Cara Mengelola Anggaran Proyek dengan Perangkat Lunak Penganggaran Proyek

Apakah Anda orang nomor atau tidak, sebagai manajer proyek, kepemilikan anggaran biasanya merupakan bagian penting dari tanggung jawab pekerjaan Anda. Membuat dan mengelola anggaran proyek bisa menjadi tugas yang menakutkan, tetapi itu bisa mudah jika Anda menggunakan perangkat lunak penganggaran proyek yang tepat.

Proyek dapat memiliki beberapa jenis biaya berbeda yang semuanya perlu dilacak untuk memastikan bahwa semuanya sesuai anggaran. Semua bagian yang bergerak dan biaya yang berfluktuasi dapat dilacak dengan lebih baik dengan perangkat lunak manajemen proyek online seperti ProjectManager.

Kami menawarkan alat yang menyederhanakan penganggaran proyek dan manajemen biaya, memungkinkan Anda untuk menetapkan garis dasar, melacak tarif tenaga kerja, dan menambahkan biaya baru pada tingkat tugas. Dengan fitur-fitur ini, Anda dapat dengan mudah memperbarui dan menambahkan item saat muncul di seluruh proyek.

ProjectManager adalah perangkat lunak berbasis cloud yang memungkinkan Anda merencanakan dan melacak biaya proyek secara real time. Anda memiliki alat untuk menyusun anggaran yang akurat dan menetapkan garis dasar untuk memantau biaya proyek dan tingkat sumber daya dengan dasbor waktu nyata kami. Dapatkan lebih banyak kontrol, data, dan visibilitas untuk proyek dan anggaran Anda. Mulailah dengan ProjectManager hari ini secara gratis. Sekarang, sebelum kita mempelajari cara menggunakan perangkat lunak penganggaran proyek, mari kita definisikan anggaran proyek.

Apa itu Anggaran Proyek?

Anggaran proyek adalah bagaimana manajer proyek memperkirakan biaya penyelesaian proyek. Ini mencakup setiap fase dalam proyek dan masing-masing dari banyak tugas yang membentuk fase proyek tersebut. Keakuratan perkiraan anggaran sangat penting untuk memberikan kesuksesan dan memastikan proyek Anda disetujui dan didanai saat dibutuhkan.

Aspek lain dari anggaran proyek adalah memantau biaya saat Anda menjalankan tugas. Tanpa jendela yang jelas tentang pengeluaran Anda, mudah untuk mengeluarkan biaya. Ini adalah proses yang rumit tetapi dapat ditingkatkan dengan penggunaan perangkat lunak penganggaran proyek.

Namun, alat ini perlu menampilkan data waktu nyata untuk melacak biaya yang terjadi untuk memberi waktu kepada manajer proyek untuk melakukan penyesuaian yang diperlukan agar sesuai dengan anggaran Anda. Mari luangkan waktu sejenak untuk melihat pentingnya menggunakan perangkat lunak penganggaran proyek.

Mengapa Anda Harus Menggunakan Perangkat Lunak Penganggaran Proyek?

Perangkat lunak penganggaran proyek adalah alat penting untuk membuat anggaran yang akurat dan kemudian melacak biaya saat Anda menjalani siklus hidup proyek. Ini memungkinkan Anda untuk merencanakan anggaran dan mengontrolnya dengan melacak pengeluaran. Oleh karena itu, mereka membantu manajer proyek melalui seluruh proses penganggaran.

Tidak hanya itu, tetapi menggunakan perangkat lunak penganggaran proyek memberi pemangku kepentingan, eksekutif, dan manajer akses ke anggaran dan bagaimana anggaran tersebut dibelanjakan selama proyek berlangsung. Anda dapat menganggarkan proyek Anda dengan spreadsheet, tetapi itu adalah dokumen yang rumit dan statis yang sulit untuk diperbarui.

Sebagian besar perangkat lunak penganggaran proyek online dan diperbarui saat tim Anda memperbarui status mereka. Ini memberikan manajer dengan data real-time yang memungkinkan mereka untuk membuat keputusan yang lebih mendalam saat mereka mengelola anggaran proyek. Saat Anda membuat dan mengelola anggaran proyek, Anda hidup dan mati dengan akurasi angka Anda. Perangkat lunak anggaran proyek membuat Anda tetap di atas apa yang Anda belanjakan untuk membawa proyek Anda tanpa melebihi anggaran.

