Cara Menulis Buletin Email Perusahaan Yang Akan Dibaca Orang

Email adalah sumber utama komunikasi di tempat kerja. Kami berkorespondensi setiap hari dengan kolega, manajemen, pelanggan, dan klien, tetapi terkadang ini adalah aktivitas yang dapat mencuri banyak waktu Anda. Berikut adalah beberapa tips untuk membuat email perusahaan yang lebih baik yang akan membuat proses penulisan dan balasan ini lebih cepat.

Email adalah sumber utama komunikasi di tempat kerja dan email perusahaan masih merupakan bagian penting dari Pemasaran Email, bahkan jika kami biasanya lebih memperhatikan buletin dan email promosi. Kami berkorespondensi setiap hari dengan rekan kerja, manajemen, pelanggan, dan klien. Terkadang penerima tidak dapat mencapai kesepakatan atau menghabiskan terlalu banyak waktu untuk surat. Kami telah menyusun 12 aturan yang akan membantu Anda dan klien Anda menghemat waktu dan menyelesaikan masalah pekerjaan lebih cepat.

Tulis baris subjek yang jelas dan spesifik

Fungsi baris subjek mirip dengan judul, memungkinkan Anda untuk dengan mudah menemukan korespondensi yang Anda cari di kotak masuk Anda. Pastikan untuk menyertakannya agar bekerja dengan email menjadi lebih sederhana. Rumusan topik harus informatif. Tidak akan jelas bagi penerima apa yang ditawarkan jika surat itu berjudul "Kolaborasi", "Foto", "Itu". Ada baris subjek, tetapi tidak ada gunanya. Tambahkan spesifik: "Kami menawarkan penempatan di majalah kami" atau "Foto untuk bagian perjalanan".

Jika subjek telah berubah selama korespondensi, jangan mengubahnya dalam surat itu. Katakanlah Anda memulai percakapan tentang membuat situs web untuk praktik kedokteran gigi, tetapi di tengah jalan, Anda mendapat pesanan baru: situs web untuk pusat anak-anak. Jangan mencampur proyek dalam satu email dan jangan mengubah topik saat Anda mendapatkan pertanyaan baru. Mulai rangkaian surat baru untuk percakapan ini. Penulis konten di Essay Map selalu merekomendasikan mengikuti satu aturan: untuk setiap pertanyaan besar harus ada korespondensi terpisah.

Personalisasi

Jika Anda mengetahui nama penerima, gunakan nama depan mereka saat menyapa mereka . Selain itu, surat tersebut tidak jelas ditujukan kepada siapa, dan terkesan tidak sopan. Jika ada beberapa penerima, buatlah daftar dengan nama semua orang yang Anda harapkan tanggapan atau tindakannya. Seseorang mungkin berpikir bahwa sebuah surat tidak berlaku untuknya jika ditujukan kepada semua orang. Dengan menangani dengan nama, kami menghapus masalah ini.

Bicara to the point

Surat kerja adalah genre pendek. Pertimbangkan berapa lama waktu yang dibutuhkan penerima untuk sampai ke inti surat dengan mengarungi argumen yang panjang dan sisi yang tidak jelas. Tidak perlu menulis apa yang bisa, dan apa yang akan menenangkan hati jika tidak mempengaruhi solusi pertanyaan. Jangan buang waktu Anda dan orang lain – langsung ke intinya.

Tunjukkan tanggal pasti tenggat waktu.

Di baris subjek atau isi pesan, hindari penggunaan kata "mendesak" . Konsep ini dapat diperluas: untuk satu orang bisa satu jam, untuk orang lain - seminggu. Jadilah spesifik tentang waktu dan tanggal ketika Anda menunggu jawaban atau hasil.

Memformat teks

Teks yang tidak diformat sulit dibaca, jadi bagilah menjadi paragraf-paragraf kecil, dengan menghormati aturan pemformatan utama agar lebih mudah dibaca dan lebih baik. Setelah setiap paragraf, beri indentasi satu spasi, lalu dua spasi setelah salam dan sebelum tanda tangan. Jelaskan setiap tautan yang Anda masukkan ke dalam email Anda: dokumen mana yang mengarah dan mengapa penerima harus mengkliknya. Cobalah untuk tidak terlalu sering menggunakan huruf tebal, miring, dan berwarna. Biarkan teks terlihat tenang.

Tulislah dengan netral dan hati-hati

Sangat mudah untuk membangkitkan emosi negatif dengan surat. Karena penerima dapat menafsirkan teks secara berbeda, tulislah senetral mungkin untuk menghindari kebingungan. Selalu bersikap sopan dan hormat. Jika Anda tidak saling mengenal dengan baik, jangan mengajukan pertanyaan pribadi, mengganggu ruang orang lain, membuat lelucon, atau mengangkat topik yang tidak terkait dengan pekerjaan.

