumen satu halaman atau jika itu adalah tautan digital ke dokumentasi pendukung. Tidak ada satu cara untuk membuat ringkasan proyek, tetapi berikut ini adalah panduan umum untuk memulai:

Ulasan Proyek

Mulailah dengan mengumpulkan informasi kontak. Ini adalah awal yang baik dan mudah. Catat klien, kontrak mereka, penjelasan singkat tentang bisnis dan basis pelanggan mereka. Memiliki latar belakang yang kuat akan menginformasikan sisa ringkasan bisnis Anda.

Tujuan proyek

Mengetahui apa tujuan proyek Anda adalah bagaimana Anda mendapatkan pemahaman yang lebih baik tentang proyek secara luas. Lihatlah kiriman apa yang Anda miliki, terutama yang terakhir. Ini juga bagaimana Anda mulai mendefinisikan seperti apa proyek yang sukses. Gunakan metode SMART, seperti spesifik, terukur, dapat dicapai, realistis, dan terikat waktu.

Garis Waktu Proyek

Anda telah menentukan apa yang harus Anda berikan, sekarang Anda perlu mencari tahu kerangka waktu di mana Anda harus membuat kiriman tersebut. Ini berarti mengetahui kapan Anda akan memulai dan jadwal proyek. Apa yang Anda lakukan di sini adalah T di SMART, bagian terikat waktu. Untuk lebih menyempurnakan jadwal, lihat tonggak (tanggal penting, seperti saat satu fase berakhir dan fase lainnya dimulai).

Siapa Target Audiensnya?

Ringkasan proyek lebih dari sekadar apa yang Anda lakukan dan ketika Anda melakukannya, Anda perlu menguraikan untuk siapa Anda melakukannya. Tanpa audiens target, Anda tidak dapat menentukan apakah proyek Anda sukses atau tidak. Anda bisa menyelesaikan semuanya tepat waktu dan sesuai anggaran dan masih gagal karena Anda tidak memenuhi harapan kualitas audiens target Anda. Itu berarti demografi dan profil lainnya untuk memastikan Anda memenuhi kebutuhan audiens itu.

Ikat ke Pemangku Kepentingan & Tim

Terakhir, Anda ingin mengikat semua bagian ke pemangku kepentingan dan tim, yang merupakan audiens target untuk ringkasan proyek. Itu berarti, membuatnya relevan bagi mereka dengan memasukkan sumber daya untuk proyek, menguraikan anggaran, bahkan rencana komunikasi dan mendefinisikan peran dan tanggung jawab. Berapa banyak lagi yang ingin Anda tambahkan terserah Anda, tetapi itu harus mencapai keseimbangan yang baik antara apa yang penting dan apa yang terlalu berlebihan. Ingat, Anda tidak ingin mengaburkan pesan Anda.

Hal-hal yang Harus Dihindari saat Membuat Ringkasan Proyek

Ada kesalahan umum yang dilakukan orang saat menyusun ringkasan proyek mereka; mari kita lihat kesalahan-kesalahan tersebut di bawah ini.

Menggigit Lebih Dari yang Bisa Anda Kunyah

Waspadai jebakan seperti menentukan terlalu banyak tujuan. Ringkasan proyek harus, yah, singkat dan terlalu banyak tujuan tidak hanya akan membuatnya lebih panjang tetapi juga lebih sulit untuk dipahami.

Komunikasi yang Membingungkan

Kejelasan adalah kunci keberhasilan proyek singkat. Jika Anda tidak jelas saat menentukan audiens target Anda, maka pemandangan proyek akan dimatikan sejak awal. Bahkan jika tujuannya hanya sedikit, selama proyek efeknya akan kumulatif dan hasil akhir Anda akan melenceng.

Kurang presisi

Hal lain yang harus dihindari adalah generalisasi. Tulisan yang bagus itu spesifik, dan ringkasan proyek yang ditulis dengan baik memiliki ketepatan yang sama. Hindari jargon dan isian yang tidak berarti. Katakan apa yang Anda inginkan adalah beberapa, kata-kata runcing yang menggambarkan apa yang Anda bicarakan, menempatkannya dalam fokus.

Menelepon Ini

Terakhir, jangan malas. Masukkan ke dalam pekerjaan. Lakukan semua penelitian, bicaralah dengan semua orang yang Anda butuhkan untuk menyampaikan ringkasan proyek yang kuat. Ini adalah dokumen dasar yang mengarah pada rencana proyek, tetapi juga merupakan alat komunikasi. Jika Anda tidak memiliki ringkasan proyek yang jelas, sisa proyek akan terganggu.

Bagaimana ProjectManager Mengaktifkan Proyek yang Berhasil

ProjectManager adalah perangkat lunak manajemen proyek pemenang penghargaan yang mengubah ringkasan menjadi proyek yang sukses. Dengan fitur yang dapat merencanakan, memantau, dan melaporkan kemajuan dan kinerja, Anda hanya memerlukan satu perangkat lunak untuk mengelola semua aspek proyek Anda.

Semua tugas yang mengarah pada kiriman dalam ringkasan proyek harus diselesaikan dalam jangka waktu dan anggaran yang Anda perkirakan. Untuk mengontrol semua elemen ini, kami memiliki tampilan proyek bagan Gantt online. Ini mengatur tugas dan subtugas, sumber daya, dan biaya Anda.

Daftar Tugas untuk Eksekusi Mudah

Sekarang Anda telah menyusun tugas Anda, tetapi tugas membutuhkan orang untuk menjalankannya dan memajukan proyek Anda. Anda dapat mengarahkan tim Anda untuk menggunakan daftar tugas kami, yang mencantumkan deskripsi tugas dan lampiran file Anda. Kemudian, mereka dapat bekerja sama, berkomentar di tingkat tugas dengan anggota tim lain, yang diberi tahu melalui email.

Lacak Proyek dengan Dasbor Otomatis

Anda dapat melacak kemajuan mereka dengan fitur pemantauan yang hebat, seperti dasbor waktu nyata yang menampilkan status tugas, biaya, dan tampilan proyek tingkat tinggi lainnya. Perangkat lunak kami menghitung pembaruan tugas dan menampilkannya dalam bagan dan grafik berkode warna, sempurna untuk dibagikan pada pertemuan pemangku kepentingan agar tetap dalam lingkaran.

ProjectManager adalah perangkat lunak berbasis cloud yang mengatur tugas, tim, dan proyek. Ini membantu Anda mengubah ringkasan proyek Anda menjadi rencana proyek, menjadwalkan tugas pada bagan Gantt, dan memberikan papan kanban kepada tim untuk memvisualisasikan beban kerja mereka. Dasbor waktu nyata dan pelaporan sekali klik membuat Anda tetap di jalur dan pemangku kepentingan diperbarui. Buktikan sendiri dengan mengikuti uji coba gratis selama 30 hari ini.