Cara Membuat Anggaran Proyek dalam 3 Langkah

Kunci untuk membuat anggaran proyek adalah membuat semua item baris mudah dilacak. Jika Anda dapat menerapkan proses langsung ke pengeluaran proyek, maka Anda dapat memantau pengeluaran proyek secara akurat dan tepat waktu.

Ikuti langkah-langkah sederhana untuk membangun anggaran proyek yang akan membuat Anda siap untuk sukses.

Identifikasi Pengeluaran

Langkah pertama dalam membuat anggaran adalah mengidentifikasi pengeluaran. Anda perlu membuat daftar setiap hal yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek. Ini termasuk upah untuk tenaga kerja, peralatan, bahan dan banyak lagi. Anda akan ingin memeriksa rencana proyek Anda secara menyeluruh dan mengidentifikasi pengeluaran Anda sendiri untuk memulai.

Kemudian, anggota tim Anda mungkin dapat membantu Anda mengenali pengeluaran tertentu yang tidak segera Anda kenali, jadi pastikan untuk meminta mereka memeriksa daftar pengeluaran Anda saat membuat anggaran. Sangat penting bahwa Anda benar-benar mencantumkan setiap pengeluaran. Semakin banyak Anda mengidentifikasi, semakin sedikit Anda akan terkejut dengan pengeluaran tak terduga nanti dalam proyek.

Perkirakan Semua Biaya

Sekarang perkirakan setiap item dalam daftar Anda. Jika daftar Anda ada di ProjectManager, Anda dapat segera menambahkan perkiraan ke item baris. Ada sejumlah strategi yang dapat Anda gunakan untuk membuat perkiraan Anda. Teknik estimasi yang paling umum adalah:

Estimasi Bottom-Up: Mulailah dengan komponen dari setiap tugas dan kemudian tambahkan semuanya
Penilaian Ahli: Mintalah para ahli di tim Anda untuk menghitung biaya tugas
Estimasi Analog: Gunakan pengalaman masa lalu untuk menilai berapa biaya tugas proyek kali ini.

Tambahkan semua perkiraan. Ini memberi Anda total anggaran yang direncanakan untuk proyek yang mencakup biaya setiap tugas. Template perkiraan kami dapat membantu Anda melakukannya.

Tambahkan Ekstra

Ekstra? Ekstra apa? Sayangnya, biaya setiap tugas individu tidak akan cukup. Anda mungkin masih ingin menambahkan:

• Cadangan Manajemen: Ini adalah pot uang untuk digunakan atas kebijaksanaan manajemen.
• Kontinjensi: Biaya kontinjensi berguna untuk menutupi biaya tak terduga karena perkiraan yang buruk. Ini adalah praktik umum untuk menambahkan kemungkinan 10% untuk berjaga-jaga jika perkiraannya ternyata tidak akurat.
• Anggaran Respons Risiko: Jika perusahaan Anda matang dalam mengelola risiko proyek, Anda mungkin dapat memasukkan anggaran respons risiko secara terpisah dari anggaran utama Anda. Anggaran respons risiko mencakup pendanaan untuk melaksanakan tindakan mitigasi risiko apa pun.

Cara Mengelola Anggaran Proyek dengan ProjectManager

Sekarang setelah Anda menetapkan anggaran proyek dan pengeluaran yang teridentifikasi, Anda dapat memasukkan informasi tersebut di ProjectManager, jika Anda belum melakukannya. Untuk memasukkan anggaran proyek Anda, cukup klik pada tab "Info" dan masukkan angka ke dalam kotak.

ProjectManager menawarkan jalan yang berbeda untuk menambah biaya proyek. Pertama, Anda dapat masuk ke tab pengeluaran dan menambahkan pengeluaran tetap yang tidak memiliki tarif atau fluktuasi per jam. Misalnya, Anda dapat memasukkan biaya bahan yang diperlukan untuk proyek Anda. Anda dapat memilih untuk menambahkan ini sebagai biaya yang direncanakan pada awalnya, dan kemudian Anda dapat masuk nanti dan menambahkan biaya lain sebagai "biaya sebenarnya." Ini akan membantu Anda melacak biaya yang direncanakan vs biaya aktual di dasbor Anda saat proyek berlangsung.