Simpan riwayat obrolan Anda

Dalam teks, simpan seluruh rangkaian pesan sebelumnya . Sangat mudah untuk melupakan apa yang Anda hadapi dengan pengirim di lautan informasi; sejarah korespondensi akan membantu Anda mengingat. Hal ini terutama berlaku untuk pekerja yang menerima banyak email yang berisi masalah dan pertanyaan.

Tanda tangani surat

Surat korespondensi kerja Anda harus memiliki nama netral, seperti namakeluarga@majikan. Tunjukkan nama, nama keluarga, jabatan, dan nama bisnis di tanda tangan. Tambahkan informasi tambahan: kontak telepon, pengirim pesan, jejaring sosial – dan tautan ke situs web perusahaan di footer Anda . Gunakan “Salam” atau “Salam” yang netral. Jangan menulis kata-kata terima kasih setengah halaman di tanda tangan otomatis, memasang iklan, memasang tautan untuk mengumpulkan tanda tangan, dan proyek serupa.

Tambahkan semua tautan dan file sekaligus

Kebetulan hanya setelah mengirim email, ditemukan bahwa file penting tidak dilampirkan atau tautan yang benar tidak ditentukan. Banyak orang mengirim lampiran dan suplemen dalam surat terpisah – “inilah dokumen yang saya lupa kirim”. Dan korespondensi dibagi: dalam satu cerita - diskusi, di cerita lain - dokumen yang diperlukan. Tidak diketahui surat mana yang akan dibalas oleh penerima, mungkin surat yang tidak memiliki riwayat korespondensi. Jadi lebih baik untuk menduplikasi yang sebelumnya dan menambahkan file ke dalamnya. Dalam pesan, Anda harus meminta penerima untuk menghapus surat tanpa file untuk menghindari kebingungan.

Juga, kirim semua lampiran bersama-sama. Atau jika jumlahnya terlalu banyak, kirimkan tautan ke layanan hosting file

Jawab dengan cepat

Pengirim tidak mengharapkan tanggapan langsung terhadap email, tetapi hampir setengah dari 2 juta responden membalas email dalam waktu satu jam. Tulis kembali sesegera mungkin. Jika ini adalah bagian dari tanggung jawab langsung Anda – misalnya, Anda bekerja sebagai pendukung atau sebagai koordinator proyek – coba jawab dalam waktu 15-30 menit.

Jika pekerjaan utama Anda tidak mengharuskan Anda untuk berurusan dengan email, sisihkan dua kali dalam sehari untuk memilah-milah surat dan merespons. Misalnya, pada jam 11 pagi dan di penghujung hari, pada jam 17 malam. Dengan cara ini Anda tidak akan melewatkan pesan penting dan menjaga kotak surat Anda tetap teratur. Jangan khawatir: jika Anda memiliki pertanyaan mendesak, Anda akan dihubungi dengan cara lain – melalui messenger atau telepon.

Kirim surat selama jam kerja

Tiga alasan untuk mengikuti aturan ini:

1. Pemberitahuan suara dapat membangunkan penerima.
2. Beberapa orang merasa tidak dapat diterima untuk berkorespondensi setelah jam kerja, termasuk akhir pekan.
3. Surat Anda mungkin hilang di antara yang lain.

Siapkan pengiriman tertunda . Misalnya, Gmail memiliki fungsi "Jadwalkan pengiriman". Jika Anda menulis surat pada hari Sabtu pagi, jadwalkan surat itu untuk hari Senin pukul 10 pagi . Dengan cara ini, kemungkinan besar penerima tidak akan melewatkannya. Jika email menjadi tidak relevan saat ini, buka Terkirim dan batalkan pengiriman.

Jangan mengirim kata-kata "Terima kasih" dan "Sama-sama" di email terpisah

Butuh waktu untuk membuka dan membaca surat. Mengirim hanya "Terima kasih," "Sama-sama", dan pesan serupa hanya mengalihkan perhatian orang yang Anda ajak bicara. Lebih baik berterima kasih pada saat Anda mengirim dokumen tambahan atau menjawab pertanyaan baru. Dengan begitu akan ada manfaat dan rasa syukur dalam satu huruf.

Selalu perhatikan nada dan ekspresi Anda. Jangan menulis hal-hal yang mungkin menyinggung orang lain atau mencerminkan citra majikan secara negatif.

Ada banyak aturan, tetapi Anda tidak harus menghafal semuanya. Hal utama adalah menghormati lawan, pendapatnya, dan waktu, dan berbahagialah untuk urusan bersama.