Cara lain untuk memasukkan biaya ke dalam proyek adalah melalui alat manajemen sumber daya kami. Tetapkan sumber daya atau tenaga kerja Anda, tarif per jam, lalu berikan tugas kepada mereka, dan saat mereka bekerja, biaya tenaga kerja mereka akan secara otomatis ditambahkan ke proyek. Anda juga dapat menambahkan biaya pada tingkat tugas. Katakanlah tugas tak terduga muncul yang tidak ada dalam rencana awal Anda. Tidak apa-apa karena Anda dapat menggunakan uang darurat Anda untuk menutupinya. Cukup tambahkan jumlah biaya ke tugas baru Anda dalam rencana proyek Anda, dan biaya baru itu akan tercermin di dasbor dan laporan Anda.

Memantau Pengeluaran di Seluruh Proyek

Setelah Anda mengidentifikasi dan mencatat pengeluaran, Anda harus memantau pengeluaran aktual dibandingkan dengan perkiraan. Itu berarti Anda harus terus-menerus memperbarui pengeluaran proyek Anda dengan jumlah yang sebenarnya Anda keluarkan untuk tugas-tugas tersebut.

Karena Anda telah memasukkan semua pengeluaran yang direncanakan ke dalam sistem, Anda dapat menggunakan dasbor waktu nyata kami untuk melacak biaya aktual vs yang direncanakan. Dasbor proyek kami menawarkan satu jendela yang jelas tentang biaya proyek yang sedang berlangsung dan menampilkan grafik batang berwarna-warni yang mudah dibaca untuk analisis cepat tentang posisi anggaran Anda. Tampilan instan ini bisa menjadi vital saat mengelola anggaran proyek, terutama yang ketat.

Laporkan Pengeluaran ke Level Tugas

Tanpa alat yang tepat, pelaporan proyek bisa merepotkan. Dan pada saat Anda akhirnya menghasilkan laporan, jumlahnya telah berubah dan laporan Anda sudah usang. ProjectManager dapat membantu. Perangkat lunak kami dapat membuat laporan instan dan terperinci yang dapat Anda bagikan dengan orang-orang yang relevan di seluruh organisasi dalam format yang mereka inginkan.

Ada sejumlah laporan yang dapat Anda buat, tetapi laporan pengeluaran akan menjadi yang paling penting untuk mengelola anggaran Anda. Dengan laporan pengeluaran, Anda bisa mendapatkan analisis mendalam tentang total anggaran, pengeluaran aktual, dan pengeluaran yang direncanakan, hingga ke tingkat tugas.

Revisi Perkiraan Awal Anda

Terakhir, Anda akan ingin kembali ke laporan ini dan memastikannya sesuai dengan jadwal proyek Anda. Jika mereka tidak selaras dengan kerangka waktu Anda, maka Anda perlu melihat kembali pengeluaran Anda dan memeriksa ulang apakah Anda telah memasukkan semuanya dan tidak meninggalkan apa pun.

Itu membawa kita ke langkah terakhir kita: merevisi. Anda mungkin harus merevisi perkiraan yang Anda buat sebelumnya. Jangan terjebak untuk menyimpannya jika proyek menentukan sesuatu yang lain. Dengan merevisi secara real time Anda memastikan bahwa anggaran tidak hanya angka pada spreadsheet tetapi perkiraan biaya yang akurat untuk proyek tersebut.

ProjectManager Memiliki Semua yang Anda Butuhkan untuk Manajemen Anggaran

Ketika Anda mempertimbangkan bahwa Anda dapat melacak anggaran Anda dengan dasbor waktu nyata, memasukkan pengeluaran berulang seperti biaya tenaga kerja, dan melaporkan setiap aspek proyek, jelas bahwa ProjectManager memiliki apa yang Anda butuhkan untuk membuat dan mengelola pengeluaran proyek. Selesaikan proyek Anda berikutnya sesuai anggaran dengan uji coba gratis perangkat lunak PM kami selama 30 hari ini.

ProjectManager adalah perangkat lunak manajemen proyek dan pekerjaan pemenang penghargaan yang merencanakan, memantau, dan melaporkan proyek. Dapatkan data waktu nyata untuk mengelola anggaran dengan lebih baik. Bagikan laporan dengan pemangku kepentingan agar mereka tetap diperbarui dan mengelola harapan mereka. Bergabunglah dengan tim di NASA, Siemens, dan Nestles yang telah berhasil mengelola anggaran proyek mereka dengan alat kami. Mulailah dengan ProjectManager gratis hari ini.